CVDR466392_1Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Westland houdende regels omtrent de gemeenteraad Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Westland 2017nlregelingWestland2018-05-29WestlandGemeenteblad 2017, 167297Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Westland 2017artikel 16 Gemeentewetgemeenteraadbestuur en recht2017-09-12De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2017-09-292018-05-06nieuwe regeling.GeenDeze regeling vervangt het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Westland 2016 .Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Gemeente
Westland 2017De raad van de gemeente Westland;gelet op artikel 16 van de Gemeentewet;gelezen het voorstel van het Presidium van 31 augustus 2017; besluit vast te stellen het Reglement van orde voor vergaderingen en andere
werkzaamheden van de raad Gemeente Westland 2017:1.Algemene bepalingen1.BegripsbepalingenIn dit reglement wordt verstaan onder:
amendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een
ontwerpverordening of ontwerpbeslissing;
college: het college van burgemeester en wethouders;
commissie: een commissie door de raad ingesteld;
fractievoorzittersoverleg: een door de raad (op grond van
artikel 83 van de Gemeentewet) ingestelde commissie voor
belangwekkende, vertrouwelijke zaken die niet behoren tot de
reguliere taken van het presidium of werkgeverscommissie of
andere overlegvormen
griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;
initiatiefvoorstel: voorstel van een raadslid voor een
verordening of ander voorstel;
leden: leden van de gemeenteraad;
motie: verklaring waarmee een oordeel, opdracht, wens, verzoek
of besluit wordt uitgesproken;
ontwerp-raadsbesluit: het daadwerkelijke besluit dat aan de raad
wordt voorgelegd en waarover stemming kan plaatsvinden en dat is
bijgevoegd bij een raadsvoorstel of initiatiefvoorstel;
presidium: de door de raad ingestelde commissie met als
voornaamste taak het voorbereiden van de agenda van de
raadsvergaderingen en alle overige zaken zoals vastgelegd in dit
reglement van orde;
steunraadslid: door een fractie aangestelde persoon, die als lid
een plaats heeft op de kandidatenlijst, maar niet is verkozen
tot raadslid, die als lid van een commissie de fractie
vertegenwoordigt en de fractie anderszins bijstaat in het werk
ten behoeve van de raad.
subamendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een
aanhangig amendement
voorstel van orde: voorstel betreffende de orde van de
vergadering;
voorzitter: voorzitter van de raad of diens
plaatsvervanger;
werkgeverscommissie: een door de raad (op grond van artikel 83
van de Gemeentewet) ingestelde commissie waaraan de
werkgeversfunctie van de griffie(r) is overgedragen.
2.Het presidium1.Er is een presidium dat bestaat uit de burgemeester en de
fractievoorzitters.
de raad benoemt uit zijn midden de voorzitter van het
presidium, niet zijnde een fractievoorzitter.
tevens benoemt de raad een plaatsvervangend voorzitter van
het presidium.
fractievoorzitters wijzen elk een raadslid aan dat hen bij
afwezigheid in het presidium vervangt; de burgemeester kan
zich bij afwezigheid door een locoburgemeester laten
vervangen.
het presidium kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn
vergaderingen.
het presidium doet aanbevelingen aan de raad inzake de
organisatie en het functioneren van de raad en de
raadscommissies.
2.Het presidium heeft in ieder geval de volgende taken:
het voorbereiden en vaststellen van voorlopige agenda’s voor raadsvergaderingen;
het vaststellen van de vergadercyclus van de raad en van de
raadscommissies;
het vaststellen van vergaderingen als bedoeld in artikel 17,
tweede lid, van de Gemeentewet en het volgende lid
alle overige werkzaamheden en taken die in dit Reglement van
Orde of in andere door de raad vastgestelde verordeningen
aan hem opgedragen worden.
3.De vergaderingen van het presidium zijn openbaar.4.De griffier is secretaris van het presidium; de voorstellen die
uitgaan van het presidium worden door het presidium ter kennis
gebracht van de leden van de raad en het college.3.De werkgeverscommissieDe raad kent een werkgeverscommissie.
De commissie fungeert als werkgever van de griffier onder de
restrictie dat de raad het bevoegd gezag van de griffie is.
Binnen deze taak valt:
het optreden als klankbord voor de griffier;
het voeren van periodieke functioneringsgesprekken;
Het opstellen van een werkplan voor de bestuursperiode
met een jaarlijkse evaluatie;
het opstellen van de jaarlijkse beoordeling en het
voeren van het beoordelingsgesprek;
het bespreken en vaststellen van de professionele
ontwikkelplannen van de griffier;
het doen van voorstellen aan de raad over
beloningsbeleid en ten aanzien van secundaire
arbeidsvoorwaarden van de griffie voor zover het majeure
voorstellen over aanstelling, schorsing en ontslag
alsmede van het gebruikelijke afwijkende voorstellen
betreft;
het doen van voorstellen aan de raad naar aanleiding van
onvoldoende functioneren;
het doen van voorstellen aan de raad over schorsing
en/of ontslag;
en alle overige zaken die redelijkerwijze samenhangen
met de werkgeversrol.
het in spoedeisende gevallen handelend optreden
vooruitlopend op besluitvorming door de raad
het deelnemen aan periodiek overleg met de
ondernemingsraad en het georganiseerd overleg.
De commissie wordt samengesteld uit de voorzitter van het
presidium en twee leden van de raad. De leden worden benoemd en
ontslagen door de raad.
De commissie regelt zelf haar werkwijze (w.o. het
voorzitterschap en de verslaglegging).
De commissie legt over haar functioneren in eerste instantie
verantwoording af aan het presidium en in tweede instantie aan
de raad.
De commissie hanteert de vigerende wet- en regelgeving inzake de
griffier.
De commissie is bevoegd zich over het functioneren van de
griffier te laten informeren door de leden van de raad, de leden
van het college, de gemeentesecretaris, de medewerkers van de
griffie en de relevante, externe contacten van de griffie.
Gespreksverslagen en beoordelingen worden vertrouwelijk ter
kennis gebracht van het fractievoorzittersoverleg.
4.Het fractievoorzittersoverlegDe gemeenteraad kent een fractievoorzittersoverleg.
Dit overleg bestaat uit de gezamenlijke fractievoorzitters. Het
overleg komt bij elkaar, ook als één (of meer)
fractievoorzitters niet aanwezig kan/kunnen of wenst/wensen te
zijn; de burgemeester maakt deel uit van het overleg; bij
personele kwesties maakt de voorzitter van de
werkgeverscommissie deel uit van het overleg.
De fractievoorzitters kunnen zich laten vervangen door hun
plaatsvervangers.
De burgemeester kan zich laten vervangen door een
locoburgemeester.
Aangelegenheden betreffende het functioneren van de burgemeester
kunnen worden besproken in diens afwezigheid.
Het overleg komt bijeen wanneer één van de leden daarom
verzoekt.
Het overleg regelt zelf zijn werkwijze waaronder het
voorzitterschap en de verslaglegging.
Het overleg spreekt over vertrouwelijke zaken en betracht
geheimhouding ten aanzien van het besprokene.
5.De griffier1.De griffier is aanwezig in raadsvergaderingen en vergaderingen van
het presidium en kan aanwezig zijn in
raadscommissievergaderingen.2.Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een
door de raad aangewezen plaatsvervanger.3.De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen
in raadsvergaderingen deelnemen.4.De griffier geeft aan het presidium gevraagd en ongevraagd advies en
kan daartoe in het presidium het woord voeren. 6.Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden1.Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad aan het begin
van de bestuursperiode een commissie in bestaande uit drie
raadsleden. 2.De commissie onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking
hebbende stukken van de nieuw benoemde raadsleden en brengt
vervolgens advies uit aan de raad over de toelating van de nieuw
benoemde raadsleden tot de raad. Indien van toepassing, wordt van
een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.3.Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau
gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de
raadsverkiezingen.4.Na een raadsverkiezing roept de voorzitter de toegelaten raadsleden
op om in de eerste raadsvergadering in nieuwe samenstelling, bedoeld
in artikel 18 van de Gemeentewet, de voorgeschreven eed of
verklaring en belofte af te leggen.5.In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter
in afwijking van het voorgaande een nieuw benoemd raadslid op voor
de raadsvergadering waarin over diens toelating wordt beslist om de
voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen.6.Voor steunraadsleden geldt dezelfde procedure; steunraadsleden
worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd; zij
worden als zodanig door de raad beëdigd.7.Benoeming wethoudersBij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie in
bestaande uit drie raadsleden. De commissie onderzoekt of benoeming van
de kandidaat voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b,
eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid, van de Gemeentewet en
brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot
wethouder.8.Fracties1.Raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde
kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van
de zitting als één fractie beschouwd.2.Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de
fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als daar geen
aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste
raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de
raad zal voeren.3.De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo
spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter.4.Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige
fractie gaan optreden of als één of meer raadsleden van een fractie
zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig
mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter. 5.Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikel G 3
van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende
raadsvergadering na naamswijziging.2.Raadsvergaderingen1.Voorbereiding9.Oproep en voorlopige agenda1.De voorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een
raadsvergadering de raadsleden een schriftelijke oproep en de
voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met
uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de
Gemeentewet bedoelde stukken.2.Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 10, eerste
lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende
stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang
van de raadsvergadering aan de leden gezonden.10.Aanvullende agenda; vaststellen agenda1.In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van
een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda
opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar
gemaakt.2.Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 25,
eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is
opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid
onder berusting van de griffier en verleent deze de raadsleden
op verzoek inzage.3.De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de
raad vastgesteld. 11.Ter inzage leggen van stukken1.Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op
een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het
verzenden van de schriftelijke oproep in het publiekscentrum van
het gemeentehuis ter inzage gelegd. Als na het verzenden van de
schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt
hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo
mogelijk door middel van openbare kennisgeving.2.Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van
de gemeente geplaatst.3.Als omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede
lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd in
overeenstemming met het Protocol geheimhouding, blijven deze
stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder
berusting van de griffier en verleent deze de raadsleden op
verzoek inzage.12.Openbare kennisgevingRaadsvergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door
aankondiging in tenminste één dagblad, of huis-aan-huis blad, op de
website van de gemeente Westland en via relevante social media.
13.Vergaderfrequentie1.De vergaderingen van de raad vinden plaats zoals gepland in het
jaarlijks door het presidium vast te stellen vergaderschema op
één avond en beginnen om 19.00 uur en eindigen om 23.00 uur met
een maximale uitloop tot 23.30 uur op dezelfde avond. Zij worden
gehouden in de raadzaal van het gemeentehuis.2.Bestaat een vergadering uit meer dan één zitting, dan vangt de
middagzitting in de regel aan om 14.00 uur wordt zij geschorst
om 18.00 uur. De avondzitting wordt in dat geval om 19.00 uur
hervat.3.Het presidium kan in bijzondere gevallen een andere dag en een
ander aanvangstijd bepalen of een andere vergaderplaats
aanwijzen.2.Ter vergadering14.Presentielijst1.De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten
van raadsvergaderingen.2.Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de
presentielijst. Aan het einde van elke raadsvergadering wordt
die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening
vastgesteld.3.Een lid dat vóór het sluiten van de vergadering de vergadering
verlaat, doet daarvan bij het verlaten mededeling aan de
griffier die daarvan in de presentielijst een aantekening
maakt.4.Zolang een lid zich niet op de in het tweede lid bedoelde wijze
heeft afgemeld en daarvan in de presentatielijst geen
aantekening is gemaakt, wordt het lid geacht aanwezig te
zijn.5.Lid 1 vindt eveneens toepassing in het geval een
raadsvergadering is verdaagd en niet op dezelfde dag wordt
voortgezet.15.Openbare vergadering, opening, mededelingen en
sluiting1.De vergadering wordt door de voorzitter geopend op het tijdstip
waarop zij is belegd indien het vereiste aantal leden blijkens
de presentielijst tegenwoordig is.2.De voorzitter van de raad kan, ook op verzoek van raadsleden,
mededelingen doen. Dit verzoek dienen zij voor de aanvang van de
vergadering in.3.De voorzitter sluit de vergadering. 16.SecretarisDe raad kan aan de secretaris, of bij afwezigheid diens
plaatsvervanger, een doorlopende uitnodiging verlenen om bij iedere
vergadering aanwezig te zijn.17.Aantal spreektermijnen1.Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten
hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.2.Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.3.Raadsleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord
voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. 4.Het derde lid is niet van toepassing op een raadslid dat een
amendement, een subamendement, een motie of een
initiatiefvoorstel heeft ingediend, ten aanzien van de
beraadslaging over het door dat raadslid ingediende.5.Bij de bepaling hoeveel malen een raadslid over hetzelfde
onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet
meegerekend het spreken over een voorstel van orde.18.Spreektijd
Elke fractie heeft per raadsvergadering 20 minuten
spreektijd.
In deze spreektijd is opgenomen het indienen van moties en
amendementen, het afleggen van stemverklaringen,
inlichtingen ter vergadering en de vragenronde.
Het college heeft per raadsvergadering 40 minuten totale
spreektijd beschikbaar.
Per raadsvergadering is er 40 minuten overige spreektijd
beschikbaar voor opening en sluiting, mededelingen, punten
van orde, schorsingen, pauze, hamerstukken, interpellaties,
stemmingen, het plaatsen van kort en bondige interrupties en
insprekers. De voorzitter ziet er op toe dat interrupties
niet worden benut voor het houden van een betoog.
In zwaarwegende gevallen kan de voorzitter besluiten de
vergadering tot 23.30 uur te verlengen. In dat geval wordt
de overige spreektijd verruimd.
Bij tussentijdse afsplitsing van een fractie wordt de
spreektijd verdeeld naar rato van het aantal leden van de
oorspronkelijke fractie.
19.Deelname aan de beraadslaging door anderenOnverminderd artikel 21 van de Gemeentewet kan de raad op enig
moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de
beraadslaging.20.Spreekrecht burgers1.Burgers kunnen inspreken over een onderwerp dat op de agenda is
geplaatst. 2.Het aantal insprekers is niet onbeperkt.3.De voorzitter kan bepalen dat de verschillende meningen
gelijkelijk aan bod komen door samenvoeging van insprekers.4.Elke inspreker heeft maximaal 4 minuten ter beschikking,
ingaande op het moment van de uitnodiging door de
voorzitter.5.De tekst van de inspreker wordt zoveel mogelijk schriftelijk en
zo snel als mogelijk ter kennis gebracht van de raad. Hierover
wordt vooraf door de griffie met de insprekers overlegd. Dit
geldt ook voor de inspreker die wegens overschrijding van het
aantal insprekers niet aan het woord is gekomen. De niet
uitgesproken bijdrage wordt zoveel als mogelijk als
schriftelijke bijdrage ter hand gesteld aan de raad.6.Een inspreker dient zich uiterlijk om 15.00 uur voorafgaand aan
de vergadering aan te melden bij de griffie.7.Over een aantal zaken kan het woord niet gevoerd worden. Dit
zijn:
over een besluit van het gemeentebestuur waartegen
bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft
opengestaan;
over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen
van personen;
indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet
bestuursrecht kan of kon worden ingediend;
over de inhoud van ingekomen stukken;
als het een besluit betreft dat wordt voorbereid met de
uniforme openbare voorbereidingsprocedure zoals is
opgenomen in de afdeling 3.4 van de Awb.
21.Voorstellen van ordeRaadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een
voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist
hier terstond over.22.Storen in rede/afwijken van onderwerpBehoudens interrupties mag een spreker niet in zijn rede worden
gestoord. De voorzitter beslist over het toelaten van interrupties.
De voorzitter kan een spreker dwingend verzoeken niet af te wijken
van het onderwerp.23.Belediging en ordeverstoring1.Indien een spreker zich beledigende of ongepaste uitdrukkingen
veroorlooft of op welke wijze dan ook de orde verstoort roept de
voorzitter hem tot de orde. 2.Wanneer een spreker voortgaat met het bezigen van beledigende of
ongepaste uitdrukkingen of het verstoren van de orde, ontneemt
de voorzitter hem het woord. De spreker mag over dit onderwerp
niet langer het woord voeren of aan de behandeling van het
onderwerp deelnemen. Hiertegen is geen beroep bij de raad
mogelijk. 3.Raadsleden onthouden zich van verbale of non-verbale
adhesiebetuigingen of afkeurende uitingen die de kennelijke
bedoeling hebben de orde te verstoren.24.Schorsing vergadering1.De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor
een door hem te bepalen tijd schorsen en – indien na de
heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering
sluiten.2.Een verzoek tot schorsing voor nader overleg kan gedaan worden
door elk raadslid. De voorzitter bepaalt de duur van de
schorsing.3.Collegeleden kunnen ook een verzoek tot schorsing doen onder
dezelfde voorwaarde als in het tweede lid. 3.Stemmingen25.StemverklaringNa het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming
overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag kort
toelichten.26.Beslissing1.De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een
onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad
anders beslist.2.Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel
plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te
nemen beslissing.27.Stemming; procedure hoofdelijke stemming1.De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is
dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel
zonder stemming is aangenomen.2.Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen kunnen de in
de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het
verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben
tegengestemd of overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet
niet aan de stemming te hebben deelgenomen.3.Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt,
doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad.4.Alvorens tot een stemming over te gaan nemen de leden van de
raad hun plaats in de vergaderzaal in. De voorzitter stelt vast
of het aantal leden in de vergaderzaal overeenstemt met het
aantal leden dat de presentielijst getekend heeft. Een lid dat
de presentielijst bij aankomst in de vergaderzaal niet heeft
getekend, wordt in de gelegenheid gesteld deze te tekenen
alvorens de stemming een aanvang neemt. Het niet tekenen van de
presentielijst heft de wettelijke plicht tot deelname aan de
stemming op de grond van artikel 32 lid 2 van de Gemeentewet
niet op.5.Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de raadsleden bij
naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het
daarvoor bij loting aangewezen raadslid. Vervolgens geschiedt de
oproeping op alfabetische volgorde.6.Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige
raadsleden, tenzij zij overeenkomstig artikel 28 van de
Gemeentewet niet aan de stemming deel behoren te nemen, hun stem
uit door in de microfoon 'voor' of 'tegen' uit te spreken,
zonder enige toevoeging.7.Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist,
kan deze vergissing herstellen totdat het volgende raadslid
heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later,
dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming
bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit
brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.8.De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee.
Deze doet daarbij tevens mededeling van het genomen
besluit.28.Volgorde stemming over amendementen en moties1.Als een amendement op een voorstel is ingediend, wordt eerst
over dat amendement gestemd en vervolgens over het voorstel
zoals het dan luidt in zijn geheel.2.Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het
subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop
dat betrekking heeft.3.Als meer amendementen of subamendementen op een voorstel zijn
ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst
over het meest verstrekkende amendement of subamendement
gestemd.4.Als over een voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over
de motie en vervolgens over het voorstel gestemd.5.Als meer moties op een voorstel zijn ingediend, wordt eerst over
de meest verstrekkende motie gestemd. 29.Stemming over personen1.Bij stemming over personen voor voordrachten of het opstellen
van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie
raadsleden tot stembureau en benoemt hij één van hen tot
voorzitter.2.Aan de leden van de raad worden stembriefjes ter beschikking
gesteld waarop de namen van de aanbevolen of voorgedragen
personen vermeld staan. Bij een aanbeveling hebben de leden van
de raad de vrijheid op een persoon te stemmen die niet op het
stembriefje voorkomt. In dat geval vermelden zij de naam van die
persoon op het stembriefje. Bij een voordracht bestaat die
mogelijkheid niet. De leden van de raad hebben dan de
mogelijkheid om tegen een voorgedragen persoon te stemmen.3.Aanwezige raadsleden zijn verplicht een door het stembureau
verstrekt stembriefje in te leveren, tenzij zij overeenkomstig
artikel 28 van de Gemeentewet niet aan de stemming deel behoren
te nemen.4.Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te
benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op
voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen
worden samengevat op één briefje.5.In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist
de raad op voorstel van het stembureau.4.Verslaglegging; ingekomen stukken30.Verslag1.De griffier draagt zorg voor verslagen van
raadsvergaderingen.2.Een verslag bevat in ieder geval:
de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders
en de raadsleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van
de overige personen die het woord gevoerd hebben;
een aantekening van welke raadsleden afwezig waren en
van de leden die overeenkomstig artikel 12 van dit
Reglement van Orde de vergadering vroegtijdig hebben
verlaten;
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn
geweest;
een woordelijke weergave van het gesprokene met
vermelding van de namen van de sprekers;
een overzicht van het verloop van elke stemming, met
vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de
raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening
van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig
de Gemeentewet van stemming hebben onthouden of zich bij
het uitbrengen van hun stem hebben vergist;
de tekst van de ter vergadering ingediende
initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties,
amendementen en subamendementen;
bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de
hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van
het bepaalde in artikel 14 door de raad is toegestaan
deel te nemen aan de beraadslagingen.
3.Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de
raadsleden verzonden aan de overige personen die het woord
hebben gevoerd in de raadsvergadering waarop het betrekking
heeft.4.Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de voorzitter en
griffier.5.Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich
daartegen niet verzet, wordt het verslag zo spoedig mogelijk na
de raadsvergadering openbaar gemaakt op de in de gemeente
gebruikelijke wijze.6.Als verslagen elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de
website van de gemeente geplaatst.31.Ingekomen stukken1.Bij de raad ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst.
Deze lijst wordt, inclusief een voorstel van de griffier voor
(procedurele) afdoening, beschikbaar gesteld via het
raadsinformatiesysteem.2.De raad stelt op voorstel van de voorzitter de wijze van
(procedurele) afdoening van de ingekomen stukken vast.3.De raad krijgt van brieven die ter afwikkeling in handen van het
college worden gesteld een kopie van het antwoord.5.Besloten raadsvergaderingen32.Toepassing reglement op besloten vergaderingenOp besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige
toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter
van de vergadering.33.Verslag besloten vergadering1.Conceptverslagen en -besluitenlijsten van besloten
raadsvergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor
de raadsleden ter inzage gelegd bij de griffier.2.Deze verslagen en besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in
een besloten raadsvergadering ter vaststelling aangeboden.
Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al
dan niet openbaar maken van het vastgestelde verslag en de
besluitenlijst. 3.Het vastgestelde verslag en de besluitenlijst worden door de
voorzitter en de griffier ondertekend.34.Opheffing geheimhoudingAls de raad op grond van de artikelen 25, derde en vierde lid, 55,
tweede en derde lid, of 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet
voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, als het orgaan
dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover conform
het Protocol geheimhouding in een besloten raadsvergadering met het
desbetreffende orgaan overleg gevoerd.6.Toehoorders en pers35.Toehoorders en pers1.Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare
raadsvergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde
plaatsen.2.Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op
andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.36.Geluid- en beeldregistratiesDegenen die van een openbare raadsvergadering geluid- of
beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de
voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.3.Bevoegdheden en instrumenten raadsleden37.Amendementen en subamendementen1.Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten
van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben
in bij de voorzitter. Dit gebeurt schriftelijk, tenzij de voorzitter
oordeelt dat mondelinge indiening volstaat. 2.Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is
mogelijk voordat de besluitvorming daarover door de raad is
afgerond.38.Moties1.Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter.2.De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de
beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking
heeft.3.Over de agendering van een zelfstandige motie over een niet op de
agenda opgenomen onderwerp vindt vooraf overleg plaats in het
presidium. Het onderwerp en de strekking van de motie moeten bekend
zijn.4.Slechts bij hoge uitzondering kan de agendering van een zelfstandige
motie bij de vaststelling van de agenda van de raad
plaatsvinden.5.De behandeling van zelfstandige moties vindt plaats nadat alle op de
agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld.6.Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk voordat de
beraadslaging daarover door de raad is afgerond.7.Het dictum van de motie wordt door de indiener voorgelezen. 8.De stemming over een motie kan worden aangehouden. Heeft de stemming
niet plaatsgevonden in een van de drie eerstvolgende vergaderingen
van de raad na het besluit tot aanhouden, dan wordt de motie geacht
te zijn vervallen. De raad kan anders besluiten.39.Initiatiefvoorstel1.Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen schriftelijk via de griffier
in bij de voorzitter.2.Over de agendering van een initiatiefvoorstel vindt vooraf overleg
plaats in het presidium.3.Deze voorstellen worden op de agenda van de eerstvolgende
raadsvergadering geplaatst, tenzij de schriftelijke oproep hiervoor
reeds verzonden is. In dat geval wordt het voorstel op de agenda van
de daaropvolgende raadsvergadering geplaatst.4.Het voorstel wordt in de raadsvergadering waar het voor de eerste
maal is geagendeerd procedureel besproken. Het voorstel wordt aan
het begin van de agenda geplaatst. In deze vergadering wordt de
planning van de inhoudelijke behandeling besproken. In beginsel vinden de inhoudelijke beraadslagingen over het voorstel
plaats in de hiernavolgende vergadering van de raad, nadat het in
een of meerdere raadscommissies voorbereidend is behandeld, indien
de raad dit noodzakelijk acht. Het college en het presidium worden –
tenzij de raad anders beslist – in de gelegenheid gesteld een advies
of reactie uit te brengen.5.In de vergadering van de raad krijgt de indiener van het
initiatiefvoorstel ter toelichting van het voorstel eerst het woord.
Het spreken tijdens de beraadslagingen over het voortel geschiedt in
de volgorde raad, college, indiener. Er zijn twee termijnen tenzij
de raad anders beslist.40.Collegevoorstel1.Een voorstel van het college aan de raad dat vermeld staat op de
voorlopige agenda van de raadsvergadering, kan niet worden
ingetrokken zonder toestemming van de raad.2.Als de raad van oordeel is dat een voorstel als bedoeld in het
eerste lid voor advies terug aan het college dient te worden
gezonden, bepaalt de raad binnen welke termijn het voorstel opnieuw
geagendeerd wordt.41.Interpellatie1.Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie
schriftelijk in bij de voorzitter. Het verzoek bevat een duidelijke
omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd
alsmede de te stellen vragen.2.De voorzitter brengt via de griffier de inhoud van het verzoek zo
spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de
wethouders. 3.Als het verzoek ten minste 48 uur voor aanvang van een
raadsvergadering is ingediend of in naar het oordeel van de
voorzitter spoedeisende gevallen, wordt de interpellatie in de
desbetreffende raadsvergadering geagendeerd. In andere gevallen
wordt de interpellatie geagendeerd voor de daaropvolgende
raadsvergadering. De raad beslist over de plaats op de agenda op
voorstel van de voorzitter.4.Bij de beraadslaging krijgt de interpellant als eerste het woord
voor het houden van de interpellatie. Hierna antwoordt het college
of het presidium in eerste termijn. De interpellant reageert op het
antwoord in tweede termijn, waarna de overige raadsleden eveneens
kunnen reageren, inclusief de leden van de fractie waar de
interpellant deel van uitmaakt. Vervolgens reageert het college of
presidium waarna de tweede termijn is gesloten.5.De interpellant kan afsluiten met het indienen van een voorstel of
het afleggen van een verklaring.42.Schriftelijke vragen1.Raadsleden dienen schriftelijke vragen aan het college of de
burgemeester in bij de griffier.2.Deze vragen dienen kort en duidelijk te zijn geformuleerd en
voorzien van een korte toelichting.3.De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de
overige raadsleden, het college of de burgemeester en de pers.4.Indien tegen de beantwoording van de vragen wegens strijdigheid met
het openbaar belang bezwaar bestaat bij hem of hen tot wie zij zijn
gericht, wordt daarvan aan het betrokken raadslid met opgave van
reden mededeling gedaan.5.Behoudens het bepaalde in het vierde lid worden uiterlijk binnen
vier weken de vragen met de toelichting en het antwoord aan de raad
toegezonden. Kan deze termijn niet worden aangehouden dan deelt het
college dan wel de burgemeester zulks na zes weken schriftelijk en
beargumenteerd aan de raad mede en volgt het antwoord binnen een
door het college of de burgemeester nader aangegeven termijn. Zo
nodig geeft het college of de burgemeester elke maand schriftelijk
de oorzaak van de vertraging aan en binnen welke termijn de
beantwoording wel verwacht kan worden.6.Schriftelijke antwoorden van het college of de burgemeester worden
door tussenkomst van de griffier aan de raadsleden toegezonden.43.Inlichtingen1.Raadsleden dienen verzoeken tot inlichtingen als bedoeld in de
artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de Gemeentewet
schriftelijk in bij de griffier.2.De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter
kennis van de overige raadsleden en het college of de
burgemeester.3.De verlangde inlichtingen worden schriftelijk in de eerstvolgende of
in de daarop volgende vergadering geagendeerd. 4.De vragen en antwoorden zijn onderdeel van de lijst ingekomen
stukken. 5.Het opvragen van informatie of het verzoeken om toezending van
documenten valt niet onder dit artikel.44.Vragenronde1.De vragenronde vindt plaats aan het einde van de agenda van de
raadsvergadering.2.De vragen zijn uiterlijk om 12 uur op de werkdag voorafgaande aan de
vergadering door tussenkomst van de griffier bij de voorzitter bij
voorkeur schriftelijk ingediend. Zij zijn kort en duidelijke
geformuleerd en blijven beperkt tot drie concrete vragen. De
griffier brengt deze vragen direct ter kennis van de
raadsleden.3.Het onderwerp van de vragen betreft een dringende, actuele kwestie
die niet kan wachten tot een commissievergadering, zulks ter
beoordeling van de voorzitter.4.De vragen worden tijdens de vergadering zonder nadere toelichting
mondeling herhaald door de indiener.5.De beantwoording geschiedt bij voorkeur schriftelijk voorafgaande
aan de vergadering. Bij de mondelinge beantwoording door het college
kan worden volstaan met een korte nadere duiding van de
schriftelijke antwoorden. Hierop kan de indiener nog één
verhelderingsvraag stellen.4.Slotbepalingen45.Uitleg reglementIn gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de
toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de
voorzitter.46.Intrekken oude reglementHet Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van
de raad van de gemeente Westland 2016 wordt ingetrokken.47.Inwerkingtreding en citeertitel1.Dit reglement treedt in werking op de tweede dag na
bekendmaking.2.Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor
vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente
Westland 2017.Nieuw protocol geheimhouding In dit protocol zijn procedures rondom geheimhouding opgenomen. Dit
protocol is tot stand gekomen op basis van dit onderzoek en best practices
uit andere gemeenten. Aan dit protocol is gewerkt in een workshop op 9 juni
2016 met verschillende betrokkenen. In deze bijeenkomst was op een aantal
onderwerpen in deze regeling geen overeenstemming. Op die punten is door de
onderzoekers in het protocol een voorstel gedaan. Het gaat om de volgende
punten:
De wijze waarop geheime stukken met raadsleden en de nu in
iBabs geautoriseerde personen worden gedeeld.
De wijze waarop voor inwoners duidelijk wordt waarom er
geheimhouding is opgelegd op een stuk of waarom er in beslotenheid
is vergaderd.
Het gremium of de gremia die verantwoordelijk zijn voor de
regie op geheimhouding en de praktische doorvertaling
hiervan.
De verantwoordelijkheid van de griffie in het verifiëren of
voldaan is aan het criterium van zorgvuldige, begrijpelijke en
specifieke motivatie.
De wijze waarop en het voornemen om in beslotenheid te
vergaderen of geheimhouding op een stuk op te leggen, wordt
afgestemd.
De aanwezigheid van steunfractieleden bij besloten
vergaderingen en de vraag of steunfractieleden geheime stukken
ontvangen.
De wijze waarop zichtbaar wordt gemaakt dat een stuk geheime
informatie betreft.
Preambule
“De vergadering van de raad wordt in het openbaar gehouden 1 Gemeentewet, artikel 23 lid 1. tenzij…”De gemeente Westland wenst op een heldere en eenduidige wijze om te gaan met
besloten vergaderingen en geheimhouding van (delen van) stukken. Daarom is het
belangrijkste uitgangspunt van dit protocol het beginsel ‘openbaar, tenzij…’.
Vergaderingen en stukken zijn openbaar tenzij er op basis van uitzonderingsgronden 2 Wet openbaarheid van bestuur, artikel 10 lid 1 en 2 gedefinieerd in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob)
geheimhouding wordt opgelegd. Doelen van dit protocol zijn:
Duidelijkheid verschaffen over hoe de gemeente Westland omgaat met
geheimhouding;
De werkwijze rondom geheimhouding vastleggen zodat het voor alle gremia
helder is welke rol en verantwoordelijkheid zij hebben, waardoor het
risico op procedurefouten en op het niet voldoen aan wet- en regelgeving
wordt geminimaliseerd.
Motivatie geheimhouding
Het opleggen van geheimhouding op (delen van) stukken en (delen van)
vergaderingen dient zorgvuldig, begrijpelijk en specifiek per stuk gemotiveerd
te worden op basis van een grond uit artikel 10 van de Wob. In de motivatie
wordt verwezen naar het betreffende artikel en er wordt ook expliciet gemaakt
waarom het artikel van toepassing is. Het is de taak van de bestuursadviseurs en
de griffie om te verifiëren of voldaan is aan het criterium van zorgvuldige,
begrijpelijke en specifieke motivatie. Als dit naar de mening van de griffier of
de relevante griffiemedewerker niet het geval is, wordt overleg gevoerd met
degene die geheimhouding wenst op te leggen danwel de motivatie heeft
opgesteld.Ook voor inwoners moet het duidelijk zijn waarom de raad of een raadscommissie
in beslotenheid vergadert, of waarom er geheimhouding is opgelegd op een stuk.
De bestuursadviseurs en de griffie zorgen er daarom voor dat bij geheime stukken
of een besloten raads(commissie)vergadering een begrijpelijke motivatie op een
openbaar en voor de inwoner duidelijk gedeelte op de gemeentelijke website komt
te staan. Op deze wijze kunnen inwoners kennisnemen van de afwegingen achter het
opleggen van geheimhouding of het vergaderen achter gesloten deuren.
