CVDR469116_1Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organennlregelingEmmen2017-10-20EmmenRA17.0026Archiefverordening van de gemeente Emmen 2017Archiefwet 1995, art. 30, lid 1Archiefwet 1995, art. 32, lid 2gemeenteraadbestuur en recht2017-05-24De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2017-05-242019-11-25nieuwe regelingOnbekend.Geen.De Archiefverordening gemeente Emmen 2006 voldoet niet meer aan de geldende wet- en regelgeving, hetgeen aanleiding is tot het vaststellen van een nieuwe archiefverordening. Door het vaststellen van de nieuwe archiefverordening is geborgd dat de gemeenteraad haar toezichthoudende taak ten opzichte van de archieven kan uitvoeren.Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organenDe raad van Emmen;Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 28 maart 2017, B&W nummer: 17/282;Gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;Overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analogearchiefbescheiden van de gemeentelijke organen;Besluit vast te stellen de volgende verordening:Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor hetbeheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen(Archiefverordening 2017).HoofdstukIDefinitiesArtikel1DefinitiesIn deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet

archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats

archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte

beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel

wet: de Archiefwet 1995

HoofdstukIIDe zorg voor het beheer van de archiefbescheidenArtikel2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging,authenticiteitHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewarenen, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat deduurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschrevenbewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.Artikel3KwaliteitssysteemHet college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheervan de archiefbescheiden vast.Artikel4MiddelenHet college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op degemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijnverbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.Artikel5PersoneelHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling vanvoldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan hetbeheer van de archiefbescheiden.Artikel6BeheervoorschriftenHet college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doenvaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden.Artikel7Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheidenHet college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden tenaanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toeaan de beheerder.Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheidenHet college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden tenaanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar dearchiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan desecretaris.Artikel9ArchiefbewaarplaatsHet college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan.HoofdstukIIIVerslaglegging door de secretaris aan het college van burgemeester enwethoudersArtikel10Verslag van de secretaris aan het college over het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheidenDe secretaris brengt jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uitover het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar dearchiefbewaarplaats.Artikel11Verantwoording van de secretaris aan het college over beheer van deovergebrachte archiefbescheidenDe secretaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college vanburgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijnovergebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijnopgenomen.HoofdstukIVVerslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raadArtikel12Verslag van het college aan de raad over het beheerHet college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad overhet beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen die de secretarisaan hen heeft uitgebracht conform artikel 10 en 11.HoofdstukVSlotbepalingenArtikel13IntrekkingDe Archiefverordening gemeente Emmen 2006 wordt ingetrokken.Artikel14InwerkingtredingDeze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van hetGemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.Artikel15NaamgevingDeze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening van de gemeente Emmen 2017.Vastgesteld in de openbare vergadering van 24 mei 2017,de griffierde voorzitterH.D. WerkmanH.F. van Oosterhout