| Organisatie | 's-Gravenhage |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Stagiaires 2008 |
| Citeertitel | Regeling Stagaires |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Ambtenarenwet, Art. 125
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2008 | 01-01-2008 | Onbekend | 24-01-2008 Personeel-Portaal | Onbekend |
Het door de gemeente gevoerde arbeidsmarktbeleid is er onder meer op gericht om de continuïteit van het personeelsbestand te waarborgen door middel van verjonging van het personeel. Het is dan ook van belang om jonge mensen voor het werken bij de gemeente te interesseren. Door deze gemeente wordt derhalve aan studenten de gelegenheid gegeven om in het kader van hun opleiding kennis te maken met het werkveld en de vereiste praktische ervaring op te doen. De basis, waarop deze studenten hun activiteiten verrichten is verschillend al naar gelang de aard van de door hen geleverde prestaties. Het kan zijn dat de stagiaire in dienst treedt van de gemeente, zodat de bepalingen van het ARG van toepassing zijn. In dat geval is deze circulaire niet van toepassing. De beloning, die tegenover de geleverde arbeidsprestatie staat, is dan zoals bij elke werknemer volledig onderworpen aan de fiscale- en sociale verzekeringswetgeving en de van toepassing zijnde pensioenregeling.
In het algemeen zal er echter geen sprake zijn van een dienstbetrekking en zullen de activiteiten van de stagiaire louter gericht zijn op de opleiding, die gevolgd wordt. Dan is er geen sprake van een dienstbetrekking, maar van een leer- of stageovereenkomst. In dat geval dient u het door ons vastgestelde model (zie bijlage) en de bijbehorende uitgangspunten zoals vermeld in de toelichting te hanteren.
Hoofden van dienst hebben mandaat om stageovereenkomsten te sluiten en de hoogte van de stagevergoeding in het concrete geval vast te stellen.
Deze circulaire treedt in werking met ingang van 1 januari 2008.
Met ingang van dezelfde datum wordt de circulaire inzake stagiaire van 17 juni 2003 (kenmerk BSD/2003.365) ingetrokken.
de secretaris
mw. A.W.H.Bertram
de locoburgemeester
mw.J. Klijnsma
De stageverlener stelt de stagiair in de gelegenheid in het kader van zijn/haar opleiding stage te lopen van …………..tot en met ………………….bij het onderdeel…………………..
Alleen verplicht bij het aangaan van een stageovereenkomst met een looptijd van meer dan 12 maanden:
“De stagiair is verplicht zo spoedig mogelijk na aanvang van de stage een op de stagiair toegesneden eed of belofte af te leggen. De tekst van de eed of belofte en de wijze waarop de eed of belofte wordt afgenomen is vastgesteld aan de hand van de “regeling ambtseed of belofte” volgens de Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeente Den Haag”.
Doel van de stage is ……………………..
De stageverlener stelt de stagiair in de gelegenheid kennis te maken met de gemeentelijke organisatie door hem/haar ………
Of: De stageverlener stelt de stagiair in de gelegenheid praktische ervaring op te doen met werkzaamheden op het gebied van ….
Of: De stageverlener draagt de stagiair werkzaamheden op met een relevante onderwijsleerfunctie zoals………
Of: De stagiair verricht voor de stageverlener de volgende opdracht(en):…….
De stagiair is .. dagen per week aanwezig op de dagen……….. van ..uur tot .. uur, met uitzondering van de volgende dagen......
De stageverlener wijst een stagebegeleider aan die belast is met de begeleiding van de stagiair en de contacten met de onderwijsinstelling.
De stagebegeleider bespreekt met de stagiair tenminste … maal per …. de voortgang van de stage en het functioneren van de stagiair.
De stagiair dient gedurende de stage de door de leiding te geven gedragsregels, voorschriften en aanwijzingen op te volgen.
De stagiair ontvangt een stagevergoeding van …..bruto per maand op basis van het aantal gewerkte uren per week zoals overeengekomen in artikel … (aanwezigheid). De stagevergoeding wordt maandelijks overgemaakt.
