Organisatie | Leiden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leiden en de Burgemeester van Leiden, elk voor wiens bevoegdheid het betreft, |
Citeertitel | Bevoegdhedenregeling gemeente Leiden 2016 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlage | Bevoegdhedenregister |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
20-04-2018 | 27-07-2019 | bijlage | 06-02-2018 Stadsblad, 19-04-2018 | B&W 18.0036 | |
25-08-2017 | 20-04-2018 | nieuwe regeling | 01-11-2016 Stadsblad, 24-08-2017 | B&W 16.0774 |
gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht en het Burgerlijk wetboek;
gezien het advies van het clusterberaad;
de Bevoegdhedenregeling gemeente Leiden 2016
Om te voorkomen dat in de Bevoegdhedenregeling definities uit elkaar gaan lopen staan zij alleen in het Organisatiebesluit.
Artikel 2 Relatie college en organisatie
Voor de toepassing van de Bevoegdhedenregeling en de daarop berustende bepalingen wordt de bevoegdheid door mandaat gelijk gesteld aan de bevoegdheid door volmacht, machtiging, autorisatie van het aangaan van financiële verplichtingen en het doen van betalingen. Bepalingen die betrekking hebben op de bevoegdheid door mandaat gelden ook voor de andere vormen.
Tenzij sprake is van besluiten met een routinematig karakter geldt een bevoegdheid door mandaat niet voor stukken gericht aan de Kroon, een minister, een staatssecretaris, een commissaris van de Koning,
een college van Burgemeester en Wethouders van een andere gemeente, een Dagelijks Bestuur van een waterschap en een college van Gedeputeerde Staten.
Overeenkomstig artikel 4, tweede lid, van het Organisatiebesluit gemeente Leiden juli 2015, verlenen het college en de burgemeester de gemeentesecretaris/algemeen directeur de bevoegdheid om aangelegenheden door te mandateren. Daartoe stelt de gemeentesecretaris/algemeen directeur de daarmee verbonden mandaten in Bevoegdhedenregister B vast. In het register staat welke bevoegdheden aan welke functionarissen zijn gemandateerd.
Voor projecten en bijzondere programma’s als bedoeld in het Organisatiebesluit kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur of een directeur rechtstreeks bevoegdheden verlenen aan ambtelijk opdrachtgevers. Voorwaarde is dat het gaat om in verband met het project of programma identificeerbare budgetten of kredieten.
Artikel 5 Mandaat aan externe organisaties
Artikel 10 Intrekking oude regeling
Dit besluit wordt aangehaald als Bevoegdhedenregeling gemeente Leiden2016.
Aldus vastgesteld door het College in de vergadering van het College van Burgemeester en Wethouders van 1 november 2016.
Toelichting op de Bevoegdhedenregeling gemeente Leiden juli 2015
Er worden dagelijks in naam van de gemeente besluiten genomen, opdrachten verstrekt en overeenkomsten afgesloten. Het is voor iedereen van belang om te weten wie bevoegd is om zulke (rechts-)handelingen te verrichten. De verdeling van deze bevoegdheden wordt geregeld in de Bevoegdhedenregeling die wordt vastgesteld door het college en de burgemeester. Door het verlenen van mandaat worden het college en de burgemeester ontlast van dagelijkse besluitvormingstaken. Door bevoegdheden te mandateren kunnen administratieve procedures sneller worden doorlopen en daardoor wordt de dienstverlening aan de burger beter en de organisatie klantvriendelijker.
De Bevoegdhedenregeling heeft een aantal gebruikersgroepen. Externe gebruikers willen weten of iemand van de gemeente bevoegd is om te handelen. Interne gebruikers willen weten wie bevoegd is om een beslissing te nemen. En ook de gemandateerden zelf wil natuurlijk weten of en waarvoor hij mandaat heeft en waartoe hij bevoegd is. De Bevoegdhedenregeling is van belang voor de externe werking van bevoegdheden, de Budgethouderregeling werkt alleen intern.
2. Onderscheid mandaat, volmacht, machtiging en attributie
In de regeling wordt het begrip mandaat als verzamelterm gebruikt. Formeel klopt dat niet helemaal. Mandaat staat voor de bevoegdheid tot het nemen van publiekrechtelijke besluit (bijvoorbeeld vergunningverlening), volmacht voor het namens een volmachtgever doen van rechtshandelingen (bijvoorbeeld opdrachtverstrekkingen) en machtiging voor andere handelingen (niet zijnde rechtshandelingen, zoals bijvoorbeeld de voorbereiding van besluiten, zitting nemen in overlegverbanden, een toespraak houden, onderhandelingen voeren). We gebruiken het begrip mandaat als verzamelterm en specificeren als dat nodig is.
