CVDR463054_1Besluit Informatiebeheer gemeente KapellenlregelingKapelle2017-11-28KapelleGemeenteblad 2017, nr 147585Besluit Informatiebeheer gemeente KapelleArtikel 6, Informatieverordening gemeente Kapellecollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2017-08-15De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2017-08-24nieuwe regeling2017/30/4GeenBesluit Informatiebeheer gemeente KapelleHet college van de gemeente Kapelle;gelet op artikel 6 van de Informatieverordening gemeente Kapelleb e s l u i t:vast te stellen het navolgendeBesluit Informatiebeheer gemeente Kapelle betreffende de inrichting van de informatiehuishouding van de gemeente Kapelle, voor zover de informatie die daarvan deel uitmaakt, niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.Besluit Informatiebeheer gemeente Kapelle Hoofdstuk 1 Algemene bepalingenArtikel 1 BegripsomschrijvingenIn dit besluit wordt verstaan onder:A.KPI’sAls hulpmiddel bij de horizontale verantwoording heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) opgesteld aan de hand waarvan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeenten kan worden getoetst.B.ProceseigenaarBevoegde om te bepalen hoe een werkproces verloopt en degene die de verantwoordelijkheid heeft ervoor zorg te dragen dat het werkproces aan de klantverwachtingen en bedrijfsdoelstellingen blijft voldoen.C.VerordeningDe in de artikel 30, lid 1, artikel 32, lid 2 van de Archiefwet bedoelde verordening, zijnde de Informatieverordening gemeente Kapelle. D.BeheereenheidDe organisatie van de gemeente KapelleE.BeheerDe ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewarenF.KwaliteitssysteemKwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling. G.De wetHiermee wordt bedoeld de Archiefwet 1995.Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheid voor de informatieArtikel 2

Burgemeester en wethouders zijn op strategisch niveau verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatiehuishouding; zij stellen het beleid vast en sturen (middel)lange termijn ontwikkelingen.

Gemeentesecretaris en afdelingshoofden/proceseigenaren zijn op tactisch niveau verantwoordelijk voor de toepassing van het beleid ten aanzien van de kwaliteit van de informatiehuishouding.

Afdelingshoofden (proceseigenaren) zijn op operationeel niveau verantwoordelijk voor de kwaliteit van de informatiehuishouding binnen hun afdelingen.

De medewerkers zijn in hun rol als procesbeheerders verantwoordelijk voor het creëren en beheren van accurate en complete werkprocesgebonden informatie, volgens vast te stellen kwaliteitseisen.

De adviseur en medewerkers van de cluster Documentaire Informatievoorziening zijn in hun rol van informatiebeheerder concernbreed verantwoordelijk voor advisering, ondersteuning, rapportering, reparatie en overdracht van de werkprocesgebonden informatie.

Artikel 3De gemeentesecretaris is als hoofd van de beheereenheid verantwoordelijk voor het informatiebeheer conform artikel 4 van de Informatieverordening gemeente Kapelle.Artikel 4Burgemeester en wethouders stellen het Strategisch Informatieoverleg (SIO) in, bestaande uit de gemeentesecretaris en de archivaris, dat de regie heeft over het informatiebeleid en tenminste éénmaal per jaar bijeen komt.Hoofdstuk 3 De inrichting van het informatiebeheer Artikel 5

Het hoofd van de beheereenheid stelt elke 2 jaar een geactualiseerd Informatiebeheerplan op, zendt dit aan burgemeester en wethouders en de archivaris en ziet toe op de volledigheid van het Informatiebeheerplan.

Het Informatiebeheerplan bevat tenminste de volgende elementen:

de beschrijving van de beheereenheid en de hoofdtaken, alsmede de wijze waarop het informatiebeheer georganiseerd is;

een verwijzing naar de beschrijving van de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen in het vigerend mandaatregister;

een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de digitale systemen waarin de informatie wordt beheerd;

een verklaring dat digitale systemen, waarin blijvend te bewaren informatie wordt bewaard, voldoen aan vastgestelde of gangbare eisen en normeringen (NEN);

de wijze waarop de betrouwbaarheid, authenticiteit, integriteit, toegankelijkheid, duurzaamheid en beveiliging van de informatie worden gewaarborgd;

een actueel overzicht van de aan de hand van de KPI’s geconstateerde knelpunten, inclusief een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.

Artikel 6

Het hoofd van de beheereenheid bericht tijdig aan de archivaris het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatie;

ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een of meerdere informatiesystemen;

voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;

over te gaan tot uitlening, vervroegde overbrenging en (nood)vernietiging van informatie;

Het hoofd van de beheereenheid betrekt met betrekking tot de in lid 1 beschreven situaties, het gevraagd en/of ongevraagd advies van de archivaris in zijn voorstel aan burgemeester en wethouders.

Artikel 7Indien het hoofd van de beheereenheid de hierna genoemde handelingen met betrekking tot informatie wil uitvoeren, is vooraf positief advies van de gemeentearchivaris vereist:a vervanging als bedoeld in artikel 7 van de wet;b vervreemding als bedoeld in artikel 8 van de wet;

bouw, ingebruikneming, verbouw, inrichting en verandering van archiefruimten;

overdracht van informatie van een organisatieonderdeel aan een ander organisatieonderdeel.

Hoofdstuk 4 SlotbepalingenArtikel 8 intrekkingHet Besluit informatiebeheer gemeente Kapelle 2013, vastgesteld op 28 mei 2013, wordt ingetrokken. Artikel 9 inwerkingtredingDeze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking. Artikel 10 CiteertitelDeze regeling wordt aangehaald als Besluit Informatiebeheer gemeente Kapelle.Hoogachtend,Burgemeester en wethouders van Kapelle,De secretaris,De burgemeester,mr. A.J. van den Bergemr. A.B. Stapelkamp