Indien de stagiair niet kan beschikken over een geldige OV-kaart ontvangt hij een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer overeenkomstig de Regeling vergoeding verplaatsingskosten 2006
De stagiair ontvangt een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer op declaratiebasis.
De stageverlener vergoedt de onkosten van de stagiair bestaande uit ….
Verslagen, scripties onderzoeken e.d.
De door de stagiair in het kader van zijn stage geleverde producten zoals verslagen, onderzoeken, scripties, modellen, analyses e.d. zijn beschikbaar voor de stageverlener. De producten worden niet openbaar gemaakt zonder dat overleg heeft plaats gevonden tussen stagiair, stageverlener en onderwijsinstelling.
De stagiair geeft verzuim wegens ziekte vóór …uur (of: zo spoedig mogelijk) door aan de stagebegeleider. Gedurende de ziekte van de stagiair bestaat geen recht op stagevergoeding.
De stagiair heeft geen recht op verlofdagen buiten de voor de gemeente geldende eventuele feest- of sluitingsdagen. In overleg met de stagebegeleider kan op verzoek verlof opgenomen worden, al dan niet met behoud van stagevergoeding.
Tussentijdse beëindiging stage
Tussen de stageverlener en de onderwijsinstelling van de stagiair gelden de afspraken in bijlage ….
Bijgevoegd: verklaring loonbelasting en kopie geldig identiteitsbewijs
Het doel van een stage is het opdoen van praktijkervaring. Een stagiair wordt niet door een gemeente aangetrokken om ‘werkzaam’ te zijn zoals de ambtenaren. Hij is in de eerste plaats student. De stagiair kan wel arbeid verrichten maar die is in de eerste plaats gericht op het verwerven van bekwaamheden en niet op economisch voordeel van de werkgever. Stagiairs vallen daarom niet onder de ARG en hun rechten en plichten moeten in een overeenkomst geregeld worden.
Een stagiair wordt niet beschouwd als ambtenaar die is ‘aangesteld ten behoeve van wetenschappelijke of praktische opleiding of vorming’ bedoeld in artikel 1:2:1 lid 2 ARG. In de praktijk wordt deze aanstellingsgrond weinig gebruikt. Kenmerk van deze aanstellingsgrond is dat de hoofdstukken 3, 7, 10a, 11a en 17 van de ARG niet van toepassing zijn. Ook is deze ambtenaar uitgesloten van deelneming aan het ABP, op grond van de Regeling beperking van het zijn van overheidswerknemer.
Afhankelijk van de feitelijke omstandigheden gedurende de stage kan er sprake zijn van een echt dienstverband, te weten persoonlijke arbeid, verricht binnen een gezagsverhouding en tegen beloning. Bijvoorbeeld als iemand in het kader van een stage ten behoeve van de gemeente een opdracht uitvoert of als hij volledig meewerkt in het bedrijfsproces. Met andere woorden: als zijn werk/prestatie vergelijkbaar is met hetgeen een ambtenaar doet. Ook de hoogte van de beloning speelt een rol. In een dergelijk geval zou de rechter kunnen oordelen dat er sprake is van een echt dienstverband. De gemeente moet dan kiezen voor de hierboven genoemde aanstelling ‘hoofdzakelijk ten behoeve van praktische of wetenschappelijk opleiding of vorming’ of voor een normale (tijdelijke) aanstelling. De bijbehorende rechten en plichten zijn dan in de ARG geregeld en niet in een stageovereenkomst.
Soms vindt een stage plaats of loopt door na het afronden van de studie met bijvoorbeeld het doel extra ervaring op te doen. Afhankelijk van de omstandigheden kan voor een (voortgezette) stageovereenkomst worden gekozen of voor een tijdelijke aanstelling.
Een stage is normaal gesproken dus geen (arbeidsrechtelijke) dienstbetrekking. Echter in fiscaal opzicht wordt een stage beschouwd als een fictieve dienstbetrekking zodra de stagiair méér dan een onkostenvergoeding ontvangt. Hierop wordt onder het kopje Stagevergoeding verder ingegaan.
