Organisatie | Amsterdam |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit van de gemeenteraad van de gemeenten Amsterdam, Zaanstad en Weesp houdende regels omtrent de gemeenschappelijke regeling omtrent de rekenkamer (Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam) |
Citeertitel | Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | Bestuurlijke organisatie |
De citeertitel van deze regeling is gewijzigd.
De wijziging in artikel 6 lid 4 treedt met terugwerkende kracht op 1 januari 2020 in werking.
Wet gemeenschappelijke regelingen, art. 1
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
11-06-2020 | artikel 1, 3, 6, 8, 19, toelichting | 19-05-2020 | |||
01-06-2016 | 11-06-2020 | nieuwe regeling | 01-07-2015 Staatscourant 2015, 26338 | 2015, 171/647 |
Deze regeling is aangegaan om gezamenlijk op een effectieve en efficiënte wijze de wettelijke opdracht tot het instellen van een rekenkamer vorm en inhoud te geven.
Artikel 8a Vertrouwelijke informatie
Als de rekenkamer informatie heeft die zij van belang acht voor de raad, maar die naar haar aard vertrouwelijk is, krijgt de rekenkamer de gelegenheid om in een besloten vergadering van een raadscommissie die informatie te delen. De raadscommissie besluit of er wel of niet geheimhouding moet worden opgelegd omtrent het in een besloten vergadering behandelde.
De rekenkamer zendt jaarlijks een verslag van haar werkzaamheden van het voorgaande jaar naar de raden en de colleges van de deelnemende gemeenten als bepaald in artikel 185, leden 3 en 4 van de Gemeentewet.
Hoofdstuk 6 Benoeming en rechtspositie
Artikel 15 Verklaring en belofte
Het lid van de rekenkamer legt in de vergadering van de gemeenteraad van Amsterdam de eed (verklaring en belofte) af als bedoeld in artikel 81g van de Gemeentewet.
Artikel 16 Rechtspositionele aanspraken en verplichtingen
Aan de gemeenteraad van Amsterdam wordt door de raden van de andere gemeenten het mandaat verleend om in een apart rechtspositioneel besluit, behorend bij deze regeling, te bepalen welke ambtelijke rechtspositionele regelingen van overeenkomstige toepassing zijn en bij wijziging van deze regelingen van toepassing zullen zijn, alsmede eventuele anders luidende of andere aanspraken.
Toelichting bij Gemeenschappelijke regeling Rekenkamer Metropool Amsterdam
De Gemeentewet biedt via artikel 81l gemeenten die gebruik willen maken van dezelfde rekenkamer de mogelijkheid om een dergelijke samenwerking vorm te geven in een gemeenschappelijke regeling
Artikel 1 Begripsomschrijvingen
Dit artikel geeft definities. De Gemeentewet schrijft voor dat de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) moet worden toegepast voor samenwerking via een gemeenschappelijke rekenkamer. Bij de toepassing hiervan zijn een aantal artikelen van de Wgr buiten werking verklaard.
De Gemeentewet schrijft voor dat een gemeente gebruik maakt van een rekenkamer of een rekenkamerfunctie. In artikel 81l van de Gemeentewet is bepaald dat ook een gemeenschappelijke rekenkamer kan worden ingesteld.
Artikel 3 Gemeenschappelijk orgaan
Er dient een gemeenschappelijk orgaan te worden opgericht door middel van een gemeenschappelijke regeling, omdat dit zo is voorgeschreven in artikel 81l van de Gemeentewet. De Gemeentewet geeft letterlijk aan dat onder andere de artikelen 1 en 8, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen toegepast dienen te worden bij het instellen van een gemeenschappelijke rekenkamer. Het gemeenschappelijk orgaan is genaamd Rekenkamer Metropool Amsterdam, maar kan ook worden aangeduid als de Rekenkamer Amsterdam of de Rekenkamer met daarachter de naam van één van de andere deelnemende gemeenten.
Artikel 4 Toetreding en uittreding
Bij toetreding van een gemeente zorgen alle deelnemers ervoor dat er zo spoedig mogelijk een gelijkluidend besluit wordt genomen door de raden.
Omdat uittreding tot krimp van de personeelsbezetting kan leiden en ook andere kosten, kunnen de deelnemende gemeenten bepalen dat er kosten zijn verbonden aan de uittreding.
