Organisatie | Hoogheemraadschap van Delfland |
---|---|
Organisatietype | Waterschap |
Officiële naam regeling | Reglement van orde Verenigde Vergadering Delfland |
Citeertitel | Reglement van orde Verenigde Vergadering Delfland |
Vastgesteld door | algemeen bestuur |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Waterwet
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-01-2011 | 29-03-2019 | Onbekend | 16-12-2010 Onbekend | Onbekend |
Hoofdstuk 1. Algemene Bepalingen, inrichting VV
de benoeming, zittingsduur, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de agenda-commissie zijn geregeld bij afzonderlijke verordening van de verenigde vergadering en het college van dijkgraaf en hoogheemraden, ieder voorzover het hun bevoegdheid betreft (Regeling Agendacommissie Verenigde Vergadering Delfland).
Hoofdstuk 2. Toelating nieuwe leden; fracties;
Indien boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de verenigde vergadering deze aanduiding als naam. Indien geen aanduiding boven de kandidatenlijst was geplaatst, deelt de fractie in de eerste vergadering van de verenigde vergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de verenigde vergadering wil voeren.
wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter.
Paragraaf 2. Orde der vergadering
Artikel 17. Mededeling van verhindering
Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen geeft hiervan voor aanvang van de vergadering, kennis aan de griffier.
De totaal beschikbare spreektijd bedraagt 30 minuten. Zij die zich als spreker hebben gemeld, krijgen van de voorzitter in volgorde van aanmelding gedurende maximaal 5 minuten het woord. Indien zich meer dan zes sprekers hebben gemeld, wordt de totaal beschikbare spreektijd evenredig over de sprekers verdeeld. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.
een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich met een genomen besluit niet hebben verenigd dan wel die zich overeenkomstig artikel 38a van de Wet van stemming hebben onthouden;
De voorzitter en de leden hebben het recht een voorstel tot verandering van de notulen aan de verenigde vergadering te doen, indien de notulen onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. De ontwerpnotulen van de openbare vergadering worden hiertoe binnen twee weken na de vergadering aan de leden toegezonden.
Artikel 22. Spreekregels, handhaven vergaderorde
De voorzitter verleent het woord in het algemeen in de volgorde, waarin het is gevraagd.
Indien een lid zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het onderwerp in behandeling, een spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien het desbetreffende lid hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin dat plaatsvindt, over het onderwerp het woord ontzeggen.
De voorzitter kan voorstellen om een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergaderingen te ontzeggen. Voor de eerste maal voor de vergadering waarin het besluit wordt genomen en bij herhaling voor een bepaalde tijd, doch niet langer dan voor drie achtereenvolgende vergaderingen. Over dit voorstel wordt niet beraadslaagd. Bij aanvaarding van het voorstel moet het lid de vergadering onmiddellijk verlaten. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen.
Paragraaf 3. Procedures bij stemmingen
In afwijking van het derde lid, vindt er hoofdelijke stemming plaats indien een lid daarom vraagt. Bij hoofdelijke stemming worden de volgende regels in acht genomen:
De stemming begint bij het lid met het volgnummer van de presentielijst dat daartoe bij loting is aangewezen. Indien het getrokken nummer een lid betreft, dat of niet aanwezig is, of niet bevoegd is om aan de stemming deel te nemen, vangt de stemming aan bij het stembevoegde lid dat op de presentielijst volgt op het eerst bedoelde lid.
Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen dat hij zich heeft vergist; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.
Artikel 29. Stemmen over personen
Artikel 30. Herstemming over personen
Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen de twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd (herstemming). Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatsvinden.
Hoofdstuk 4. Rechten van leden
Ieder lid dat in de vergadering aanwezig is, is bevoegd – tot het sluiten van de beraadslagingen - amendementen in te dienen op voorgestelde besluiten en op een amendement dat door een lid is ingediend (subamendement). Een amendement kan het voorstel inhouden om een geagendeerd voorstel in een of meer onderdelen te splitsen, waarover afzonderlijk besluitvorming plaats zal vinden.
Artikel 35. Initiatiefvoorstellen
In spoedeisende gevallen kan het voorstel ook worden ingediend bij de voorzitter en de secretaris of griffier. Het voorstel moet dan, om in behandeling genomen te kunnen worden, ten minste achtenveertig uur voor aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter en de secretaris zijn ingediend. Ingevolge artikel 13, vierde lid, plaats de voorzitter het voorstel op de agenda van de eerstvolgende vergadering.
De behandeling van een voorstel als bedoeld in het vierde lid vindt plaats nadat alle op de agenda voorkomende voorstellen en onderwerpen zijn behandeld, tenzij de verenigde vergadering oordeelt dat het voorstel met het oog op de orde van de vergadering tezamen met een ander geagendeerd voorstel of onderwerp dient te worden behandeld, het voorstel eerst dient te worden behandeld in een commissie of voor advies naar het college dient te worden gezonden. In het laatste geval bepaalt de verenigde vergadering in welke vergadering het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.
