| Organisatie | 's-Gravenhage |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regeling personeelsbesluiten 2008 |
| Citeertitel | Regeling personeelsbesluiten 2008 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Ambtenarenwet, Art. 125
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-02-2008 | 01-02-2008 | Onbekend | 22-01-2008 Personeel-Portaal | Onbekend |
HOOFDSTUK I. INLEIDENDE BEPALINGEN.
In deze regeling wordt verstaan onder belanghebbende:
De ambtenaar in de zin van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag.
In deze regeling wordt onder commissie verstaan de commissie als bedoeld in artikel 4:1.
HOOFDSTUK II. DE VOORPROCEDURE.
Indien een belanghebbende gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheid om zijn zienswijze kenbaar te maken, wordt dit in de motivering van het besluit tot uitdrukking gebracht. Tevens wordt daarbij aangegeven welke gevolgen deze zienswijze voor het besluit heeft gehad.
Eén lid wordt door het college van burgemeester en wethouders op voordracht van het Overleg van Diensthoofden benoemd uit de diensthoofden. Het andere lid wordt door het college van burgemeester en wethouders benoemd op voordracht van de Haagse afdelingen van de verenigingen van ambtenaren, die zijn vertegenwoordigd in de Commissie voor Georganiseerd Overleg.
De voorzitter wordt door het college van burgemeester en wethouders benoemd op voordracht van beide leden. Om voor benoeming in aanmerking te komen dient de voorzitter te beschikken over juridische deskundigheid en mag hij niet bij deze gemeente werkzaam zijn dan wel de laatste vijf jaar voor zijn benoeming werkzaam zijn geweest.
De voorzitter of de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift, wanneer zij op enigerlei wijze direct of indirect persoonlijk bij de zaak betrokken zijn.
HOOFDSTUK V. DE BEHANDELING VAN HET BEZWAARSCHRIFT.
Indien niet is voldaan aan de vereisten van artikel 6:5, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht, wordt de belanghebbende in de gelegenheid gesteld om zijn verzuim binnen twee weken te herstellen. Indien belanghebbende geen gevolg geeft aan het in de vorige volzin gestelde, wordt hij in de gelegenheid gesteld zijn verzuim alsnog binnen één week te herstellen en wordt hij daarbij gewezen op de mogelijkheid van niet-ontvankelijk verklaring van zijn bezwaarschrift. Indien de belanghebbende na de in de vorige volzin bedoelde aanmaning in gebreke blijft, kan het bezwaarschrift niet-ontvankelijk verklaard worden.
Alle gemeentelijke organen, bestuurders, commissies en ambtenaren zijn verplicht aan een verzoek van of namens de voorzitter om inlichtingen binnen een door hem te bepalen termijn te voldoen. Indien geen gevolg wordt gegeven aan het in artikel 5:2, tweede lid bepaalde kan de voorzitter het desbetreffende diensthoofd oproepen om persoonlijk in de hoorzitting te verschijnen.
Indien afgezien wordt van het horen van belanghebbende, draagt de voorzitter er zorg voor, dat zo spoedig mogelijk een ontwerp-advies aan de commissie wordt gezonden ter behandeling in de eerstvolgende raadkamer. Na vaststelling van het advies wordt het door voorzitter en secretaris ondertekend en zo spoedig mogelijk naar het bevoegd bestuursorgaan gezonden.
Indien ten onrechte toepassing is gegeven aan artikel 2:3 kan het bezwaarschrift kennelijk gegrond verklaard worden. Het bezwaarschrift wordt in dat geval teruggezonden aan de desbetreffende dienst met het verzoek dit te behandelen als de zienswijze van belanghebbende als bedoeld in de artikelen 2:1 en 2:2.
Het hoofd van de dienst waar de belanghebbende werkzaam is dan wel laatstelijk werkzaam is geweest treedt op als vertegenwoordiger van het bestuursorgaan in de zin van artikel 7:13 lid 5 van de Algemene wet bestuursrecht.
Indien het besluit door het bevoegde bestuursorgaan of namens het bevoegde bestuursorgaan door de directeur Personeelszaken, Organisatie en Informatievoorziening is genomen, treedt de directeur Personeelszaken, Organisatie en Informatievoorziening als zodanig op.
Het diensthoofd dan wel de directeur Personeelszaken, Organisatie en Informatievoorziening als hiervoor bedoeld kunnen zich daarbij laten vertegenwoordigen door een gemachtigde.