Artikel 5 Wijziging en opheffing
Ook indien deze regeling dient te worden gewijzigd, zorgen de deelnemers ervoor dat dit op zo spoedig mogelijke termijn gebeurt. Verzoeken voor wijzigingen worden aan de raadsgriffie van de gemeente Amsterdam toegezonden in verband met de coördinatie van de besluitvorming.
De regeling wordt opgeheven als de gemeente Amsterdam uittreedt, omdat het personeel van het bureau in dienst is van de gemeente Amsterdam. Bij uittreding van alle gemeenten behalve Amsterdam heeft de gemeenschappelijke regeling geen reden voor bestaan, voor een regeling zijn minimaal twee deelnemers vereist.
Bij opheffing van de regeling worden de archiefbescheiden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van de gemeente Amsterdam.
Artikel 6 Bureau van de rekenkamer
Het bureau van de rekenkamer is gevestigd in de gemeente Amsterdam en staat onder leiding van het lid van de rekenkamer. De ambtenaren van het bureau komen in dienst van de gemeente Amsterdam. Uit artikel 160, eerste lid, onder d, van de Gemeentewet volgt dat het college besluit tot het aangaan van een arbeidsovereenkomst met deze ambtenaren.
De ambtenaren van het bureau zijn verder ter zake van de inhoudelijke werkzaamheden uitsluitend verantwoording verschuldigd aan het lid van de rekenkamer. Het college mag bovendien aan deze ambtenaren geen andere werkzaamheden opdragen.
De CAO Gemeenten, de CAO Amsterdam en andere voor ambtenaren van de gemeente Amsterdam geldende arbeidsrechtelijke regelingen zijn van toepassing op de ambtenaren werkzaam bij de rekenkamer.
In een apart besluit wordt voor arbeidsrechtelijke bevoegdheden ten aanzien van de ambtenaren van het bureau een volmacht gegeven door het college van Amsterdam aan het lid van de rekenkamer.
In een apart besluit worden ook mandaat, machtiging en volmacht geregeld ten aanzien van de overige bedrijfsvoeringsaspecten die het bureau van de rekenkamer aangaan. Dit laatste hoeft niet te gebeuren door de andere gemeenten.
Uit de Archiefwet 1995 (artikel 30, lid 1, en 40, lid 3) volgt dat de rekenkamer ook Amsterdamse regels voor archivering waaronder zorg, bewaring en het beheer der archiefbescheiden, alsmede die omtrent het toezicht daarop, volgt.
De rekenkamer is onafhankelijk en bepaalt zelf welke onderzoeken zij instelt. De rekenkamer kan op verzoek van een raad een onderzoek instellen, maar is dat niet verplicht. Wel wordt de mogelijkheid van de raad om expliciet om een onderzoek te verzoeken vermeld in artikel 182 van de Gemeentewet, waarmee een bepaald gewicht aan een dergelijk verzoek van de raad wordt toegekend. Vandaar dat in het zesde lid wordt aangegeven dat de rekenkamer gemotiveerd aangeeft waarom zij afwijkt van een gemotiveerd verzoek van een raad. Ook wanneer het verzochte onderzoek gedeeltelijk of in aangepaste vorm plaatsvindt, wordt dit gemotiveerd aangegeven.
Fracties, individuele raadsleden en anderen kunnen ook suggesties voor onderzoek doen. Deze worden meegewogen bij het opstellen van het onderzoeksprogramma.
Een onderzoek van de rekenkamer blijft niet beperkt tot het financiële aspect. Ook de rol van de raad kan in het onderzoek worden betrokken. Immers, de rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur in algemene zin. Voor de gemeente Amsterdam is daarbij van belang dat het onderzoek ook betrekking heeft op de bestuurscommissies. De bevoegdheid tot onderzoek omvat alle bestuursorganen die onderdeel uitmaken van de gemeente.