Artikel 36. Interpellaties (informatieplicht)
Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt, behoudens in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, ten minste vierentwintig uur voor de aanvang van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend. Het verzoek omvat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd alsmede de te stellen vragen. Het verzoek dient om in behandeling te worden genomen door ten minste twee andere leden te worden ondersteund.
Artikel 37. Schriftelijke vragen (schriftelijke beantwoording vragen)
Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, in ieder geval binnen dertig dagen, nadat de vragen zijn binnenkomen. Indien beantwoording niet binnen deze termijn kan plaatsvinden, wordt de vragensteller daarvan gemotiveerd bericht waarbij wordt aangegeven de termijn waarbinnen beantwoording plaats zal vinden. Dit bericht wordt behandeld als een antwoord.
Artikel 38. Vragenrondje (mondelinge beantwoording actuele/urgente vragen)
Het lid dat tijdens het vragenrondje vragen wil stellen, meldt dit met gebruikmaking van een door het college vastgestelde formulier ten minste zestien uur voor aanvang van het vragenrondje bij de griffier. De voorzitter kan weigeren een onderwerp tijdens het vragenrondje aan de orde te stellen indien hij het onderwerp niet voldoende nauwkeurig acht te zijn aangegeven of indien het onderwerp in de vergadering op diezelfde dag aan de orde komt.
Hoofdstuk 5. Procedure begroting & jaarrekening
Artikel 39. Procedure begroting
Onverminderd het bepaalde in de Wet geschiedt de voorbereiding, het onderzoek, de behandeling en de vaststelling van de begroting volgens een procedure die de verenigde vergadering, de agendacommissie gehoord, vaststelt.
Artikel 40. Procedure jaarrekening
Onverminderd het bepaalde in de Wet geschiedt de voorbereiding en het onderzoek van de jaarrekening en het jaarverslag, alsmede de vaststelling van de jaarrekening en van een eventueel indemniteitsbesluit volgens een procedure die de verenigde vergadering, de agendacommissie gehoord, vaststelt.
Hoofdstuk 7. Lidmaatschap andere organisaties
Artikel 43. Verslag; verantwoording
Een lid van de verenigde vergadering, een collegelid, of de secretaris, die door de verenigde vergadering is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht (om in aansluiting op de behandeling van de lijst van ingekomen stukken of voor het sluiten van de vergadering) verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn. Een door de verenigde vergadering gewenste bespreking van dit verslag kan de voorzitter verwijzen naar de desbetreffende commissie.
Wanneer een lid van de verenigde vergadering een persoon als bedoeld in het eerste lid ter verantwoording wenst te roepen over zijn wijze van functioneren als zodanig, besluit de verenigde vergadering over het toestaan daarvan. De regels voor het vragen van inlichtingen, vastgesteld in artikel 36 (interpellatie) zijn van overeenkomstige toepassing.
Hoofdstuk 8. Besloten Vergadering
De verenigde vergadering kan besluiten de geheimhouding op te heffen.
Indien de verenigde vergadering op grond van het gestelde in artikel 37, vierde lid van de Wet, voornemens is de geheimhouding op te heffen, wordt, indien daarom wordt verzocht door het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.
Hoofdstuk 9. Toehoorders en pers
Artikel 48. Geluid- en beeldregistratie
Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.
Artikel 49. Verbod gebruik mobiele telefoons
In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter, niet toegestaan.
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2011, onder gelijktijdige intrekking van het Reglement van Orde voor de verenigde vergadering 2009.
Dit reglement kan worden aangehaald als het Reglement van Orde Verenigde Vergadering Delfland (RvO VV 2011).
Aldus besloten in de openbare vergadering van de verenigde vergadering van het hoogheemraadschap van Delfland op 16 december 2010.
De verenigde vergadering voornoemd,
Artikel 14 van het Reglement van Bestuur voor het hoogheemraadschap van Delfland bepaalt dat het algemeen bestuur een reglement van orde vaststelt voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden. Nadere bepalingen ten aanzien van de inhoud van dit reglement van orde worden niet gegeven. Wel stelt de Waterschapswet in de artikelen 35 tot en met 37 regels omtrent de openbaarheid van vergaderingen van het algemeen bestuur en omtrent het opleggen van een plicht tot geheimhouding. De artikelen 38 en 39 van de Waterschapswet bepalen nog dat het stemmen zonder last plaatsvindt en dat de bestuursleden onschendbaar zijn voor hetgeen ter vergadering wordt gezegd. De Waterschapwet dient te allen tijde naast het reglement van orde te worden gelezen.