Op gemotiveerd en tijdig verzoek van belanghebbende of diens gemachtigde kan de hoorzitting eenmalig verdaagd worden, mits er sprake is van bijzondere omstandigheden. Op gemotiveerd en tijdig verzoek van de vertegenwoordiger als bedoeld in artikel 5:5 of diens gemachtigde kan de hoorzitting eenmalig verdaagd worden, mits er sprake is van zeer dringende redenen en de belanghebbende of diens gemachtigde daartegen geen bezwaar heeft. In geval van verdaging wordt zo spoedig mogelijk een nieuwe hoorzitting gehouden.
HOOFDSTUK VI. DE BESLUITVORMING.
Indien de commissie geadviseerd heeft tot gegrondverklaring van het bezwaarschrift, wordt het voorgenomen besluit als bedoeld in het eerste lid ter visie voorgelegd aan het desbetreffende diensthoofd. Het bevoegd bestuursorgaan betrekt zowel het advies van de commissie als de in de vorige volzin bedoelde visie van het diensthoofd bij de heroverweging van het primaire besluit.
Medewerkers van de gemeente Den Haag kunnen een bezwaarschrift indienen bij het college van B&W tegen een rechtspositioneel besluit dat in mandaat door hun diensthoofd is genomen. Ook indien een verzoek van een ambtenaar om een bepaald besluit te ontvangen, wordt geweigerd, staat voor hem de weg van bezwaar en beroep open.
Het college van B&W heroverweegt het genomen besluit naar aanleiding van de door de medewerker ingediende gronden van zijn bezwaar, en wordt daarbij geadviseerd door de Algemene bezwarencommissie personeelsbesluiten.
2. De Algemene bezwarencommissie personeelsbesluiten (Abc).
De Algemene bezwarencommissie is een adviescommissie als bedoeld in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en voldoet aan de eisen, die de Awb aan een adviescommissie stelt.
Het secretariaat wordt verzorgd door de arbeidsjuristen, werkzaam bij de sector klachtmanagement van de directie Personeel, Organisatie en Informatievoorziening (POI) van de Bestuursdienst.
De secretaris heeft tot taak de Algemene bezwarencommissie personeelsbesluiten bij te staan, te adviseren en het advies van de commissie op schrift te stellen.
Kort gezegd heeft deze commissie tot taak burgemeester en wethouders te adviseren over bezwaarschriften inzake personeelsbesluiten.
Op grond van artikel 3:45 Awb moet bij de bekendmaking en bij de mededeling van een besluit melding gemaakt worden van de mogelijkheid van het indienen van bezwaar.
Het bezwaarschrift dient ten minste te bevatten de naam en het adres van de belanghebbende, een datum en een handtekening, een nauwkeurige omschrijving van het besluit waartegen het bezwaarschrift zich richt en de gronden van het bezwaar. Indien het bezwaarschrift niet door de belanghebbende zelf wordt ingediend, maar namens hem, moet de indiener een volmacht overleggen. De indiener van het bezwaarschrift dient tevens een kopie van het bestreden besluit bij het bezwaarschrift te voegen.
Een bezwaarschrift moet geadresseerd worden aan:
Burgemeester en wethouders van de gemeente Den Haag,
t.a.v. de directeur Personeel, Organisatie en Informatievoorziening,
Ook is het mogelijk om via het gemeentelijke Intranet een bezwaarschrift in te dienen. Er is een digitaal formulier ‘Bezwaarschrift personeelsbesluit’ te vinden op het gemeentelijke Intranet onder personeelszaken > personeelsportaal > bezwaarschriften of door te klikken op de banner ‘Algemene bezwarencommissie personeelsbesluiten, elektronisch bezwaarschrift’ op het personeelsportaal.
Voor een ambtenaar bestaat tevens de mogelijkheid om in spoedeisende gevallen naast het indienen van een bezwaarschrift tevens een voorlopige voorziening aan te vragen bij de rechtbank.
Brieven, die te beschouwen zijn als een bezwaarschrift en rechtstreeks bij een dienst binnenkomen, moeten per omgaande aan het secretariaat van de bezwarencommissie bij de directie POI worden doorgezonden.
De datum van binnenkomst bij de gemeente is bepalend voor de ontvankelijkheid van het bezwaar. Het is dus van groot belang, dat de dienst, waar een bezwaarschrift binnenkomt, de datum van ontvangst aangeeft. Indien het bezwaarschrift per post verzonden is, moet de envelop met het poststempel van TPG-post worden meegezonden aan de directie POI, omdat dat stempel bepalend kan zijn voor de ontvankelijkheidsvraag.
