Organisatie | Woensdrecht |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatieregeling van de gemeente Woensdrecht 2017 |
Citeertitel | Organisatieregeling 2017 gemeente Woensdrecht |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling is vervangen door de Organisatieregeling gemeente Woensdrecht 2020
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-09-2017 | 01-01-2020 | Nieuwe regeling | 01-08-2017 intranet gemeente Woensdrecht | 2017.32208 |
Burgemeester en wethouders van Woensdrecht;
Overwegende, dat het college bevoegd is inzake het vastleggen van de structuur, verantwoordelijkheden en de werkwijze van de ambtelijke organisatie in een regeling.
Gelet op het advies en de vaststellingsovereenkomst d.d. 9 november 2016 van de ondernemingsraad;
Gelet op de artikelen 103 en 160 van de Gemeentewet en artikel 13 lid a en b van de financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet;
Vast te stellen de ‘Organisatieregeling van de gemeente Woensdrecht 2017’ welke luidt als volgt:
Hoofdstuk I Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
Accountbeheer: Het verrichten van (ondersteunende) activiteiten om klantrelaties te onderhouden.
* Accountmanagement: Het gestructureerd opbouwen en onderhouden van betekenisvolle relaties met relevante ‘klanten’ op verschillende niveau’s.
* Afdeling: een organisatorische eenheid als onderdeel van de gehele gemeentelijke organisatie. De afdeling staat onder leiding van een afdelingshoofd die als integraal manager optreedt.
* Afdelingshoofd: leidinggevende die duurzame en strategische verbindingen legt tussen aandachtsgebieden, stakeholders en ontwikkelingen in- en extern, die schakelt tussen lijn- en programmamanagement, sparringpartner is die met het bestuur de effecten bereikt uit het collegewerkprogramma en/of die door (toekomstige) ontwikkelingen worden ingegeven. Stuurt flexibel en creatief op de resultaten die afdeling én programma’s/projecten beogen en is daarvoor eindverantwoordelijk. Als lid van het strategisch management team geeft hij/zij loyaal vorm aan de integrale verantwoordelijkheid voor de organisatie en de adviezen aan het bestuur.
* Afdelingsplan: Integraal werkplan gebaseerd op de collegeprogramma’s met een looptijd van een jaar waarin de planning, prioriteitsstelling en de verdeling van middelen naar de te leveren producten/diensten onderverdeeld per team worden vastgesteld, alsmede de activiteiten op het terrein van organisatieontwikkeling en bedrijfsvoering binnen de gegeven concernbrede en bestuurlijke kaders (zoals o.a. het organisatieplan, het collegewerkprogramma en de programmabegroting en de productenraming).
* Ambtelijke organisatie: het personeel en zijn taken en het gehele complex van organisatorische maatregelen dat direct of indirect betrekking heeft op de werkprocessen binnen het ambtelijke apparaat.
* Budgetbeheerder: medewerker die middelen in de vorm van budgetten of investeringskre-dieten beheert (registreert / controleert) en die tijdig rapporteert/ signaleert ten aanzien van de (wijze van) uitnutting van de budgetten en investeringskredieten aan de budgethouder en integraal manager.
* Budgethouder: medewerker die zorg draagt voor een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inzet van de middelen (budgetten en investeringskredieten) en die daarover verantwoording aflegt binnen de planning & control cyclus. Het binden van de organisatie door het aangaan van verplichtingen vindt plaats binnen de vastgestelde mandaten, binnen het budget en in lijn met het vastgestelde beleid.
* Contractbeheerder: medewerker die namens de contracthouder het beheer voert over de nakoming en uitvoering van afspraken gemaakt in het kader van een contract met een externe partij en die tijdig signaleert / rapporteert aan de contracthouder en integraal manager.
* Contracthouder: medewerker die in het kader van integraal management aanspreekbaar en verantwoordelijk is voor de realisatie van in een contract vastgelegde leveringen/diensten in relatie tot het budget. en die binnen dat contract met contractpartij invulling geeft aan de gemeentelijke doelen, resultaten, effecten.
