CVDR4625_1Verordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente DongennlregelingDongen2017-09-12DongenOnbekendControleverordening gemeente DongenArtikel 149 en 213 Gemeentewetgemeenteraadfinanciën en economie2004-12-16De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2004-01-012004-01-012009-01-01OnbekendOnbekendPublicatiedatum onbekendVerordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Dongen1.DefinitiesIn deze verordening wordt verstaan onder:a.accountant een door de raad benoemde:
registeraccountant of
accountant-administratieconsulent met een aantekening in het
inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, lid 3, Wet op de
Accountant-Administratieconsulenten of
organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants
samenwerken,
belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde
jaarrekening.b.accountantscontrolede controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening
uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant ten behoeve van:
de accountantsverklaring als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid
3
het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde
baten en lasten en de grootte en samenstelling van het
vermogen;
het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en
balansmutaties;
het in overeenstemming zijn van de door het college
opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene
maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel
186 Gemeentewet;
het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet,
lid 4
de inrichting van het financieel beheer en de financiële
organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en
rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
onrechtmatigheden in de jaarrekening;
waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur
worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet, in acht worden
genomen. c.rechtmatigheid in het kader van accountantscontroleHet in overeenstemming zijn met de begroting en van toepassing zijnde
wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke regelingen.d.deelverantwoordingeen ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een
afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke
verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening. e.rekeningcommissiede commissie, op basis van artikel 82 GW, die zich bezig houdt met het
onderzoek naar de jaarrekening en hierover de raad adviseert.2.Aanbesteding accountantscontrole1.De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213,
lid 2, Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen
accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode
van 5 jaar. 2.Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de
accountantscontrole voor.3.De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het
programma van eisen en de selectiecriteria vast. In het programma van
eisen en het aansluitende contract worden voor de jaarlijkse
accountantscontrole opgenomen:a.de toe te passen goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties bij
de controle van de jaarrekening;b.de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen
goedkeuringstoleranties en rapporteringstoleranties; Voor de
onder a en b genoemde toleranties wordt uitgegaan van de huidige
wettelijk vastgelegde minimumeisen, d.i. 1% voor fouten in de
jaarrekening en 3% voor onzekerheden in de jaarrekening; indien
hiervan afgeweken wordt dient dit expliciet in het programma van
eisen en het af te sluiten contract te zijn
opgenomen.c.de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;d.de eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles; e.de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse
rapportering en van de standaard tussentijdse controle; f.het tijdstip van de aanlevering van de rapportage over de controle van
de jaarrekening op basis van de jaarlijks vast te stellen planning.
3.Informatieverstrekking door college1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de
jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en
regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.2.Het college draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening ten
grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten,
deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten,
berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed
toegankelijk zijn. 3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de
accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de
oordeelsvorming van de accountant is verstrekt; het te hanteren model
wordt door de accountant verstrekt. 4.Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening tijdig, samen met de
accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad,
zodanig dat vaststelling door de raad uiterlijk 14 juli van elk jaar
volgend op het begrotingsjaar kan plaatsvinden.5.Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor
behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van
invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door
het college aan de raad en de accountant gemeld.4.Inrichting accountantscontrole1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en
de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de
frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan in
voorkomende gevallen de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande
kennisgeving uitvoeren. In onderleg overleg en rekening houdend met de
raadsagenda worden de tijdstippen van aanvang en rapportering jaarlijks
bepaald.3.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole
vindt periodiek overleg plaats tussen de accountant en een
vertegenwoordiging van de rekeningcommissie, de portefeuillehouder
financiën, de diensthoofden Services en Concernstaf.5.Toegang tot informatie1.De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren
en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven,
computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de
accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor, dat
de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een
onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen,
terreinen en informatiedragers van de gemeente.2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en
schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de
uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt
er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking
verlenen.3.Het college draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn
gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de
accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de
rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het
gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte
informatie.6.Specifieke controles en opdrachten1.Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot
het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de
onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het
college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te
verstrekken opdrachten. 2.Het college draagt de zorg voor de rechtmatige uitvoering van het beleid
van de specifieke uitkeringen van het Rijk. Het college is voor de
controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd
de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde
accountant, indien dit in het belang van de gemeente is. 3.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden
(Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij
de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze
verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het
college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door
de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente
is. 7.Rapportage1.Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden
tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de
gemeenterekening, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en
zendt een afschrift hiervan aan het college. 2.In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen
brengt de accountant over de door hem uitgevoerde tussentijdse en
eindejaarscontroles verslag uit over zijn bevindingen van niet van
bestuurlijk belang rechtstreeks aan de ambtenaar van wie het geldelijk
beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd
alsmede het hoofd van de dienst waar de ambtenaar werkzaam is en het
hoofd van de concernstaf dan wel andere daarvoor in aanmerking komende
ambtenaren. Frequentie en tijdstip van aanlevering zijn contractueel
bepaald en kunnen afhankelijk van de jaarlijks in overleg samen te
stellen planning worden aangepast. 3.De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor
verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met
de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de
jaarstukken het verslag van bevindingen met de rekeningcommissie in het
auditoverleg.8.Inwerkingtreding1.Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2004, met
dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van
de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2004 en
later.2.Op dat tijdstip vervalt de “Controleverordening Dongen 2003”, zoals
vastgesteld op 5 februari 2004.9.CiteertitelDeze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening
gemeente Dongen”. ToelichtingArtikel 2. Aanbesteding accountantscontroleNa afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan
de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het
jaarverslag (artikel 197, lid 1, GW). Voor het overleggen van deze stukken aan
de raad moet de jaarrekening door een bevoegde accountant zijn gecontroleerd
(artikel 197, lid 2 GW). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht
van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst (artikel 213,
lid 2 GW). De raad is echter niet het bestuursorgaan, dat de overeenkomst met de
accountant ondertekent. Het is de burgemeester, die de overeenkomst voor de
accountantscontrole met de accountant op grond van artikel 171, lid 1 GW
ondertekent. De burgemeester vertegenwoordigt de gemeente in en buiten rechte,
luidt artikel 171, lid 1 GW.Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de
accountantscontrole van de gemeentelijke jaarrekening. Het eerste lid legt de
periode van de verbintenis met de accountant voor de controle van de
jaarrekening vast. Het tweede lid regelt, dat het college verantwoordelijk is
voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de
jaarrekening. De periode van de verbintenis met de accountant uit het eerste lid
impliceert niet, dat daarna van accountant wordt gewisseld en/of een nieuwe
aanbesteding plaatsvindt.Voor de accountantscontrole geldt het “Besluit accountantscontrole provincies
gemeenten” (BAPG) dat krachtens artikel 213, lid 6 GW door de minister is
vastgesteld. Het BAPG bevat onder andere regels voor de goedkeuringstoleranties
voor de accountantsverklaring en de rapporteringtoleranties voor het verslag van
bevindingen. Een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of
onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten
van de gemeente (de omvangsbasis). De goedkeuringstoleranties worden door de
accountant gehanteerd ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening.
In het BAPG worden maximale percentages voor de goedkeuringstoleranties gegeven
(1% voor fouten in posten van de jaarrekening en eventuele door de raad aan te
wijzen deelverantwoordingen en 3% voor onzekerheden in de controle). De
goedkeuringstoleranties kunnen door de raad lager worden vastgesteld. Een rapporteringtolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een
goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het verslag
van bevindingen. Rapporteringtoleranties kunnen door de raad lager worden
gesteld dan de uit de goedkeuringstoleranties voortvloeiende bedragen. Bij Europese aanbesteding zijn het de selectiecriteria en bijbehorende
wegingsfactoren, die uiteindelijk de selectie van de accountant voor de controle
van jaarrekening bepalen. De raad is het bestuursorgaan, dat de accountant
aanwijst en moet dus de selectiecriteria en bijbehorende wegingsfactoren
vaststellen. Dit wordt geregeld in het vierde lid van artikel 2. Artikel 3. Informatieverstrekking door college In de nieuwe gedualiseerde verhoudingen is het college verantwoordelijk voor de
samenstelling van de jaarrekening en het jaarverslag. Ten opzichte van de raad
is het college ook verantwoordelijk voor de samenstelling van eventuele door de
raad geëiste deelverantwoordingen. Artikel 3 van de verordening regelt de
verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende
informatie aan de accountant.Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de
achterliggende documenten. Het tweede lid draagt aan het college op deze
achterliggende documenten goed toegankelijk ter inzage aan de accountant
beschikbaar te stellen. Het derde lid verplicht het college een verklaring af te geven aan de
accountant, waarin het college verklaart geen informatie die van belang is voor
de beoordeling van de jaarrekening, te hebben achtergehouden. De verklaring
wordt ook wel een LOR (Letter Of Representation) genoemd. Hoewel een dergelijke
verklaring geen wettelijke verplichting is, bepaalt deze verordening om dit wel