Het secretariaat van de Algemene bezwarencommissie personeelsbesluiten zendt brieven die ten onrechte daar binnenkomen per omgaande door naar de betreffende instantie.
Bij twijfel of er sprake is van een rechtspositioneel besluit of een bezwaarschrift kan door een medewerker of door een dienst overlegd worden met de arbeidsjuristen bij de directie POI.
4. Behandeling van het bezwaarschrift door de Algemene bezwarencommissie personeelsbesluiten
De Regeling personeelsbesluiten schrijft voor dat het college van B&W de bij hem ingediende bezwaarschriften gericht tegen personeelsbesluiten, in behandeling geeft aan de Algemene bezwarencommissie personeelsbesluiten.
Vanaf het moment dat de Abc het bezwaarschrift in behandeling neemt tot het uitbrengen van het advies, bepaalt de Abc hoe de procedure met betrekking tot de afdoening van het bezwaarschrift verloopt. Daarbij neemt de Abc de Awb en de Regeling personeelsbesluiten in acht.
4.1. Kennelijk ongegrond/kennelijk gegrond.
Als sprake is van bezwaarschriften die ‘kennelijk ongegrond’ of ‘kennelijk gegrond’ zijn, kan de Abc besluiten dat wordt afgezien van een hoorzitting. Het gaat daarbij b.v. om bezwaarschriften waarvan bij voorbaat al duidelijk is dat zij of geen enkele kans van slagen hebben of waarvan juist duidelijk is, dat de indiener van het bezwaarschrift volstrekt gelijk heeft.
In deze gevallen zal zoveel mogelijk vanuit het Abc-secretariaat contact gezocht worden met de indiener van het bezwaarschrift en/of de betreffende dienst om in overleg het geschil op een andere wijze op te lossen en tot intrekking van het bezwaarschrift te komen.
4.2. Indiening van het verweerschrift.
Het schriftelijke en mondelinge verweer wordt geacht afkomstig te zijn van het bestuursorgaan (Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag) dat het bestreden besluit nam.
Gelet hierop moet een verweerschrift op dezelfde wijze ondertekend worden als een in mandaat genomen besluit, te weten:
‘Het college van burgemeester en wethouders van Den Haag,
De betreffende dienst is verantwoordelijk voor de wijze waarop namens de betrokken dienst verweer wordt gevoerd. De Abc gaat er van uit, dat de ambtenaar die namens het bevoegd gezag naar de hoorzitting komt met betrekking tot alle aspecten (juridische, inhoudelijke) over de goede en complete feiten beschikt en gemachtigd is.
Indien op een zitting meerdere zaken behandeld worden, wordt tussen elke zaak de zitting korte tijd geschorst en verlaten alle partijen de zittingzaal. Dit geldt ook voor de ambtenaren die een dienst vertegenwoordigen en die ook voor de daaropvolgende zaak uitgenodigd zijn.
Na afloop van de hoorzitting beraadslaagt de commissie in beslotenheid over het uit te brengen advies aan het college van B & W en geeft aan hoe dat advies zou moeten luiden.
De commissie streeft ernaar een advies binnen 2 weken gereed te hebben, nadat in raadkamer is beslist over de conclusie.
Het advies wordt namens de commissie door de secretaris uitgeschreven. Daarna wordt het advies door de voorzitter en de secretaris ondertekend en voorzien van een dagtekening.
Over de inhoud en conclusie van het advies worden in geen enkel geval mededelingen gedaan vóór de datum waarop het advies is voorzien van deze handtekeningen.
Nadat het advies is ondertekend wordt het in handen gesteld van de directeur POI, die zorgdraagt voor het nemen van een beslissing op het bezwaarschrift door het college van B & W (zie verder onder 6).
5. Herziening van het bestreden besluit hangende de bezwaarprocedure.
Indien een dienst overweegt of besluit om in de bezwaarschriftenfase het bestreden besluit geheel of gedeeltelijk te herzien, wordt het secretariaat van de Abc hierover zo spoedig mogelijk geïnformeerd.
Van nieuwe ontwikkelingen en nieuwe correspondentie wordt de Abc door de dienst en door de indiener van het bezwaarschrift op de hoogte gehouden.
In overleg met de indiener van het bezwaarschrift zal bepaald worden of de behandeling van het bezwaarschrift uitstel behoeft of helemaal geen doorgang hoeft te vinden.
Zowel schriftelijk als mondeling ter hoorzitting kan het bezwaarschrift ingetrokken worden.