* Integraal management: het behalen van de afgesproken resultaten met optimale inzet van de beschikbare middelen binnen de vastgestelde kaders op het gebied van personeel, informatie, organisatie, financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting, inclusief de uitvoeringsorganisatie en contractpartij. Integraal management is opgedragen aan de integraal manager. Deze legt aan het college verantwoording af voor het gebruik van de middelen en het behalen van de resultaten.
* Integraal middelenbeleid: beleid ten aanzien van personeel, informatie, organisatie, financiën, administratieve organisatie, communicatie en huisvesting.
* Leveranciersmanagement: het pro-actief ondersteunen van het college, individuele portefeuillehouders en contracthouders in hun rollen ten aanzien van andere partijen die producten en diensten leveren ten behoeve van de taken van de gemeente. Ondersteuning behelst bewaken van processen en resultaten, adviseren bij besluiten/besprekingen, verbinden van stakeholders, innoveren, voorbereiden nieuwe contractafspraken en inschatten / beheersen van (politieke) risico’s.
* Leidinggeven: het richting geven aan de activiteiten van functionarissen die hiërarchisch direct of indirect ondergeschikt zijn, of zich in een situatie bevinden die daarmee vergelijkbaar is, zulks blijkende uit deze regeling alsmede uit het vastgestelde functieboek.
* Opdrachtgever: een persoon die verantwoordelijk eigenaar is van een project of een programma en die een ander (opdrachtnemer) inschakelt om de gewenste resultaten te bereiken. Hij/zij geeft daarbij duidelijk –smart- de te bereiken resultaten, de verwachtingen over de samenwerking en de kaders waarbinnen de opdrachtnemer kan opereren aan. Opdrachtgever heeft daarover overeenstemming met de opdrachtnemer.
* Opdrachtnemer: een persoon die door de eigenaar van een project of een programma is ingeschakeld om de gewenste resultaten te bereiken. Hij/zij vraagt daarbij duidelijk de te bereiken resultaten uit en stemt de verwachtingen over de samenwerking/uitvoering, de kaders waarbinnen hij/zij wenst te opereren af.
* Overlegvorm: een structureel overleg binnen de organisatie om tot een goede afstemming van de werkzaamheden te komen.
* Planning & Control cyclus: instrumentarium in het kader van bedrijfsmatig werken met betrekking tot het sturen van de organisatie, het plannen en beheersen van de uitvoering, het afleggen van verantwoording en het toezicht hierop.
* Procesbeheerder: medewerker die namens de proceshouder zorgt voor het procesonder-houd en die tijdig ontwikkelingen/inefficiëncy signaleert en voorstellen tot verbetering doet.
* Proceshouder: een medewerker die directe sturing geeft aan en verantwoordelijk is voor het efficiënt laten verlopen van het proces.
* Programmamanagement: over afdelingen en organsatiegrenzen heen vorm en uitvoering geven aan de visie van het college met als basis het collegewerkprogramma met oog voor omgeving, ontwikkelingen, bestuurlijk politieke context.
* Relatiebeheer: Het verrichten van activiteiten om relaties te borgen ter ondersteuning van het relatiemanagement.
* Relatiemanagement: Het opbouwen, verdiepen en verstevigen van bestendige, duurzame en waardecreëerende relaties, op het niveau van strategische partners.
* Stafafdeling: de organisatorische eenheid die rechtstreeks onder de gemeentesecretaris is geplaatst.
* Strategisch managementteam (SMT): het orgaan bestaande uit de gemeentesecretaris (voorzitter), de afdelingshoofden en concerncontroller (adviseur) dat opdrachtnemer is van het college en op strategisch niveau leiding geeft aan de organisatie en opdrachtgever is voor haar. Tactisch/operationele organen adviseren het SMT, rapporteren aan het SMT en zijn zijn opdrachtnemer. Het SMT kan worden uitgebreid met verantwoordelijken van externe ambtelijke organisaties die werkzaam zijn voor de gemeente Woensdrecht, voor zover in een contract of regeling de deelname is vastgelegd en taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn opgenomen.