te doen.In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de
overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan de raad. De jaarrekening moet
namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli
worden toegezonden aan gedeputeerde staten (artikel 200 GW). De accountant verzendt de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen
rechtstreeks aan de raad. Artikel 197, lid 2 GW bepaalt echter, dat het college
bij de overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag aan de raad daarbij
moet toevoegen de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen. Het vijfde lid van het artikel gebiedt het college alle informatie die van
invloed is op het beeld van de jaarrekening en pas na de afgifte van de
accountantsverklaring, maar voor de vaststelling van de jaarrekening door de
raad aan het college bekend is geworden, terstond te melden aan de raad en de
accountant. Het sluit verrassingen tijdens de raadsbehandeling uit. Artikel 4. Inrichting accountantscontrole Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de
accountant en het college ten aanzien van de inrichting van de
accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting en
uitvoering van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles
uitvoeren. Het college is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een
soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de
accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de gemeente. Ook is
uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de
accountantscontrole. Artikel 5. Toegang tot informatie In het vorige artikel hebben we gezien dat de accountant leidend is voor wat
betreft de inrichting van de accountantscontrole. Om een goede controle uit te
voeren moet hij echter ook onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Artikel 5 van de
verordening kent de bevoegdheid om onbelemmerd onderzoek te doen toe aan de
accountant. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met de raad, zoals
neergelegd in het programma van eisen bij de opdrachtverstrekking. Het artikel
legt aan het college de zorgplicht op om er voor te zorgen, dat de accountant
een onbelemmerde toegang heeft tot alle burelen van de gemeente en de ambtenaren
van de gemeente volledig meewerken aan de accountantscontrole. Indien dit
noodzakelijk is voor een goede controle moet de accountant dus inzage kunnen
hebben in alle stukken, inclusief vertrouwelijke stukken als daar aanleiding
voor is.Artikel 6. Specifieke controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de
gemeente die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries
voor de verantwoording over specifieke uitkeringen vaak een aparte
accountantsverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit
soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het
college besluiten om advieswerkzaamheden over de rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid uit te besteden aan een accountant. Het eerste lid van artikel 6 van de verordening regelt, hoe het college moet
omgaan met de uitbesteding van “advieswerkzaamheden” zoals de verbetering van de
administratieve organisatie, aan de door de raad benoemde accountant. Door deze
werkzaamheden te gunnen aan de door de raad benoemde accountant kan de
onafhankelijkheid en daarmee de integriteit van de accountant ten aanzien van
zijn controlewerkzaamheden voor de raad in het geding komen. Op de loer liggende
belangenverstrengeling tussen college en accountant kan mogelijk een weerslag
hebben op de kwaliteit van de controle van de jaarrekening. Hetzelfde geldt voor
die gevallen, waarbij de accountant bij de accountantscontrole zijn eigen werk
moet controleren. Het lid bepaalt, dat het college voor werkzaamheden op het
gebied van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van
onderdelen van de gemeente de door de raad benoemde accountant kan inschakelen.
Indien het college dit voornemen heeft, dient hij de raad hier vooraf over te
informeren. Dit biedt de raad de mogelijkheid om over de desbetreffende
uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan
het college kenbaar te maken.Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige
controlewerkzaamheden in het algemeen de door de raad benoemde accountant
inschakelt. Het college mag hiervan afwijken, indien dit in het belang van de
gemeente is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend
met de gemeentelijke administraties. Daarbij kunnen controles van de
jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één
accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke
besparing op. In bepaalde gevallen is inschakeling van een andere accountant
raadzaam en soms zelfs onoverkomelijk. De reden hiervoor kan van prijstechnische
aard zijn, maar ook van bijvoorbeeld organisatorische aard (zo kunnen de
controlewerkzaamheden gemeenschappelijke activiteiten met een andere gemeente
betreffen en de accountantscontrole hiervan door de accountant van de andere
gemeente worden uitgevoerd). De verordening regelt dat het college in deze
gevallen vrij is in de keuze van de accountant.Het is een zelfstandige bevoegdheid van het college zonder voorafgaand de raad
te informeren. Wel is ook hierbij de meldingsplicht van toepassing. Artikel 7. Rapportage Het derde en vierde lid van artikel 213 GW regelt de rapportering en de inhoud
daarvan van de accountant aan de raad en het college. Naast de uiteindelijke
eindcontrole van de jaarrekening verricht de accountant meestal meerdere
controles. Dit kunnen door de raad in het programma van eisen van de
aanbesteding geëiste tussentijdse controles (interim-controles) zijn. Het eerste
lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde
afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een
goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de
schriftelijke mededeling hierover aan de raad. Dit opdat het college (in overleg
met de raad en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan
treffen. Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een rapportage krijgt
van de door de accountant uitgevoerde (deel-)controles. In deze rapportage
worden kleine afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven
van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het
management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over
(kleine) rubriceringfouten en (kleine) onvolkomenheden in de administratieve
organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de
dienst kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage
actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden.