Organisatie | Hoogheemraadschap van Delfland |
---|---|
Organisatietype | Waterschap |
Officiële naam regeling | Verordening Vaste Adviescommissies Delfland |
Citeertitel | Verordening Vaste Adviescommissies Delfland |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Artikel 16 van het Reglement van Bestuur voor het hoogheemraadschap van Delfland
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-01-2009 | Onbekend | 20-11-2008 Onbekend | Onbekend |
Hoofdstuk 2. Instelling, taken, samenstelling
Artikel 2. Instelling vaste adviescommissies
Onderwerpen die het werkgebied van meerdere adviescommissies aangaan, kunnen door de dijkgraaf op advies van de agendacommissie worden doorverwezen naar meer adviescommissies. Zij worden in dat geval door de betreffende commissies afzonderlijk behandeld, tenzij de dijkgraaf behandeling in een gezamenlijke vergadering nodig acht.
Artikel 3. Taakstelling vaste adviescommissies
Een voorstel vanuit het college of de verenigde vergadering wordt in eerste aanleg voorgelegd aan de agendacommissie, die adviseert of een voorstel ter behandeling wordt voorgelegd aan een commissie, rechtstreeks op de agenda van de verenigde vergadering wordt geplaatst of eerst ter (nadere) voorbereiding aan het college wordt voorgelegd.
Artikel 4. Samenstelling vaste adviescommissies
1. Leden en plaatsvervangende leden kunnen elkaar in een bijeenkomst van een adviescommissie vervangen.
2. Die vervanging kan zowel betrekking hebben op de gehele bijeenkomst als op een of meer agendapunten.
3. Maximaal twee (plaatsvervangende) leden per (benoemd) lid van de commissie mogen in een bijeenkomst het woord voeren.
4. Aan het begin van de bijeenkomst wordt gemeld wie bij welk agendapunt het woord voert.
Artikel 5. Zittingsduur en vacatures
De voorzitter, plaatsvervangend voorzitters en leden van de adviescommissies hebben zitting gedurende hun zittingsperiode in het college respectievelijk de verenigde vergadering. Voor de leden die geen lid zijn van de verenigde vergadering en de plaatsvervangend leden wordt dezelfde termijn gehanteerd.
Hoofdstuk 3. Voorzitter en secretaris en het verlenen van ambtelijke bijstand
Op voorstel van het college kan de verenigde vergadering besluiten een extern voorzitter te benoemen ex derde lid artikel 16 van het Reglement van Bestuur. Deze voorzitter is lid van de vaste adviescommissie. Op zijn lidmaatschap is eerste lid artikel 33 Waterschapswet en artikel 8 Reglement van Orde van toepassing.
Artikel 10. Informeren portefeuillehouder
De secretaris of de aangewezen ambtenaren geven van de door hen mondeling of schriftelijk verstrekte informatie, advies of bijstand kennis aan de betreffende portefeuillehouder in het college indien zulks in het belang is van een goede bestuursvoering.
Paragraaf 1 Houden van vergaderingen
Artikel 13. Vergaderfrequentie
De vergadering van de vaste adviescommissies zijn ten minste twee weken vóór een vergadering van de verenigde vergadering. En voorts zo dikwijls als de voorzitter of de agendacommissie het nodig acht, dan wel ten minste drie van het aantal zitting hebbende leden het schriftelijk met opgave van redenen verzoekt.
Paragraaf 2 Ode der vergadering
De voorzitter draagt zorg voor een zitplaats voor personen die voor de vergadering uitgenodigd zijn.
Artikel 18. Mededeling van verhindering
Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen geeft hiervan voor aanvang van de vergadering, kennis aan de secretaris.
Artikel 19. Opening vergadering; Quorum
a. Op de vergadering bedoeld in het derde lid, is het eerste lid van dit artikel niet van toepassing;
b. In deze vergadering kunnen alleen onderwerpen worden behandeld die op de agenda stonden van de vergadering bedoeld in het eerste lid van dit artikel;
c. De beperking genoemd onder het vierde lid sub b geldt echter niet indien op deze vergadering het vereiste aantal leden als bedoeld in het eerste van dit artikel aanwezig is.
