Organisatiebesluit Drimmelen

Ingesteld is een ambtelijke organisatie voor de ondersteuning van de bestuursorganen bij de uitoefening van hun taken. De ambtelijke organisatie is ingedeeld in organisatorische eenheden die worden aangeduid met de benamingen "afdelingen".

Artikel 2: Begripsbepalingen.

In dit besluit wordt vervolgens verstaan onder:

• a.

  Afdeling:

  De organisatorische eenheid die is ontstaan na toewijzing van taken als bedoeld in artikel 4.

• b.

  Manager:

  De ambtenaar, benoemd door burgemeester en wethouders, die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de algemene dagelijkse leiding van een afdeling.

• c.

  Vergadering van het managementteam (M.T.):

  Het regelmatig overleg tussen de gemeentesecretaris en de managers.

• d.

  Voorzitter:

  De voorzitter van het managementteam.

• e.

  Ondernemingsraad:

  De ingevolge de Wet op de Ondernemingsraden ingestelde Ondernemingsraad Drimmelen.

Artikel 3: Inrichting van de ambtelijke organisatie.

De ambtelijke organisatie van de gemeente Drimmelen bestaat uit 5 afdelingen met de werknamen: Dienstverlening & Ondersteuning (D&O), Openbare Werken (OW), Grondgebied (GG), Maatschappelijke Aangelegenheden (MA) en Middelen.

Artikel 4: Inrichting van afdelingen.

• 1.

  Burgemeester en wethouders regelen, op voorstel van de gemeentesecretaris, na raadpleging van het M.T. de opbouw van elke afdeling.

• 2.

  Tot wijziging van de organisatiestructuur van de afdeling, het aantal onderdelen daarvan wordt niet besloten dan, nadat het personeel op basis van burgemeester en wethouders te geven richtlijnen, bij de voorbereiding daarvan is betrokken.

Artikel 5: Taakafbakening tussen afdelingen.

• 1.

  Burgemeester en wethouders stellen op voorstel van het M.T., met inachtneming van artikel 3 een nadere taakafbakening tussen de afdelingen vast.

• 2.

  Op voorstel van de gemeentesecretaris, gehoord de betrokken managers en het M.T., kunnen burgemeester en wethouders onderdelen van het takenpakket van een afdeling aan een andere afdeling toewijzen.

Artikel 6: Algemeen.

• 1.

  Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders staat de gemeentesecretaris aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.

• 2.

  De gemeentesecretaris is bevoegd de aan het college gezonden ambtelijke stukken op hun beslissingsrijpheid te toetsen.

• 3.

  De gemeentesecretaris is, gehoord het managementteam, eindverantwoordelijk voor een geïntegreerd en gecoördineerd functioneren van het gemeentelijk apparaat, alsmede voor het management van de organisatie. In die zin geeft hij leiding aan de managers.

• 4.

  De gemeentesecretaris treedt op als voorzitter van het managementteam.

  In die hoedanigheid dient hij er naar te streven dat binnen het managementteam maximale consensus wordt bereikt aangaande organisatorische aangelegenheden. Indien geen consensus kan worden bereikt neemt hij uit hoofde van zijn verantwoordelijkheid een eindbeslissing. Bij afwezigheid wordt de gemeentesecretaris vervangen door de loco-secretaris.

• 5.

  De gemeentesecretaris pleegt periodiek overleg met de voorzitter van het college van burgemeester en wethouders ten einde goede afstemming te bewerkstelligen tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

• 6.

  De gemeentesecretaris adviseert zelf ingeval van zaken waarbij de bestuursorganen de mening van de (wettelijke) eerste adviseur willen, respectievelijk dienen te kennen. Ingeval hij voornemens is een advies uit te brengen dat afwijkt van het advies of de mening van het managementteam, zal hij het laatstgenoemde orgaan, onder vermelding van redenen, daarvan vooraf mededeling doen.

Artikel 7: Verhouding tot burgemeester en wethouders.

• 1.

  De gemeentesecretaris draagt met inachtneming van de richtlijnen van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  Zo nodig adviseert hij burgemeester en wethouders bij het nemen van besluiten.

• 3.

  Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders.

• 4.