Waterschapswet over VV-vergaderingen
Uitgangspunt is dat de vergaderingen van het algemeen bestuur openbaar zijn. Dit sluit aan bij het bepaalde in artikel 133, lid 2 van de Grondwet waar staat dat de wet de verordenende en andere bevoegdheden van besturen van waterschappen regelt, alsmede de openbaarheid van hun vergaderingen. Een vergadering van het algemeen bestuur vindt plaats met gesloten deuren wanneer tenminste een vijfde van het aantal leden dat de presentielijst, als bedoeld in artikel 16 van dit reglement van orde, heeft getekend daarom verzoekt of de voorzitter dit nodig oordeelt. Wanneer de deuren gesloten zijn beslist het algemeen bestuur vervolgens of de vergadering al dan niet besloten blijft. De omstandigheden die aanleiding kunnen zijn tot het sluiten van de deuren zijn niet in de wet of in het waterschapsreglement genoemd. Het algemeen bestuur dient zelf te overwegen of de belangen die met sluiting gediend zijn dermate zwaarwegend zijn dat deze opwegen tegen het belang van de openbaarheid van de vergadering. Stukken die betrekking hebben op een vergadering met gesloten deuren zijn ingevolge de Wet openbaarheid van bestuur wel verkrijgbaar tenzij zich een uitzondering voordoet zoals genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur.
Van een vergadering met gesloten deuren wordt een afzonderlijk verslag gemaakt dat in principe niet openbaar is. Het algemeen bestuur kan echter beslissen dat het verslag van deze vergadering wel openbaar is. Betreft het een verslag van de bespreking van stukken die vallen onder de geheimhoudingsplicht zoals geregeld in artikel 37 van de Waterschapswet, dan is het verslag niet openbaar
Artikel 36. Waterschapswet stelt duidelijk over welke zaken in een besloten vergadering niet kan worden beraadslaagd of besloten. De opgesomde onderwerpen zijn dermate belangrijk dat de beraadslaging en besluitvorming te allen tijde in een openbare vergadering dienen plaats te vinden.
In een besloten vergadering kan niet worden beraadslaagd of besloten over:
Artikel 37 van de Waterschapswet bepaalt dat het algemeen bestuur ten aanzien van hetgeen in een besloten vergadering wordt behandeld geheimhouding kan opleggen en deze ook weer kan opheffen. Het algemeen bestuur kan deze plicht opleggen aan degenen die aanwezig zijn bij een besloten vergadering en aan hen die op andere wijze van het behandelde of van de stukken kennis nemen; dus niet alleen aan de leden van het algemeen bestuur maar ook aan bijvoorbeeld externe deskundigen of ambtenaren. De geheimhoudingsplicht dient in de besloten vergadering te worden opgelegd. Het is niet mogelijk op een tijdstip na de besloten vergadering alsnog een geheimhoudingsplicht op te leggen (MvT, TK 19403, nummer 3, pagina 83). De door het algemeen bestuur opgelegde plicht tot geheimhouding dient in de eerstvolgende vergadering van het algemeen bestuur, waarbij blijkens de presentielijst als bedoeld in artikel 16 van het RvO VV Delfland, meer dan de helft van het aantal bestuursleden aanwezig is, te worden bekrachtigd. Wordt de geheimhoudingsplicht bekrachtigd dan wordt de plicht in acht genomen totdat het algemeen bestuur haar opheft. Het besluit tot opheffing kan alleen plaatsvinden in een vergadering van het algemeen bestuur waarbij, blijkens de presentielijst, meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
Omdat door het opleggen van een geheimhoudingsplicht het grondrecht van de vrijheid van meningsuiting wordt beperkt moet de beperking in een formeel wettelijke bepaling worden genormeerd. De inhoudelijke gronden zijn te vinden in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur (Stb. 1991, 703). De geheimhoudingsplicht geldt ook voor individuele bestuursleden die om vertrouwelijke inlichtingen hebben gevraagd (MvT, TK 19995, nr. 3, pag. 53).
Uit artikel 38 van de Waterschapswet blijkt dat de leden van het waterschapsbestuur niet zijn gebonden aan een mandaat van hun kiezers. De bestuursleden moeten hun beslissingen kunnen nemen onder evenwichtige afweging van alle belangen. Daartoe verplicht de eed (verklaring en belofte) die ze moeten afleggen hen al.
Artikel 39 van de Waterschapswet regelt de onschendbaarheid van bestuursleden en anderen voor hetgeen ter vergadering wordt gezegd. Deze onschendbaarheid geldt niet alleen voor de leden van het algemeen bestuur maar ook voor anderen die ter vergadering aanwezig zijn of stukken hebben opgesteld die ter vergadering worden besproken. Degenen die gebruik maken van het spreekrecht als bedoeld in artikel 18 van het RvO VV Delfland vallen niet onder dit artikel. Zij nemen formeel immers niet aan de beraadslagingen deel. Spontane interrupties vanaf de publieke tribune zijn ook geen onderdeel van de beraadslagingen.
De voorzitter maakt tijdens beraadslagingen geen deel uit van het algemeen bestuur en heeft derhalve geen stemrecht. Op grond van artikel 94, tweede lid van de Waterschapswet heeft de voorzitter wel een raadgevende stem in de vergaderingen van het algemeen bestuur. Hij is belast met de leiding en handhaving van de orde tijdens de vergaderingen.
ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING op Reglement van Orde Delfland
Sub e. Een extern DB-lid is ook een VV-lid.
Sub g. De Secretaris-directeur Delfland.
Sub i. Een alternatieve benaming van deze deelfunctie van de secretaris had kunnen zijn vaste ambtelijke raadssecretaris ter ondersteuning van VV-vergaderingen. Delfland gebruikt griffier, zie ook de toelichting bij artikel 3.
