Besluit van het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling SED
organisatie over de vaststelling van de regeling over klachten ten aanzien
van de wijze waarop het openbaar lichaam zich in een bepaalde gelegenheid
tegen hem of haar heeft gedragen en van een gedraging van een persoon
werkzaam onder de verantwoordelijkheid van de SED-organisatie.
Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling SED
organisatie,
Gelet op artikel 23, lid 2, onder b en artikel 44 van de Gemeenschappelijke Regeling SED
organisatie;
Gezien het advies van de Bijzondere Ondernemingsraad;
Besluit
vast te stellen:
de Interne klachtenregeling SED organisatie
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- a.
klacht: een uiting van ongenoegen over de wijze waarop een
gemeentelijk bestuursorgaan, diens voorzitter of een lid daarvan, of
een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een
bestuursorgaan, zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een
natuurlijk persoon of een rechtspersoon heeft gedragen. Een
gedraging van een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid
van een bestuursorgaan of de gedraging van diens voorzitter of lid
daarvan, wordt aangemerkt als een gedraging van dat
bestuursorgaan.
- b.
klager: degene die een klacht indient.
- c.
klaagschrift: een schriftelijke klacht.
- d.
gedraging: het in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk
persoon of rechtspersoon handelen of nalaten te handelen door een
bestuursorgaan.
- e.
klachtencoördinator: degene die belast is met de taken zoals
beschreven in artikel 7 van deze regeling.
- f.
klachtbehandelaar: degene die op grond van artikel6 van deze
regeling belast is met de behandeling en afdoening van de ingediende
klacht.
- g.
voorzitter: de voorzitter van het algemeen bestuur van de SED
organisatie.
Artikel 2 De wijze waarop een klacht kan worden ingediend
- 1.
Een ieder kan mondeling, zowel persoonlijk als telefonisch, schriftelijk
of digitaal een klacht indienen.
- 2.
Een schriftelijk ingediende klacht wordt ondertekend en bevat ten minste
de volgende gegevens:
- a.
de naam en het adres van de klager;
- b.
- c.
een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is
gericht.
- 3.
Een schriftelijke klacht kan worden ingediend op een door het dagelijks
bestuur vastgesteld klachtenformulier en wordt gericht aan het postadres
van het dagelijks bestuur van SED organisatie.
- 4.
Een digitale klacht kan via de website van een van de deelnemende
gemeenten (SED) ingediend worden.
- 5.
Het klaagschrift is opgesteld in de Nederlandse taal of is voorzien van
een Nederlandse vertaling. Bij het klaagschrift worden zo mogelijk
afschriften van relevante stukken overgelegd.
Artikel 3 Vereenvoudigde afhandeling van een klacht
- 1.
Een klacht dient zo spoedig mogelijk behandeld te worden door mondeling
of telefonisch contact te hebben met de klager en te proberen tot een
oplossing te komen.
- 2.
De klager ontvangt zo spoedig mogelijk, nadat de klacht is behandeld,
schriftelijk een bevestiging van het gesprek en de afspraken die zijn
gemaakt.
Artikel 4 Wettelijke procedure
Als de vereenvoudigde afhandeling niet mogelijk is of geen oplossing biedt,
zijn de artikelen 5, 8 en 9 van toepassing.
Artikel 5 Ontvangstbevestiging
- 1.
De ontvangst van de klacht wordt binnen twee weken bevestigd onder
vermelding van de klachtbehandelaar.
- 2.
Na de ontvangstbevestiging wordt de klacht aan de klachtenbehandelaar en
de directeur gezonden.
Artikel 6 Klachtbehandelaar
- 1.
Aangewezen is als klachtbehandelaar voor het behandelen van een klacht
naar aanleiding van;
- a.
een gedraging van een ambtenaar dan wel een daarmee in het kader
van deze klachtenregeling gelijk te stellen functionaris, niet
zijnde een afdelingshoofd: het afdelingshoofd
- b.
een gedraging van een afdelingshoofd: de directeur
- c.
een gedraging van de directeur: de voorzitter
- d.
een gedraging van de voorzitter: de plaatsvervangend
voorzitter
- e.
een gedraging van een lid van het algemeen bestuur: de
voorzitter
- f.
een gedraging van een lid van het dagelijks bestuur: de
voorzitter
- 2.
