Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Berkelland houdende regels omtrent budgethouders Budgethoudersregeling gemeente Berkelland

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Berkelland
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Berkelland houdende regels omtrent budgethouders Budgethoudersregeling gemeente Berkelland
Citeertitel	Budgethoudersregeling gemeente Berkelland
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	financiën en economie
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Budgethoudersregeling gemeente Berkelland 2009.

De regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
03-10-2017			nieuwe regeling	26-09-2017 Berkelbericht, 02-10-2017	.

Tekst van de regeling

Intitulé

Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Berkelland houdende regels omtrent budgethouders Budgethoudersregeling gemeente Berkelland

Zaaknummer: 201716

Burgemeester en wethouders van Berkelland;

Overwegende dat:

1.
In artikel 212 van de Gemeentewet staat dat de raad in een verordening kaders stelt voor het financiële beleid, het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie.
2.
De raad van de gemeente Berkelland hiervoor op 12 april 2016 de Financiële verordening gemeente Berkelland 2016 vaststelde.

b e s l u i t e n:

vast te stellen de navolgende: Regeling budgethouders en beheerders gemeente Berkelland 2017.

Artikel 1. Budgethouder

1.
Een budgethouder is verantwoordelijk voor de budgetten binnen een door de raad vastgesteld programma. Dit betekent dat de budgethouder binnen het programma zorgt voor een doelmatige (draagt de inzet van het budget bij aan ons doel) en rechtmatige (voldoet de inzet van het budget ook aan de wettelijke en onze eigen regels) inzet van het programmabudget. De budgethouder kan daarbij bepalen waar het beschikbare budget wordt ingezet om zo de gestelde doelen zo goed mogelijk te kunnen realiseren.
2.
Een budgethouder kan één of meer budgetbeheerders aanwijzen om (een deel van) zijn taken uit te voeren.

Artikel 2. Budgetbeheerder

1.
Een budgetbeheerder voert (een deel van) de taken van een budgethouder uit.
2.
Een budgetbeheerder kan binnen het aan hem toegewezen budget bepalen waar het geld wordt ingezet om zo zijn bijdrage aan de gestelde doelen zo goed mogelijk te realiseren.
3.
De kassier, de betalingsfiatteur, de medewerker die facturen registreert en de medewerker die budgetbehouders en budgetbeheerders ondersteunt kunnen geen budgethouder of budgetbeheerder zijn.

Artikel 3. Regels voor budgethouders en budgetbeheerders

We onderscheiden twee rollen. De rol van budgethouder en de rol van budgetbeheerder. Deze rollen kunnen in één persoon verenigd zijn. In tabel 1 is voor de budgethouder en de budgetbeheerder aangegeven aan welke regels ze zich moeten houden.

Regel	Budget- houder	Budget- beheerder
houdt de financiële administratie op de hoogte van wijzigingen van zijn budgetbeheerders	V
tekent opdrachtbevestigingen van budgetbeheerders als de opdracht groter is dan € 50.000	V
meldt budgetoverschrijdingen van meer dan € 50.000 aan de concernopdrachtgever	V
hanteert het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Berkelland	V	V
verstrekt de financiële administratie informatie over welke inkomsten wanneer worden verwacht	V	V
verstrekt de financiële administratie informatie over in welke maanden grote uitgaven worden verwacht	V	V
zorgt dat een factuur op het juiste grootboeknummer wordt geboekt	V	V
zorgt ervoor dat alle investeringen die op de investeringslijst staan voordat ze gebruikt kunnen worden via een collegevoorstel worden geactiveerd	V	V
zorgt bij elke aankoop voor een opdrachtbevestiging. Bij voorkeur door een getekende brief, als alternatief is ook een opdrachtbevestiging per email mogelijk		V
zorgt ervoor dat inkoopcontracten op de voorgeschreven manier gearchiveerd worden		V
controleert bij een factuur of het gefactureerde goed of de gefactureerde dienst geleverd is		V
controleert bij een factuur of de gefactureerde prijs klopt met de prijs op de opdrachtbevestiging		V
zorgt in overleg met de budgethouder voor vervanging bij langdurige afwezigheid zodat facturen tijdig betaald worden.		V
zorgt ervoor dat betaalopdrachten tijdig betaalbaar worden gesteld		V
meldt budgetoverschrijdingen van meer dan € 10.000 direct aan de budgethouder		V