Sub r. De leden van de categorieën b, c en d ex artikel 9 van het Reglement van Bestuur vormen ieder een eigen ‘fractie’.
Sub s. Zie ook de toelichting bij artikel 4, voorzitters van de fracties van de overige categorieën.
TOELICHTING: De dijkgraaf is voorzitter van het algemeen bestuur van het waterschap. Artikel 94 juncto artikel 10 van de Waterschapswet schrijft dit dwingend voor. In artikel 51a van de Wet is bepaald dat een collegelid waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de dijkgraaf. Als er geen collegelid is dan neemt het VV-lid dat het oudste lid in anciënniteit is het VV-voorzitterschap waar bij verhindering of ontstentenis van de dijkgraaf. Als twee VV-leden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het VV-voorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de VV altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer.
De dijkgraaf is geen VV-lid en heeft geen stemrecht. Op grond van tweede lid artikel 94 van de Wet heeft hij recht in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.
TOELICHTING: ex art. 53-55.a Waterschapswet: het college regelt vervanging van de secretaris die aanwezig dient te zijn bij de VV-vergaderingen. Benoeming en ontslag van de VV-secretaris blijft een bevoegdheid van de verenigde vergadering.
Middels de vaste plaatsvervanger van de secretaris in vergaderingen van de verenigde vergadering, de griffier, introduceert Delfland, een duaal element in zijn bestuurlijke organisatie.
De functie van griffier Delfland kan, vanwege de monistische bestuursvorm bij waterschappen, niet vergeleken worden met de functie van griffier bij gemeenten of provincies. De griffier van Delfland is de rechterhand van de secretaris en de voorzitter in aangelegenheden die het algemeen bestuur betreffen. De secretaris blijft eindverantwoordelijk. Tegen die achtergrond zal er rond de griffier ook geen griffie worden gevormd, maar maakt deze functionaris gebruik van bestaande ondersteuning.
TOELICHTING: Het voorzittersconvent is in het leven geroepen om op vertrouwelijke basis de fracties te kunnen informeren, of om over zeer gevoelige zaken te kunnen spreken. Via zijn voorzitter kan het college het voorzitters convent informeren over zaken die spelen, hetzelfde zou de secretaris kunnen doen. Daarnaast kunnen in het voorzittersconvent zaken betreffende personen aan de orde komen.
Bij het tweede en vijfde lid van dit artikel: het betreft de fractievoorzitters uit de categorie a genoemd in het eerste lid van artikel 9 het Reglement van Bestuur, alsmede de vanuit de categorieën b, c en d aangewezen vertegenwoordigers. Deze laatste zijn hierdoor gelijkgesteld aan zogenoemde fractievoorzitters.
In principe zullen de plaatsvervangend fractievoorzitters de plaatsvervanger van hun fractievoorzitter in het voorzittersconvent zijn.
TOELICHTING: Er zal een organisatieverordening worden vastgesteld om op een duidelijke wijze aan te geven hoe de organisatie van Delfland bestuurlijk en ambtelijk is vormgegeven en welke taken en verantwoordelijkheden de diverse organisatieonderdelen en bestuursorganen hebben.
TOELICHTING: De verenigde vergadering en het college van dijkgraaf en hoogheemraden hebben een agendacommissie die zorgt draag voor de procedurele voorbereiding van de bijeenkomsten van de verenigde vergadering. De (verenigde) vergadering besluit zelf over de agenda. De voorbereiding van de vergadering en de conceptagenda is door de Wet in handen gelegd van het college. In één aparte verordening van het dagelijks én algemeen bestuur, ieder voor zover bevoegd, wordt de benoeming, duur, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze geregeld.
Naast de leden van het voorzittersconvent zouden de voorzitters van de (advies)commissies lid moeten kunnen zijn. De agendacommissie komt onder leiding van de dijkgraaf te staan en zal qua vergaderfrequentie in het VV-jaarschema zijn ingepast.
TOELICHTING: Bij afzonderlijke besluiten regelt de verenigde vergadering - zoals voorgeschreven in het tweede lid van artikel 16 van het Reglement van Bestuur - de benoeming, zittingsduur, adviestaken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van haar commissies.
TOELICHTING: 7.1 de bestuurlijke advies- en besluitvormingsstructuur van Delfland kent tot 2009 drie vaste commissies, met ieder een eigen werkgebied. Deze commissies onder leiding van een portefeuillehouder zijn bevoegd gevraagd en ongevraagd te adviseren. Bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode wordt de samenstelling bepaald.
TOELICHTING:7.2 Het verkrijgen van draagvlak en kennis van het gebied of anderszins wordt op verschillende manieren door en voor de verenigde vergadering georganiseerd. De verenigde vergadering heeft in voorgaande jaren een aantal commissies ingesteld: de Rekeningcommissie (Verordening Rekeningcommissie, 2006); de Klachtadviescommissie (ex art 10 Klachtenregeling, 2008); de Bezwaarschriftencommissie (ex art. 2 Verordening behandeling bezwaren Delfland, 1994); Commissies ad hoc voor onderzoek geloofsbrieven (ex art. 8 RvO VV); de (tijdelijke) Selectiecommissie aanbesteding accountantsdiensten (VV-besluit 2008); etc.