  Hij draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college van burgemeester en wethouders met inachtneming van het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders en eventueel door dit college vastgestelde richtlijnen.

• 5.

  Hij zorgt ervoor dat besluiten van burgemeester en wethouders met voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd.

• 6.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders.

• 7.

  Hij draagt er, op verzoek of uit eigen beweging, zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen. Hij neemt eventuele richtlijnen van het college in acht.

Artikel 8: Verhouding tot de ambtelijke organisatie.

• 1.

  Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke, organisatie. Zijn speciale zorg betreft de coördinatie, de beleidsplanning en het personeelsbeleid; voor de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de beleidsadvisering mag en moet hij er van uitgaan dat deze berust bij de managers.

• 2.

  Ter bevordering van de coördinatie kan hij aanwijzingen geven.

• 3.

  Hij kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van adviezen aan het college.

• 4.

  Hij draagt zorg voor een goede interne informatievoorziening; hij treft in overleg met de managers de nodige maatregelen.

• 5.

  Hij heeft het recht bij alle medewerkers inlichtingen in te winnen, die naar zijn mening voor de bevordering van de coördinatie van belang zijn.

• 6.

  Hij stelt in overleg met het M.T. procedures vast voor de behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen.

• 7.

  In overleg met de managers legt hij het systeem van voortgangssignalering vast.

• 8.

  Hij kan vergaderingen op de afdelingen bijwonen. De gemeentesecretaris is als diensthoofd partner in het overleg met de Ondernemingsraad als bedoeld in hoofdstuk IV van de Wet op de Ondernemingsraden. Op verzoek van zowel de gemeentesecretaris als de Ondernemingsraad kan een Overlegvergadering worden gehouden. Naast deze formele contacten heeft hij periodiek overleg met een afvaardiging van de Ondernemingsraad.

• 9.

  Hij ziet er op toe dat binnen de ambtelijke organisatie afdelings- en werkoverleg plaats vindt.

Artikel 9: Verticale en horizontale coördinatie.

De gemeentesecretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de managers anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.

Artikel 10: Verhouding tot de afdeling.

• 1.

  De manager heeft de leiding over de onder hem ressorterende afdeling.

• 2.

  De manager is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel voor de voorbereiding en voor de uitvoering, als voor de inhoudelijke advisering (inclusief die van hemzelf) via de gemeentesecretaris aan het gemeentebestuur; daar waar een zaak tevens het taakgebied van een of meerdere andere afdelingen raakt en coördinatiebehoeften bestaan, is de manager ( als primaatafdeling) verantwoordelijk voor aanvullende adviezen; de manager is eindverantwoordelijk voor de kredietbewaking c.q. voor budgetbeheer van het voor zijn afdeling beschikbare budgetten.

• 3.

  De manager heeft binnen de afdeling de zorg voor een goede taakverdeling tussen de medewerkers. Basis voor deze taakverdeling is de functiekarakteristiek zoals die door burgemeester en wethouders is vastgesteld.

• 4.

  De manager draagt er zorg voor dat specifieke taken, door het bestuur opgedragen aan een ambtenaar van diens afdeling, naar behoren worden en kunnen worden vervuld.

• 5.

  De manager heeft de zorg voor een goed functionerend afdelingsoverleg.

• 6.

  De manager heeft de zorg voor het personeel van de afdeling en is de eerst aangewezene voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting. De manager ziet toe op de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is hij de eerst aangewezene om de medewerkers te stimuleren, te instrueren en zonodig te corrigeren alsmede om met de medewerkers van de afdeling gesprekken te voeren over klachten, problemen, beoordelingen en andere aangelegenheden. Hij is tevens de eerste beoordelaar van zijn personeel, waarbij hij rekening houdt met de daarvoor opgestelde richtlijnen vanuit het college.

  De manager draagt tevens zorg voor het jaarlijks houden van functioneringsgesprekken.

• 7.

  Hij neemt in principe deel aan alle gesprekken met sollicitanten naar functies binnen de afdeling.

• 8.

  De manager draagt zorg voor zover gewenst voor de aanwezigheid van medewerkers bij vergaderingen van (delen van) informatie- en opinierondes en raadsvergaderingen voor het werkterrein van de afdeling.

• 9.