Op grond van artikel 183 van de gemeentewet is de rekenkamer bevoegd alle documenten te onderzoeken die voor het verrichten van haar taken nodig zijn. Dit betekent dat de rekenkamer in beginsel onbeperkt toegang heeft tot de documenten die bij het gemeentebestuur berusten. Documenten moet in dat verband ruim worden opgevat. Hieronder worden niet alleen papieren documenten verstaan maar ook informatie die op andere gegevensdragers beschikbaar is zoals computerapparatuur en USB-sticks maar ook bijvoorbeeld foto's en kaarten. Tot documenten worden ook gerekend ‘concepten', documenten ten behoeve van intern beraad en documenten waarbij geheimhouding is opgelegd. Verder moet de rekenkamer ook alle inlichtingen kunnen krijgen waar ze om vraagt en moet de rekenkamer administraties kunnen inzien, ook als deze aan een derde zijn uitbesteed.
De gemeenteraad, het college, het dagelijks bestuur van een bestuurs-commissie of het bestuur van een andere organisatie waarbij een rekenkamer onderzoeksbevoegdheid heeft (daarbij gaat het minimaal om de organisaties omschreven in artikel 184 gemeentewet), moeten er zorg voor dragen, dat de rekenkamer voor de uitvoering van haar taak een onbelemmerde toegang heeft tot de documenten.
De rekenkamer kan ook bij andere organisaties dan de gemeente onderzoek instellen. Artikel 184 van de gemeentewet stelt dat dit minimaal moet kunnen bij:
1. openbare lichamen, bedrijfsvoeringsorganisaties en organen van gemeenschappelijke regelingen waarin de gemeente deelneemt;
2. naamloze vennootschappen en besloten waarin de gemeente alleen of samen met andere gemeenten voor ten minste 50% participeert;
3. andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente alleen of samen met andere gemeenten direct of indirect een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt voor ten minste 50% van de baten van deze instelling.
Maar ook bij (subsidie)verordeningen en (lening)overeenkomsten kunnen de onderzoeksbevoegdheden van de rekenkamer worden uitgebreid.
Artikel 7a Andere onderzoeksactiviteiten
Op grond van artikel 184 van de gemeentewet heeft de rekenkamer de mogelijkheid om in samenwerking met andere rekenkamer(commissie)s een onderzoek in te stellen.
In dit artikel gaat het over inzet van capaciteit van de rekenkamer in een onderzoek waarvoor de raad eindverantwoordelijk is en waarvoor de rekenkamer zelf geen verantwoordelijkheid draagt.
Uit oogpunt van zorgvuldigheid is het van groot belang dat het college van de betreffende gemeente de kans krijgt om te reageren op het (nog niet gepubliceerde) conceptonderzoeksrapport. Er vindt dan wederhoor plaats, waarbij de feitelijke bevindingen die uit het onderzoek voortvloeien aan de desbetreffende personen worden voorgelegd met de vraag eventuele onjuistheden eruit te halen en te corrigeren. Daarnaast wordt het college ook om een bestuurlijke reactie gevraagd naar aanleiding van de aanbevelingen. Tot slot brengt de rekenkamer een definitief rapport uit aan de raad. Een paar dagen voor publicatie van het onderzoeksrapport krijgt de raad van de betreffende gemeente de gelegenheid het onderzoeksrapport in te zien. Dat geeft de raadsleden de mogelijkheid om zich voor te bereiden op de publicatie van het rapport. De rekenkamer blijft in deze procedure (lid 1) degene die bepaalt hoe en wanneer het rapport openbaar wordt gemaakt.
Om een goede communicatie tussen de rekenkamer en de raden te bevorderen wordt tenminste jaarlijks overleg gevoerd tussen het lid van de Rekenkamer en de vertegenwoordiging van de raden. Het overleg heeft onder andere de volgende functies: het adviseren over de ontwerpbegroting (artikel 11-2) alvorens deze voor zienswijze aan de raden wordt voorgelegd, het bespreken van de jaarrekening (artikel 13) alvorens deze wordt vastgesteld en het bespreken van andere belangrijke bedrijfsvoering beslissingen.
Volgens artikel 34 van de Wgr wordt de begroting door het gemeenschappelijk orgaan vastgesteld. Dat is de rekenkamer. Met het vaststellen van de begroting wordt niet de hoogte van de bijdrage van de deelnemers aan de regeling vastgesteld. Met andere woorden de begroting wordt vastgesteld aan de hand van de door de raden ter beschikking gestelde financiële middelen. De datum in deze bepaling is gebaseerd op artikel 34 Wgr.
Bij het opstellen van een begroting moet de indexering worden geschat. De werkelijke indexering is pas na afloop van een kalenderjaar bekend. Nacalculatie vindt plaats op basis van de cijfers van het CBS (contractuele loonkosten per maand, CAO-sectoren Overheid).
De rekenkamer brengt gedurende het kalenderjaar voorschotbedragen in rekening gebaseerd op het in de begroting toegekende bedrag. Na afloop van een uitvoeringsjaar verantwoordt de rekenkamer zich via de jaarrekening over de uitgevoerde werkzaamheden en de werkelijk gemaakte kosten. Onderuitputting in enig jaar kan worden gecompenseerd in volgende jaren. Reservevorming is dus mogelijk en ook wenselijk. In overleg met de accountant en een vertegenwoordiging van de raden en op basis van een inventarisatie van mogelijke extra incidentele kosten, worden een streefomvang en een maximum van de algemene reserve afgesproken. Reservevorming betekent niet dat de rekenkamer een eigen vermogen heeft. Het geld is en blijft van de deelnemende gemeenten. Na verloop van de zes jaren maakt de rekenkamer een voorstel voor de eindafrekening. Daarbij wordt aandacht besteed aan een gewenste startreserve voor de nieuwe periode en de financiële compensatie voor gemeenten waarvoor de onderzoeksinspanning over de hele periode bezien achter is gebleven.
Artikel 12 Bijdragen deelnemende gemeenten
De bijdrage van de deelnemende gemeenten is gebaseerd op de reeds bestaande financiële afspraken tussen de gemeenten en de rekenkamer.
Zie toelichting artikel 11. Hetzelfde geldt voor de jaarrekening. Ook hiervoor wordt verwezen naar artikel 34 van de Wgr.
Na afloop van de wettelijke periode kan het lid van de rekenkamer worden herbenoemd voor een nieuwe periode. De raden herbenoemen het lid van de rekenkamer op voordracht van een vertegenwoordiging van de raden door een gelijkluidend besluit. De herbenoemingsprocedure moet uiterlijk een half jaar voor de (her)benoeming van het lid van de rekenkamer zijn afgerond.
Artikel 15 Verklaring en belofte
Alvorens hun functie uit te oefenen dienen leden van de rekenkamer op grond van artikel 81g van de Gemeentewet een eed af te leggen in de vergadering van de raad. Nu de rekenkamer en het bureau in de gemeente Amsterdam zijn gevestigd, is ervoor gekozen de eed ook in de raad van de gemeente Amsterdam te laten afleggen.
Artikel 16 Rechtspositionele aanspraken en verplichtingen
Artikel 81 Gemeentewet bepaalt dat de vergoeding die de leden van de rekenkamer voor hun werkzaamheden ontvangen en de tegemoetkoming in de kosten die zij ontvangen, in de gemeenschappelijke regeling worden geregeld. Om praktische redenen wordt het rechtspositiebesluit van het lid van de rekenkamer op een nader moment door de gemeenteraad van Amsterdam genomen.
Dit artikel geeft aan dat er een plaatsvervangend lid is. Het gaat hierbij alleen om vervanging van de rekenkamer in zijn formele wettelijke bevoegdheden. De plaatsvervanger vervangt de rekenkamer niet in zijn functie van directeur van het bureau. Artikel 11 verklaart de artikelen 14 en 15 van overeenkomstige toepassing. Artikel 10 is niet van overeenkomstige toepassing omdat het plaatsvervangend lid een andere vergoeding ontvangt.
Het plaatsvervangend lid krijgt een vaste vergoeding. Bij de onkostenvergoeding wordt een onderscheid gemaakt tussen de "normale" vergoeding en de vergoeding bij daadwerkelijke vervanging.
De "normale" vergoeding is voor enkele keren per maand. Hierbij is aangesloten bij de vergoeding voor voorzitters van adviescolleges en commissies zoals bedoeld in de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies. In het Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies is in artikel 2 bepaald hoe hoog de vergoeding per vergadering maximaal mag zijn.
De vergoeding bij daadwerkelijke vervanging valt in wat, in de Gedragscode voor externe inhuur van Amsterdam, de klasse van de middentarieven wordt genoemd. De gekozen formulering is bedoeld om een maximum te formuleren en niet om de aanstellingsvorm vast te leggen. Een vergoeding kan ook vorm krijgen via betaling aan een detacherende organisatie.