Organisatie | 's-Gravenhage |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling telewerken 2008 |
Citeertitel | Regeling telewerken 2008 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Ambtenarenwet, Art. 125
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-02-2008 | 18-12-2017 | Onbekend | 22-01-2008 Personeel-Portaal | Onbekend |
Een ambtenaar die wenst te telewerken, dient daartoe een verzoek in bij de leidinggevende. Dit
verzoek gaat gepaard met een verklaring van de ambtenaar, dat hij beschikt over werkruimte die aan de ARBO-eisen voldoet. Iedere na die verklaring aangebrachte wijziging van de werkplek brengt hij ter kennis van zijn leidinggevende.
De ambtenaar dient schriftelijk te verklaren, dat hij de in het eerste lid bedoelde apparatuur tenminste nagenoeg geheel zakelijk zal gebruiken. Indien de apparatuur niet tenminste nagenoeg geheel zakelijk gebruikt wordt, worden de hieruit voor de werkgever voortvloeiende fiscale lasten op de ambtenaar verhaald.
Aan de ambtenaar aan wie toestemming is verleend om te telewerken kan de inrichting van de werkruimte binnen zijn woning, waar het telewerken plaats vindt vergoed, verstrekt of in bruikleen ter beschikking gesteld worden tot een maximum van € 1.815,00 per vijf kalenderjaren.
Aan de ambtenaar kunnen de kosten van een internetaansluiting via de kabel of via een verstrekker van ADSL worden vergoed tot een maximum van € 60,00 per maand indien de ambtenaar de internetaansluiting meer dan bijkomstig, te weten voor 10% of meer, zakelijk gebruikt.
Telewerken, de randvoorwaarden
Telewerken zal in het algemeen in de eigen woning plaats vinden en is daarmee een bijzondere vorm van thuiswerken. Iedere dienst is vrij in en verantwoordelijk voor de organisatorische invulling van telewerken. Voor dit onderdeel is leidend het organisatiebelang, dat zijn neerslag moet vinden in afspraken met de aspirant-telewerker. Zowel de medewerker als de gemeentelijke dienst kunnen het initiatief nemen om tot telewerken te komen. De belangen van beide partijen dienen tegen elkaar te worden afgewogen. Iedere dienst is vrij zelf invulling te geven aan de technische voorwaarden, waarbij in beginsel uitgegaan moet worden van soberheid en doelmatigheid. Het ligt voor de hand te bewerkstelligen dat de telewerker de beschikking krijgt over van dienstwege verstrekte software. Dat maakt dat, door in te loggen vanaf de telewerkplek in het netwerk, de werkzaamheden naadloos aansluiten op de arbeidssystematiek op de werkplek. Hoewel ook de werkgever het initiatief voor telewerken kan nemen, dient men zich te realiseren dat de werkgever niet een telewerkplek bij de werknemer kan afdwingen, maar steeds afhankelijk is van de bereidheid van de werknemer om die telewerkplek beschikbaar te stellen. Een gedragslijn hoe met telewerken om te gaan is noodzakelijk om bijvoorbeeld de inbelcapaciteit niet te overbelasten en daarmee verbindingen met het netwerk voor anderen te frustreren, of bijvoorbeeld de wijze van administreren, opbergen en beveiligen van gegevens te regelen.
Telewerken kan op verzoek worden toegestaan, maar rechten kunnen aan de kaderregeling niet worden ontleend. Dat betekent dus dat altijd om de mogelijkheid van telewerken moet worden verzocht, en dat er dus ook een formele goedkeuring van het college aan ten grondslag moet liggen. De toestemming moet zijn getoetst aan de inpasbaarheid van telewerken in de concrete situatie van het direct betrokken organisatieonderdeel. Hiervoor is het van belang dat de dienst vooraf en in overleg met de ondernemingsraad een lijst opstelt, die functies bevat die voor telewerken in aanmerking komen. Aan die lijst moeten criteria ten grondslag liggen, die functies (of onderdelen daarvan) tot passende telewerkfuncties maken.
De schriftelijke vastlegging van de afspraken is dwingend voorgeschreven voor de mogelijkheid om te telewerken. In beginsel zijn de partijen vrij hoe die afspraken in te vullen, maar zonder schriftelijke afspraken is telewerken uitgesloten. De achterliggende gedachte is dat ergens controleerbaar moet zijn neergelegd met welke doelen en onder welke voorwaarden tot telewerken is gekomen. Deze afspraken bieden tevens mogelijkheden in het kader van een evaluatie gegevens te verkrijgen. Een overeenkomst tussen dienst en medewerker (door iedere dienst zelf op te maken) lijkt de meest aangewezen methode om de afspraken neer te leggen.
