Organisatiebesluit gemeente Ridderkerk 2008

Artikel 0.1 Begripsbepaling

Dit besluit verstaat onder:

• a.

  ambtelijke organisatie: het directieteam en de organisatorische eenheden van de gemeente, met uitzondering van de griffie;

• b.

  gemeentesecretaris/algemeen directeur: de ambtenaar zoals bedoeld in artikel 102 van de Gemeentewet, die tevens belast is met de algemene eindverantwoordelijkheid voor de ambtelijke organisatie;

• c.

  adjunct-gemeentesecretaris/programmadirecteur: de ambtenaar, die onder eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, mede belast is met taken van de gemeentesecretaris en belast is met het voeren van de directie over programma’s;

• d.

  directieteam: de algemeen directeur en de programmadirecteur tezamen;

• e.

  directieprogramma: complexe afdelingsoverstijgende gemeentelijke opgave, waarin veel projecten en routines/improvisaties op elkaar moeten worden afgestemd of uitgevoerd door middel van het creëren van samenhang en het stellen van prioriteiten;

• f.

  afdeling: de organisatorische eenheid binnen de ambtelijke organisatie zoals die op grond van dit besluit is vastgesteld;

• g.

  integraal management: met inachtneming van de vastgestelde kaders, de zorg en de verantwoordelijkheid voor consequenties op het gebied van PIJOFACH (Personeel, Informatievoorziening, Juridische zaken, Organisatorische, Financiële, Administratieve organisatie, Communicatie en Huisvesting) van een afdeling;

• h.

  afdelingshoofd: de ambtenaar, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de algemene en dagelijkse leiding van een afdeling en als integraal manager verantwoordelijk is voor het maximaal, efficiënt, effectief en transparant produceren van reguliere producten;

• i.

  product: verzameling van inkomsten en uitgaven ten behoeve van te leveren prestaties;

• j.

  productenraming: door het college vastgesteld totaaloverzicht van producten;

• k.

  budgethouder: persoon die verantwoordelijk is voor de inkomsten en uitgaven binnen een vastgesteld budget;

• l.

  budgetbeheerder: door de budgethouder gemandateerde persoon die het beheer voert over (een deel van) het budget van de budgethouder.

Artikel 1.1 Structuur

• 1.

  De ambtelijke organisatie van de gemeente is ingedeeld in afdelingen zoals vermeld op de bij dit besluit behorende bijlage, een algemeen directeur en een programmadirecteur.

• 2.

  Wijzigingen van de indeling van de organisatie in afdelingen of de toewijzing van taken aan afdelingen, worden, op voorstel van de algemeen directeur vastgesteld door het college.

• 3.

  De algemeen directeur kan de hoofdtaken en de toedeling daarvan aan afdelingen en taakvelden nader preciseren en daartoe aanwijzingen geven.

Artikel 1.2 Leiding

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor de bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie bij de algemeen directeur.

• 2.

  Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur berust de bedrijfsvoering van een afdeling bij het hoofd van die afdeling.

Artikel 2.1 Ondersteuning college

• 1.

  De gemeentesecretaris ondersteunt de collegeleden in de uitoefening van hun functie door de benodigde informatie te verzamelen en gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen over de onderwerpen waarmee zij zich bezighouden.

• 2.

  De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de beslissingen van het college en de burgemeester.

Artikel 2.2 Ondersteuning raad/commissies

1.De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de ambtelijke bijstand aan de raad en individuele raadsleden, zulks overeenkomstig het gestelde in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003, gewijzigd d.d. 26 januari 2004.

Artikel 2.3 Aansturing ambtelijke organisatie

1.De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor de aansturing van de ambtelijke organisatie en rechtstreeks verantwoordelijk voor de aansturing van de programmadirecteur en afdelingshoofden.

Artikel 2.4 Functioneren

Het college voert jaarlijks een functionerings- en popgesprek en een beoordelingsgesprek met de gemeentesecretaris.

Artikel 2.5 Bestuursopdrachten

• 1.