Nadat het advies van de commissie gereed is, wordt dit advies in handen gesteld van de directeur POI, die ervoor zorgdraagt dat met inachtneming van dit advies zo spoedig mogelijk, in ieder geval binnen 4 weken, besluitvorming door het college van B&W plaatsvindt.
6.1. De bezwaren zijn volgens de Abc ongegrond / niet ontvankelijk.
Indien de Abc adviseert tot ongegrond verklaring / niet ontvankelijk verklaring van het bezwaarschrift wordt als volgt gehandeld. De behandelend ambtenaar van de directie POI stelt op basis van het advies van de commissie een concept-besluit ten behoeve van besluitvorming door de directeur POI op.
Indien het advies van de commissie wordt overgenomen neemt de directeur POI in mandaat namens het college van B&W een beslissing op het bezwaarschrift.
6.2. De bezwaren zijn volgens de Abc gegrond.
Indien de Abc adviseert tot gegrondverklaring van het bezwaarschrift, wordt in beginsel als volgt gehandeld. De behandelend ambtenaar van de directie POI stelt op basis van het advies van de commissie een concept-besluit op ten behoeve van besluitvorming door het college van B&W.
Dit concept-besluit wordt om commentaar aan de betrokken dienst voorgelegd.
Gaat de betrokken dienst akkoord met de gegrondverklaring, dan dient dit te worden te worden aangegeven op het voorblad bij het concept-besluit. Na retour ontvangst hiervan verzorgt de behandelend ambtenaar bij POI de aanbieding van de benodigde stukken aan Bureau Gemeentesecretaris, nadat ook de wethouder belast met personele aangelegenheden voor akkoord heeft getekend. Vervolgens neemt het college van B & W op basis van het concept-besluit en de relevante stukken een beslising op het bezwaarschrift.
Gaat de betrokken dienst niet akkoord, dan wordt de contrairprocedure gevolgd, zie hieronder.
Als de betrokken dienst niet akkoord gaat met het concept-besluit om het bezwaarschrift gegrond te verklaren, moet zij binnen een week aan de directeur POI een motivering zenden waarom het college van B & W zou moeten afwijken van het Abc-advies.
De directeur POI oordeelt of deze motivering zwaarder zou moeten wegen dan het advies van de Algemene bezwarencommissie personeelsbesluiten, en past zonodig het concept-besluit aan.
Na akkoordverklaring door de wethouder belast met personele aangelegenheden zorgt de directeur POI voor aanbieding van de benodigde stukken aan Bureau Gemeentesecretaris, waaronder de nota portefeuillehouder en het concept-besluit.
Vervolgens neemt het college van B & W een gemotiveerd besluit op het bezwaarschrift.
6.4. De beslissing op bezwaar.
Nadat het college van B & W een beslissing heeft genomen op het bezwaarschrift, wordt deze door BGS verzonden aan degene, die het bezwaarschrift heeft ingediend. In veel gevallen is dit de belanghebbende zelf, maar het kan ook gaan om een gemachtigde of raadsman.
Het advies van de Abc en het verslag van de hoorzitting worden met de beslissing op het bezwaarschrift meegezonden.
Kopieën van de beslissing op bezwaar, het Abc-advies en het verslag van de hoorzitting worden gezonden aan de gemachtigde(-n) bij de betrokken dienst, het diensthoofd, de voorzitter en leden van de Abc, de secretaris, de behandelend ambtenaar binnen de directie POI en aan de belanghebbende zelf, indien deze zich heeft laten vertegenwoordigen door een gemachtigde of raadsman.
6.5. Voortijdige toezending Abc-advies aan indiener bezwaarschrift.
Het advies van de Abc en het verslag van de hoorzitting worden in beginsel gelijktijdig met de beslissing op bezwaar aan de indiener van het bezwaarschrift toegezonden.
Hierop wordt een uitzondering gemaakt als binnen 6 weken na de hoorzitting nog geen besluitvorming door het college van burgemeester en wethouders heeft plaatsgevonden.
In dat geval kan het advies en het verslag van de hoorzitting door het secretariaat van de Abc aan de indiener van het bezwaarschrift en eventuele andere belanghebbenden worden gezonden. Daarbij dient in een begeleidend schrijven nadrukkelijk te worden medegedeeld dat het advies aan het college van B & W ter besluitvorming is aangeboden en dat het college van B & W van het advies kunnen afwijken. Voor informatie over de verdere gang van zaken kan verwezen worden naar de behandelend ambtenaar van de directie POI.
