Organisatie | Asten |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Nadere Regel Besluit Informatiebeheer Gemeente Asten 2017 |
Citeertitel | Nadere Regel Besluit Informatiebeheer Gemeente Asten 2017 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | bestuur en recht |
geen
art. 7 van de Archiefverordening Gemeente Asten 2015
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
14-09-2017 | Nieuwe regeling | 08-08-2017 | 3.4.12 2016030863 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Asten;
gelet op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Asten 2015;
Nadere Regel Besluit Informatiebeheer Gemeente Asten 2017
betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Asten, voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
de Archiefverordening van de gemeente Asten 2015.
de in de archiefwet 1995 in artikel 1, sub c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, daaronder mede verstaan de gegevensverzamelingen die tezamen met toepassingsprogrammatuur een bescheid visualiseren.
het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.
het geheel van handelingen, samenhangend met de inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten.
de Ministeriële regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.
2.Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.
Hoofdstuk III Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Hoofdstuk IV Archiefvorming en -ordening
De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de Archiefwet 1995 gestelde eisen.
De beheerder draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de Archiefwet 1995 gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut.
De beheerder draagt- voor zover van toepassing - zorg voor de opstelling van procedures voor verkeer van documenten en daarin opgenomen gegevens en voor de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de Archiefwet 1995 gestelde eisen.
De beheerder draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer en door welk overheidsorgaan het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
De beheerder draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
In afwijking van de Archiefregeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.
Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vierde lid bedoelde conversie en migratie dan wel de tijdige en daadwerkelijke toepassing van emulatie is de beheerder van de beheereenheid als bedoeld in artikel 3 van dit besluit waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen.
Van de in het vierde lid bedoelde conversie of migratie wordt een verklaring opgemaakt als bedoeld in artikel 25, tweede lid, van de Archiefregeling. De verklaring bevat ten minste een specificatie van de digitale archiefbescheiden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan Hoofdstuk 3 van de Archiefregeling is of kan worden voldaan.
Hoofdstuk V Beheer van documenten
De beheerder draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
De beheerder draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de Archiefwet 1995 gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van het college van
De beheerder bepaalt of en op welke wijze externe online informatiesystemen worden gebruikt voor het gegevensbeheer en/of de archivering.
Beveiliging en raadpleging van documen
De beheerder draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
De beheerder laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terug bezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen die ambtelijk zijn belast met behandeling van een aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van de beheerder.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de Archiefwet 1995 gegeven regels.
De beheerder draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten. Raadpleging is slechts toegestaan aan die functionarissen, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.
Vervreemding en overdracht van documenten
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 6 van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de streekarchivaris ingewonnen.
Overdracht van documenten aan andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in artikel 28 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het college van burgemeester en wethouders, de streekarchivaris gehoord.
De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst(en). De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.