Er wordt situationeel gekozen voor de instelling van commissies en de participatie van VV-leden of externen in die commissies. De instelling van een (tijdelijke) commissie kan een project of gebied betreffen. De taak kan bijvoorbeeld zijn bij mandaat te ‘besluiten’ over ‘de zienswijze’ op een gemeentelijk waterplan of het peilbesluit. Bij het (instellings)besluit van een commissie dient de verenigde vergadering minimaal de benoeming, zittingsduur, adviestaken, bevoegdheden, samenstelling en werkwijze van de commissie te regelen.
TOELICHTING: 7.5 Door deze vermelding krijgt het meer gewicht in de uiteindelijke verordening op de vaste adviescommissies.
TOELICHTING: 7.6 Artt. 31-39 Waterschapswet gaat over dubbelfuncties, gedragscode, eed, geheimhouding, deelname stemming, etc.
TOELICHTING. Het algemeen bestuur onderzoekt de geloofsbrief en beslist of de benoemde als lid wordt toegelaten. Daarbij gaat het na of de benoemde aan de vereisten voor het lidmaatschap voldoet en geen met het lidmaatschap onverenigbare betrekking vervult en beslist het over de geschillen die met betrekking tot de geloofsbrief rijzen. Dit gebeurt voor alle VV- en collegeleden, ongeacht of ze ex art. 41 van de Wet (extern) lid van de VV zijn.
De tekst van de eed of verklaring en belofte die een VV-lid bij het aanvaarden van het VV-lidmaatschap moet afleggen, is in artikel 34 van de Wet vastgelegd.
TOELICHTING: De opvolging in de fractie door beëindiging van het lidmaatschap van het algemeen bestuur is geregeld in paragraaf 18 van hoofdstuk twee in het Waterschapsbesluit (Stb, 2007, 497). Zie Artikelen 2.108 en 2.110 juncto 2.87: ‘de opvolger is de hoogstgeplaatste op de lijst van degene die moet worden opgevolgd’.
10. Kandidaatstelling hoogheemraad
TOELICHTING: krachtens artikel 40 en 41 van de Waterschapswet benoemt en ontslaat de verenigde vergadering de hoogheemraden. Krachtens artikel 11 van het Reglement van Bestuur voor het Hoogheemraadschap van Delfland vindt benoeming plaats na de verkiezing van de leden van het algemeen bestuur en wel in de eerste vergadering van het algemeen bestuur in nieuwe samenstelling. Artikel 10 van dit reglement van orde regelt specifiek voor Delfland de voorbereiding van de benoemingen. Deze werkwijze is ook van toepassing bij tussentijdse vacatures.
11. Tussentijdsontslag hoogheemraad
TOELICHTING: De ontslagverlening van leden van het dagelijkse bestuur van waterschappen is minimaal geregeld in de wetgeving. Indien een hoogheemraad ontslag neemt moet hij de verenigde vergadering schriftelijk informeren. Met artikel 11 van dit reglement van orde geeft Delfland een eigen uitwerking aan artikel 12 van het Reglement van Bestuur voor het Hoogheemraadschap van Delfland. Hierbij is gekeken naar de regels en werkwijze bij andere overheden. (ontslag wethouders, artikel 43 Gemeentewet)
TOELICHTING: Ingevolge dit artikel vergadert de VV zo vaak zij daartoe heeft besloten en voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden (schriftelijk) met opgave van redenen daarom vraagt.
In het RvO VV is nog niet vastgelegd dat de vergadering in principe op een vaste dag en een vast tijdstip aanvangt. Bovendien is een beoogde uiterlijke eindtijd niet aangegeven.
TOELICHTING: Op voorstel van het college bepaalt de agendacommissie in zijn overleg hoe de agenda eruit komt te zien. Dit is een voorlopige vaststelling van de agenda. De voorzitter kan na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda vaststellen. Dit kan echter niet tot op het laatste moment, maar tot uiterlijk achtenveertig uur voor de aanvang van de vergadering.
Individuele leden kunnen via hun fractievoorzitter in de agendacommissie onderwerpen voor de agenda voordragen. Zij kunnen ook bij aanvang van de vergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren.
Daarmee kan het individuele lid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda.
Tenzij anders bepaald zullen de VV-vergaderingen zijn op donderdagochtend om 9.30 uur.
TOELICHTING: 13.3 Vertrouwelijke stukken worden op een te onderscheiden wijze aan de leden verzonden.
TOELICHTING: 13.4 Er is geen uiterste termijn voor aanvulling van de agenda gedefinieerd. Uit democratische overwegingen streeft de voorzitter er naar aanvullingen uiterlijk achtenveertig uur voor de vergadering bekend te maken.
14. Openbare kennisgeving en ter inzagelegging
TOELICHTING: Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 35 van de Wet. Wat betreft de wijze van publicatie is aangesloten bij artikel 3:12 van de Algemene wet bestuursrecht. Gekozen is voor de plaatsing op het internet.