* Sturing: het regelen en coördineren van de dagelijkse werkzaamheden.
* Team: een eenheid op een functioneel deelgebied met een samenhangend takenpakket binnen een afdeling.
* Teammanager: de medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de secretaris of een afdelingshoofd direct integraal leiding geeft aan een team.
* Teammanagersoverleg: een overlegstructuur van de teammanagers over tactisch, operationele (organisatie)ontwikkelingen en bedrijfsvoeringsaspecten betreffende de teams en afdelingen. Het teammanagersoverleg kan adviezen voor het strategisch managementteam voorbereiden, is zijn opdrachtnemer en legt verantwoording af aan het SMT.
* Teamleider: de medewerker die onder de verantwoordelijkheid van de secretaris of een afdelingshoofd functioneel sturing geeft aan een team gelegitimeerd door een oplegprofiel op de hoofdfunctie. Hij/zij heeft geen personele verantwoordelijkheden.
Hoofdstuk II De structuur van de ambtelijke organisatie
In de ambtelijke organisatie worden de volgende leidinggevende (hiërarchische) functies onderscheiden:
Artikel 3 Inrichting van de ambtelijke organisatie
Het college van burgemeester en wethouders besluit op voorstel van de gemeentesecretaris over wijzigingen in de structuur van en/of binnen één of meer afdeling(en). Vooraf zal er, voor zover van toepassing, overleg zijn over deze wijzigingen met het strategisch managementteam en de ondernemingsraad.
Hoofdstuk IV Rollen, taken en bevoegdheden
Artikel 7 Taken en bevoegdheden
Op basis van de uitgangspunten van goed werkgeverschap en opdrachtgever/opdracht-nemerschap worden eenduidige (smart-) afspraken over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden gemaakt en vastgelegd. Afspraken worden doorlopend gemaakt tussen bestuur en directie/integraal managers en tussen directie, integraal managers, teammanagers en medewerkers en in het bijzonder tijdens de gesprekken in de personele jaarcyclus (PJC). Daarbij worden taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden in acht genomen maar vindt ook afstemming plaats omtrent kaders, faciliteiten en voorwaarden.
Het college en de burgemeester kunnen voor bepaalde zaken de gemeentesecretaris, een afdelingshoofd, een teammanager of teamleider of een andere door hen aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hen/hem/haar besluiten te nemen, stukken te ondertekenen of op te treden als zelfstandig bestuursorgaan.
Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het actueel houden van de mandaterings- en delegatiebesluiten en pleegt hierover overleg met de teammanagers/teamleiders.
Artikel 8 Rolverdeling binnen de organisatie
In de onder 2 bedoelde tabel wordt verstaan onder: X ‘eerst aangewezen op strategisch niveau’ (veel dynamiek, hoog financieel en/of politiek belang, complexiteit hoog, belangrijk voor bestuurskracht, regionale samenwerking, bijdrage aan gewenste effecten). De x staat voor ‘eerst aangewezen op tactisch/operationeel niveau’ (minder dynamisch, complex, etc.); X/x is alleen bij ‘-beheer’ vermeld omdat dat de rol onder verantwoordelijkheid van een ‘-houder’ gevoerd wordt.
Artikel 9 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering
Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en de daarin opgenomen investeringen stelt het college de themaraming en de investeringskredieten vast. Het college wijst de per thema opgenomen producten met bijbehorende budgetten uit de productraming en de investeringskredieten toe aan de afdelingen.