Artikel 4. Registreren en betalen

1.
De financiële administratie is verantwoordelijk voor een adequate registratie van de budgetten.
2.
Er worden alleen facturen betaald die vooraf door de financiële administratie zijn geregistreerd en die zijn goedgekeurd door de budgethouder of budgetbeheerder.
3.
Er wordt alleen betaald als er een betaalopdracht is die aan de vormvereisten voldoet. Bijvoorbeeld in de vorm van een originele factuur of een getekende beschikking.
4.
Alle facturen komen binnen bij de financiële administratie. De financiële administratie scant en registreert de facturen en informeert de budgethouder/beheerder.

Artikel 5. Ondersteuning

De budgethouder en de budgetbeheerder worden bij hun taak ondersteund door medewerkers met de rol van financieel consulent.

Artikel 6. Overige regelingen

De budgethouder moet ook rekening houden met alle overige regelingen die te maken hebben met de organisatie van de financiële administratie en het beheer van de geldmiddelen. Voorbeelden zijn de financiële verordening van de gemeente Berkelland, het treasurystatuut van de gemeente Berkelland en de Wet Financiering Decentrale Overheden. De budgethouder kan hierbij een beroep doen op de ondersteuning van de financieel consulenten.

Artikel 7. Inwerkingtreding en citeertitel

a.
De Budgethoudersregeling gemeente Berkelland 2009 wordt per 1 oktober 2017 ingetrokken.
b.
Deze regeling treedt in werking op 1 oktober 2017.

Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling gemeente Berkelland”

Burgemeester en wethouders van Berkelland

d.d. 26 september 2017.

De secretaris, De burgemeester,

M.N.J. Broers. drs. J.H.A. van Oostrum.

Toelichting

Deze regeling sluit aan bij het algemeen uitgangspunt van de organisatie: verantwoordelijkheden en bevoegdheden liggen laag in de organisatie. Budgetbeheerders mogen producten en diensten bestellen en de facturen hiervan goedkeuren. We kunnen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden laag in de organisatie leggen, omdat we het vertrouwen hebben dat de budgetbeheerders die we aangewezen hebben vakbekwaam zijn, goed geïnformeerd zijn en integer handelen.

Naast het vertrouwen dat er is, hebben we ook een aantal harde en zachte control maatregelen voorgeschreven:

1)
Elke medewerker in tijdelijke of vaste dienst legt de ambtseed af. Hierbij belooft de medewerker dat hij of zij eerlijk, betrouwbaar en rechtvaardig zal zijn. Enkele zinnen uit de eed zijn:
- ·
  Ik ben eerlijk, betrouwbaar en rechtvaardig in alles wat ik doe.
- ·
  Ik laat met niet omkopen en neem geen cadeautjes of gunsten aan.
- ·
  Ik houd me aan de Grondwet en aan alle andere wetten en regels in Nederland.
2)
De budgethouders wijzen budgetbeheerders aan voor het beheer van de budgetten en houden toezicht op het functioneren van de budgetbeheerders
3)
De budgethouders en budgetbeheerders leggen via de p&c cyclus verantwoording af over hun budgeten.
4)
We verwachten van de budgethouder en budgetbeheerder dat zij aan zelfcontrole doen. Dat betekent dat hij of zij zelf die maatregelen neemt die nodig zijn om verantwoord om te gaan met zijn of haar budget.
5)
Jaarlijks worden via interne audits de inkoopprocessen geëvalueerd. Daarmee wordt de werking van de regelingen en afspraken geëvalueerd. Als er hierbij onvolkomenheden worden geconstateerd, worden deze door de auditors gemeld.
6)
Jaarlijks evalueert de huisaccountant de werking van de financiële en administratieve processen en rapporteert hierover aan het college en de gemeenteraad.