Organisatie | Maasgouw |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement voor de gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente Maasgouw |
Citeertitel | Privacyreglement BRP gemeente Maasgouw 2013 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Privacyreglement BRP gemeente Maasgouw.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
21-08-2017 | nieuwe regeling | 11-06-2013 Maasgouw Nieuws, 26-06-2013 | 01569 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Maasgouw
Gelet op de Wet bescherming persoonsgegevens, de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen
Het Reglement voor de gemeentelijke basisregistratie personen van de gemeente Maasgouw vast te stellen
REGLEMENT BRP gemeente Maasgouw
Artikel 3 Authentieke gegevens
Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, worden tenminste de authentieke gegevens verstrekt aan alle binnengemeentelijke afnemers die deze gegevens uit de basisregistratie personen nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.
Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de
Voor zover daartoe geautoriseerd krachtens het autorisatiebesluit, hebben de in bijlage 1 genoemde binnengemeentelijke afnemers, rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens in de GBA-V. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.
Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers
Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in bijlage 2 vermelde binnengemeentelijke afnemers de in die tabel aangegeven gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de eveneens in die tabel aangegeven doeleinden.
Artikel 7 Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking
Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.
Artikel 8 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in bijlage 4 en 6 bij dit reglement aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Artikel 13 Verwijdering van gegevens
Gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de basisregistratie personen verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen 3 maanden na dit besluit.
De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan.
Vernietiging van gegevens van geregistreerden en aangehaakte gegevens geschiedt met inachtneming van de Archiefwet 1995.
Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid in de basisregistratie en/of de GBA-V
De medewerkers van de volgende organisatieonderdelen van de gemeente Maasgouw hebben rechtstreekse toegang tot de basisregistratie en/of tot de GBA-V, voor zover daartoe geautoriseerd op grond van het autorisatiebesluit. De bevoegdheid van rechtstreekse raadpleging van de GBA-V, blijkt uit het autorisatiebesluit.
De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.
Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid
De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.
Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.
Rechtstreekse toegang tot de GBA met een raadpleegfunctie.
Voor een goede vervulling van gemeentelijke taken is het gewenst om medewerkers rechtstreeks toegang te verlenen tot “bepaalde” GBA gegevens. In het GBA-systeem wordt hiervoor gewerkt met autorisatieprofielen. Met het toekennen van een profiel wordt een standaardset aan bevoegdheden toegekend. De medewerkers die behoren tot de profielen, een schriftelijk verzoek hebben ingediend d.m.v. het autorisatieformulier én schriftelijk bericht hebben gehad van de toegekende autorisatie, zijn bevoegd tot het raadplegen van de GBA. Een autorisatie wordt eerst toegekend nadat de medewerker een schriftelijke verklaring heeft ondertekend waarin hij/zij verklaart de gegevens uitsluitend te gebruiken voor de uitvoering van zijn/haar werkzaamheden.
·Alle mogelijke functies binnen het GBA pakket.
Profiel Baliemedewerker Burgerzaken
Profiel raadplegen financiën t.b.v. de financiële en belastingadministraties
Profiel raadplegen t.b.v. administraties Soza.
Profiel raadplegen wonen, vergunningen en werken
Profiel raadplegen t.b.v. leerplichtadministratie
Profiel raadplegen t.b.v. begraafplaatsenadministratie
Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar in de vorm van een uittreksel of op papier, gegevens worden verstrekt uit de GBA danwel worden gecontroleerd voor zover organisatieonderdelen deze gegevens nodig hebben voor de vervulling van hun publiekrechtelijke taak.
Lijst van binnengemeentelijke afnemers waaraan, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, systematisch gegevens worden verstrekt voor zover deze gegevens nodig zijn voor de vervulling van hun taak.
Lijst van vrije derden waaraan gegevens worden verstrekt.
Lijst van bijzondere gevallen en uitzonderingen waarvoor gegevensverstrekking mogelijk is.
Persoonsgegevens, gegevens over curatele, gezag, nationaliteit en verblijfsrecht. (Wet GBA art. 34,1,a,1-6) | ||||||
Algemene en verwijsgegevens voor zover noodzakelijk in verband met het onderzoek |
Gegevens worden alleen verstrekt als wordt voldaan aan onderstaande voorwaarden:
Lijst van binnengemeentelijke afnemers, die zijn aangewezen mededeling te doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.