Termijn geheimhouding
Bij de besluitvorming en de motivatie van geheimhouding dient de termijn van
geheimhouding te worden gespecificeerd en gemotiveerd. De termijn van
geheimhouding wordt omschreven door middel van een specifieke processtap waarna
de geheimhouding eindigt, door een einddatum te geven of op een andere relevante
manier. Op deze wijze wordt ook voor geheime stukken het adagium ‘openbaar,
tenzij…’ nageleefd. Alleen in gemotiveerde uitzonderingsgevallen wordt geen
termijn van geheimhouding bepaald.
‘Geheim en vertrouwelijk’
De Gemeentewet hanteert het begrip ‘geheim’ en niet het begrip ‘vertrouwelijk’.
Uit jurisprudentie blijkt dat ‘vertrouwelijkheid’ en ‘geheimhouding’ (in
juridische zin) hetzelfde zijn 3 HR 22 april 2008, Gst 2008, 73 met annotatie van S.A.J. Munneke NJ
2008, 266 Desalniettemin kan bij het gebruik van de termen ‘vertrouwelijk’
en ‘niet openbaar’ onduidelijkheid ontstaan over de juridische gevolgen. Daarom
dienen alleen de termen ‘geheim’ of ‘openbaar’ te worden gehanteerd.
Bewaking uitvoering geheimhoudingsprotocol
De gemeenteraad en het college zijn verantwoordelijk voor het proces van
opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding op stukken en beraadslaging
en het houden van besloten vergaderingen. De griffie is namens de raad
aangewezen voor de bewaking van de kwaliteit van het proces rondom geheimhouding
en de bestuursadviseurs doen dit voor het college. De griffie en de
bestuursadviseurs stemmen minimaal twee keer per jaar af over het proces rondom
geheimhouding en over het register van geheime stukken. De griffie zal
initiatief nemen voor het maken van het periodieke overleg.
Vergaderorde besloten vergaderingen.
In dit hoofdstuk wordt de vergaderorde van besloten vergaderingen
weergegeven. Dit betreft zowel raadsvergaderingen als
commissievergaderingen 4 Vergaderingen van het college van B&W zijn op grond van art. 54
Gemeentewet per definitie besloten.. Deze vergaderorde is een aanvulling op het
vastgelegde in diverse verordeningen en gedragscodes 5 / Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden
van de raad van de gemeente Westland 2013; / De Verordening op de raadsinformatieavonden en raadscommissies
van de Raad van de gemeente Westland 2013; / Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden
van het college 2014; / Gedragscode voor leden van het college van burgemeester en
wethouders 2007; / Gedragscode Gemeenteraad Westland 2007.
Voorbereiding
Het orgaan met een voornemen om een onderwerp op de agenda te plaatsen van de
raad/raadscommissie waar (gedeeltelijk) geheimhouding op wordt gelegd, stemt dit
vroegtijdig af via het bestuurlijk vooroverleg (BVO) zodat er in het presidium
duidelijke procesafspraken gemaakt kunnen worden. Indien geheime stukken vlak
voor de raadsvergadering worden aangeleverd (de geheimhouding dient in de
eerstvolgende raadsvergadering bekrachtigd te worden) zal de voorzitter van de
raad in deze spoedeisende gevallen dit op de agenda plaatsen bij de vaststelling
van de agenda.
Verzending agenda
De oproep voor een besloten raadsvergadering of raadscommissie wordt door de
betreffende voorzitter verzonden aan de leden van de raad of commissie. Het
presidium of het BVO van een raadscommissie, of in spoedeisende gevallen de
voorzitter van de raad c.q. de commissie, stelt de agenda op voor een besloten
vergadering. De agenda wordt tegelijk met de oproep verzonden aan de leden van
de vergadering. De agenda met de agendapunten dient openbaar gemaakt te worden.
In de omschrijving dient de motivering voor de beslotenheid aangegeven te
worden.
Vergadering openen
Alle vergaderingen van de raad en raadscommissie worden in openbaarheid geopend.
Dit gebeurt door middel van het plaatsen van het agendapunt “Voortzetting van de
vergadering in beslotenheid” op de openbare raads- of commissieagenda. In de
raadsvergadering of de raadscommissie worden de deuren gesloten als ten minste
een vijfde van de aanwezige leden die de presentielijst hebben getekend daarom
verzoekt, of indien de voorzitter het nodig acht. De voorzitter verzoekt de
aanwezige ambtenaren, pers en publiek de raadzaal te verlaten. In beslotenheid
kan diegene die een verzoek tot beslotenheid heeft gedaan dit toelichten.
Vervolgens beslist de raad of commissie of er in beslotenheid wordt vergaderd.
Indien de raad of de commissie instemt dan opent de voorzitter de besloten
vergadering. Zo niet, dan worden de deuren weer geopend en vergadert de raad of
de raadscommissie in openbaarheid.
Aanwezigen
In een besloten raads- of commissievergadering zijn aanwezig de voorzitter,
(commissie)raadsleden, de griffier en/of griffiemedewerker, het college van
burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris. Indien de voorzitter het
nodig acht kunnen ook aanwezig zijn: de notulist, de bodedienst, een medewerker
ten behoeve van beeld- en geluidvoorziening en eventuele door de voorzitter aan
te wijzen ambtenaren. De voorzitter verzoekt verder aanwezige ambtenaren, pers
en publiek de zaal te verlaten.
Geheimhouding op beraadslaging
Als er in beslotenheid is vergaderd, betekent dat niet automatisch dat er
geheimhouding rust op datgene wat besproken is. Daarvoor moet tijdens de
vergadering een expliciet besluit genomen worden. De raad of raadscommissie kan
op wat er in een besloten vergadering is besproken (de zogenoemde mondelinge
beraadslaging) geheimhouding opleggen op grond van de Gemeentewet en in relatie
met de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De geheimhouding moet opgelegd worden
in dezelfde vergadering als waar het besproken is. Dat kan niet meer nadat de
vergadering is gesloten.
Verslaglegging vergadering
In de besloten raads- of commissievergadering wordt wel of niet geheimhouding
opgelegd op de notulen/verslag/besluitenlijst. Het besluit hieromtrent en de
motivering daarvoor (op grond van Wob) wordt vermeld in de
notulen/verslag/besluitenlijst. De verslaglegging van een besloten raads- of
commissievergadering wordt in een volgende (deels) besloten vergadering
vastgesteld. De verslaglegging wordt in een geheim gedeelte op iBabs geplaatst
en beschikbaar gemaakt voor degenen die bij de besloten vergadering aanwezig
waren.
Geheimhouding (passages van) stukken
In dit hoofdstuk worden de afspraken over geheime stukken weergegeven.
Geheime stukken ter kennisgeving
Geheime (delen van) stukken die alleen ter kennisname aan de raad of commissie
worden aangeboden, worden in een besloten gedeelte op iBabs geplaatst en
beschikbaar gemaakt voor raads- en commissieleden.
Het orgaan met een voornemen om stukken onder geheimhouding aan te bieden aan
een raadscommissie of de raad stemt dit vroegtijdig via BVO af met andere
organen. In deze afstemming wordt besproken:
Dat de stukken met geheimhouding voor de eerstvolgende vergadering
worden aangeboden en welke aanlevertermijn daarbij in acht moet worden
genomen om de raads- en commissieleden voldoende voorbereidingstijd te
geven;
Op welk moment en op welke manier de stukken bij de griffie worden
aangeleverd voor verdere verspreiding naar raads- of commissieleden;
Wat de motivatie is voor de geheimhouding (zie ook artikel 1.3);
Tot welk moment de geheimhouding in stand dient te blijven (zie ook
artikel 1.4).
Verspreiding van geheime stukken
De stukken, of passages van stukken, waarop geheimhouding is gelegd, en die ter
besluit- of meningsvorming aan de raad of commissie worden voorgelegd, worden
door de griffie in een besloten gedeelte op het online raadsinformatiesysteem
(iBabs) geplaatst. Deze stukken worden in het geval van een raadsvergadering
alleen toegankelijk gemaakt voor raads- en steunraadsleden, de voorzitter en de
griffie. In het geval van een commissievergadering worden de stukken
toegankelijk gemaakt voor de commissieleden, de commissievoorzitter en de
griffier en/of griffiemedewerker. De raad besluit in uitzonderlijke situaties dat bepaalde geheime stukken tijdens
kantooruren ter inzage liggen bij de griffie in plaats van publicatie op iBabs.
In dit geval wordt door de griffie een register bijgehouden van personen die
inzage hebben in de stukken. Er is een griffiemedewerker aanwezig tijdens de
inzage. Er mogen tijdens de inzage geen kopieën of foto’s worden gemaakt van de
stukken.
Aanduiding op geheime stukken
De stukken, of passages van stukken, waarop geheimhouding is gelegd, worden op
elke geheime pagina voorzien van het watermerk of stempel ‘geheim’.
Opleggen en bekrachtigen van geheimhouding op stukken en ter
oordeels- of besluitvorming
Geheimhouding op (delen van) een stuk kan worden opgelegd door de raad, een
raadscommissie, het college, de burgemeester of de voorzitter van een commissie.
Op het moment dat dergelijke stukken van een bestuursorgaan aan de gemeenteraad
worden aangeboden, dient de gemeenteraad de geheimhouding tijdens de
eerstvolgende raadsvergadering te bekrachtigen, anders vervalt de geheimhouding
(conform artikel 25, lid 3 van de Gemeentewet).Een raadsvoorstel voor de bekrachtiging van geheime stukken bevat ten minste de
volgende onderdelen:
Een dictum (beslispunten) waarin exact staat welke (passages van)
stukken geheim zijn;
Een gemotiveerde toelichting voor de noodzaak van geheimhouding en op
grond van welk lid van artikel 10 Wob het stuk ter geheimhouding aan de
raad wordt voorgelegd;
De termijn tot welke de geheimhouding geldt (indien mogelijk) danwel een
processtap aangeven totdat de geheimhouding geldt;
De datum waarop het aanbiedende orgaan heeft besloten geheimhouding op
te leggen.
Het is niet mogelijk om in een later stadium alsnog bekrachtiging te laten
plaatsvinden. De raad kan alleen tot bekrachtiging overgaan als meer dan de
helft van het aantal zitting hebbende leden (quorum) aanwezig is bij de
vergadering.
Opheffen van geheimhouding op een stuk ter besluitvorming aan
raad
Het bestuursorgaan dat geheimhouding oplegt, is ook beslissend bevoegd om die
geheimhouding op te heffen. Als de raad de geheimhouding heeft bekrachtigd op
stukken die door de burgemeester, het college of een commissie ter
besluitvorming aan de raad zijn voorgelegd, dan moet de raad ook de
geheimhouding weer opheffen. Het presidium agendeert de opheffing van de
geheimhouding in een openbare raadsvergadering. Het presidium doet dat niet,
alvorens het orgaan dat de geheimhouding had opgelegd daarover is gehoord.
Indien de opheffing van de geheimhouding ter vergadering tot opmerkingen leidt,
dan wordt daar in beslotenheid over vergaderd.