7. Procedures bij de Rechtbank en de Centrale Raad van Beroep.
Tegen beslissingen op bezwaar staat beroep open bij de rechtbank ’s-Gravenhage. De ambtenaar dient beroep in bij de sector Bestuursrecht van de rechtbank, de arbeidscontractant dient beroep in bij de sector Kanton van de rechtbank.
Achter de beslissing op bezwaar wordt een beroepsclausule opgenomen die de belanghebbende op de voor hem geldende mogelijkheden wijst.
Tegen de uitspraak van de rechtbank staat voor de ambtenaar hoger beroep open bij de Centrale Raad van Beroep te Utrecht. Uiteraard kan ook de gemeente hoger beroep instellen.
Ook is het mogelijk vanaf het indienen van een bezwaarschrift een voorlopige voorziening te vragen inzake het bestreden besluit of de gemeente in kort geding te dagvaarden.
De arbeidsjuristen van de directie POI vertegenwoordigen het gemeentebestuur in deze rechterlijke procedures. Zij dragen zorg voor een verweer op schrift en een mondelinge toelichting ter zitting.
Indien nodig laten zij zich bijstaan door de dienst, waar het primaire besluit is voorbereid.
8. Informatie over procedure Algemene bezwarencommissie personeelsbesluiten.
Voor informatie over deze procedure kunt u zich wenden tot de sector Klachtmanagement van de directie POI, telefoon 3532795 of 3532730.
In de huidige versie van de regeling personeelsbesluiten zijn twee belangrijke wijzigingen opgenomen ten opzichte van de oude versie.
De eerste wijziging betreft de mogelijkheid om mediation voor te stellen aan partijen in de bezwarenprocedure en de tweede wijziging betreft de mogelijkheid om rechtstreeks beroep in te stellen bij de rechtbank, zonder de bezwarenprocedure te doorlopen (prorogatie).
In de periode van 1 februari 2002 - 1 februari 2004 is een project mediation bij arbeidsconflicten uitgevoerd bij de directie POI van de Bestuursdienst.
Het doel van dit project was om het gebruik van mediation in geval van arbeidsconflicten te bevorderen en een bijdrage te leveren aan het vergroten van de bekendheid met mediation.
De ervaringen met mediation waren succesvol, waarbij geconcludeerd is dat mediation een goede en nuttige aanvulling is voor het oplossen van conflicten, met name arbeidsconflicten. Het voorkomt escalatie en veelal langdurige juridische procedures en kan leiden tot verlaging van het ziekteverzuim. Belangrijke voordelen van mediation boven een formele bezwarenprocedure zijn o.a. dat mediation een informele en snelle procedure is, waarbij partijen zelf voor een oplossing van hun conflict kiezen en hun relatie niet onnodig wordt beschadigd.
Bij de directie POI is daarom de loketfunctie mediation ingericht, zodat een ieder daar informatie, advies en voorlichting kan krijgen over mediation en het mediationproces. Vanuit dit loket, al of niet na verwijzing, kan de pre-mediation en vervolgens de mediation plaatsvinden.
Per 1 maart 2005 is de mogelijkheid van mediation geformaliseerd. Deze mogelijkheid is in de onderhavige regeling opgenomen in artikel 5:1 lid 4.
Na ontvangst van een bezwaarschrift door de Algemene bezwarencommissie personeelsbesluiten wordt – dit ter beoordeling aan de secretaris van deze commissie – een mediationaanbod gedaan aan beide partijen. Gaan beide partijen op het aanbod in, dan wordt een mediationtraject gestart.
Wenst één der partijen geen mediation of lukt de mediation niet, dan zal alsnog het bezwaarschrift via de normale bezwaarprocedure worden behandeld.
Opschorting van de behandeling van het bezwaarschrift is op grond van de Algemene wet bestuursrecht mogelijk als beide partijen hiermee instemmen.
Partijen, die een mediationtraject ingaan, kunnen voor een interne of externe mediator kiezen.
Partijen dienen zowel de kosten van een externe mediator, als de kosten van een interne mediator te betalen. In 2007 bedroeg het tarief voor een interne mediator € 63,00 per uur, externe mediators rekenen verschillende (eigen) tarieven. Het bedrag van € 63,00 per uur is de helft van het tarief welke externe mediators gemiddeld genomen hanteren.
Op 1 september 2004 is de Wet Rechtstreeks beroep (wet prorogatie) in werking getreden. Deze wet biedt aan de indiener van een bezwaarschrift de mogelijkheid om het college van B & W te verzoeken de bezwaarschriftenprocedure over te slaan en rechtstreeks beroep in te stellen.