Telewerken vraagt van het management een andere manier van leidinggeven. De sturing zal outputgericht moeten zijn, en niet meer op aanwezigheid of op controle van gewerkte uren. Het product is leidend. Dat laat overigens onverlet dat van de telewerkende medewerker discipline en productiviteit mag worden verwacht, en dat hij op (het nakomen van) afspraken mag worden aangesproken.
Aandacht zal moeten worden geschonken aan de techniek van telewerken. Hierbij gaat het niet (uitsluitend) om de strikt technische zaken als hard- en software, maar ook om afspraken die worden gemaakt hoe met telewerken om te gaan. Gedacht moet worden aan afspraken inzake (momenten van) inbellen op het netwerk, duur van gebruik van het netwerk, gebruik van dossiers en data-banken, etc. De hierboven genoemde afspraken zullen de dienst de gelegenheid geven telewerken naar eigen inzicht te stroomlijnen.
Uit het ARBO-besluit blijkt dat het college verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de telewerkplek. Dat betekent dat die plek door het college dient te worden gecontroleerd op de voorwaarden die de ARBO-wet daaraan stelt. De controle van de werkplek dient in de afspraken met de telewerker te worden opgenomen. Immers, betreding van de woning is een inbreuk op de privacy, waarvoor de ambtenaar toestemming moet geven. De ambtenaar geeft in beginsel zelf aan de hand van een verklaring aan thuis over een adequate werkplek te beschikken; dat wil zeggen over een werkplek te beschikken die reeds aan de ARBO-vereisten voldoet. Deze verklaring ontslaat de gemeente weliswaar niet van haar plicht dit te controleren, maar maakt het mogelijk om met telewerken aan te vangen. Later dient echter wel controle op de werkplek plaats te vinden. Wijzigingen in de werkplek, waardoor niet meer aan alle ARBO-normen wordt voldaan leiden ertoe dat de toestemming om te telewerken zal worden ingetrokken, tenzij de medewerker maatregelen treft die zijn gericht op het herstellen van de werkplek zodat wordt voldaan aan de wettelijke vereisten. De gemeente neemt de kosten van herstel niet voor haar rekening. De verklaring van de telewerker dat hij over een geschikte werkplek beschikt, maakt het mogelijk voorbij te gaan aan de verplichting van het college om een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel ter beschikking te stellen (artikel 5.15 ARBO-besluit). Het tweede lid van dit artikel ontslaat het college namelijk van die verplichting, indien de telewerker reeds uit eigen hoofde over de bedoelde voorzieningen beschikt.
Zowel voor de medewerker als voor de organisatie kan telewerken op maat worden geleverd. Hoe het telewerken wordt uitgevoerd, voor welke duur, met welke faciliteiten etc. zal afhankelijk zijn van de wensen van alle betrokkenen. De uitkomst wordt meegenomen in de afspraken.
In de kaderregeling zijn voorwaarden opgenomen ten behoeve van de beleidsbepaling bij de diensten. Hiermee worden de grenzen aangegeven van wat er voor alle diensten geldt.
Het bevoegde gezag zal altijd de gelegenheid hebben om toestemming om te telewerken te weigeren, indien het van oordeel is dat de bezetting op de werkplek te gering is om de dagelijkse voortgang van werkzaamheden te waarborgen. Het staat de diensten vrij een maximum aan de aantallen medewerkers te verbinden. Overleg hierover met de ondernemingsraad ligt voor de hand. Hetgeen verder niet in de regeling is opgenomen is vatbaar voor overleg tussen dienstleiding en ondernemingsraad. Op basis van de uitkomsten van dat overleg kunnen vervolgens afspraken worden gemaakt tussen leidinggevende en ambtenaar.
In deze regeling komt de telefoonkostenvergoeding niet meer voor. Deze voldeed niet meer aan de fiscale regelgeving. De nieuwe Regeling mobiele telefoon 2007 voorziet in vergoeding van de in verband met werkzaamheden gemaakte telefoonkosten. Internet is onder andere mogelijk via de kabel of ADSL. Via de kabel kan tegen een vast bedrag per maand onbeperkt van internet gebruik worden gemaakt. Het ADSL-abonnement bestaat uit twee onderdelen:
een betaling aan de verstrekker van ADSL van een vast bedrag aan kosten voor het gebruik van internet (vrijwel in alle gevallen is dit KPN) en een betaling aan de provider voor de toegang tot internet (bijvoorbeeld: Wanadoo of XS4ALL).
Sinds de fiscale wetswijziging die per 1 januari 2007 zijn beslag heeft gekregen, is dit onderscheid, anders dan voorheen, niet meer van belang. De vergoedingsregeling geldt voorzover sprake is van meer dan bijkomstig zakelijk gebruik. Meer dan bijkomstig zakelijk gebruik staat voor een gebruik dat meer dan 10% zakelijk is.