In dit artikel gaat het, naast om de geheime stukken, om de zogenaamde ‘achterliggende’ stukken waarvan vaak in de VV-voorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota's, etc.).
TOELICHTING: De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen, dat het vergaderquorum aanwezig is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 38b van de Wet.
18. Opening vergadering, quorum
TOELICHTING: De vergadering kan beginnen, indien meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend. Uit het tweede lid van artikel 38b van de Wet volgt deze procedure voor een tweede vergadering indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is.
TOELICHTING: tijdens het inspreken vindt geen dialoog of discussie plaats. Van de gevoelen van de inspreker wordt kennisgenomen. Inspreken op niet-geagendeerde onderwerpen is opengelaten ter bevordering van de actualiteit. Bij een voormelding van zestien uur zal in de regel op woensdagmiddag om 17.30 uur bekend zijn wie de insprekers zijn.
20. De besluitenlijst en de notulen
TOELICHTING: Beoogd wordt bij de vaststelling van het verslag geen (nieuwe) uitgebreide behandeling van een onderwerp plaats te laten vinden. Hiervoor bestaan indien noodzakelijk immers andere mogelijkheden.
De notulen is geen woordelijk verslag van de vergadering, maar zoals het in Van Dale is gedefinieerd ‘een kort schriftelijk verslag van een vergadering’.
Het recht om aanpassing voor te stellen komt ook toe aan het lid, dat bij de desbetreffende vergadering niet aanwezig was. Het is aan de verenigde vergadering om te beslissen of een voorgestelde wijziging of aanvulling geaccepteerd wordt. Een afwijzing van een dergelijk voorstel is niet vatbaar voor beroep (volgens de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State).
21. Ingekomen stukken en mededelingen
TOELICHTING: Omtrent de (aan de VV gerichte) ingekomen stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbere
TOELICHTING: De bevoegdheid die in het eerste lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die het vierde lid hem biedt om aan dat lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering te ontzeggen. De laatstgenoemde bevoegdheid van de voorzitter blijft echter onverlet.
Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar artikel 50 van dit reglement.
TOELICHTING: 22.11 Bij ‘billijkheid’ weegt een evenredige verdeling naar het aantal zetels per categorie en fracties zwaar.
23.5 spreektermijnen 24.4 sluiting beraadslaging
TOELICHTING: De voorzitter sluit de beraadslaging af met de samenvatting van de te nemen beslissing, waarna zonodig de stemming volgt.
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een lid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, valt buiten die termijn.
Indien de vergadering van mening is, dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan zij daartoe uitdrukkelijk besluiten. De beraadslaging over amendementen en moties vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp.
TOELICHTING: Teneinde de vergaderduur niet te zeer te verlengen wordt over een voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eer-ste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Indien de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee moge-lijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 23).
TOELICHTING: Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden alle gegeven vóór de stemming begint.
TOELICHTING: Deze bepaling beoogt niet meer, dan vast te leggen dat, indien een amende-ment is aangenomen, ook nog een beslissing over het voorstel (in zijn geamendeerde vorm) moet worden genomen.
Indien een lid te kennen geeft een (hoofdelijke) stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. De VV heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
Op basis van dit artikel zijn er twee soorten stemming mogelijk. Bij stemming door handopsteken vraagt de voorzitter wie voor of tegen is, waarna de leden die voor of tegen zijn tegelijk hun hand opsteken. Bij hoofdelijke stemming wordt van ieder lid afzonderlijk gevraagd of hij voor of tegen is.
28. Stemmingen over amendementen en moties
TOELICHTING: Als op enig voorstel amendementen of subamendementen zijn ingediend, gaat de stemming daarover vooraf aan de stemming over het voorstel. Het amendement dat naar het oordeel van de voorzitter de verste strekking heeft, wordt het eerst in stemming gebracht. Indien over een voorstel geen stemming wordt verlangd, wordt het geacht met algemene stemmen te zijn aangenomen.
TOELICHTING: De Wet geeft aan, dat over benoemingen (niet ontslag) van personen of het opstellen van een voordracht of aanbeveling schriftelijk moet worden gestemd. Een voordracht is voor de VV bindend; de VV heeft slechts keus tussen degenen die op de voordracht zijn vermeld. Een aanbeveling is een voorstel waarvan de VV mag afwijken.
Wanneer er veel benoemingen te doen zijn (bijvoorbeeld aan het begin van een nieuwe zittingsperiode) zou een gecombineerd stembiljet kunnen worden ontworpen.
Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld en daarom wel in dit reglement.
De aanwezige leden zijn niet verplicht om aan de schriftelijke stemming deel te nemen. De stemming is echter pas geldig als meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft een stembriefje (al dan niet behoorlijk ingevuld) heeft ingeleverd.