Register van geheime stukken
De griffie houdt een register met geheime stukken bij. Dit register wordt
tussentijds gemonitord en geactualiseerd. Waar nodig wordt een opheffingsbesluit
voorgesteld aan het betreffende orgaan. Gezien het adagium “openbaar, tenzij…”,
is het doel om geheime stukken niet langer dan noodzakelijk geheim te houden. In
het reguliere overleg tussen de griffie en de bestuursadviseurs is het register
met geheime stukken een vast agendapunt. ToelichtingHoofdstuk 1. Algemene bepalingenArtikel 1. BegripsbepalingenDe burgemeester is voorzitter van de raad. Artikel 125, derde lid, van de
Grondwet en artikel 9 van de Gemeentewet schrijven dit dwingend voor. In
artikel 77, eerste lid, is bepaald dat het langstzittende raadslid het
raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de
burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in
jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad
altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer. De raad
kiest dan zelf een plaatsvervangend voorzitter. Het langstzittende raadslid
neemt het voorzitterschap over indien zowel de voorzitter als de
plaatsvervangend voorzitter afwezig zijn.De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de Gemeentewet
in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt
hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.De werkgeversfunctie van de griffie(r) is overgedragen aan
werkgeverscommissie. Artikel 83, eerste lid, van de Gemeentewet schrijft
voor dat de raad bestuurscommissies kan instellen die bevoegdheden
uitoefenen die hun door de raad zijn overgedragen. In het kader van deze
begripsbepaling wordt met het overdragen van de werkgeversfunctie gedoeld op
mandatering.Artikel 2. Het presidiumHet presidium heeft voornamelijk een algemeen adviserende rol (aanbevelingen
aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad). Het
presidium vervult voor wat betreft de inhoudelijke aspecten van het
raadswerk een ondergeschikte rol omdat anders het gevaar bestaat dat er
binnen de raad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, hetgeen niet
strookt met de Grondwet, die het primaat immers expliciet bij de raad legt
(artikel 125, eerste lid, van de Grondwet). De burgemeester is in zijn
hoedanigheid van zowel voorzitter van de raad als voorzitter van het college
lid van het presidium.Het presidium als zodanig kan niet ook optreden als werkgeverscommissie. De
werkgeverscommissie, ingesteld op basis van artikel 83 van de Gemeentewet,
bestaat immers enkel uit raadsleden (en dus niet, zoals het presidium, ook
de voorzitter van de raad).Het presidium heeft voornamelijk een procedurele rol zoals hierboven
aangegeven. Het is wel mogelijk om de raadsleden van het presidium te
benoemen in de werkgeverscommissie en de vergaderingen van deze commissie te
laten aansluiten op de vergaderingen van het presidium, zodat er, indien
nodig, snel overlegd kan worden. In artikel 2 is als aanvullende taak opgenomen dat het presidium
aanbevelingen doet aan de raad inzake de organisatie van de werkzaamheden
van de raad en zijn commissies. Hieronder vallen taken als: het initiëren
van een aanpassing van het reglement van orde, het instrueren van de
griffier en het bespreken van agenda-technische zaken.Het is van belang dat in het presidium elke partij een stem heeft die even
zwaar weegt. Op deze wijze wordt de positie van minderheidsfracties in een
dualistisch stelsel versterkt. Tevens kan dit de betrokkenheid van alle
fracties bij de raadsvergaderingen vergroten.De belangrijkste taak van het presidium is dus bepaling van de agenda van de
raad. Van belang is dat de deelnemers aan het presidium niet belast worden
met een extra taak als het voorzitterschap. Evenzeer is het van belang dat
er zo veel mogelijk partijen bij het presidium betrokken zijn. Om al deze
redenen kiest de raad uit zijn midden een voorzitter die in feite als
technisch voorzitter deze taak vervult. Die voorzitter is niet een
fractievoorzitter, zodat alle fractievoorzitters (of hun vervanger) vrij
zijn aan de vergadering deel te nemen.De rol van het presidium als agendabepalend houdt tevens in dat het
presidium kan besluiten voorstellen die onvoldragen worden geacht niet te
agenderen. Gezien het openbare karakter van de presidiumvergadering kan de
vraag worden gesteld in hoeverre aan de oproeping voor een
presidiumvergadering een termijn moet worden gesteld. Het presidium
vergadert doorgaans in een vaste cyclus. De griffier is bij elke vergadering van het presidium aanwezig (artikel 4,
eerste lid), omdat de griffier voor de ondersteuning van de raad zorgt. Hij
moet weten hoe de agenda eruit komt te zien en welke punten besproken gaan
worden. Artikel 3. De werkgeverscommissieDe werkgeverscommissie heeft een rechtstreekse relatie met de griffier in
zijn functionele hoedanigheid als griffier, en met de griffier als hoofd van
dienst van het griffiepersoneel over majeure rechtspositionele besluiten en
voorstellen over van het gangbare afwijkende beloningsbeleid ten aanzien van
het griffiepersoneel. Het ligt voor de hand dat de voorzitter van het
presidium tevens voorzitter is van de werkgeverscommissie gezien het verband
tussen de twee taakvelden.Artikel 4. FractievoorzittersoverlegNaast een werkgeverscommissie in artikel 3 wordt in dit artikel een
fractievoorzittersoverleg ingesteld. Van dit overleg maakt de burgemeester
deel uit. Het overleg regelt zelf zijn werkwijze. Spoedeisende kwesties, bij
voorbeeld tijdens een schorsing in de raadsvergadering, kunnen onderwerp
voor het fractievoorzittersoverleg zijn. Het fractievoorzittersoverleg kent
geen oproeptermijn. Bij personele kwesties maakt de voorzitter van de
werkgeverscommissie deel uit van het overleg. Artikel 5. De griffierDe raad is verplicht een griffier te benoemen (artikel 100 van de
Gemeentewet). De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de
bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad
aanwezig. De Gemeentewet eist dat de raad de vervanging van de griffier
regelt (artikel 107d, eerste lid). In het tweede lid is daarover een
bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 van de Gemeentewet
(verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met
betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging. De in het vierde lid opgenomen bepaling over gevraagd en ongevraagd advies
geven aan het presidium is een verruimende maatregel binnen de wettelijke
taken van de griffier, zoals neergelegd in Hoofdstuk VII paragraaf 3 van de
Gemeentewet.Artikel 6. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsledenVoorafMet de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de
benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V 1 van de Kieswet). Voor dit
benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De
benoemde geeft schriftelijk aan of hij de benoeming aanneemt (artikel V 2
van de Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt worden aan de
raad stukken overlegd waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om
als lid van de raad toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken: een
ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt, een
uittreksel uit de basisregistratie personen met zijn woonplaats,
geboorteplaats en -datum, en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit
blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, tweede lid, van de
Gemeentewet (artikel V 3 van de Kieswet). Het onderzoek van de
geloofsbrieven moet in een openbare vergadering gebeuren. Bij het onderzoek
zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid, van de Gemeentewet) betrokken
worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet
toegestane nevenfuncties. De commissie welke de geloofsbrieven onderzoekt
brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.Eerste en tweede lidDe formulering van het eerste lid benadrukt dat de raad en niet de
voorzitter een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek
verricht nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft
benoemd. Derde lidHet onderzoek van het proces verbaal (onderzoek naar het verloop van de
verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door de oude raad vlak
voor de eerste samenkomst van de nieuwe raad na de
gemeenteraadsverkiezingen. Het onderzoek van het proces-verbaal strekt zich
niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten en van de
lijstverbindingen.Dit lid ziet op de specifieke taak die de raad heeft na de
raadsverkiezingen. Na de gemeenteraadsverkiezingen heeft de commissie voor
het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert de raad ook over
het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het
vaststellen van de uitslag (is deze juist vastgesteld). Zij doet dit op
basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau. De raad dient op
basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de
verkiezingen en de vaststelling van de uitslag. Dit besluit is van belang om
dat de raad de bevoegdheid heeft om te besluiten tot het hertellen van de
stemmen en zelfs de bevoegdheid om te besluiten tot een herstemming, beide
eventueel in een deel van de gemeente bij een aantal specifieke stembureaus.
Het proces-verbaal vormt de aanleiding tot een besluit tot hertelling of
herstemming. Dit dient concrete aanwijzingen te bevatten waarop de raad tot
een dergelijk besluit over gaat. Het feit dat een fractie een klein aantal
(bijv. 3) stemmen te weinig heeft om een extra zetel te behalen is geen
valide motivering om tot hertelling over te gaan. Een proces-verbaal waaruit
blijkt dat kiezers bezwaar hebben gemaakt over de onzorgvuldige wijze waarop
het stembureau na sluiting de stemmen heeft geteld, kan dit wel zijn.Vierde en vijfde lidIngevolge artikel V 4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van
zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling
van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na
een raadsverkiezing kunnen de raadsleden op de eerste vergadering van de
raad in nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte afleggen. De
voorzitter zal hen hiervoor oproepen. Bij tussentijdse vacaturevervulling
kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de
raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden. De tekst van
de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het
raadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 14 van de Gemeentewet
vastgelegd.Zesde lidDe procedure wordt van overeenkomstige toepassing verklaard voor
steunraadsleden. Zij worden weliswaar op voordracht van de fracties benoemd,
maar ook voor hen gelden de voorwaarden die gelden voor raadsleden alvorens
zij door de raad worden beëdigd. Artikel 7. Benoeming wethoudersDit artikel geeft invulling aan een leemte in de Gemeentewet. Uit de Kieswet
vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de
wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de
Kieswet geregeld. De Gemeentewet geeft wel aan welke formele eisen gesteld
worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden. De
formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de
vereisten voor het raadlidmaatschap (Gemeentewet artikelen 36a, 36b, 41b en
41c). Het ligt voor de hand om voor het benoemen van wethouders ook een
commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen. Dit
artikel is ook van toepassing als er geen wethouder van buiten maar uit de
raad wordt benoemd, de incompatibiliteiten en nevenfuncties dienen immers
opnieuw beoordeeld te worden.Bij de benoeming van een wethouder zal er een integriteitstoets
plaatsvinden. De gedragscode politieke ambtsdragers speelt hierbij een rol.
Daarnaast kan een verklaring omtrent het gedrag (VOG) worden gevraagd. De
raad kan aangeven dat zij deze procedure wil volgen bij de benoeming van
wethouders. De VOG kent een screeningsprofiel voor politieke ambtsdragers.
Bij dit profiel staat de integriteit van de aspirant bestuurder centraal.
Het is mogelijk om deze VOG via een spoedprocedure uit te laten voeren.Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder mag raadslid blijven totdat de
geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, tweede lid,
van de Gemeentewet). In het geval de coalitie in de raad een meerderheid
heeft van één stem kan het verstandig zijn eerst als raadslid ontslag te
nemen en een nieuw raadslid te benoemen. Het vooraf ontslag nemen als
raadslid is een risico. Het kan immers gebeuren dat deze persoon of niet tot
wethouder wordt benoemd of dat de geloofsbrieven niet worden
goedgekeurd.Artikel 8. FractiesEerste en tweede lidDe Kieswet en de Gemeentewet kennen het begrip fractie niet. In de
Gemeentewet in artikel 33, tweede lid, wordt wel uitgegaan van het bestaan
van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op
fractie-ondersteuning). Bij de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe
raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben
gestaan, als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid
verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij
boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de
fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger
duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de
kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de
eerste vergadering de aanduiding mee.Vierde lidIn de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad
verlaten. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de
samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie
dit aan de voorzitter mede. Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn
lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als
zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande
fractie. Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld een fusie van twee
fracties. Een andere (tijdelijke) wisseling in een fractie kan het gevolg
zijn van ziekte of zwangerschap van een raadslid. Voor deze gevallen is in
de Kieswet een vervangingsregeling opgenomen.Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op
persoonlijke titel worden verkozen en benoemd (dit laatste door de
voorzitter van het stembureau). Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27
van de Gemeentewet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid
van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen
overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving. Geen
andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen
met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele
volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De
volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van
fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan.Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen, een zetel 'hoort' dan
ook niet bij een partij maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die
daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen
of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te
veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen. Op grond van deze
bepalingen heeft de raad geen zeggenschap over wijzigingen in de
samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De raad
kan hier dus geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van
de raad is voldoende. De raad is gehouden met ingang van de eerstvolgende
vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de
nieuwe situatie.Dit betekent ook dat:
kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die
lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële)
afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde voorwaarden zal
afzien van aanvaarding van het raadslidmaatschap, zich dienen te
realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn, vanwege strijd met
de Gemeentewet en de Kieswet;
personen die tussentijds van partij veranderen hun
raadslidmaatschap niet verliezen;
als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de
verlatende partij geen middelen heeft om het raadslid uit de raad te
weren.
Fractieafsplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kan diverse
praktische gevolgen hebben, te denken valt aan: fractievergoedingen en
–faciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het
presidium, zo nodig andere zitplaatsen in de raadszaal, bezetting in
raadscommissies en eventueel de bezetting in raadscommissies door
steunraadsleden.Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft
afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene
oorspronkelijk was gekozen (artikel P 19 van de Kieswet).Vijfde lidDe naam van de fractie dient getoetst te worden aan de afwijzingsgronden uit
artikel G 3 van de Kieswet. Dit is een logische voorwaarde. Indien de nieuwe
fractie wil meedoen aan de eerstvolgende raadsverkiezingen zal dit ook
gebeuren. Bij registratie als politieke groepering wordt getoetst aan
hoofdstuk G van de Kieswet, waarin staat aangegeven in welke gevallen deze
registratie geweigerd wordt. Hoofdstuk 2. RaadsvergaderingenParagraaf 1. VoorbereidingArtikel 9. Oproep en voorlopige agendaIn artikel 19, eerste lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester
de leden van de raad schriftelijk uitnodigt voor de vergadering.Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de voorzitter een vastgesteld
aantal dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep stuurt,
waarin de vergadering wordt aangekondigd. Uiteraard is het mogelijk, indien
de raad dit wenst de stukken en oproep niet per post maar per e-mail te
versturen. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering.
Het eerste lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij
behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede
lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan
de leden worden verzonden. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde
stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier
wordt melding van gemaakt op de stukken. Het protocol geheimhouding is van
toepassing en als bijlage bij dit Reglement gevoegd. Op grond van artikel 17, tweede lid Gemeentewet vergadert de raad ook indien
de burgemeester dat nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het
aantal leden van de raad daarom schriftelijk met opgave van redenen
verzoekt. Het spreekt voor zich dat in die situatie men niet aan de genoemde
termijnen gehouden kan worden.Artikel 10. Aanvullende agenda; vaststellen agendaHet presidium bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. Het versturen
van de agenda en stukken is geregeld in artikel 9. Dit is echter een
voorlopige agenda. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet
altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen,
die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de
voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een
aanvullende agenda en stukken rondsturen. Bewaakt moet worden dat door
tijdgebrek agendapunten worden doorgeschoven naar een volgende vergadering.
Het presidium bepaalt tevoren dat de agenda korter moet danwel dat er op
twee avonden vergaderd moet worden. Het tweede lid ziet op stukken waarop op grond van artikel 25, eerste of
tweede lid van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd. Zij blijven onder de berusting van de griffier die raadsleden op verzoek
inzage verleent. Met inzage verlenen wordt in dit verband ook digitale
inzage begrepen, onder de voorwaarde dat de garantie voor geheimhouding
gewaarborgd blijft.Het derde lid heeft tot doel om de raad een actievere rol te geven in de
opstelling van de raadsagenda. Enerzijds kunnen individuele raadsleden via
hun fractievoorzitter in het presidium onderwerpen voor de agenda voordragen. Anderzijds kunnen zij echter ook bij
aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de
agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het
individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op
de vaststelling van de agenda.Indien er een voorstel wordt gedaan om de agenda aan te passen, bijvoorbeeld
het doorschuiven van een agendapunt naar de volgende raadsvergadering, en de
stemmen staken, is artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet niet van
toepassing. Artikel 11. Ter inzage leggen van stukkenGeïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom
worden alle stukken gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke
oproep ter inzage aangeboden.Naast de fysieke terinzagelegging op het gemeentehuis, zullen de stukken
doorgaans op elektronische wijze worden aangeboden. Dit gaat via een
digitaal raadsinformatiesysteem of door plaatsing op de gemeentesite. Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur
(Wob). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend
schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten
vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander
materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor
overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslag,
(concept)adviezen en magneetbanden verkrijgen de status van document in de
zin van de Wob. Onder de stukken als bedoeld in het derde lid van dit artikel worden
verstaan: geheime stukken en de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan
in raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende
nota’s, etc.). Indien het gaat om geheime of vertrouwelijke stukken, waarop voorlopige
geheimhouding is opgelegd door het bestuursorgaan dat het document aanbiedt
aan de raad, dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. Ook kan
worden overwogen hiervan geen kopieën te laten maken, omdat het gevaar
bestaat dat vaak gekopieerde stukken toch in de openbaarheid komen. De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom
worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de
raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Op
verzoek van de leden van de raad kan de griffier inzage aan hen verlenen.
Voor deze stukken geldt hetzelfde als hetgeen is vermeld in de toelichting
bij artikel 10, tweede lid.Artikel 12. Openbare kennisgevingMet dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19,
tweede lid, van de Gemeentewet. Voor wat betreft de wijze van publicatie is
aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna:
Awb). Hier wordt expliciet vastgelegd in welke dag-, nieuws- of
huis-aan-huisbladen de aankondiging van de vergadering van de raad wordt
geplaatst. Indien de kennisgeving uitsluitend elektronisch plaatsvindt, dan dient er
een grondslag te zijn, zie artikel 3:12 juncto 2:14 van de Awb.Paragraaf 2. Ter vergaderingArtikel 13. VergaderfrequentieUitgangspunt is en blijft dat de raad zijn vergadering in één zitting kan
afronden. Uitzonderingen zijn mogelijk. De eerste inschatting van de
tijdsduur wordt genomen in het presidium. Bij aandachtvragende onderwerpen
kan tevoren een inschatting worden gemaakt van b.v. meer insprekers dan
gebruikelijk. Ook het aantal agendapunten kan dan aanleiding geven tevoren
al aan te geven de vergadering op de avond erna voort te zetten. Artikel 14. PresentielijstDe verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit
artikel 20 van de Gemeentewet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd.
De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te
stellen dat het vergaderquorum bereikt is. De lijst kan niet dienen om het
stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de
Gemeentewet.De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft.
Daarom zorgt hij voor het bijhouden van de presentielijst en stelt hij samen
met de voorzitter deze vast en ondertekent deze. Deze ondertekening dient te
waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was. Met name indien de besluitvorming zonder hoofdelijke stemming plaats heeft,
is het van belang dat vaststaat welke leden aan de besluitvorming hebben
deelgenomen. Door een strikte toepassing van het tweede lid kunnen problemen
worden voorkomen. Blijkt bij stemming een raadslid dat wel de presentielijst
heeft getekend en zich niet bij de griffier heeft afgemeld, niet in de
raadzaal aanwezig, dan meldt de voorzitter dat op de terugkeer van dat lid
wordt gewacht alvorens met de stemming te beginnen.Artikel 15. Openbare vergadering, opening en sluitingDe voorzitter kan na de opening mededelingen doen. In het geval een lid van
de raad een mededeling heeft, verzoekt hij de voorzitter voor de aanvang van
de raadsvergadering namens hem die mededeling te doen. De mededelingen zijn
kort en zakelijk. Artikel 16. SecretarisDit betreft de mogelijkheid de secretaris via een doorlopende uitnodiging
aanwezig te laten zijn bij iedere vergadering. Artikel 17. Aantal spreektermijnenIndien de raad van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging
nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Het tweede lid benadrukt
dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te
veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de
inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn.Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden.
Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een
korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren. De
beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen,
maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde
zijnde onderwerp (artikel 28).Artikel 18. SpreektijdHet is de taak van het presidium te bepalen of er een spreektijdenregeling
is, welke ‘op zich zelf staande’ moties - die tijdig voor de
presidiumvergadering moeten zijn ingediend - in de raad geagendeerd zullen
worden, welke agendapunten worden vastgesteld en of er bij belangwekkende
onderwerpen een noodzaak is voor een tweede vergaderdag. Belangwekkende of
zwaarwegende onderwerpen zien op onderwerpen die de gemoederen in de
gemeente bezig houden. Hierbij valt te denken aan onderwerpen als de bouw van een nieuw
gemeentehuis, de opname van asielzoekers e.d. Of er sprake is van
zwaarwegende gevallen is ter beoordeling van de voorzitter van de raad. Het
verstrijken van de spreektijd van het college mag niet leiden tot
onbeantwoorde vragen van raadsleden. Vragen van raadsleden dienen altijd
beantwoord te worden, de voorzitter van de raad dient dit te bewaken en kan
zo nodig tijd toevoegen. De spreektijdenregeling is niet van toepassing op de raad voor de
voortgangsrapportage CWP en de begrotingsraad. Daarvoor geldt immers een
specifieke regeling met ruimere spreektijden en een langere
vergaderduur.Artikel 19. Deelname aan de beraadslaging door anderenDeze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de
Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Het is uiteraard ook mogelijk dat
de raad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd
aan de beraadslaging mag deelnemen.De raad kan op grond van artikel 5 bepalen dat de griffier, deelneemt aan de
beraadslagingen. De burgemeester en de wethouder(s) hebben het recht (het
woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van
artikel 21, eerste en tweede, lid van de Gemeentewet.Artikel 20. Spreekrecht burgersHet is een democratisch recht aan burgers spreekrecht te verlenen. Dit
spreekrecht is verbonden aan een punt dat op de raadsagenda is geplaatst. De
raad neemt hetgeen is ingebracht mee in zijn beraadslagingen. Mocht blijken
dat insprekers over eenzelfde onderwerp willen spreken, zal bij de
aanmelding door de griffie erop worden gewezen dat men zijn bijdrage kan
bundelen. De voorzitter zal bij het inspreken daar ook aandacht aan geven en
voorstellen tot samenvoeging doen.Het aantal insprekers is in tijd genomen niet onbeperkt. Zijn het er naar
het oordeel van de voorzitter te veel dan bepaalt hij of de vergaderduur met
een half uur wordt verlengd. Zijn er geen insprekers dan blijft de tijd staan bij de in artikel 18,
vierde lid bepaalde tijd onder het kopje ‘overig’. De aan sprekers
toebedeelde tijd van vier minuten is gelijk aan de tekst van één A4 waarmee
de inspreker zijn punt voldoende kan maken. Artikel 21. Voorstellen van ordeDe voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is
van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder
beraadslaging, besloten door de raad. Bij staken van stemmen is het voorstel
niet aangenomen, (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hierop niet
van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van
de vergadering voor een pauze. Indien het gaat om een niet geagendeerd
voorstel, dient de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd te worden
(artikel 39). Artikel 22. Storen in rede/afwijken van onderwerpZie artikel 22. Artikel 23. Belediging en ordeverstoringZie artikel 23. Artikel 24. Schorsing van de vergaderingDit artikel en de twee voorgaande artikelen zijn een uitwerking van het
bepaalde in artikel 26 Gemeentewet, waarin de voorzitter wordt opgedragen te
zorgen voor de handhaving van de orde en de eigenstandige bevoegdheid is
toegekend zowel toehoorders als een lid van de raad bij ordeverstoring het
verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. De burgemeester kan de raad
voorstellen betrokkene te laten verwijderen. Zonder beraadslaging wordt dit
voorstel aanvaard of afgewezen. Bij aanvaarding daarvan verlaat het lid
onmiddellijk de vergadering. Bij herhaling van dit gedrag kunnen toehoorders
en kan het lid voor maximaal drie maanden de toegang tot de vergadering
worden ontzegd.Paragraaf 3. StemmingenArtikel 25. StemverklaringStemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen
van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De
stemverklaringen worden gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden dat
de stemming begint.Artikel 26. BeslissingDe voorzitter kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een
onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist. De
voorzitter formuleert daarna de te nemen eindbeslissing. Indien geen
stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen op grond van artikel 32,
derde lid, van de Gemeentewet.Artikel 27. Stemming; procedure hoofdelijke stemmingIndien een lid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet de
stemming plaatsvinden. De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze
bepaling van artikel 32 van de Gemeentewet af te wijken. Vraagt niemand
stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Wellicht ten
overvloede wordt hierbij nog verwezen naar artikel 209, tweede lid, van de
Gemeentewet, welke een hoofdelijke stemming verplicht.De regeling in het eerste deel van het tweede lid kan toepassing krijgen,
indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele
leden zouden tegenstemmen. Een raadslid kan zich alleen onthouden van
stemming op grond van artikel 28 van de Gemeentewet. In alle andere gevallen
is een raadslid verplicht stelling in te nemen en te stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een volksvertegenwoordiger dient
duidelijk te zijn in zijn of haar rol. Door de openbaarheid is het voor de
achterban (kiezers) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden. Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de Gemeentewet van
toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te
zijn verworpen. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van
het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen
staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.In gemeenten kan een elektronisch stemsysteem gebruikt worden waarbij de
openbaarheid gewaarborgd wordt doordat de naam van het raadslid gekoppeld
wordt aan het voor of tegen. Dit is te lezen op een scherm, de afdruk ervan
wordt meegenomen in de verslaglegging. Deze manier van stemmen is mogelijk
op grond van de Gemeentewet. In het vierde lid wordt ingegaan op de procedure van hoofdelijke stemming.
Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van stemmen te bepalen
aan het begin van de vergadering; deze volgorde geldt dan voor de gehele
vergadering. Artikel 28. Volgorde stemming over amendementen en motiesVoor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven
tussen een motie en een amendement. Een amendement komt in stemming
voorafgaande aan de stemming over het onderliggende voorstel. Een motie
strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt
een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige
voorstel is afgerond. Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp geldt
dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing. Artikel 29. Stemming over personenArtikel 31, eerste lid, van de Gemeentewet geeft aan dat de stemming over
personen geheim dient te zijn. Het is mogelijk om met elektronische
stemsystemen te werken maar het reglement van orde gaat vooralsnog uit van
een stemming door middel van behoorlijk ingevulde stembriefjes. Een blanco
stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje
(Kamerstukken II 1985/86, 19 403, nr. 3, blz. 86). In geval van een
schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco
stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij
de bepaling van het quorum. De raad oordeelt of een stembriefje behoorlijk
is ingevuld. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet
worden verstaan, is in de wet niet geregeld.Indien raadsleden genomineerd worden voor de functie van wethouder is er
sprake van een vrije stemming. Er is geen sprake van een voordracht. De
beoogd wethouder mag dus meestemmen over zijn eigen benoeming. Een voorstel
tot benoeming gaat hem persoonlijk aan "wanneer hij behoort tot de personen
tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt"
(artikel 28, eerste lid, onder a, en derde lid, van de Gemeentewet). Dat is echter in casu niet aan de orde, omdat er ook op een ander persoon
kan worden gestemd. De aard van de stemming is derhalve van belang. Dit heeft tot gevolg dat raadsleden de mogelijkheid hebben op het
stembriefje de naam van de kandidaat die hun voorkeur heeft in te vullen
(die van de voorgestelde perso(o)n(en), of die van een ander). Er is in dit geval geen sprake van een voordracht of een anderszins beperkte
keuze en aan de stemming mag derhalve ook worden deelgenomen door raadsleden
die ter benoeming zijn voorgesteld: zij kunnen immers op het stembriefje een
andere naam dan hun eigen naam invullen.De wetgever heeft nooit de bedoeling gehad de politieke verhoudingen in de
raad te beïnvloeden door middel van een verbod op het meestemmen van de
kandidaat-wethouder. Los van de formeel-juridische context pleiten de
volgende argumenten nog voor bovenstaande zienswijze:
een democratisch gekozen vertegenwoordiger mag niet te snel het
recht op stemming worden ontnomen. Stel: partij X beveelt meneer
Janse en meneer Pieterse aan als wethouders. Als deze personen in de
raad zitting hebben en niet mee mogen stemmen houdt dit in, dat de
partij ineens twee stemmen in de raad minder heeft. Dat is
onaanvaardbaar in het licht van de politieke verhoudingen;
een aanbeveling is geen voordracht. Het spraakgebruik heeft het vaak
over voordracht, maar een persoon nomineren als wethouder staat niet
gelijk aan een voordracht.
Tenslotte is het denkbaar dat een kandidaat-wethouder die voor benoeming
wordt aanbevolen, uit moreel-politieke overwegingen en om iedere schijn van
belangenverstrengeling te vermijden op eigen initiatief afziet van het
meestemmen over de benoeming. Alhoewel het uitgangspunt is dat zeer
terughoudend moet worden omgegaan met het inperken van het stemrecht van
gekozen volksvertegenwoordigers, laat de wet de betrokkenen de ruimte daarin
een eigen afweging te maken. Artikel 30. Verslag en besluitenlijstDit artikel regelt de verslagleggende taak van de griffier en de wijze
waarop het verslag wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is niet
verplicht. In de Gemeentewet wordt alleen gesproken over de verplichting een
besluitenlijst openbaar te maken (artikel 23, vijfde lid, van de
Gemeentewet). Het conceptverslag wordt tegelijkertijd met de schriftelijke
oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd
hebben. De griffier verleent de ambtelijke ondersteuning van de raad. Daarom is de
griffier aangewezen om het verslag op te stellen en deze, tezamen met de
voorzitter, te ondertekenen. De besluitenlijst dient op zo kort mogelijke termijn te worden gepubliceerd.
Dit kan voordat het verslag is vastgesteld aangezien de besluitenlijst
'slechts' een overzicht geeft van (alle) door de raad genomen beslissingen
(dus niet alleen besluiten in de zin van de Awb maar ook bijvoorbeeld een
afspraak om een werkbezoek af te leggen). Het ligt voor de hand dat het
verslag en de besluitenlijst ook op de gemeentelijke website toegankelijk
worden gemaakt. Dit wordt weergeven in het zesde lid.Andere vormen van verslaglegging zijn ook mogelijk. Bijvoorbeeld een
geluidsopname van de raadsvergadering op CD, met een overzicht van de
sprekers, de onderwerpen -voorzien van tijdscodes- en een
besluitenlijst.Artikel 31. Ingekomen stukken Over aan de raad gerichte inkomende stukken worden alleen voorstellen gedaan
en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld ter kennisneming,
steunen, afwijzen, in behandeling nemen, doorsturen naar een raadscommissie,
doorsturen naar het college, etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan
de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en
besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid.
Wil een raadslid een ingekomen stuk in een commissie inhoudelijk behandelen,
dan verzoekt hij daarom met een duidelijke opgave van redenen. Zowel de
overige raadsleden als het college moeten zich op basis van de concrete
motivering terdege op de behandeling kunnen voorbereiden.De lijst van ingekomen stukken wordt wekelijks aangevuld en in het
raadsinformatiesysteem gepubliceerd. Maandelijks worden raadsleden
geattendeerd op de lijst van ingekomen stukken en de mogelijkheid tot het
aanpassen van de voorgestelde procedurele wijze van afdoening.Paragraaf 5. Besloten
raadsvergaderingenArtikel 32. Toepassing reglement op besloten vergaderingen Dit artikel bepaalt dat de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige
toepassing zijn op een raadsvergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan
onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van
stukken, het recht van amendement, het recht van motie, het maken van het
verslag.De bepalingen van het reglement zijn echter niet van toepassing, voor zover
het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van
de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties
voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die
betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad
moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de artikelen 25, 55 en 86
van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor
'het sluiten van de deuren', de wijze waarop een vergadering een besloten
vergadering wordt.Artikel 33. Verslag besloten vergaderingIn dit artikel wordt uitwerking gegeven aan artikel 23, derde lid, van de
Gemeentewet. In overeenstemming met de bepaling over het verslag van de
raadsvergadering is de griffier ook verantwoordelijk voor het verslag van
een besloten vergadering. Dit verslag ligt ter inzage bij de griffier.
Evenals bij de artikelen 10, tweede lid en 11 geldt bij dit artikel dat ook
digitale inzage kan worden verschaft.Artikel 34. Opheffing geheimhoudingIn de in het artikel aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid
geboden de geheimhouding van stukken op te heffen; stukken die niet per se
aan hem behoeven te zijn overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel
86, tweede lid, van de Gemeentewet) gaan om de situatie dat de burgemeester
geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan de
raadscommissie heeft overgelegd. De raadscommissie kan dan aan de raad
verzoeken de geheimhouding op te heffen (indien de burgemeester daar niet
toe bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een
overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe
van hoor en wederhoor.Op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet, kan
geheimhouding worden opgelegd door het college, de burgemeester en een
commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan leden
van de raad overleggen. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de
raad overgelegde stukken vervalt, indien de raad de oplegging niet in zijn
eerstvolgende vergadering die volgens de presentielijst door meer dan de
helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt
bekrachtigd.Als de raad niet van plan is de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen, kan
het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met
de raad overleg voeren. Deze besloten vergadering kan dan gaan om de vraag
waarom de raad de geheimhouding wil opheffen door deze niet te
bekrachtigen.Paragraaf 6. Toehoorders en
persArtikel 35. Toehoorders en persDe hier aangegeven bepalingen worden wat betreft het handhaven van de orde
aangevuld door artikel 26 van de Gemeentewet. De voorzitter heeft de
bevoegdheid om toehoorders die de orde verstoren, te doen vertrekken en bij
volharding in hun gedrag de toegang te ontzeggen.Artikel 36. Geluid- en beeldregistratiesAangezien de vergaderingen van een de raad in principe openbaar zijn, kunnen
radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard
niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening
gehouden worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden
daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing
te geven dat publiek slechts van af een bepaalde afstand in beeld mag worden
gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd
mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij
geen probleem met beeldregistraties.Hoofdstuk 3. Bevoegdheden, instrumenten raadsledenArtikel 37. Amendementen en subamendementenHet recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de Gemeentewet.
Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels
staan in dit artikel. Op basis van artikel 147b van de Gemeentewet is de
raad verplicht een amendement te behandelen.Leden van de raad kunnen aan de raad wijzigingen op het voorstel van het
college of op initiatiefvoorstellen indienen, de zogenaamde amendementen.
Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid
aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen,
het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een
voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het
(sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in
uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging
noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn.Artikel 38. MotiesIn het eerste artikel van dit reglement is de definitie van het begrip motie
gegeven. Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan
gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke,
procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over
bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Dit kan bij ieder
agendapunt waarin een besluit wordt genomen of beantwoording plaatsvindt van
een rondvraag.Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is
gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis.
Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden
of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een
motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en
college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken. Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt
opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de
beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze
niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de
beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft. Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp
vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dergelijke moties benaderen
de in artikel 39 geregelde initiatiefvoorstellen. Dualisering veronderstelt
versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de
raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te
beschikken over adequate instrumenten. Dat wil zeggen dat het voor een
effectief gebruik van deze instrumenten wenselijk is dat ook het individuele
raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. De
mogelijkheid om zonder drempelsteun een motie in te dienen staat dan ook ten
dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de
raad. Wel kan het presidium bij de opstelling van de agenda de dan al
ingediende zelfstandige motie beoordelen aan de hand van bij voorbeeld
actualiteit en spoedeisendheid.In de Gemeentewet wordt één specifieke motie uitgewerkt. Dit betreft de
motie van wantrouwen waarbij de raad aangeeft het vertrouwen in een
wethouder te hebben verloren. Het is een wethouder niet toegestaan om na een
aangenomen motie van wantrouwen aan te blijven. Indien hij zelf niet
opstapt, dient de raad actie te ondernemen.Artikel 39. InitiatiefvoorstelHet is de taak van het college aan de raad de nodige voorstellen te doen.
Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een verordening of
beslissing ter behandeling bij de raad indienen. Hiervoor is het recht van
initiatief toegekend.In artikel 147a, eerste lid, van de Gemeentewet is dit uitgewerkt. Het
tweede en derde lid van dit artikel bepalen dat de raad regelt op welke
wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening of beslissing wordt
ingediend en behandeld. Daar wordt in deze bepaling uitvoering aan
gegeven.Algemeen uitgangspunt is dat dualisering de versterking van de
vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden inhoudt.
Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken
over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten
is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen
toegang tot het gebruik daarvan heeft. Het ontbreken van drempelsteun bij
het recht van initiatief staat ten dienste van een effectieve uitoefening
van de inkadering en controle door de raad. Ook kleine fracties en
individuele raadsleden worden zo in staat gesteld actief deel te nemen aan
de controlerende, vertegenwoordigende en budgettaire functie.De Gemeentewet maakt onderscheid tussen initiatiefvoorstellen voor
verordeningen en overige initiatiefvoorstellen. Ieder raadslid kan een
initiatiefvoorstel voor een verordening indienen. Een dergelijk voorstel
moet aanhangig worden gemaakt door het schriftelijk en ondertekend aan de
voorzitter te zenden (art. 147a, eerste lid). De verdere wijze van
behandeling moet de raad zelf regelen. De raad moet ook regelen op welke
wijze en onder welke voorwaarden overige initiatiefvoorstellen (voorstellen
die betrekking hebben op iets anders dan een verordening) in behandeling
worden genomen. Ook dit initiatiefrecht komt toe aan individuele raadsleden,
hetgeen inhoudt dat geen drempels mogen worden opgeworpen. Wel kan de raad
voorzien in een zekere inhoudelijke toets. Daarbij kan worden gedacht aan
het beantwoorden van de vraag of het voorstel wel de uitoefening van een
raadsbevoegdheid betreft (en niet een collegebevoegdheid). Het tweede lid houdt in dat de voorzitter het initiatiefvoorstel zo spoedig
mogelijk op de agenda plaatst, maar de voorzitter plaatst het voorstel
echter niet meer op de agenda, nadat de oproep verzonden is. Dit laat de mogelijkheid onverlet voor het individuele raadslid om op grond
van artikel 10, derde lid van dit Reglement het initiatiefvoorstel toch aan
de agenda toe te voegen. Het is aan de raad om vervolgens te bepalen hoe het
initiatiefvoorstel verder wordt behandeld nu het op de agenda staat. Artikel 40. CollegevoorstelDit artikel heeft betrekking op het agenderingsrecht van de raad. De raad is
de enige die een voorstel voor een verordening of een ander voorstel dat het
college heeft voorbereid kan agenderen. Als het college het voorstel heeft
voorbereid, betekent dit niet dat het college het door hen voorbereide
voorstel kan intrekken indien het college van oordeel is dat verdere
behandeling van het voorstel niet wenselijk is (bijvoorbeeld omdat zij een
voorstel willen wijzigen). De raad moet hier toestemming voor geven.Indien de raad van oordeel is dat een voorstel voor een verordening of een
ander voorstel niet voldoende is voorbereid, kan de raad het voorstel voor
een verordening of een ander voorstel op grond van het tweede lid nogmaals
voor advies aan het college zenden. De raad kan het college bijvoorbeeld verzoeken het voorstel voor een
verordening of ander voorstel nader te onderbouwen. De raad bepaalt echter
wanneer het voorstel voor een verordening of ander voorstel, dat door het
college verder voorbereid is, opnieuw behandeld wordt. De raad kan dit in
dezelfde raadsvergadering regelen, maar de raad kan dit ook aan de
agendacommissie overlaten.Artikel 41. InterpellatieDit artikel stelt nadere regels bij artikel 155 van de Gemeentewet. Het
interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het
gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering
over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de
burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig.Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en
controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele
raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor
een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het
individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan
heeft. Wel is hier gekozen voor een ondersteuning door de raad bij gewone
meerderheid. In een gedualiseerd systeem zijn wethouders geen lid meer van
de raad. Toch is het van belang dat zij bij een instrument als de
interpellatie ook op de hoogte worden gesteld van de inhoud van het verzoek.
Door de toevoeging in het tweede lid wordt hiervoor gezorgd. De toelichting
bij het artikel over het initiatiefvoorstel over de stuurgroep Leemhuis en
de (verplichte) aanwezigheid van collegeleden is ook op dit artikel van
toepassing.Artikel 42. Schriftelijke vragenHet vragenrecht geeft aan de leden van de raad het recht informatie te
vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de
burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van
informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid
schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar
gelang wie verantwoordelijk is.Verzoeken ex artikel 42 worden door tussenkomst van de griffier bij de
voorzitter ingediend. Het moet gericht zijn aan de voorzitter van de raad. De leden van de raad hebben een aantal mogelijkheden om het college en de
burgemeester te vragen verantwoording af te leggen omtrent het gevoerde
bestuur. Voor het vragenrecht geldt, dat het daarbij vooral om vragen met
een informatieve strekking gaat. Over de verantwoordingsplicht bepaalt de Gemeentewet in artikel 169, lid 1
dat de leden van het college tezamen en ieder afzonderlijk aan de raad
verantwoording verschuldigd zijn voor het door het college gevoerde bestuur.
Zij geven de raad alle inlichtingen die de raad voor de uitoefening van zijn
taak nodig heeft (Gemeentewet artikel 169, lid 2).Ook geven zij de raad mondeling of schriftelijk de door één of meer leden
gevraagde inlichtingen waarvan het verstrekken niet in strijd is met het
openbaar belang (artikel 169, lid 3). Een soortgelijke bepaling komt in
artikel 180, lid 3 voor de burgemeester voor.Ten aanzien van de uitoefening van specifieke collegebevoegdheden is in
artikel 169, lid 4 Gemeentewet bepaald dat het college de raad vooraf
inlichtingen over de uitoefening van die bevoegdheden geeft indien de raad
daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben
voor de gemeente. In het laatste geval neemt het college geen besluit
voordat de raad zijn wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van het
college heeft kunnen brengen. Een medewerker van de griffie zal datum en tijdstip van indiening van de
vragen registreren. In de praktijk vindt de verspreiding van de vragen door
tussenkomst van de griffier plaats. Bij hem worden de vragen, gericht aan de
voorzitter, ingediend. Het college is verantwoordelijk voor beantwoording
van vragen en met inachtneming van de termijn voor de beantwoording.Artikel 43. InlichtingenIn dit artikel wordt een procedurele uitwerking gegeven van de
inlichtingenplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte
van de raad. Naast een ingewikkelde inrichting van de bestuursbevoegdheden
bevat de Gemeentewet ook behoorlijk aangescherpte regels over de
inlichtingenplicht van het college ten opzichte van de raad. Deze regels
beogen de politieke verantwoordelijkheid van het college te activeren en de
eindverantwoordelijkheid van de raad te bevestigen. Daar is in de eerste
plaats de passieve inlichtingenplicht als bedoeld in artikel 169, derde lid,
van de Gemeentewet. Dat is de klassieke informatieplicht die het college
opdraagt de door de raad gevraagde inlichtingen te verstrekken, tenzij het
openbare belang zich daartegen verzet. Dit recht om inlichtingen te vragen
komt eveneens toe aan individuele raadsleden. Daarmee is een waarborg in het
leven geroepen dat een raadsmeerderheid om (partij)politieke redenen
belemmeringen opwerpt tegen het vragen van inlichtingen door een raadslid of
raadsminderheid. Wel kan de raad via het Reglement van orde op grond van
doelmatigheidsoverwegingen een zekere ordening aanbrengen in de wijze waarop
het inlichtingenrecht wordt uitgeoefend. De raad gaat immers over de agenda
en de vergaderorde. De weigeringsgrond ‘strijd met het openbaar belang’ is
wettelijk objectief (‘is’) en algemeen omschreven. De wetgever beoogde
daarmee dat een beroep daarop in de praktijk als een hoge uitzondering op de
algemene regel zou moeten worden gebruikt. In de praktijk bestaan
verschillende wettelijke en politieke figuren om als raad en college met
elkaar te communiceren buiten de openbaarheid. De openbaarheid van stukken
en vergaderingen bijvoorbeeld kan al dan niet tijdelijk worden opgeheven.
Vervolgens kent de gedualiseerde Gemeentewet thans een algemene actieve
inlichtingenplicht. Artikel 169, tweede lid, verplicht het college uit eigen
beweging de raad alle inlichtingen te verstrekken die de raad nodig heeft
voor de uitoefening van zijn taak. Blijkbaar moet het college permanent
nagaan welke informatie de raad behoeft voor een goede taakvervulling. Hier liggen grote politieke risico’s als de raad het college in het
ongewisse laat over de aard en omvang van de gewenste informatie. In het
geval dat raad en college daarover geen afspraken maken is de kans groot dat
het college de raad veiligheidshalve overstelpt met papier. Van controleren
komt dan weinig terecht en bovendien zijn we dan weer terug in de cultuur
van meeregeren uit het monistische tijdperk. Dezelfde risico’s doen zich
voor met betrekking tot in een tweede actieve, meer specifieke
inlichtingenplicht. Artikel 169, vierde lid, verplicht het college de raad
vooraf te informeren over de voorgenomen uitoefening van een gemeente
wettelijke bestuursbevoegdheid als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder
e, f, g en h, indien de toepassing daarvan ingrijpende gevolgen kan hebben
voor de gemeente of indien raad daarom verzoekt. Het college mag dan niet
eerder een besluit nemen dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn
wensen en bedenkingen naar voren te brengen. Ingevolge lid 3 probeert het college de beantwoording voor de eerstvolgende
raadsvergadering aan te leveren. Als dat niet haalbaar blijkt kan de
beantwoording ook in de daarop volgende vergadering worden gegeven. Het verzoek om inlichtingen moet via de griffier (digitaal) worden ingediend
bij de burgemeester of het college en een afschrift wordt gestuurd aan de
raad. Een medewerker van de griffie zal datum en tijdstip van indiening van
het verzoek registreren.Artikel 44. VragenrondeDeze bepaling vormt een nadere invulling van artikel 155, eerste lid van de
Gemeentewet, dat de raadsleden de mogelijkheid biedt mondelinge, maar bij
voorkeur schriftelijke vragen te stellen. In plaats van een vragenuur kent
de raad een vragenronde. In deze vragenronde krijgt de raad de mogelijkheid
over vooraf ingebrachte onderwerpen (leden van) het college aan de tand te
voelen. Op de agenda neemt de vragenronde een vaste plaats in. De vragen
zijn kort en kernachtig. Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 12 september 2017,de griffier, de voorzitter,D. van Vliet J. van der Tak