Organisatie | Stede Broec |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Archiefverordening gemeente Stede Broec 1998 |
Citeertitel | Archiefverordening gemeente Stede Broec 1998 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen.
Archiefwet 1995, art. 30, lid 1 en art. 32, lid 2
Besluit informatiebeheer 1998
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
09-04-1998 | nieuwe regeling | 02-04-1998 De Middenstander, 08-04-1998 | Onbekend. |
De gemeenteraad van Stede Broec;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 17 maart 1998;
gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995;
gelet op de artikelen 7, tweede lid, 31 en 32, tweede lid van de Gemeenschappelijke Regeling Archiefdienst Westfriese Gemeenten;
gelezen het advies van de Archiefcommissie d.d. 30 januari 1998;
Besluit vast te stellen de navolgende:
ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE STEDE BROEC 1998
Deze verordening behelst de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archief-
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. de wet: de Archiefwet 1995 ;
b. het besluit: het Archiefbesluit 1995;
c. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de
wet , voor zover behorende tot de gemeente;
d. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen
e. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde
f. beheerder: degene die ingevolge Artikel 3 is belast met het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een
g. beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen
h. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en
programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd,
bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
i. informatiebestand: informatie, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening
gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;
j. ordeningssysteem: systeem ten behoeve van het rangschikken van
archiefbestanddelen naar hun archivistische kenmerken;
Hoofdstuk III. De zorg van het college voor de archiefbescheiden
Het college draagt zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2 , alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.
Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
1.Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de
archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden
2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging
van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van
welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als
archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast.
Hoofdstuk IV. Het beheer van de archiefbewaarplaats
Onder de bevelen van het college is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van de gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksel of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit de archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de archivaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad van Hoorn bij verordening vastgesteld tarief.
Hoofdstuk V. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen van de gemeentelijke organen en de beheerseenheden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren als bedoeld in artikel 11, derde lid, van de gemeenschappelijke regeling Archiefdienst Westfriese Gemeenten.
1.De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die
namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een
goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking
om inzicht te verschaffen in de verblijfplaats, ordening en toegankelijkheid van de
archiefbescheiden alsmede de inrichting en werking van hulpmiddelen en
informatiesystemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
2.De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of
bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging
van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
1.De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling
aan de beheerders, alsmede, indien hij daartoe aanleiding vindt, aan het college. Hij
geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed
beheer moeten worden getroffen.
2.Ten aanzien van het toezicht op de archiefbescheiden van de instellingen genoemd in
artikel 1, onder g, doet hij mededeling aan de onderscheidene besturen.
De beheerder doet aan de archivaris tenminste onverwijld mededeling van het voornemen tot:
a.opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid en ingebruikneming van
b.bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van
c.verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats
overgebrachte archiefbescheiden;
d.ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
e.voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;