Op basis van de begroting, de beleidsplannen, de vastgestelde investeringskredieten en de themaraming stelt het college van burgemeester en wethouders jaarlijks een organisatieplan vast dat de strategische ontwikkelingen voor de organisatie omvat en dat het kader vormt voor de afdelingsplannen. Met de vaststelling van het organisatieplan worden de budgetten en investeringskredieten uit de begroting toegewezen aan de afdelingshoofden of teammanagers, die ten aanzien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap.
Artikel 10 Budgetbevoegdheden en plichten
Een budgethouder wordt ondersteund door en geadviseerd door de financieel adviseur en de budgethouder informeert tijdig over de door hem verwachte of gesignaleerde overschrijdingen en onderschrijdingen van de toegekende budgetten en investeringskredieten en onderneemt de noodzakelijke maatregelen ter correctie, rekening houdend met de bepalingen in artikel 10. De maatregelen worden door de financieel adviseur vastgelegd in een begrotingswijziging.
Onder verantwoordelijkheid van de budgethouder zorgen budgetbeheerders voor registratie van de budgetten en verplichtingen alsmede de uitnutting ervan. Voor tijdige levering van rapportages over de uitnutting en tijdige signalering van over- en onderschrijdingen. Budgetbeheerders toetsen uitgaven aan de toereikendheid van budgetten en investeringskredieten en aan de beschreven verplichting. Budgetbeheerders adviseren de budgethouder ten aanzien van het al dan niet accorderen van uitgaven of inkomsten.
Artikel 11 Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen
Door het college in de themaraming vastgestelde budgetten en investeringskredieten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college worden overschreden, indien daar een compensatie binnen het thema van het desbetreffende programma van de
programmabegroting tegenover staat. Daarnaast mag de compensatie niet ten koste gaan van het beleid binnen het betreffende thema. Tegenvallers op specifieke inkomsten dienen in principe binnen het desbetreffende thema van het programma van de gemeentebegroting te worden opgevangen.
Meevallers op specifieke inkomsten mogen zonder voorafgaande toestemming van het college worden aangewend voor het opvangen van overschrijdingen op toegewezen budgetten voor overeengekomen beleid binnen het thema van het desbetreffende programma en investeringskredieten. Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten goede aan/ gaan ten laste van de algemene middelen.
Artikel 12 Verantwoording en décharge
Iedere afdeling legt bij de bestuursrapportages en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van het afdelingsplan, de toegewezen programma’s en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De teammanagers leveren hiertoe, onder eindverantwoordelijkheid van de afdelingshoofden tijdig de benodigde informatie aan bij het hoofd van de daartoe door het college aangewezen afdeling/organisatie. Voor zover niet anders besloten is dit het hoofd van de afdeling bedrijfsvoering.
Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde beheer aan de raad, betekent de décharge van de ambtelijke organisatie met betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie door het college. Dit onder voorbehoud van later gebleken onrechtmatigheden.
Dit is niet van toepassing voor die afdeling of ambtenaar, waaraan het college vóór aanbieding van de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.
Artikel 13 Strategisch managementteam
Het SMT kan, indien gewenst, een (extern) functionaris uitnodigen tijdens een vergadering voor informatie, discussie en advies. Medewerkers kunnen ook na overleg met het afdelingshoofd en na instemming van het strategisch managementteam, in de vergadering aansluiten ten behoeve van uitleg en ondersteuning.
Taken van het strategisch managementteam zijn onder meer:
a. Afstemmen op hoofdlijnen van het gemeentelijk beleid, waaronder:
* Signaleren van lange termijn ontwikkelingen, aangeven hoe deze van invloed kunnen zijn op gewenste effecten en beleid van het college c.q. de positie van de gemeente Woensdrecht in een groter geheel en adviseren over visie, strategie en handelswijze.
* Integrale aansturing van de collegeprogramma’s met aandacht voor politiek, bestuur, omgeving, samenwerkingspartners, eigen organisatie, innovaties, ontwikkelingen en dynamiek.
* Klankborden en sparren met portefeuillehouders en het college over een diversiteit aan relevante inhoud en (in samenhang).