  De manager houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de afdeling en draagt er zorg voor en ziet erop toe dat zijn medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen.

Artikel 11: Verhouding tot de portefeuillehouder.

De portefeuillehouder is de aanjager van politiek-bestuurlijke (beleids)processen binnen zijn (haar) portefeuille. Dit geldt eveneens voor de te nemen bestuurlijke beslissingen. De manager overlegt periodiek met de verantwoordelijke portefeuillehouder(s). Uit dit overleg of andere contacten komen opvattingen naar voren die onderdeel dienen uit te maken van integrale ambtelijke advisering. De opvatting van de verantwoordelijke portefeuillehouder dient expliciet in de ambtelijke advisering naar voren worden gebracht.

Artikel 12: Advisering.

• 1.

  Inhoudelijke advisering is primair de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar.

• 2.

  De manager draagt zorg voor een zodanige advisering dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies (zo mogelijk met alternatieven) volledig wordt voorgelegd aan het gemeentebestuur.

• 3.

  Indien een zaak het taakgebied van één of meer afdelingen raakt en er coördinatiebehoeften bestaan, overlegt hij, c.q. stimuleert hij overleg met de andere afdelingen). De vakafdeling blijft hierbij verantwoordelijk voor de inhoud van het (afdelings)advies.

• 4.

  De manager beoordeelt of de door de afdeling uitgebrachte adviezen passen in het door het gemeentebestuur vastgelegde kader van doelstellingen en plannen.

• 5.

  De manager zorgt voor regelmatig overleg met de portefeuillehouder over beleidsaangelegenheden, zijn taakgebied betreffend.

• 6.

  De manager volgt ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op het functioneren van de afdeling en loopt vooruit op mogelijke ontwikkelingen, onder meer door het volgen van wetsvoorbereidingen en afkondigingen; het uitvoeren van (geautomatiseerd) toegepast onderzoek en het onderzoeken van subsidiemogelijkheden.

Artikel 13: Vervangen.

Bij ontstentenis van een manager draagt de secretaris zorg voor een adequate vervangingsregeling.

Artikel 14: Managementteamvergadering (M.T.).

• 1.

  Ter bewaking van de eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de gemeentesecretaris regelmatig overleg met de managers.

  Dit overleg wordt M.T.-overleg genoemd.

• 2.

  Het M.T.-overleg heeft tot taak:

  de coördinatie van en advisering over het personeels- en organisatiebeleid; de onderlinge afstemming van de stijlen van leidinggeven; de coördinatie van activiteiten tussen de afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur; de zorg voor planning, prioriteitsstelling, voortgang van de werkzaamheden en de verantwoording over uitgevoerde taken;

  de informatie-uitwisseling van algemene (gemeenschappelijke) zaken; de zorg voor de beleidsintegratie binnen de organisatie; de bespreking en coördinatie van vergaderingen van het gemeentebestuur; de totstandkoming van een taakgerichte cultuur; tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen; overige zaken, die voor meer afdelingen van belang zijn. In M.T. vindt afstemming plaats over de centrale middelensturing;

  Het volgen van alle ontwikkelingen die van invloed zijn op het functioneren van de organisatie, alsmede vooruitlopen op mogelijke ontwikkelingen. Dit betekent onder meer het volgen van wetsvoorbereidingen, het (laten) uitvoeren van (geautoriseerd) toegepast onderzoek en het onderzoeken van subsidiemogelijkheden. Neemt initiatieven voor de ontwikkeling van nieuwe beleidsvoorstellen (beleidsontwikkeling en -uitvoering), visie en strategie op de organisatie.

• 3.

  In het M.T.-overleg hebben de gemeentesecretaris, en de managers zitting. Afhankelijk van de te bespreken onderwerpen kunnen anderen op verzoek van de voorzitter, of leden van het M.T. aan het overleg deelnemen.

• 4.

  De vergadering van het M.T.-overleg vinden periodiek plaats.

• 5.

  De gemeentesecretaris stelt de agenda samen. Op verzoek van de deelnemers van het M.T. zullen agendapunten worden ingebracht.

• 6.

  Het overleg is raadgevend en laat de primaire verantwoordelijkheid van de manager onverlet.

• 7.

  De secretaris draagt zorg voor een beknopt verslag. De deelnemers van het M.T. dragen zorg voor overdracht van het besprokene naar de afdelingen.

• 8.

  De leden kunnen, indien noodzakelijk, worden vervangen door hun vervangers of bij afwezigheid van dezen, door een in overleg met de voorzitter aan te wijzen functionaris. De vervanger van de gemeentesecretaris /voorzitter is de loco-secretaris, al dan niet tevens manager.

  Het M.T.-overleg is voorts medeverantwoordelijk voor:

  • -

    het management van de ambtelijke organisatie;

  • -

    goede voorlichting aan belanghebbenden;

  • -

    goed communicatiebeleid;

  • -

    zorg voor klantgericht optreden.

• 9.

  Wanneer daartoe aanleiding is of behoefte vindt er een ontmoeting plaats tussen het M.T. en de O.R.

Artikel 15: Afdelingsoverleg.

• 1.

  Ter bewaking van de eenheid in advisering door de afdeling en ter bevordering van de onderlinge coördinatie wordt afdelingsoverleg dan wel clusteroverleg gevoerd.

• 2.

  Het afdelingsoverleg heeft tot taak:

  • -

    doorkoppeling van het besprokene in het M.T.-overleg en bespreking van de vergaderingen van het gemeentebestuur;

  • -

    planning en coördinatie van de werkzaamheden van de afdeling;

  • -

    het bespreken en aanpakken van nieuwe zaken;

  • -

    het bespreken van personeelsaangelegenheden;

  • -

    overige zaken.

• 3.

  Aan het overleg nemen bij voorkeur alle medewerkers deel. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor de manager, gehoord de gemeentesecretaris, te besluiten met delen van de afdeling overleg te voeren.

• 4.

  Het afdelingsoverleg vindt periodiek plaats.

• 5.

  De manager draagt zorg voor een agendering van de stukken. Hij zit het overleg voor. Medewerkers van de afdeling kunnen agendapunten inbrengen.

• 6.

  Van het overleg wordt een beknopt verslag gemaakt. De medewerkers krijgen een kopie van het verslag en het verslag is beschikbaar voor de gemeentesecretaris, de managers en de Ondernemingsraad.

Artikel 16: Overleg manager met portefeuillehouder.

• 1.

  De manager voert regelmatig overleg met de portefeuillehouder

  • -

    wat in het M.T.-overleg, afdelingsoverleg en in het college besproken of besloten is;

  • -

    het voorbereiden van zaken die op korte termijn voor een besluit in aanmerking komen;

  • -

    de voortgang en planning van diverse zaken van de afdeling/portefeuillehouder;

  • -

    bespreking van zaken die in het kader van mandatering problemen geven;

  • -

    het bespreken van nieuwe zaken voor de afdeling/portefeuille.

• 2.

  Het overleg vindt periodiek ( naar behoefte) plaats.

• 3.

  Van het overleg maakt de manager een kort verslag. Een kopie van het verslag wordt, desgewenst, ter hand gesteld aan de deelnemers aan het M.T.- en/of eigen afdelingsoverleg;

Artikel 17: Overleg burgemeester en wethouders - M.T.-leden.

In principe vindt één keer per jaar overleg plaats tussen burgemeester en wethouders en MT-leden over met name beleidsontwikkelingen, het in gang zetten van nieuw beleid of aangelegenheden die op de gemeentelijke organisatie betrekking hebben c.q. kunnen gaan krijgen.

Voor aangelegenheden waarvoor burgemeester en wethouders een kader wenselijk achten voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid geven zij een zogenaamde bestuursopdracht. Burgemeester en wethouders stellen nadere regels vast voor de inhoud.

• 1.

  Burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester kunnen voor bepaalde categorieën zaken individuele leden van het college, dan wel de gemeentesecretaris, een manager of een andere door hen aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hen of in hun plaats beslissingen te nemen of stukken te ondertekenen. Dit is geregeld in de mandaatregeling van de gemeente Drimmelen.

• 2.

  De manager adviseert over het actueel houden van mandaterings- en delegatiebesluiten.

Artikel 20. Citeerwijze.

Dit besluit kan worden aangehaald als "Organisatiebesluit Drimmelen".

Dit besluit treedt in werking op 11 januari 2017.