Bij deze model-stageovereenkomst is uitgegaan van twee partijen: gemeente en stagiair. De overeenkomst verwijst naar eventuele aanvullende afspraken die met de onderwijsinstelling worden gemaakt. Het model kan uiteraard omgevormd worden tot een drie-partijenovereenkomst waarbij de onderwijsinstelling partij is.
Bij het aangaan van een stageovereenkomst met een looptijd van meer dan 12 maanden dient de stagiair zo spoedig mogelijk na aanvang van de stageovereenkomst een eed of belofte af te leggen die vergelijkbaar is met de eed/belofte die de ambtenaar in de zin van de ARG bij zijn indiensttreding bij de gemeente aflegt.
Een integere overheid is noodzakelijk voor het goed functioneren van het openbaar bestuur. De burger moet erop kunnen vertrouwen dat de overheid betrouwbaar en zorgvuldig is. In tal van wetten (b.v. Ambtenarenwet, Algemene wet bestuursrecht, Wetboek van Strafrecht e.a.) en andere regelingen (b.v. Ambtenarenreglement, Beroepscode Haagse gemeenteambtenaren, dienstspecifieke regelingen ) staan integriteitsnormen geformuleerd.
Deze normen zijn vaak vaag geformuleerd en geven weinig houvast aan de individuele stagiair. Het is om die reden erg belangrijk over deze integriteitsnormen ook tijdens de stageperiode, open te communiceren en daarmee te starten zodra de stagiair voor een periode van meer dan 12 maanden met de gemeente een stageovereenkomst aangaat.
De stagiair legt de eed of belofte af ten overstaan van het hoofd van dienst, waar hij werkzaam is. Deze vorm van de eeds(belofte)aflegging waarborgt dat de betrokkene kennisneemt van het gewicht daarvan en dat deze zich vanaf aanvang bewust is van zijn bijzondere positie als stagiaire bij de overheid.
Het is de bedoeling dat de stagiair verklaart en belooft om zich te houden aan de tekst van de uitgesproken ambtseed dan wel dit te zweren met verwijzing naar de godsdienst en zich hierdoor derhalve persoonlijk verbindt aan die eed.
Er wordt aan een godsdienstige verwijzing overigens geen enkele inhoudelijke morele autoriteit toegekend. Dit betekent dat een stagiair bijvoorbeeld niet kan zeggen dat een deel van de artikelen van de eed op hem niet van toepassing is omdat dit niet zou stroken met zijn geloofsovertuiging (waarbij hij naar de eed heeft verwezen).
Het afleggen van de eed/belofte door de stagiair gebeurt als volgt:
De te beëdigen persoon is vrij in zijn keuze tussen eed en belofte. Tevoren wordt hem naar zijn keuze gevraagd.
Aan de eeds- of belofteaflegging, die plaatsvindt in een speciaal daarvoor georganiseerde bijeenkomst, gaat een korte toespraak vooraf, waarin gewezen wordt op de bijzondere verantwoordelijkheid van de gemeente en waarin de bijzondere positie van de stagiairs en de waarde en inhoud van de eed of belofte wordt toegelicht.
Naast de mondelinge aflegging van de eed of belofte moet in tweevoud een formulier volgens bijgaand model worden opgemaakt en ondertekend. Eén exemplaar wordt gevoegd bij de voor de stageovereenkomst benodigde stukken; het andere wordt uitgereikt aan degene die de eed of belofte heeft afgelegd.
Toelichting doel en aard stage
Bij de artikelen betreffende doel en aard van de stage kan ook verwezen worden naar een met of door het opleidingsinstituut opgesteld stageprogramma of naar een beroepspraktijkovereenkomst.
In dit artikel wordt rekening gehouden met de dagen waarop de stagiair vrijgesteld is in verband met studieverplichtingen zoals terugkomdagen, supervisie of uitwerken verslagen.