Kort samengevat komt deze aanvulling van de Algemene wet bestuursrecht op het volgende neer:
Een verzoek tot het overslaan van de bezwaarschriftenprocedure moet door de indiener van het bezwaar in het bezwaarschrift worden vermeld. Het bestuursorgaan kan met een dergelijk verzoek instemmen als de zaak hiervoor geschikt is (art. 7:1a lid 3 Awb). Een zaak kan bijvoorbeeld geschikt zijn als het geschil zich beperkt tot een zuivere rechtsvraag.
De bevoegdheid houdt overigens in, dat er ruimte bestaat om in bepaalde situaties in beginsel wel of in beginsel niet met rechtstreeks beroep in te stemmen.
De bezwaarschriften, voorzover gericht tegen personele besluiten, komen binnen bij de directie POI van de Bestuursdienst. De directie POI behandelt daarom ook het verzoek tot rechtstreeks beroep.
Met de medewerkers rechtspositie is in het Decentraal Rechtspositioneel Overleg de volgende procedure afgesproken.
Zodra een bezwaarschrift met een verzoek tot rechtstreeks beroep bij de directie POI is binnengekomen, zoekt de directie POI contact met de betreffende dienst en vraagt de dienst om een reactie met betrekking tot het verzoek.
De betrokken dienst krijgt maximaal 4 werkdagen de tijd om een reactie te geven op het verzoek en eventuele relevante gegevens te leveren.
Als de betrokken dienst na vier dagen niet heeft gereageerd wordt de conclusie getrokken, dat de dienst niet kan instemmen met het verzoek.
De directeur POI neemt zo spoedig mogelijk na raadpleging van de betrokken dienst, in mandaat een besluit op het verzoek tot rechtstreeks beroep.
Bij instemming zal de directie POI het bezwaarschrift doorzenden aan de rechtbank.
De directie POI is op grond van artikel 3:3 lid 2 van de Regeling personeelsbesluiten gemandateerd om namens het college van B en W te besluiten op verzoeken tot rechtstreeks beroep.
In lid 3 van ditzelfde artikel is bepaald dat het verzoek tot rechtstreeks beroep in ieder geval wordt afgewezen, als het bezwaarschrift gericht is tegen een besluit inzake overplaatsing, disciplinaire maatregel of ontslag.
De tekst van de regeling (en de toelichting) is waar nodig geactualiseerd of verduidelijkt.
Tevens is in deze versie van de Regeling Personeelsbesluiten de mogelijkheid van het electronisch indienen van een bezwaarschrift geformaliseerd.
Voor het overige wordt er nog gezocht naar een mogelijkheid om de procedure en de voortgang daarvan verder te digitaliseren. In dit traject zijn nog veel practische hobbels te nemen, met name gezien de beveiliging van de vertrouwelijkheid van de stukken.
De definitie van het begrip belanghebbende is aanvullend op de in de AWB opgenomen definitie, t.w. "degene wiens belang rechtstreeks bij een besluit is betrokken".
Overigens kunnen onder omstandigheden ook de nagelaten betrekking of rechtverkrijgende als belanghebbende in de zin van deze regeling beschouwd worden.
Naast ambtenaren en arbeidscontracten kent de gemeente Den Haag ook onderwijspersoneel en WSW-personeel. Deze laatste twee groepen vallen niet onder de in de Regeling personeelsbesluiten gehanteerde definitie van belanghebbende.
Het algemene personeel bestaat uit ambtenaren en arbeidscontractanten (in dienst op basis van een civielrechtelijke arbeidsovereenkomst).
Op arbeidscontractanten zijn echter grotendeels dezelfde publiekrechtelijke arbeidsvoorwaarden van toepassing als die voor de ambtenaren gelden.
Uit het oogpunt van gelijke rechtsbedeling is er derhalve voor gekozen om zowel de ambtenaren als de arbeidscontractanten dezelfde rechtsbescherming te bieden. Overigens is de groep arbeidscontractanten binnen de gemeente beperkt van omvang en worden er nog slechts bij uitzondering nieuwe arbeidscontractanten in dienst genomen.
Het in de onderhavige regeling gehanteerde begrip “besluit” is hetzelfde als in de AWB als fundamenteel begrip gehanteerd wordt.
Onder besluit verstaat de AWB: "een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling".
Dit houdt in, dat het genomen besluit uit een schriftelijk stuk kenbaar moet zijn.
Ook een beslissing tot toekenning van een beloning voor een ingediend idee behoort tot de besluiten als hiervoor bedoeld.
Met een besluit wordt gelijkgesteld het niet tijdig nemen van een besluit of het schriftelijk weigeren van een besluit.