* Bestuurlijk integraal adviseren en coördinatie / regie op de uitvoering van majeure (inter-)gemeentelijke projecten en programma’s.
* Opdrachtnemer van het college, opdrachtgever voor teammanagers/teamleiders en externen
* Aangaan, verduurzamen en optimaal strategisch benutten van (al dan niet tijdelijke) relaties, organisatorische structuren en/of samenwerkingsverbanden.
* Adviseren en ondersteunen van het college/collegeleden tbv betekenisvolle en strategische relaties, bijeenkomsten en verbanden en het zelfstandig (represen-tatief) vertegenwoordigen van de gemeentelijke organisatie daarin.
b. Afstemmen van en afspraken maken over de bedrijfsvoering en het middelenbeleid, waaronder:
* Advisering aan het college over de uitgangspunten van het te voeren middelen-beleid;
* Binnen de kaders van integraal management, verantwoordelijkheid dragen voor het beheer van middelen alsmede verantwoording afleggen over het gevoerde middelenbeheer in relatie tot het beleid;
* Verantwoordelijk voor het vertalen van collegebesluiten in concrete afdelingsplannen en een overkoepelend organisatieplan;
* Advisering over de visie, missie, kernwaarden en structuur van de ambtelijke organisatie en over tijdelijke organisatorische structuren of, indien gemandateerd, besluitvorming hierover;
* Bewaking van belangrijke beleids- en P&C-processen en –producten op inhoud en voortgang, met uitzondering van die processen die op grond van deze regeling of enige andere regeling of verordening aan de concern controler of enige andere medewerker of overlegorgaan zijn toegewezen;
* Het integer, transparant, effectief en efficiënt functioneren van de organisatie gericht op samenwerking, innovatie en programmatisch werken.
Artikel 14 Teammanagersoverleg
Het teammanagersoverleg kan, indien gewenst, een (extern) functionaris uitnodigen tijdens een vergadering voor informatie, discussie en advies. Medewerkers kunnen ook na overleg met de teammanager en na instemming van het overleg, in de vergadering aansluiten ten behoeve van uitleg en ondersteuning.
Taken van het teammanagersoverleg zijn onder meer:
a. Uitvoering van het gemeentelijk beleid afstemmen, waaronder:
* Vertalen van opdrachten van het SMT in plannen van aanpak (over de teams heen)
* Signaleren en bespreken van ontwikkelingen in de eigen vakgebieden binnen de eigen teams en deze vertalen in een advies aan het SMT.
* Afstemmen van de uitvoering van de programma’s, projecten én het reguliere werk, afwijkingen signaleren, oplossingsrichtinggen bespreken en op effectieve en efficënte wijze rapporteren mét oplossingsrichtingen.
* Opdrachtnemer van het SMT. Opdrachtgever voor medewerkers/teams/externen
* Afstemming over beheer van van relaties, leveraciers, accounts, contracten op tactisch niveau en verantwoordelijk voor beheer en borging van werkprocessen volgens de lean-principes.
* Adviseren en ondersteunen van het SMT op het gebied van relaties, bijeenkomsten en verbanden;
b. Het behandelt: tactische en operationele ontwikkelingen en aangelegenheden die ondersteunend zijn aan een doelmatige en efficiënte bedrijfsvoering, de samenwerking tussen de teams, afdelingen en externe samenwerkingspartners en de ontwikkeling van de producten/diensten van de organisatie.
* Uitvoering van het middelenbeleid
* Beheer van middelen in de breedste zin des woords en het afleggen van verantwoording daarover aan het SMT;
* Verantwoordelijk voor het maken van concrete afdelingsplannen en het uitvoeren daarvan;
* Uitvoering geven aan de beleids- en P&C-processen en –producten, met uitzondering van die processen die op grond van deze regeling of enige andere regeling of verordening aan de concern controler of enige andere medewerker of overlegorgaan zijn toegewezen;
* Het integer, transparant, effectief en efficiënt functioneren van de organisatie volgens afspraken die daarover zijn gemaakt.
Artikel 15 Overleg college – strategisch managementteam
Aan het begin van elk kalanderjaar stelt het strategisch managementteam aan het college een agenda met strategische onderwerpen voor het overleg van college met managementteam in de vorm van besprekingen en/of werkbezoeken.
Naast het voornoemde overleg vindt in beginsel één keer in de twee weken structureel overleg plaats tussen de individuele portefeuillehouders en (een van de )de afdelingshoofden, ter bespreking van lopende en nieuwe activiteiten over strategische/tactische onderwerpen.
Afdelingshoofden zorgen ervoor dat de juiste in- en externe ‘gasten’ bij dit overleg aansluiten.
Binnen afdelingen en teams is er werkoverleg. De vorm en inhoud van het werkoverleg worden afgestemd op de doelgroep en efficiënt vorm gegeven. Het college stelt terzake een regeling vast, waaraan, indien dit wenselijk of noodzakelijk wordt geacht, andere overlegvormen kunnen worden toegevoegd.
Artikel 17 Programmatisch werken
Het afdelingshoofd stemt af met de portefeuillehouder(s) en /of college, adviseert, klankbordt over ontwikkelingen, inhoud, effecten, context, communicatie, participatie, draagvlak en financiën, trekt als het ware samen met hen op; regisseert de voortgang met in achtneming van politiek bestuurlijke wensen en dynamiek (in de omgeving), stuurt op effecten als beschreven in het programma, legt hierover verantwoording af.
Burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester geven, onder meer bij majeure en afdelingsoverstijgende ontwikkelingen, een kader aan voor de beleidsvoorbereiding door de ambtelijke organisatie, indien dit door één of meerdere bestuursorganen van degemeente (de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester) of het managementteam gewenst wordt geacht. Dit kader wordt aangeduid met de benaming 'bestuursopdracht'.
De opdracht wordt voorbereid en uitgevoerd door de afdeling/het team tot wiens taakgebied de desbetreffende zaak behoort, onder verantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd; Indien een bestuursopdracht afdelingen/organisaties overstijgt, adviseert de gemeentesecretaris, na afstemming in het SMT, over de aan te stellen verantwoordelijke voor de ontwikkeling en uitvoering.
Artikel 19 Projectmatig werken
De opdracht wordt voorbereid en uitgevoerd door de afdeling/het team tot wiens taakgebied de desbetreffende aandachtgebied behoort, onder verantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd; Indien een opdracht afdelingen/organisaties overstijgt, adviseert de gemeentesecretaris, na afstemming in het SMT, over de aan te stellen verantwoordelijke voor de ontwikkeling en uitvoering.
Aldus vastgesteld in de vergadering van 1 augustus 2017.
Burgemeester en wethouders voornoemd,
de secretaris, de burgemeester,
A.P.E. Baart MBA drs J.J.C. Adriaansen
Bijlage 1: Besluit inzake inrichting afdelingen in teams.
Het college van burgemeester en wethouders;
Gehoord het advies van de ondernemingsraad.
Gelet op artikel 160 van de Gemeentewet en artikel 4, lid 1 en 2 van de organisatieregeling 2017 gemeente Woensdrecht.
Overwegende, dat de inrichting van afdelingen en teams om dynamiek vraagt in de besluitvorming vanwege ontwikkelingen op het gebied van regionalisering en doorontwikkeling van de organisatie. Dat de vigerende organisatieverordening spreekt over afdelingen en teams en die beschrijving in dit besluit is overgenomen.
Vast te stellen het navolgende besluit tot inrichting en taaktoedeling van de afdelingen en teams:
1. De afdelingen worden functioneel onderverdeeld in teams en wel als volgt:
2. De afdelingen zijn op hoofdlijnen belast met de navolgende taken, die in het organisatieplan, de afdelingsplannen en het functieboek nader worden uitgewerkt: