| Organisatie | Landsmeer |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit vervanging van analoge bescheiden door digitale reproducties gemeente Landsmeer |
| Citeertitel | Besluit vervanging van analoge bescheiden door digitale reproducties gemeente Landsmeer |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-10-2017 | Nieuwe regeling | 18-07-2017 | Onbekend |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Landsmeer maakt bekend dat in de vergadering van 18 juli 2017 op grond van artikel 7 van de Archiefwet 1995 en de artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995 een besluit heeft genomen over de toepassing van vervanging (papieren archiefbescheiden vervangen door digitale reproducties) voor bescheiden die voldoen aan de voorwaarden zoals genoemd in het Handboek Vervanging gemeente Landsmeer.
De fysieke documenten worden gedigitaliseerd door middel van scanning. Daarna worden deze archiefbescheiden opgeslagen als origineel bestand (in het originele bestandsformaat) en in PDF/A als archiefformaat in het Document Management Systeem (DMS). Dit PDF/A formaat is een archiefkopie zodat de documenten duurzaam en volgens de open standaard gearchiveerd worden.
Aan elke registratie worden specifieke metadata (gegevens over gegevens) toegevoegd, voor de terugvindbaarheid van de registraties en de mogelijkheid om het document in zijn context te kunnen plaatsen.
De fysieke (papieren) documenten worden na 3 maanden daadwerkelijk vernietigd. De documenten worden nog 3 maanden bewaard zodat er nog voldoende tijd is om:
De digitale reproducties die zijn aangemerkt om de analoge bescheiden te vervangen, worden voorzien van 2 extra metadata:
Er is een Procedure Kwaliteitscontrole opgesteld. Deze procedure behelst het controleren van de kwaliteit van het volledige vervangingsproces op diverse criteria zodat de digitale reproducties de plaats van de analoge bescheiden kunnen innemen.