Besluiten worden onderverdeeld in beschikkingen en besluiten van algemene strekking.
Besluiten van algemene strekking, niet zijnde beleidsregels en algemeen verbindende voorschriften, zijn evenals beschikkingen voor bezwaar en beroep vatbaar.
Besluiten van algemene strekking zijn bijvoorbeeld besluiten in het kader van functiewaardering zoals vaststelling van een functiebeschrijving en vaststelling van de zwaarte van een functie.
Uit de jurisprudentie van de CRvB blijkt, dat besluiten in het kader van functiewaardering voor bezwaar en beroep vatbaar zijn, mits de belanghebbende in voldoende mate een belang heeft bij de desbetreffende functie, bij voorbeeld, omdat hij deze functie in essentie reeds bekleedt.
Tenzij anders geregeld is ten aanzien van aanvragen tot het geven van een beschikking het volgende van belang: Aanvragen moeten schriftelijk en ondertekend ingediend worden (op het voorgeschreven formulier, indien daarvan sprake is). De aanvraag dient naam en adres aanvrager, dagtekening en aanduiding gevraagde beschikking te bevatten.
De aanvrager is verplicht de nodige gegevens en stukken te verschaffen.
De aanvrager kan soms in het belang van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer, met inbegrip van de bescherming van medische en psychologische onderzoeksresultaten, weigeren bepaalde gegevens en stukken te verschaffen.
Indien de aanvrager onvoldoende heeft voldaan aan de hiervoor genoemde verplichtingen, dient de aanvrager de gelegenheid te krijgen om binnen een daartoe gestelde termijn de aanvraag aan te vullen. Blijft de aanvrager in verzuim, dan kan binnen vier weken na het verstrijken van de termijn of na aanvulling van de aanvraag besloten worden de aanvraag niet te behandelen.
Deze procedure is een uitwerking van de regeling van afdeling 4.1.2 van de AWB.
De voorprocedure geldt voor elk te nemen besluit, dat voor bezwaar vatbaar is.
Er is geen verplichting tot het geven van commentaar op het voorgenomen besluit. De voorprocedure gaat ervan uit, dat het commentaar van betrokkene terug te vinden is in een schriftelijk stuk, dat bij een eventuele bezwaar- en beroepsprocedure een rol kan spelen als bewijsmiddel.
Er mag niet te snel aangenomen worden, dat er sprake is van de in deze bepaling genoemde uitzonderingssituaties, waarin de voorprocedure overgeslagen kan worden.
Van de in onderdeel b bedoelde eerdere gelegenheid is b.v. sprake, indien er als gevolg van het doorlopen van een voorprocedure of bezwarenprocedure een ander besluit genomen is.
Van hetzelfde onderwerp is geen sprake, indien b.v. het ene besluit de vaststelling van een beoordeling en het andere besluit een op deze beoordeling gebaseerde benoeming betreft.
In onderdeel c gaat het om die situatie, waarin in alle redelijkheid aangenomen kan worden, dat betrokkene geen enkele bedenking heeft tegen het voorgenomen besluit, omdat het te nemen besluit positief is en betrokkene geen positiever besluit verwacht dan wel het besluit volledig tegemoet komt aan de wensen van betrokkene.
M.b.t. dit onderdeel dient bedacht te worden, dat uit de jurisprudentie van de C.R.v.B. blijkt, dat de in het verleden gehanteerde tussenoplossingen de toets der kritiek niet meer kunnen doorstaan.
Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de methode, waarbij een definitief primair besluit inclusief bezwarenclausule wordt toegezonden met een begeleidend schrijven, waaruit blijkt, dat dit besluit als concept-besluit geldt, indien belanghebbende commentaar op het besluit heeft. Deze methode is dus niet meer toelaatbaar.
Tenslotte dient er nog op gewezen te worden, dat bij onjuiste hantering van de in deze bepaling genoemde uitzonderingsgronden, het bezwaarschrift wegens een formeel gebrekkig besluit (kennelijk) gegrond verklaard kan worden.
Een procedurele beslissing ter voorbereiding van een besluit is in beginsel niet vatbaar voor bezwaar.
Uitvoeringshandelingen zijn in beginsel niet vatbaar voor bezwaar. Onder uitvoeringshandeling wordt verstaan een correcte uitvoering van een eerder genomen kenbaar besluit.
Indien b.v. besloten is, dat het salaris van betrokkene verhoogd wordt en uit de salarisslip blijkt een mindere verhoging dan waartoe besloten is, is er geen sprake van een correcte uitvoeringshandeling en is deze handeling zelfstandig vatbaar voor bezwaar.