Voor ‘jeugdige werknemers’ stelt de Arbeidstijdenwet enigszins strakkere normen met betrekking tot de arbeidstijd. Voor kantoorarbeid is dit nauwelijks relevant.
De aanwijzingen van de stageverlener hebben zowel betrekking op werkinhoudelijke aanwijzingen en arbotechnische voorschriften als op de wijze waarop men zich gedraagt op de werkvloer.
De Arbeidsomstandighedenwet 1998 brengt met zich mee dat de gemeente de regels op het gebied van arbeidsomstandigheden, arbeidstijden en gelijke behandeling moet naleven ten opzichte van de stagiair, op gelijke wijze als voor de medewerkers.
Naleving van de arbo-normen door de stageverlener (veilige werkomgeving) en het geven van aanwijzingen is mede van belang in verband met de aansprakelijkheid voor eventuele schade die de stagiair lijdt tijdens zijn stage (zie verder de toelichting schade).
Volgens de regels van de Belastingdienst is iedereen die aan een bedrijfsschool een opleiding volgt of die als leerling van een onderwijsinstelling of die in ander verband praktisch werkzaam is om vakbekwaamheid te verwerven, in echte of fictieve dienstbetrekking. Een voorwaarde hiervoor is wel dat de leerling of stagiair een beloning ontvangt.
De werkgever moet eerst nagaan of er sprake is van een echte dienstbetrekking. Deze situatie laten we hier buiten beschouwing, zie hiervoor de toelichting bij begrip stageovereenkomst.
Vervolgens moet de werkgever nagaan of een fictieve dienstbetrekking aan de orde is. Dat is het geval als de stagiair een beloning ontvangt. Van een beloning is sprake wanneer er meer wordt uitbetaald dan een onkostenvergoeding. Een stagevergoeding bij wijze van zakgeld geldt als beloning en heeft gevolgen voor de loonbelasting en premiebetaling.
Gevolgen van uitbetalen van een stagevergoeding (fictieve dienstbetrekking)
Stagevergoeding komt ten goede aan opleidingsinstituut
De constructie bestaat dat de werkgever een stagevergoeding verstrekt aan het opleidingsinstituut (stagefonds o.i.d.) en die in het geheel niet ten goede komt aan de stagiair zelf. Als er aan alle door de belastingsdienst gestelde voorwaarden wordt voldaan hoeft er geen loonheffingen te worden ingehouden.
De diensthoofden zijn bevoegd de hoogte van de stagevergoeding in het concrete geval vast te stellen.
De vergoedingen zijn meestal gebaseerd op een werkweek van 36 uur. Sommige vergoedingen zijn inclusief reis- en andere onkostenvergoeding, soms wordt deze apart verstrekt of helemaal niet (in verband met OV-kaart bezit).
De hoogte van de vergoeding hangt samen met de volgende factoren:
Voor MBO-, HBO- en WO-stages kan men bij voorbeeld denken aan een maximale stagevergoeding van respectievelijk € 200, € 360 en € 450 bruto per maand.
Door brancheorganisaties worden afspraken gemaakt over onder meer de stagevergoeding. Indien een gemeente als leerbedrijf voor het beroepsonderwijs erkend is kunnen dergelijke branche-afspraken gelden.
Studiefinanciering en kinderbijslag
Bij verdiensten boven een bepaald bedrag kan de kinderbijslag in gevaar komen. Het zelfde geldt voor de studiefinanciering. Bij een geringe stagevergoeding zal dit niet snel aan de orde zijn. (zie www.ib-groep.nl en www.szw.nl )
Toelichting reis- en onkostenvergoeding
Indien de stagiair niet meer ontvangt dan vergoeding van de reis- en eventueel andere (onbelast te vergoeden) onkosten is er geen sprake van inhoudingen.
Toelichting verslagen, scripties e.d.
Deze bepaling beoogt dat de (intellectuele) eigendomsrechten op hetgeen de stagiair in het kader van zijn stage voortbrengt toekomen aan de stageverlener.