* gerelateerden kunnen zijn: Ouders, echtgeno(o)t(e) kinderen
gerelateerde gegevens: A-nummer, Adelijke titel/ predikaat, Voorvoegsel geslachtsnaam, geslachtsaanduiding
Schema voor schriftelijke verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA.
Het schema wordt elk jaar geactualiseerd door een werkgroep uit de NVVB-adviescommissie Identiteiten & Producten.
Collega’s Burgerzaken in het land willen weten waar ze aan toe zijn (wat ze wel en niet mogen of kunnen) wanneer hen schriftelijk het verzoek wordt gedaan om op papier gegevens uit de GBA te verstrekken. De NVVB-adviescommissie Identiteiten & Producten (I&P) onderhoudt het schema dat de voormalige commissie Persoonsinformatie & Privacy (PIP) heeft gemaakt om een makkelijk toegankelijke handreiking te hebben voor de medewerker Burgerzaken die tot taak heeft de incidentele GBA-verstrekkingen op papier te verzorgen.
Het is vaak een lastige materie waarbij systematisch moet worden nagegaan wie wat vraagt en waarom en of er vervolgens een basis is om aan die vraag tegemoet te komen.
Voor een deel kan de beoordeling van een verzoek om GBA-gegevens plaatsvinden op basis van de GBA-wetgeving. Maar in een behoorlijk aantal situaties is het gemeentelijk informatiebeleid bepalend voor de vraag of gegevens al dan niet mogen worden verstrekt. Ook het wel of niet heffen van leges kan onderwerp zijn van gemeentelijk beleid.
Het schema voor de schriftelijke verzoeken om papieren gegevensverstrekking geeft geen limitatieve opsomming van alle mogelijke aanvragers en verstrekkingen. Op grond van ervaringen in de alledaagse praktijk menen de werkgroepleden en de commissie I&P dat met dit schema een groot aantal vragen kan worden beantwoord waarmee medewerkers Burgerzaken in hun werk regelmatig te maken krijgen.
Een actuele versie is digitaal beschikbaar via http://www.nvvb.nl/producten-en-projecten/schema-gegevensverstrekking en vervangt automatisch de versie genoemd in bijlage 6.
Toelichting op het privacyreglement BRP van de gemeente Maasgouw
Dit reglement vloeit voort uit de Verordening gemeentelijke basisregistratie personen (BRP). De verordening omvat het bestuurlijk-juridisch kader voor de persoonsinformatiehuishouding met ingang van 1 januari 2010. De raad heeft de nadere regeling van verantwoordelijkheid, beheer en gegevensverwerking opgedragen aan het college van burgemeester en wethouders in hun rol als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de BRP. Hieronder volgt voor zover nodig een nadere toelichting op de artikelen in dit reglement.
In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. Het reglement betreft de basisregistratie personen. Dat is een combinatie van de basisadministratie, waarin persoonsgegevens van personen die in gemeente Maasgouw woonachtig zijn en de registratie van gegevens van niet-inwoners. Om over de gegevens van niet-inwoners te kunnen beschikken is een besluit van de minister van Binnenlandse Zaken nodig, het onder g in dit artikel genoemde autorisatiebesluit.
De basisregistratie bevat naast gegevens van inwoners en niet-inwoners de zogenaamde aangehaakte gegevens. Dat zijn gegevens van ingezetenen van gemeente Maasgouw, die nog in gebruik zijn, maar die strikt formeel geredeneerd niet tot de basisadministratie worden gerekend.
Het beheer van de basisregistratie personen is belegd bij de medewerker burgerzaken van de afdeling Dienstverlening, team klantcontact werkveld Backoffice Burgerzaken.
Artikel 3. Doel van de basisregistratie personen
In het doel van de basisregistratie personen komt tot uitdrukking ten behoeve van welke organen en instellingen de gegevens worden geadministreerd. Bovendien geeft dit artikel aan ten behoeve waarvan deze organen en instellingen gegevens verstrekt kunnen krijgen.
Artikel 4. Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen en de GBA-V.
Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een "online verbinding" kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Lid 1, sub a regelt de toegang van de beheerder en de medewerkers bij de afdelingen die uitvoering geven aan de Wet GBA.
Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals belastingen of Sociale Zaken, kan het regionale politiekorps op dezelfde wijze toegang hebben tot de GBA. Dit is geregeld in artikel 96, tweede lid van de Wet GBA.
