Inkoop- en aanbestedingsvoorschriften ODRN

Stap 1 Bepaal welke categorie de aankoop betreft

Er wordt onderscheid gemaakt in onderstaande categorieën:

• -

  leveringen (aankoop, leasing, huur of huurkoop van producten)

• -

  diensten (schoonmaak, onderhoud, reparatie, advies, inhuur personeel)

• -

  werken (bouwkundige en civieltechnische werken; wegen-, water-, spoorwegbouw)

Het is soms moeilijk om aan te geven wat je als werk, dienst of levering moet beschouwen. De juiste keuze maken is vooral van belang voor stap 3. Team Inkoop kan hier advies in geven.

Stap 2 Bepaal de opdrachtwaarde

Voor het bepalen van de opdrachtwaarde moet uitgegaan worden van de feitelijke aanschaf, duur (bv raamovereenkomst voor levering van pc's) of inhuur(periode) inclusief alle opties en verlengingen.

Voorbeelden

• 1.

  Stel je wilt een auto kopen met optioneel een extra set winterbanden en een trekhaal. Dan moet je voor het bepalen van de opdrachtwaarde uitgaan van de kosten voor de auto, winterbanden en trekhaak. Eventuele additionele service, zoals onderhoud of pechservice, dient ook meegenomen te worden.

• 2.

  Stel je wilt een externe adviseur inhuren. Je bepaalt de inhuurperiode zoals je die op dat moment voorziet met een eventuele verlengingsmogelijkheid. De looptijd bepaal je als volgt:

  • -

    als een bepaalde termijn is afgesproken, dan neem je die termijn;

  • -

    weet je de termijn niet of is het voor onbepaalde tijd, dan meot je voor de vaststelling van de opdrachtwaarde de duur van 4 jaar nemen.

Stap 3 Bepaal welke inkoopprocedure van toepassing is

De categorie en de opdrachtwaarde bepalen welke inkoopprocedure van toepassing is.

Er zijn diverse variaties in aanbestedingsprocedures mogelijk. Bij iedere aanbesteding boven de €50.000,- moet de keuze worden vastgesteld in het projectplan.

De keuzes zijn:

• a.

  enkelvoudige onderhandse procedure;

• b.

  meervoudig onderhandse procedure;

• c.

  openbare procedure zonder voorafgaande selectie;

• d.

  niet-openbare procedure met voorafgaande selectie;

• e.

  gunning via onderhandeling;

• f.

  concurrentiegerichte dialoog.

Bij aanbestedingen waarbij wij zelf partijen uitnodigen, wordt gekeken of er regionale ondernemers zijn, die mee kunnen dingen naar de opdracht.

Onderstaande drempelbedragen gelden tot en met 31 december 2015 en zijn exclusief BTW.

Hiervoor gelden de volgende bedragen:

Stap 4 In de projectplannen specifiek een apart hoofdstuk opnemen voor Inkoop als het in te kopen bedrag meer bedraagt dan €50.000,-

In het hoofdstuk Inkoop wordt het volgende aangegeven:

• 1.

  hoe hoog het ingeschatte bedrag voor de inkoop is;

• 2.

  welke procedure gevolgd wordt;

• 3.

  hoe de aanbesteding verder georganiseerd wordt en wie waar verantwoordelijk voor is.

Stap 5 Uitvoering van de inkoopprocedure

Bij de uitvoering van de procedure wordt minstens aandacht geschonken aan de volgene onderdelen:

• 1.

  Duurzaamheid;

• 2.

  Social return;

• 3.

  Uitsluitingsgronden van partijen;

• 4.

  Eisen en wensen;

• 5.

  Beoordelingssystematiek op basis van EMVI (economisch meest voordelige inschrijving);

• 6.

  Contractbeheer en administratieve voorwaarden;

• 7.

  Verantwoordelijkheden binnen het proces;

• 8.

  Vastleggen van gegevens.

Uitzondering en Afwijken van de voorschriften

Het is niet toegestaan af te wijken van aanbestedingsprocedures boven de Europese drempel.

Wel kunnen de uitzonderingen zoals deze in de Aanbestedingswet 2012 zijn defenieerd, worden gebruikt. Het afwijken van vastgestelde aanbestedingsprocedures onder de Europese drempel is, in analogie met de uitzonderingen gedefinieerd in de Aanbestedingswet 2012, alleen toegestaan bij:

• -

  dwingende spoed

• -

  zwaarwegende technische, artistieke, economische of bestuurlijke redenen.

De motivatie dient schriftelijk worden vastgelegd en ter accordering worden voorgelegd aan de directeur.