Het woord kan niet gevoerd worden:
a. Over een besluit van het hoogheemraadschap waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan;
b. Over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;
c. Indien er een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend.
De totaal beschikbare spreektijd bedraagt 30 minuten. Zij die zich als spreker hebben gemeld, krijgen van de voorzitter in volgorde van aanmelding gedurende maximaal 5 minuten het woord. Indien zich meer dan zes sprekers hebben gemeld, wordt de totaal beschikbare spreektijd evenredig over de sprekers verdeeld. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.
een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich met een genomen besluit niet hebben verenigd dan wel die zich overeenkomstig artikel 38a van de Wet van stemming hebben onthouden;
De voorzitter en de leden hebben het recht een voorstel tot verandering van de notulen aan de adviescommissie te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. De ontwerpnotulen van de openbare vergadering worden hiertoe binnen twee weken na de vergadering aan de leden toegezonden.
Artikel 23. Spreekregels, handhaven vergaderorde
Indien een lid zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het onderwerp in behandeling, een spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien het desbetreffende lid hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin dat plaatsvindt, over het onderwerp het woord ontzeggen.
De voorzitter kan voorstellen om een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergaderingen te ontzeggen. Voor de eerste maal voor de vergadering waarin het besluit wordt genomen en bij herhaling voor een bepaalde tijd, doch niet langer dan voor drie achtereenvolgende vergaderingen. Over dit voorstel wordt niet beraadslaagd. Bij aanvaarding van het voorstel moet het lid de vergadering onmiddellijk verlaten. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen.
Artikel 25. Beraadslaging; schorsing
Op verzoek van een lid of op voorstel van de voorzitter kan de adviescommissie besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.
Paragraaf 3 Procedures bij stemmingen
De stemming begint bij het lid met het volgnummer van de presentielijst dat daartoe bij loting is aangewezen. Indien het getrokken nummer een lid betreft, dat of niet aanwezig is, of niet bevoegd is om aan de stemming deel te nemen, vangt de stemming aan bij het stembevoegde lid dat op de presentielijst volgt op het eerst bedoelde lid.
Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen dat hij zich heeft vergist; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.
Artikel 31. Herstemming over personen
Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen de twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd (herstemming). Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatsvinden.
Hoofdstuk 5. Besloten vergadering
Indien de adviescommissie op grond van het gestelde in artikel 37, vierde lid van de Waterschapswet, voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.
Hoofdstuk 6. Toehoorders en pers
Artikel 37. Geluid- en beeldregistratie
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.
Artikel 38. Verbod gebruik mobiele telefoons
In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter, niet toegestaan.
Artikel 41. Uitleg verordening
In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, of bij twijfel over de toepassing van de verordening beslist de voorzitter.
Artikel 42. Inwerkingtreding en publicatie
Deze verordening treedt in werking op 8 januari 2009, onder gelijktijdige intrekking van het Reglement van Orde voor de verenigde vergadering 2004.
De tekst van de verordening zal worden opgenomen in het Algemeen Management Handboek en op de lijst van regelingen van het hoogheemraadschap op de website.
TOELICHTING: Artikel 16 van het Reglement van Bestuur voor het hoogheemraadschap van Delfland schrijft voor dat het Reglement van Orde Verenigde Vergadering de instelling van commissies regelt. Voor de vaste adviescommissies is dit gedaan met het eerste lid artikel 7 van het Reglement van Orde.
3.3. Taak; Afleggen van verantwoording vervullen functie als vertegenwoordiger
TOELICHTING: Het in de commissie afleggen van verantwoording gebeurt niet alleen door VV-leden. Ook een middels artikel 43 van het Reglement van Orde aan hen gelijkgestelde vertegenwoordiger in een algemeen bestuur of openbaar lichaam valt onder dit artikel.
TOELICHTING: Het Reglement van Bestuur voor het hoogheemraadschap van Delfland geeft per categorie de volgende rato VV-leden: 21 (a): 4 (b): 1 (c): 4 (d).