Artikel 5. Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers
Er zijn binnengemeentelijke afnemers aan wie systematisch gegevens worden verstrekt zonder dat hun rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen is gegeven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties.
Artikel 6. Verbanden met andere registraties
Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de basisregistratie personen aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet GBA verplicht in artikel 96 tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de integratie van de basisadministratie in de basisregistratie. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.
Artikel 8. Overige verstrekkingen
Gemeenten hebben de bevoegdheid om op basis van artikel 100 van de Wet GBA bij of krachtens verordening te bepalen of en in welke mate gegevens worden verstrekt uit de basisadministratie aan zogenaamde vrije derden.
Voorwaarde is dat het gemeentelijk verstrekkingenbeleid is vastgelegd bij of krachtens een gemeentelijke verordening. Met de wijziging van artikel 100 van de wet GBA per 1 september 2001 heeft de wetgever de categorie van personen en instellingen die de gemeente van gegevens kan voorzien aanzienlijk beperkt.
Het verstrekken van gegevens aan commerciële bedrijven behoort niet tot het doel van de GBA en staat in beginsel op gespannen voet met de primaire doelstelling van de basisadministraties.
Om die reden wordt gegevensverstrekking op grond van artikel 100 aan commerciële instellingen en bedrijven volledig uitgesloten. Commerciële instellingen zoals incassobureaus en postorderbedrijven hebben dus geen recht op gegevensverstrekking.
Ook de categorie van gegevens die mogen worden verstrekt, is verder afgebakend. Over het algemeen mogen alleen de in artikel 100, tweede lid Wet GBA vermelde gegevens worden verstrekt. Ingevolge artikel 102 van de Wet GBA heeft de burger het recht geheimhouding tot verstrekking van zijn gegevens te vragen. Per geval wordt beoordeeld of de gevraagde informatie verstrekt kan worden.
Onder artikel 100 Wet GBA is gegevensverstrekking alleen mogelijk aan rechtspersonen zonder winstoogmerk voor zover de verstrekking noodzakelijk is in het belang van betrokkenen of van de rechten en vrijheden van anderen. Daarbij wordt nagegaan of de verstrekking wordt gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte, een gemeentelijk belang, of de verstrekking in de juiste verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd en of dit doel op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt.
Een voorbeeld van gegevensverstrekkingen aan rechtspersonen is de verstrekking van gegevens aan woningcorporaties in het kader van de samenwerking op het gebied van de fraudebestrijding en eerlijke verdeling van de woonruimte.
Aan particulieren mogen gegevens worden verstrekt ten behoeve van een persoonlijk niet-commercieel belang zoals in verband met een reünie of opsporing van een familielid. Verplicht is gesteld dat de gemeente eerst uitdrukkelijk toestemming verkrijgt van de ingeschrevene van wie de gegevens worden verstrekt. De schriftelijke toestemmingen moeten een jaar lang worden bewaard. Daarnaast moeten informatieverstrekkingen die plaatsvinden op basis van artikel 100 worden geprotocolleerd (artikel 9).
Dit artikel regelt de verplichting van bestuursorganen om bij gerede twijfel aan de juistheid van de authentieke gegevens terug te melden aan de beheerder van de basisadministratie. Gegevensuitwisselingen beperken zich in het algemeen niet uitsluitend tot de authentieke gegevens. Ook in de niet-authentieke gegevens kunnen eventuele fouten voorkomen, die door daartoe door het college aan te wijzen afnemers teruggemeld moeten kunnen worden.
Op grond van artikel 62, vierde lid, van de wet GBA is het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid toegekend om
De ‘terugmelding aan de basisadministratie’ houdt zowel terugmelding in aan de eigen basisadministratie van de gemeente Maasgouw als ook aan de basisadministraties van de andere gemeenten.
De wet GBA regelt uitputtend de rechten van de burger met betrekking tot inzage, correctie en verwijdering van diens gegevens in de basisadministratie. Op het deel van de basisregistratie dat niet als basisadministratie wordt aangemerkt, is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. De rechten die de burger op grond van die wet heeft, zijn overgenomen in dit reglement.
De GBA stelt een aantal eisen op het gebied van beveiliging:
Artikel 31 Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.
Het daarin gestelde is uit te splitsen naar de volgende aandachtsgebieden:
In de gemeente Maasgouw zijn er maatregelen getroffen op deze terreinen. De maatregelen zijn opgenomen in een informatiebeveiligingsplan GBA en Waardedocumenten.