Bij stemming kan gebruik worden gemaakt van voorgedrukte stembiljetten. In dat geval wordt op een persoon gestemd door het plaatsen van een kruisje achter diens naam
TOELICHTING: Leden kunnen aan de vergadering wijzigingen op het aanhangige voorstel voorstellen, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander lid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het amendement vindt plaats tegelijk met de beraadslaging over het bijbehorende voorstel. Voor wat betreft de stemming over amendementen wordt verwezen naar paragraaf 3. Voorstel tot splitsing van een voorgesteld beslissing kan, indien aangenomen, meebrengen, dat één onderdeel van een besluit wel en een ander niet wordt aanvaard. In principe kan een VV-lid tot en met zijn tweede termijn in de beraadslaging een (sub)amendement (ondersteund door twee medeondertekenaars) indienen.
TOELICHTING: Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard) of het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis.
Daarom is het college formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen VV en college.
Een bijzonder motie is de motie van wantrouwen. Dat kan een motie zijn waarin expliciet het vertrouwen in een collegelid of het college wordt opgezegd. Het kan ook gaan om een motie waarin uitspraak wordt gedaan die een collegelid als motie van wantrouwen opvat. Dergelijke moties kunnen het aftreden van een collegelid tot gevolg hebben. Wanneer zo’n motie wordt aanvaard, dan treedt het collegelid af of kan daartoe worden gedwongen.
Tussentijds ontslag van een collegelid - wegens het opzeggen van vertrouwen - gebeurt op grond van artikel 41, vijfde lid van de Wet. Op grond van het eerste lid van dit artikel 41 besluit de verenigde vergadering over de invulling van vacature die ontstaat en zal zij een van haar leden in de eerstvolgende VV-vergadering dienen te benoemen.
Zie voor de politieke verantwoording, vertrouwensregel en politiek ontslag de toelichting bij artikel 36 (interpellaties) van dit Reglement van orde.
Wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt, dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt, dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp, waarop de motie betrekking heeft. Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dergelijke moties benaderen de in artikel 35 geregelde initiatiefvoorstellen.
Een ingediend amendement, subamendement of voorstel tot splitsing wordt, tenzij de vergadering anders besluit, zo spoedig mogelijk vermenigvuldigd en aan de leden rondgedeeld.
De voorzitter legt aan de VV ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de VV.
Indien het gaat om een niet geagendeerd voorstel, dient de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd te worden (artikel 35).
TOELICHTING: Het is de taak van het college aan de VV de nodige voorstellen te doen. Maar leden kunnen ook zelf een voorstel voor een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing doen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend. De wettelijke grondslag is te vinden in bijvoorbeeld artikel 77 juncto artikel 56 van de Wet.
Een voorstel voor een ontwerpverordening moet de VV in behandeling nemen. Voor andere initiatiefvoorstellen is geen verplichte behandeling voorgeschreven. Desalniettemin is het gebruikelijk dat ieder initiatiefvoorstel, bij wijze van ‘gentlemen’s agreement’ wel wordt besproken. Alleen om zwaarwegende redenen zou de VV dan kunnen weigeren om het voorstel in behandeling te nemen.
Initiatiefvoorstellen worden per definitie schriftelijk (is in geprinte of digitale versie) ingediend. In principe volgt een initiatiefvoorstel vervolgens hetzelfde traject als alle andere voorstellen. Dus via college, agendacommissie, commissie etc. Alleen in spoedeisende gevallen kan de voorzitter beslissen dat het voorstel rechtstreeks op de agenda van de eerstvolgende vergadering wordt geplaatst.
De VV kan eisen stellen aan de vorm waaraan een voorstel moet voldoen, om in behandeling te worden genomen. Deze eisen kunnen dus ook worden gesteld aan een initiatiefvoorstel. Als bij artikel 32.3 (amendement) en 33.2 (motie) geldt dat er twee medeondertekenaars nodig zijn.
TOELICHTING: 35.4 vanwege de aanvullende agenda (art. 13.4 RvO VV) en ‘publicatie’plicht is hier een termijn aan gesteld, namelijk achtenveertig uur voor de vergadering. Deze praktische richtlijn kan tevens dienen voor overige aanvullingen (zoals inspreken over niet-geagendeerde onderwerpen) op de agenda.
Interpellaties daarentegen kunnen tot vlak voor de vergadering worden geagendeerd.
TOELICHTING: Dit artikel geeft vorm aan de informatieplicht van het dagelijks bestuur (artikel 89 van de Wet) en de voorzitter (artikel 97 van de Wet).
Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet-geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de dijkgraaf te vragen. Daarvoor is verlof van de VV nodig.
Omdat een interpellatieverzoek meestal spoedeisend is, wordt het verzoek ingediend bij de voorzitter. De openbare behandeling is iets tussen de vraagsteller en het college.