Schade toegebracht door de stagiair:
Op de stageverlener rust een risico-aansprakelijkheid voor fouten van ondergeschikten op grond van artikel 6:170 Burgerlijk Wetboek.
Dat betekent dat hij aansprakelijk is, ook als de ondergeschikte aanwijzingen niet opvolgt. Gemeenten kunnen veelal terugvallen op de aansprakelijkheidsverzekering die personenschade, zaakschade en vermogenschade dekt. Ook onderwijsinstellingen hebben in de regel een aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor (stagelopende) studenten.
Schade geleden door de stagiair:
De stageverlener kan aansprakelijk gesteld worden voor door de stagiair geleden schade in de uitoefening van zijn werkzaamheden op grond van artikel 7:658 lid 4 BW. Er bestaat geen aansprakelijkheid als de stageverlener kan aantonen dat hij zich voldoende aan zijn zorgplicht heeft gehouden of als de schade voor een groot deel te wijten is aan opzet of bewuste roekeloosheid van de stagiair.
Naast de gemeenten zijn ook de onderwijsinstellingen vaak verzekerd voor ongevallen van (stagelopende) studenten. Heeft de gemeente in het concrete geval geen (collectieve) ongevallenverzekering, dan heeft het diensthoofd de bevoegdheid om bij risicovolle stageprojecten ten behoeve van de individuele stagiair en voor de duur van de stage een ongevallenverzekering af te sluiten.
Toelichting geheimhouding en integriteit
Handelen in strijd met de geheimhoudingsplicht kan leiden tot onmiddellijke beëindiging van de stage door de stageverlener en eventueel tot andere sancties. Tegen een (ex)stagiair kan een civielrechtelijke actie gestart worden in verband met het schenden van de geheimhoudingsplicht. In het kader van integriteit kan nog een bepaling opgenomen worden om te voorkomen dat de stagiair ongeoorloofde nevenactiviteiten verricht gedurende zijn stage.
Er is geen plicht tot doorbetaling van de stagevergoeding. Bepaald kan worden dat kortdurend ziekteverzuim niet van invloed is op het uitbetalen van de vergoeding.
Toelichting vakantie en verlof
Bij kortdurende stages tot bijvoorbeeld twee maanden is verlof over het algemeen niet aan de orde. Bij langer durende stages kan gekozen worden voor verlof op verzoek of voor een van te voren te bepalen redelijk aantal verlofdagen. Wat redelijk is hangt onder meer af van de duur, omvang per week, de intensiteit van de stage en van de wensen van de stagiair en stageverlener.
Toelichting aanvullende afspraken
Veel opleidingsinstituten hebben een eigen stagecontract dat aan de stageverlener wordt aangeboden. Dit kan de volgende zaken bevatten:
Als het stagecontract van de onderwijsinstelling aanvullend van toepassing wordt verklaard moet uiteraard bekeken worden of de afspraken niet strijdig zijn met de stageovereenkomst van de gemeente. Hetzelfde geldt voor de praktijkovereenkomst in het kader van de Wet educatie en beroepsonderwijs: gemeente en stagiair kunnen aanvullende afspraken maken.
Ik zweer/beloof, dat ik zaken, waarvan ik door mijn positie als stagiair kennis draag en die mij als geheim zijn toevertrouwd of waarvan ik het vertrouwelijk karakter moet begrijpen, niet zal openbaren aan anderen, dan aan hen, aan wie ik volgens de wet of vanuit mijn positie als stagiair tot mededeling verplicht ben.
“Zo waarlijk helpe mij God almachtig”, of
“Zo waarlijk helpe mij Allah de Erbarmer, de Barmhartige”, of
een andere relevante godsdienstige tekst, of
Op ......................................................................................200.. werd ten overstaan van
het diensthoofd ........................................................................................1)
door .......................................................................................................................................2)
bovenstaande eed/belofte afgelegd, ten bewijze waarvan deze verklaring is opgemaakt en
Den Haag, .................................................... .................... 200..