In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, wijst het algemeen
bestuur een klachtbehandelaar aan.
Artikel 7 Klachtencoördinator
- 1.
Het dagelijks bestuur benoemt een of meerdere
klachtencoördinatoren.
- 2.
Het dagelijks bestuur kan voorts één of meer plaatsvervangers
benoemen.
- 3.
De klachtencoördinator heeft de volgende taken:
- a.
toetsen van een klacht op ontvankelijkheid en het doorsturen van
de klacht aan de klachtbehandelaar;
- b.
bewaken van de tijdige en correcte behandeling en afdoening van
klachten;
- c.
signaleren van tendensen op basis van afgehandelde klachten en
het adviseren van het bestuursorgaan over te treffen
maatregelen;
- d.
optreden als contactpersoon voor de Nationale Ombudsman namens
de SED organisatie en het verrichten van alle daarmee
samenhangende werkzaamheden;
- e.
adviseren van het algemeen bestuur naar aanleiding van de
bevindingen van de Nationale Ombudsman;
- f.
tussentijds informeren van de directie indien de klacht daar
aanleiding toe geeft;
- g.
voorlichting geven over de klachtenprocedure;
- h.
opstellen van een jaarverslag;
- i.
verrichten van alle overige werkzaamheden, die voor de
klachtenbehandeling noodzakelijk zijn.
Artikel 8 Hoor en wederhoor
- 1.
Aan de persoon over wiens handelen wordt geklaagd, wordt een afschrift
van het klaagschrift en van de daarbij meegezonden stukken toegezonden.
- 2.
De klager en degene over wiens handelen wordt geklaagd, worden in de
gelegenheid gesteld om te worden gehoord. Als de klager hierom verzoekt
kan het horen apart plaatsvinden.
- 3.
Zonodig worden getuigen gehoord. Ambtenaren van het openbaar lichaam die
als getuige worden opgeroepen zijn verplicht hieraan gehoor te
geven.
- 4.
De klager en de persoon over wiens handelen geklaagd wordt, kunnen zich
bij het horen laten bijstaan.
Artikel 9 Bevindingen van het onderzoek
- 1.
De klachtbehandelaar verzamelt alle relevante informatie en stelt een
advies op in de vorm van een door hem te ondertekenen
afdoeningsbrief.
- 2.
De klachtbehandelaar, informeert de klager, het bestuursorgaan en de
persoon over wiens handelen wordt geklaagd, binnen zes weken of, na
verdaging, uiterlijk binnen 10 weken na ontvangst van het klaagschrift.
De informatie is schriftelijk en bevat een motivering over zijn
bevindingen van het onderzoek naar de klacht en over de conclusies die
daaraan worden verbonden. De klachtencoördinator en de directeur krijgen
hiervan een afschrift.
- 3.
De klager wordt meegedeeld dat hij, indien hij het niet eens is met de
conclusie die uit het onderzoek is getrokken, zijn klacht kan voorleggen
aan de Nationale Ombudsman, binnen een jaar na de ontvangst van de
afdoeningsbrief.
Artikel 10 Verslag
- 1.
De klachtencoördinator doet jaarlijks aan het algemeen bestuur verslag
over het aantal, aard en wijze van de klachten van het voorgaande jaar
en hoe daar mee om is gegaan. Tevens doet hij verslag van de klachten
die door de Nationale Ombudsman zijn behandeld.
- 2.
Het algemeen bestuur informeert het bestuur van de aangesloten gemeenten
met betrekking tot het beide verslagen zoals genoemd in het eerste lid.
Artikel 11 Nadere regels
Het dagelijks bestuur kan nadere regels vaststellen met betrekking tot de
uitvoering van deze regeling.
Artikel 12 Inwerkingtreding
Deze regeling treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking en
werkt terug tot 1 januari 2015.
Artikel 13 Citeertitel
Deze regeling wordt aangehaald als “Interne klachtenregeling SED
organisatie”.