  Voor de beleidsvoorbereiding kan het college bestuursopdrachten aan de gemeentesecretaris geven.

• 2.

  Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

3.De gemeentesecretaris draagt zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

Artikel 3.1 Adjunct-gemeentesecretaris/programmadirecteur

• 1.

  De adjunct-gemeentesecretaris/programmadirecteur is hiërarchisch ondergeschikt aan de algemeen directeur.

• 2.

  De adjunct-gemeentesecretaris/programmadirecteur onderhoudt met de afdelingshoofden geen hiërarchische relatie maar een relatie als opdrachtgever en coach.

• 3.

  De adjunct-gemeentesecretaris/programmadirecteur draagt zorg voor de realisatie van de aan hem toegewezen directieprogramma’s.

• 4.

  De adjunct-gemeentesecretaris/programmadirecteur is verantwoordelijk voor de aansturing van de door de afdelingshoofden beschikbaar gestelde programmamanagers, die werkzaam zijn aan een onderdeel van een aan hem toegewezen directieprogramma.

• 5.

  De adjunct-gemeentesecretaris/programmadirecteur stuurt op inhoud, samenhang en samenloop van de aan directieprogramma’s gekoppelde deelprocessen en projecten en is verantwoordelijk voor de aan de directieprogramma’s gekoppelde responsieve P&C-cyclus.

Artikel 3.2 Afdelingshoofd

• 1.

  Onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur draagt een afdelingshoofd de zorg voor het opstellen en uitvoeren van het afdelingsplan en de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten.

• 2.

  Het afdelingshoofd draagt, met inachtneming van de gemeentebrede kaders zorg voor: het middelenbeheer van de afdeling, het in stand houden van de administratieve organisatie van de afdeling, het bijhouden van de aan zijn afdeling toegewezen administraties, het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie en de bewaking van de financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan.

• 3.

  Het afdelingshoofd draagt zorg voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de gemeentesecretaris voor het college worden voorbereid, op:

  • ·

    de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;

  • ·

    de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid,

alsmede voor de aanwijzing van ambtenaren van de afdeling, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

4.Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het op adequate wijze voeren van werkoverleg.

Artikel 3.3 Hoofd van een ondersteunende afdeling

• 1.

  Het hoofd van een ondersteunende afdeling draagt tevens zorg voor de control van de aan zijn afdeling toegewezen taken en is hiervoor de adviseur van de algemeen directeur.

• 2.

  Van zwaarwichtige meningsverschillen omtrent de inhoud van adviezen aan het college, voorstellen aan de raad, de uitkomsten van planning en control en de noodzaak van het uitvoeren van audits, stelt het afdelingshoofd van een ondersteunende afdeling de algemeen directeur en indien nodig het college op de hoogte.

Artikel 4.1 Budgethouder en budgetbeheerder

• 1.

  Budgethouders worden aangewezen bij de productenraming.

• 2.

  De budgethouder kan (delen van) het toegewezen budget laten beheren door budgetbeheerders.

• 3.

  De aanwijzing als budgetbeheerder wordt in de gemeentelijke financiële administratie schriftelijk vastgelegd.

Artikel 4.2 Taken en bevoegdheden

• 1.

  De budgethouder/-beheerder levert aan de ondersteunende afdeling(en) alle relevante gegevens en informatie ten behoeve van: het opstellen van de programmabegroting en productenraming aan, het voeren van de centrale administraties, het voeren van het centrale budgetsysteem, het opstellen van periodieke monitors en de jaarstukken, zodat gerichte verantwoordingsinformatie aan het college van burgemeester en wethouders en de raad kan plaatsvinden.

• 2.

  Onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de budgethouder gerechtigd tot het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten die nodig zijn om de vastgelegde prestaties te kunnen verrichten en de producten te kunnen leveren waarvoor budget is toegewezen en gespecificeerd is in de vastgestelde productenraming.

• 3.

  De budgethouder draagt zorg voor een doorlopende budgetbewaking.

• 4.

  De budgethouder rapporteert aan de algemeen directeur over de stand van zaken van de hem toegewezen budgetten.

• 5.

  Met inachtneming van het inkoopbeleid, blijvend binnen de grenzen van het in de productenraming vastgestelde budget en handelend conform het afdelingsplan mag de budgethouder ter realisering van de vastgelegde prestaties verplichtingen aangaan.

• 6.

  De budgethouder of -beheerder legt een verplichting van meer dan € 2500,-- vast in de financiële administratie.

• 7.

  De budgethouder of -beheerder kan een verplichting van minder dan € 2500,-- vastleggen in de financiële administratie.

Artikel 4.3 Budgetafwijkingen

• 1.

  Budgetafwijkingen met een financiële dekking.

  • 1.1.

    Bij wijzigingen in de te leveren prestaties mag een budgethouder, uitsluitend na toestemming van de algemeen directeur, schuiven met geraamde uitgaven en inkomsten binnen het product (inclusief wijziging van de productenraming).

  • 1.2.

    Budgetverschuivingen tussen producten die binnen hetzelfde raadsprogramma vallen, dienen door middel van een advies aan het college (inclusief wijziging van de productenraming) te worden gemeld.

  • 1.3.

    Budgetverschuivingen tussen raadsprogramma’s worden aan de raad voorgelegd (inclusief wijziging van de programmabegroting).

• 2.

  Budgetafwijkingen zonder directe financiële dekking (tegenvallers) of waarop geen directe financiële aanspraak is begroot (meevallers), worden aan de raad voorgelegd (inclusief wijziging van de programmabegroting).

• 3.

  Conform artikel 7 van de Financiële verordening worden nieuwe meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 25.000,-- in overleg met de algemeen directeur vóóraf aan de raad voorgelegd.

Artikel 5.1 Directieoverleg

• 1.

  Het directieoverleg wordt gevoerd door het directieteam.

• 2.

  De algemeen directeur is voorzitter van het directieoverleg.

• 3.

  Het directieteam handelt op basis van een gemeenschappelijke (op output en out-come gerichte) managementagenda.

Artikel 5.2 Breed Management Overleg

• 1.

  Het breed management overleg wordt op tactisch niveau gevoerd door de algemeen directeur, de programmadirecteur en de afdelingshoofden, met als doel de samenwerking onderling te bevorderen.

• 2.

  Aspecten die aan de orde komen zijn o.a. gezamenlijke bespreking organisatiebrede zaken, behandeling van thema’s en uitwisseling van ervaringen, bijvoorbeeld door reflectie op proceszaken.

• 3.

  De algemeen directeur is voorzitter van bijeenkomsten van het breed management overleg.

Artikel 5.3 Vervanging

• 1.

  Bij afwezigheid vervangen de algemeen directeur en de programmadirecteur elkaar onderling.

• 2.

  Een afdelingshoofd wijst één of meer medewerkers binnen zijn afdeling aan die als plaatsvervanger optreden gedurende zijn afwezigheid.

• 3.

  Bij verhindering vervangen afdelingshoofden elkaar onderling in bijeenkomsten van het breed management overleg.

  § 6 Vaststelling en ingangsdatum Artikel 6.1 Overgangs- en slotbepalingen

  • 1.

    Dit besluit treedt in werking op de dag nadat het is bekendgemaakt.

  • 2.

    Het Organisatiebesluit gemeente Ridderkerk 2006, met budgethoudersregeling, zoals vastgesteld op 29 juni 2006 wordt ingetrokken met ingang van de datum, waarop dit besluit in werking treedt.

  • 3.

    Daar waar in relevante regelgeving “dienst” en “directeur” is vermeld, moet worden gelezen “afdeling” en “gemeentesecretaris/algemeen directeur”.

  Artikel 6.2 Citeertitel

  Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit 2008”.

  Ridderkerk, 8 januari 2008

  Het college van burgemeester en wethouders voornoemd,

  de secretaris, de burgemeester,

  Toelichting Organisatiebesluit gemeente Ridderkerk 2008.