De uitkomst van de verkiezingen is bepalend voor het aantal fracties binnen categorie a. Het is aan de categorieën om een voordracht voor de benoeming van de leden van de commissies (exclusief de collegeleden) te doen. Het aantal leden van de commissies is dan ook niet vastgelegd.
Bij benoeming van de commissieleden - bij aanvang van de nieuwe zittingsperiode - is de keuze aan de verenigde vergadering of ze de mogelijkheid daadwerkelijk creëert en niet VV-leden benoemt als bijvoorbeeld plaatsvervangend commissielid.
4.9.1 -4.9.4 Plaatsvervanging tijdens bijeenkomsten
Elk (plaatsvervangend) lid van een fractie kan een ander lid van die fractie vervangen, met dien verstande dat er per bijeenkomst per lid slechts twee sprekers kunnen zijn.
TOELICHTING: In sommige gemeenten bestaan burgerraadsleden. Deze leden kunnen namens de gekozen partij deelnemen aan de commissievergaderingen. De Waterschapswet is gewijzigd. En met dit artikel houdt Delfland de mogelijkheid open ook dit fenomeen bij een waterschap te introduceren. Als hiervan gebruik zou worden gemaakt moet beoordeeld worden of deze commissieleden ook op ander gebied gelijk zijn gesteld met VV-leden (rechtspositioneel).
TOELICHTING: Voor een extern voorzitter gelden dezelfde regels met betrekking tot de comptabiliteit (eerste lid artikel 33 Waterschapswet) en de geloofsbrieven en eed (artikel 8 Reglement van Orde VV) als voor ‘normale’ VV-leden.
8 en 9. Secretaris en ambtelijke ondersteuning
TOELICHTING: Anders dan bij het Reglement van Orde is hier de ambtelijke ondersteuning uitgebreid beschreven. Dit heeft te maken met de onderscheidende rollen en taken van functionarissen: Secretaris-Directeur; griffier van de VV en secretaris van een adviescommissie.
Het is onjuist om uit het ontbreken van een regeling voor de ambtelijke ondersteuning in het Reglement van Orde de conclusie te trekken dat VV-leden geen aanspraak kunnen maken op ondersteuning.
In dit verband zou een alternatieve benaming voor de functie van griffier zoals beschreven in het Reglement van Orde VV de vaste ambtelijke raadssecretaris kunnen zijn.
10. Informeren portefeuillehouder
TOELICHTING: Deze informatieplicht geldt ook voor de griffier en Secretaris-Directeur.
TOELICHTING: De regels in dit hoofdstuk zijn vrijwel identiek aan die in het Reglement van Orde Verenigde Vergadering.
TOELICHTING: Er is een duidelijke koppeling tussen de vergadercycli van de verschillende bestuursorganen, waaronder het college dat belast is met de voorbereiding van de VV-vergaderingen. Op voorstel van de agendacommissie zal de vaste adviescommissie twee weken vóór een VV-vergadering bijeenkomen. Voorts vergadert zij zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden van de adviescommissie dit nodig oordelen.
TOELICHTING: De definitie in het woordenboek Van Dale van notulen is een kort schriftelijk verslag van de vergadering. Voor commissievergadering kan volstaan worden met een besluitenlijst met aantekeningen.
Hoofdstuk 5. Besloten vergadering
TOELICHTING: Ook het opheffen van de geheimhoudingsplicht is hiermee summier geregeld.
TOELICHTING: Voor bestuursleden en belangstellenden is de verordening te vinden op de website van Delfland. Delfland kent diverse procedures, reglementen en verordeningen die de gang van zaken binnen het Hoogheemraadschap regelen. Zij gelden voor heel Delfland en zijn onontbeerlijk voor een goed functioneren van de organisatie. Het geheel van deze interne procedures, reglementen en verordeningen is gebundeld in het Algemeen Management Handboek (AMH). Ook externe procedures, reglementen en verordeningen maken deel uit van het Algemeen Management Handboek. Het AMH is een leidraad voor alle medewerkers en wordt gepubliceerd op intranet. Dit betekent dat in principe elke PC-gebruiker die gekoppeld is aan het interne netwerk van Delfland, toegang heeft tot het Algemeen Management Handboek.