Politieke verantwoording en politiek ontslag
De inlichtingenplicht moet worden gezien in het perspectief van de verantwoordingsplicht ten opzichte van de verenigde vergadering. Om deze verantwoordingsplicht kracht bij te zetten is voorzien in de mogelijkheid voor de verenigde vergadering om een hoogheemraad die niet langer het vertrouwen van de verenigde vergadering geniet, te ontslaan (vijfde lid artikel 41 van de Wet). Een ontslagen hoogheemraad kan terecht bij de burgerlijk rechter. Deze kan echter niet treden in een beoordeling van de gronden voor het ontslag. Wel kan de burgerlijk rechter toetsen of de procedure zorgvuldig is verlopen en als dit niet het ge-val is bijvoorbeeld voorzien in een schadevergoeding. Er is geen vastgelegde "afkoelingsperiode" tussen het voornemen om een hoogheemraad te ontslaan en het ontslagbesluit. Dat wil zeggen de verenigde vergadering als zij een motie van wantrouwen tegen een hoogheemraad heeft aangenomen en deze vervolgens niet uit zichzelf ontslag neemt, hem onmiddellijk kan ontslaan. Let wel: de verenigde vergadering is het niet verplicht, maar kan wel zelf in een dergelijk geval besluiten tot het inlassen van een periode van bezinning.
(Zie ook artikel 11 RvO VV Delfland)
Vertrouwensregel en collegeverantwoordelijkheid
De vertrouwensregel houdt in dat de hoogheemraad of het college als geheel moet aftreden als zij niet langer het vertrouwen genieten van de verenigde vergadering. Voor de dijkgraaf geldt deze regel niet. De vertrouwensregel zegt dus niet dat het college per se moeten aftreden als ze een fout hebben gemaakt.
De (politieke) college verantwoordelijkheid houdt in dat de collegeleden gezamenlijk en afzonderlijk verantwoording aan de verenigde vergadering schuldig zijn voor hun doen en laten bij de vervulling van hun taken.
TOELICHTING: Deze bepaling vormt een aanvulling op artikel 89 van de Wet met betrekking tot het vragenrecht. Het artikel stelt nadere regels voor het vragenrondje. In het vragen-rondje is geen debat mogelijk, zoals dat wel in de rest van de vergadering mogelijk is.
Een door de agendacommissie/voorzitter te hanteren richtlijn is de duur van een vragenrond-je van maximaal 30 minuten per vergadering, in geval van gebruikmaking van inspreekrecht maximaal 15 minuten, gelet de verhouding met beraadslaging over geagendeerde onderwerpen.
Aan het begin van de vergadering wordt een vragenrondje gehouden.
Hoofdstuk 5 Procedure begroting & jaarrekening
Geen nadere toelichting noodzakelijk
Hoofdstuk 7 Lidmaatschap van andere organisaties
TOELICHTING: Leden (of in voorkomende gevallen de dijkgraaf of secretaris of een ambtenaar van Delfland), die lid zijn van een algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling, verrichten aldaar hun taak zowel als leden van dat bestuur en als vertegenwoordiger van en in naam van het hoogheemraadschap. Voor de wijze, waarop zij in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling functioneren, zijn zij verantwoording verschuldigd aan de VV, die hen heeft aangewezen. Ook de gemeenschappelijke regeling dient over deze verantwoordingsplicht en over de informatieverstrekking aan de VV bepalingen te bevatten.
In het eerste lid van dit artikel is een regeling getroffen voor mondelinge verslaglegging (uiteraard kan ook een ander moment worden gekozen).
In het tweede lid wordt de mogelijkheid tot het stellen van schriftelijke vragen aangegeven, overeenkomstig de regels, daarvoor gesteld in artikel 37.
Het derde lid bevat de procedure voor de ter verantwoording roeping, die aansluit bij de regels voor inlichtingen.
Het is zinvol de bepalingen van dit artikel ook van toepassing te verklaren op andere organisaties, waarin de VV een of meer van zijn leden heeft benoemd. Hierbij valt te denken aan privaatrechtelijke rechtspersonen en vennootschappen, zoals een (raad van commissarissen van) een NV. Hierin voorziet het vierde lid.
Hoofdstuk 8 Besloten vergadering
TOELICHTING: Een besloten vergadering van de VV is een officiële vergadering, waarbij de vergaderregels van het reglement van orde in acht genomen dienen te worden, voorzover de bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. In artikel 36 van de Wet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor ‘het sluiten van de deuren’, de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt.
Dit artikel regelt verder dat door de VV benoemde commissieleden, die geen lid zijn en de bestuursondersteuning van het college en de VV aanwezig mogen zijn bij een besloten vergadering. Zij hebben immers ook een geheimhoudingsplicht en kunnen de stukken behorend bij de besloten vergaderingen ook inzien.
Ook aan anderen kan de VV toestaan de besloten vergadering bij te wonen. Met name ambtenaren die bij het betreffende onderwerp betrokken zijn, zal dit worden toegestaan. Ook ambtenaren hebben een geheimhoudingsplicht.
De opheffing van de geheimhouding is hier summier geregeld.
TOELICHTING: Hetgeen besproken wordt in een besloten vergadering, valt niet van rechtswege onder de geheimhoudingsplicht. Daarvoor is toepassing van de procedure volgens artikelen 37 en 43 van de Waterschapswet nodig.
Art. 46. Notulen besloten vergadering
TOELICHTING: Een te onderscheiden wijze van toezending is bijvoorbeeld de notulen op gekleurd papier in een envelop die gemarkeerd is met vertrouwelijk.
Hoofdstuk 9 Toehoorders en pers