  Algemeen

  De betekenis van de organisatorische begrippen is uitgewerkt in artikel 0.1 van dit besluit.

  In de Ridderkerkse situatie is de gemeentesecretaris tevens algemeen directeur. Bij de opbouw van het organisatiebesluit is daarom onderscheid gemaakt in taken die op grond van de Gemeentewet aan de gemeentesecretaris zijn opgedragen en taken die zijn aan te merken als leiding van de ambtelijke organisatie.

  In het organisatiebesluit is tevens een paragraaf omtrent budgethouderschap opgenomen. In het besluit is de werkwijze omtrent het aangaan en vastleggen van verplichtingen opgenomen.

  § 2 Instructie gemeentesecretaris

  Bestuursopdrachten worden uitsluitend door tussenkomst van de gemeentesecretaris in de ambtelijke organisatie uitgezet.

  § 3 Overige functies

  Het hoofd van een ondersteunende afdeling heeft een eigen adviesverantwoordelijkheid naar de algemeen directeur en zonodig naar het college ten aanzien van de inhoud van de tot zijn vakgebied behorende onderwerpen.

  § 4 Budgethouderschap

  In deze paragraaf zijn de aanwijzing en de taken en bevoegdheden van budgethouders en -beheerders vastgelegd. Ook is in deze paragraaf opgenomen op welke wijze “geschoven” kan worden met budgetten. In tegenstelling tot de ingetrokken budgethoudersregeling is nu opgenomen wat een budgethouder of -beheerder wel mag. Dat houdt in dat wat er niet staat, niet is toegestaan.

  De aanwijzing van budgethouders gebeurt niet op naam, maar als functionaris. (art. 4.1)

  De budgethouder of -beheerder heeft de mogelijkheid om, als hij dat zelf nodig vindt, aangegane verplichtingen onder een bedrag van € 2.500,-- vast te leggen, daarboven is dit een verplichting (art.4.2).

  Artikel 4.3. regelt hoe de budgethouders bij budgetafwijkingen (mee- en tegenvallers) moeten handelen. De hoofdregel is hierbij dat alle (jaar)budgetten en kredieten taakstellend zijn. Budgethouders dienen zich dan ook tot het uiterste in te spannen om de programmabegroting en productenraming uit te voeren binnen de toegewezen budgetten of kredieten. Dit houdt ook in dat budgethouders tegenvallers moeten zien te voorkomen. In de praktijk van de begrotingsuitvoering spelen echter talloze interne en externe factoren een rol. Deze kunnen leiden tot het ontstaan van afwijkingen. De post onvoorzien is beschikbaar voor het opvangen van incidentele tegenvallers.

  Een budgethouder dient zich te realiseren welke politieke en bestuurlijke gevolgen zijn handelen, binnen de hem gegeven bevoegdheden en verplichtingen, kan hebben voor het college of de verantwoordelijke bestuurder. Voordat dan ook een beslissing in politiek of bestuurlijk gevoelige zaken kan worden genomen, dient eerst overleg plaats te vinden tussen de budgethouder, de algemeen directeur en de verantwoordelijke bestuurder(s).

  Op welke wijze afwijkingen aan de raad worden voorgelegd (raadsvoorstel via programmamonitor, afzonderlijk raadsvoorstel of kadernota/programmabegroting) hangt af van de aard van het voorstel (politieke relevantie) of de hoogte, dan wel de aard van het bedrag (incidenteel of structureel). Uiteindelijk beslist de algemeen directeur in overleg met het college/de verantwoordelijke bestuurder(s).

  § 5 Overlegvormen en vervanging

  In deze paragraaf is de vervanging bij afwezigheid van de directeuren en afdelingshoofden opgenomen.

  § 6 Overgangs- en slotbepalingen

  Het derde lid van artikel 6.1 is opnieuw opgenomen, omdat niet valt uit te sluiten dat nog gemeentelijke regelgeving van toepassing is waarin de termen “dienst” en “directeur” wordt gebruikt.