Paragraaf 2 De ambtelijke organisatie
Artikel 2 Organisatorische eenheden
- 1.
De organisatie kent als organisatorische eenheden afdelingen en teams.
- 2.
Het college kan besluiten tot wijzigingen in de structuur van de organisatie op basis van een advies van de gemeentesecretaris of het managementteam.
Artikel 3 Taakafbakeningen en algemene taken afdelingen
- 1.
De afdelingen hebben ieder tot taak het leveren van de aan hen toegewezen producten.
- 2.
Elke afdeling is primair verantwoordelijk voor de interne controle op de uitvoering van de toegewezen taken/producten.
Artikel 4 Structuur afdelingen
- 3.
Op basis van de hoofdtaken zijn de afdelingen al dan niet ingedeeld in teams.
- 4.
Het managementteam kan de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen, teams en functies nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.
Artikel 5 Dagelijkse leiding
- 1.
De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie en draagt eindverantwoordelijkheid voor het handelen van de gehele organisatie.
- 2.
Samen met de afdelingshoofden wordt de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse leiding gedeeld en uitgeoefend
Artikel 6 Mandatering
- 1.
Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten (waaronder ook begrepen volmachten en/of machtigingen) aan de gemeentesecretaris, de afdelingshoofden en/of andere functionarissen binnen de ambtelijke organisatie.
- 2.
De mandaatverlening vindt plaats op basis van een daartoe door het college vast te stellen mandaatregeling. Hierbij wordt als uitgangspunt gehanteerd dat verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie wordt neergelegd.
- 3.
Het bepaalde in de vorige leden is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan.
Artikel 7 Functies binnen de organisatie
De organisatie kent de functies zoals deze zijn opgenomen in het geldende functieboek.
Paragraaf 3 Taken en Verantwoordelijkheden
Artikel 8 Gemeentesecretaris
- 1.
De belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de gemeentesecretaris zijn:
- a.
treedt op als secretaris van het college, zoals genoemd in de Gemeentewet;
- b.
voorzitter van het managementteam;
- c.
bestuurder in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en adviseur van het Georganiseerd Overleg (GO);
- d.
eerste aanspreekpunt op het terrein van de rampenbestrijding, brandweer/stuurgroep veiligheid;
- e.
onderhouden van contacten op bestuurlijk en ambtelijk niveau relevante netwerken en samenwerkende organisaties.
- 2.
De gemeentesecretaris ondersteunt het college, de burgemeester en de collegeleden in de uitoefening van hun functie door de benodigde informatie te verzamelen en/of gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen.
- 3.
De gemeentesecretaris bewaakt samen met de afdelingshoofden de vertaling en uitvoering van de door de bestuursorganen genomen besluiten en/of bestuursopdrachten.
Artikel 9 Concerncontroller
- 1.
Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college en de ambtelijke eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris draagt de concerncontroller onder andere de zorg voor:
- a.
het ontwikkelen van en adviseren over de organisatie brede planning en control;
- b.
het evalueren en sturen van de ontwikkeling van beleids- en beheersinstrumentarium van de organisatie;
- c.
coördinatie bij het opstellen van bestuurs- en managementrapportages;
- d.
het ontwikkelen en bewaken van kaders ten behoeve van de administratieve organisatie;
- e.
het coördineren en verrichten van doelmatigheidsonderzoeken;
- 2.
Buiten de in de aanhef van lid 1 bedoelde eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, heeft de concerncontroller de bevoegdheid om zich rechtstreeks te wenden tot het college.
Artikel 10 Afdelingshoofd
- 1.
Het afdelingshoofd draagt, met in achtneming van de gemeentebrede kaders, hiërarchische, tactische en operationele verantwoordelijkheid voor de toebedeelde afdeling.
- 2.
Het afdelingshoofd draagt daarbij verantwoordelijkheid voor:
- a.
het sturen op processen en de resultaten van processen;
- b.
het aansturen en ontwikkelen van medewerkers;
- c.
het bewaken en realiseren van doel- en taakstellingen;
- d.
de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van producten;
- e.
het bepalen en prioriteren van doel- en taakstellingen;
- f.
het managen van toegewezen programma’s en/of projecten;
- g.
de juridische en financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van activiteiten en voorstellen.
- 3.
Binnen de kaders van het functieboek kan het afdelingshoofd, na besluitvorming daarover binnen het managementteam, keuzen maken betreffende de inrichting van zijn afdeling.
Artikel 11 Managementteam
- 1.
Het managementteam bestaat uit de gemeentesecretaris en de afdelingshoofden.
- 2.
Het managementteam draagt hiërarchische verantwoordelijkheid voor de strategische, tactische en operationele (aan)sturing van de organisatie.
- 3.
Het managementteam heeft besluitvormende beslissingsbevoegdheid en een coördinerende en bewakende functie.
- 4.
Het managementteam bevordert in gezamenlijkheid het optimaal functioneren van de ambtelijke organisatie door middel van:
- a.
het ontwikkelen van een visie voor middellange- en lange termijn;
- b.
het zaak- en procesgericht werken;
- c.
de coördinatie van activiteiten en informatie tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;
- d.
de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;
- e.
de coördinatie van organisatie-ontwikkelingsactiviteiten;
- f.
het tijdig signaleren en reageren op relevante interne en externe ontwikkelingen;
- g.
het uitwisselen van informatie en het bespreekbaar maken van problemen en de gemeenschappelijke aanpak daarvan.
Artikel 12 Seniormedewerker
- 1.
De medewerker die is aangewezen als seniormedewerker draagt, onder eindverantwoordelijkheid van het afdelingshoofd, zorg voor de volgende coördinerende werkzaamheden:
- a.
het fungeren als aanspreekpunt voor het afdelingshoofd en de medewerkers van het werkveld;
- b.
het inhoudelijk afstemmen, plannen en verdelen van de werkzaamheden op het werkveld en het inhoudelijk bewaken van de voortgang ervan;
- c.
het begeleiden van de medewerkers in de uitvoering van de werkzaamheden.
- 2.
De seniormedewerker heeft geen hiërarchische bevoegdheden, zoals ook opgenomen in het basisdocument “Uitgangspunten en begrippenkader functieboek gemeente Someren per 1 januari 2007”.
Artikel 13 Vervanging functionarissen
- 1.
De horizontale vervanging van de afdelingshoofden vindt plaats op basis van het hiertoe door het managementteam vast te stellen schema van vervanging.
- 2.
Artikel 14 Onvoorziene zaken
Daar waar dit besluit niet in voorziet, beslist het college.
Artikel 15 Citeertitel en inwerkingtreding
- 1.
Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Someren 2016
- 2.
Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2016.
- 3.