Attributie blijft hier buiten. Door attributie wordt een nieuwe bevoegdheid geschapen. Een geattribueerde bevoegdheid wordt niet namens een bestuursorgaan uitgeoefend, maar hoort specifiek bij die functionaris. Het gaat niet om mandaat, volmacht of machtiging en de bepalingen die daarvoor gelden, gelden niet voor attributie. Voorbeelden van geattribueerde bevoegdheden zijn leges heffen, parkeerhandhaving en bezwaarschriften afdoen op het gebied van publieke dienstverlening (evenementen, handhaving, markten etc.). Ook de geattribueerde bevoegdheden zijn in het Bevoegdhedenregister opgenomen.
3. Onderscheid prestaties/taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De Bevoegdhedenregeling regelt niet welke prestaties en taken zijn toebedeeld aan clusters en resultaatverantwoordelijke teams. De taakverdeling wordt geregeld in de begroting, in het Concernwerkplan en in werkplannen.
4. Uitgangspunten van de Bevoegdhedenregeling Leiden 2015
De Bevoegdhedenregeling Leiden 2012 gaat uit van een systeem waarbij het college en de burgemeester het merendeel van hun bevoegdheden mandateert aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, de 1ste functionaris. Deze bevoegdheid includeert de bevoegdheid tot vaststelling en aanpassing van het Bevoegdhedenregister (voor zover dat niet aan het college en de burgemeester is voorbehouden). De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft alle bevoegdheden gemandateerd aan functionarissen in de organisatie. Ook zijn er bevoegdheden die door het college gemandateerd zijn aan een portefeuillehouder of aan bepaalde externe partijen (zoals de Milieudienst).
Bevoegdheden worden zo laag mogelijk in de organisatie neergelegd. Meer dan voorheen krijgen ook medewerkers mandaat. Daarmee wordt een beweging in de organisatieontwikkeling gehonoreerd die aansluit bij de volgende werkprincipes voor de organisatie: verantwoordelijkheden duidelijk beleggen, eigenaarschap tonen, vertrouwen geven en vertrouwen krijgen.
Bevoegdheden zijn zoveel mogelijk ‘algemeen’ geformuleerd. Alleen als het nodig is zijn zij specifieke aan een bepaalde functionaris opgehangen. Wij hanteren het credo ‘algemeen waar het kan en specifiek waar het moet’.
Alle mandaten zijn opgenomen in het Bevoegdhedenregister, inclusief mandaten die niet vanuit het college of van de burgemeester maar vanuit de gemeenteraad komen (register C). De griffie heeft, gezien het belang van deze mandaten, gevraagd om ze in het register op te nemen.
In de Bevoegdhedenregeling is het ‘ondermandaat’ in één keer opgenomen. De 1ste functionaris hoeft daarom geen ondermandaat te verlenen aan 2de functionarissen, die op zijn beurt aan 3de functionarissen en die dan weer evt. aan de 4e. Dat voorkomt een heleboel losse besluiten die apart bekend gemaakt moeten worden en gemuteerd in het register. Een leidinggevende van een cluster kan een mandaat dat door de gemeentesecretaris/algemeen directeur in het Bevoegdhedenregister verleend is binnen zijn cluster, intrekken, in overleg met zijn leidinggevende (artikel 4 lid 4).
Voor Servicepunt71 heeft het college het ‘Mandaatbesluit Servicepunt 71/ de gemeente Leiden’ en een bijbehorend register neergelegd. Ook dit is opgenomen in het Bevoegdhedenregister. Het zijn (formeel gezien) mandaten vanuit het college.
In dit artikel zijn begrippen gedefinieerd. Er worden dezelfde definities gehanteerd als in het Organisatiebesluit Leiden juli 2015 en in de Budgethouderregeling Leiden 2015.
Artikel 2 - Relatie college gemeentesecretaris/algemeen directeur en organisatie
Het college geeft de gemeentesecretaris/algemeen directeur opdracht om de begroting uit te voeren en over de uitvoering daarvan op gezette tijden te rapporteren aan het college. Het college autoriseert de besteding van de begrote budgetten door de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor dit doel en machtigt de gemeentesecretaris/algemeen directeur om op zijn beurt de besteding van budgetten door functionarissen in de organisatie te autoriseren. Daarbij geldt de autorisatie aan leidinggevenden als een generiek besluit van de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Over budgethouderschap van medewerkers neemt hij telkens een specifiek besluit. Wat een medewerker is, is in het Organisatiebesluit gedefinieerd: een functionaris van de gemeente niet zijnde gemeentesecretaris/algemeen directeur, clustermanager, teammanager of unitleider.
De portefeuillehouders worden in het Bevoegdhedenregister genoemd, maar zij ontvangen hun mandaat niet van de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Zij leggen verantwoording af aan het college en aan de burgemeester.
Een besluit om ondermandaat tijdelijk of permanent in te trekken wordt schriftelijk vastgelegd. Op intranet is daarvoor een formulier beschikbaar. In het proces is opgenomen dat een afschrift van het formulier wordt toegezonden aan team Strategie, middelen en control.
Er kunnen ook voorwaarden en beperkingen van mandaten in het register worden opgenomen.
De meeste mandaten worden gegeven in het kader van de lijnorganisatie. Daarnaast kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur besluiten tot het instellen van projecten en programma’s voor onderwerpen en thema’s met een concern brede of afdeling overstijgende betekenis. Voor deze projecten kan de gemeentesecretaris/algemeen directeur of een directeur op basis van het bepaalde in het tiende lid rechtstreeks mandaten verlenen aan de ambtelijk opdrachtgever. Voorwaarde hiervoor is wel dat het moet gaan om identificeerbare budgetten of kredieten.
Een ambtelijk opdrachtgever kan bevoegdheden ondermandateren aan een ambtelijk opdrachtnemer. Na akkoord van de ambtelijk opdrachtgever, kan de ambtelijk opdrachtnemer van een project of bijzonder programma een deelproject of deelprogramma ondermandateren aan een andere ambtelijk opdrachtnemer. Publiekrechtelijke bevoegdheden worden niet gemandateerd aan een ambtelijk opdrachtgever.
Voor activiteiten en projecten binnen afdelingen kan de resultaatverantwoordelijke teammanager zelf (tijdelijke) mandaten regelen. Dat kan ook zijn ondermandaat of machtiging van een medewerker om rechtshandelingen te verrichten. Om dit gemakkelijk te regelen zal een formulier worden aangemaakt op dat op Intranet zal worden aangeboden.
Artikel 6 - Toepassing mandaat
Iemand die mandaat heeft voor bepaalde taken is tevens budgethouder van de daarmee verbonden budgetten. Bij taken en verantwoordelijkheden horen bevoegdheden, niet alleen om rechtshandelingen te verrichten maar ook voor de bijbehorende financiën. Uitzonderingen op dit uitgangspunt worden expliciet in het Bevoegdhedenregister vermeld.
Gemandateerde bevoegdheden mogen bij afwezigheid van de gemandateerde worden uitgeoefend door de plaatsvervanger van de gemandateerde, tenzij het register anders bepaalt. Het is dus dat de gemandateerde een plaatsvervanger heeft.
In een aantal gevallen legt de gemandateerde voordat hij een besluit neemt, het voorgenomen besluit voor aan het bestuursorgaan. Van belang is dat een gemandateerde bevoegdheid altijd kan worden uitgeoefend door het bestuursorgaan dat de bevoegdheid heeft gemandateerd.
De eerste twee leden zien op de gebruikelijke wijze van ondertekening van krachtens mandaat genomen besluiten.
Met de toenemende mate van digitale verwerking van aanvragen om vergunningen e.d. is het van belang om duidelijkheid te scheppen hoe digitaal gegenereerde besluiten ook digitaal kunnen worden ondertekend. In het derde lid is daarom opgenomen dat indien een besluit digitaal wordt ondertekend, ondertekening plaats vindt op de wijze waarop de desbetreffende applicatie in de ondertekening voorziet. Indien een applicatie niet in een digitale ondertekening voorziet en het om praktische redenen (bulk-besluiten) wenselijk is om af te zien van de gebruikelijke ondertekening, dan bepaalt het vierde lid dat in die gevallen de functieaanduiding van de ondertekenaar, diens handtekening en diens naam kunnen worden vervangen door de mededeling ‘Dit besluit is elektronisch aangemaakt en daarom niet ondertekend.’
Deze artikelen bepalen niet wie bevoegd is om het digitaal ondertekende besluit te nemen. Dat is bepaald in het Bevoegdhedenregister.