Indien de belanghebbende zich laat vertegenwoordigen door een gemachtigde, zullen de mondelinge kontakten en de correspondentie in beginsel uitsluitend via deze gemachtigde lopen.
Een bezwaarschrift moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Het moet derhalve tenminste bevatten: naam en adres indiener, dagtekening, omschrijving aangevallen besluit en motivering van het bezwaar. Indien niet voldaan wordt aan deze eisen, met name in geval van het ontbreken van motivering, en de indiener in de gelegenheid is gesteld binnen een aangegeven termijn het verzuim te herstellen, kan het bezwaarschrift niet-ontvankelijk verklaard worden.
De wettelijke afdoeningstermijn wordt opgeschort totdat het verzuim hersteld is dan wel de daarvoor aangegeven termijn verstreken is zonder dit herstel. Zie ook de toelichting op artikel 5:1.
Deze rechtsgevolgen gelden overigens niet voor de in de onderhavige bepaling opgenomen aanvullende eisen.
Het derde lid is opgenomen ter vergroting van de doelmatigheid bij de toepassing van artikel 5:2, eerste lid.
Deze bepaling schept de mogelijkheid om een verzoek in te dienen om de bezwaarfase over te slaan en rechtstreeks naar de rechtbank te gaan. Deze mogelijkheid wordt niet toegestaan bij besluiten inzake overplaatsing, disciplinaire maatregelen of ontslag dan wel de weigering om het dienstverband voort te zetten.
Aangezien de behandeling van bezwaar- en beroepszaken op personeelsgebied een concernaangelegenheid is, is uit doelmatigheidsoverwegingen de instemmingsbevoegdheid (in mandaat) verleend aan de directeur POI.
Van deze bevoegdheid kan geen gebruik worden gemaakt zonder overleg met de dienst en zonder bestudering van de relevante stukken.
De beslissing dient genomen te worden, voordat het bezwaarschrift ter behandeling naar de commissie wordt gezonden. Zie art. 5:1. Het verdient derhalve aanbeveling om m.b.t. het verzoek om instemming een aparte ontvangstbevestiging te sturen.
De beslissing op het verzoek is een besluit in de zin van de AWB, maar is uitgesloten van beroep.
De voorzitter is onafhankelijk en kan derhalve geen deel uitmaken van het bevoegd bestuursorgaan noch werkzaam zijn onder de verantwoordelijkheid van dat orgaan.
Aangezien wij veel waarde hechten aan de onafhankelijkheid van de voorzitter (en daarmee de commissie) en de voorzitter met betrekking tot de voorbereiding, de hoorzitting en de advisering een zware rol vervult, achten wij het gewenst om enkele eisen te stellen, waaraan nieuw te benoemen voorzitters moeten voldoen.
Wij vinden het met het oog op het werkveld van de commissie voorts van belang, dat in de samenstelling van de commissie zowel de werkgevers- als de werknemerskant is terug te vinden. Dit zal zowel het draagvlak als de deskundigheid van de commissie ten goede komen.
Het door ons op voordracht van het Overleg van Diensthoofden benoemde lid dient derhalve voort te komen uit de kring van diensthoofden, zodat de commissie over voldoende draagvlak binnen de organisatie en over voldoende deskundigheid met betrekking tot de werkgeversfunctie kan beschikken.
Het ontmoet echter geen bezwaar, indien naast (algemeen) directeuren, plaatsvervangend directeuren, sectordirecteuren of concerndirecteuren benoemd worden.
De hoogte van de vergoeding is geregeld in de Verordening geldelijke vergoedingen commissieleden niet zijnde raadsleden.
De commissie is vermeld op de bij deze verordening behorende bijlage 1, categorie IV.
Gezien het karakter van de in deze regeling aan de orde zijnde besluiten is uit privacy overwegingen gekozen voor het beginsel van de besloten hoorzitting.
Op grond van de AWB is slechts de commissie bevoegd om te beslissen of het horen in het openbaar plaats zal vinden. Uit het oogpunt van privacybescherming zal de hoorzitting echter slechts bij hoge uitzondering openbaar zijn. De bijeenkomsten in raadkamer zijn overigens nooit openbaar.
Aangezien de commissie verantwoordelijk is voor het gehele adviestraject, is om praktische redenen ervoor gekozen om een aantal voor (de duur van) dit traject relevante wettelijke bevoegdheden over te dragen aan de voorzitter. Onder voorzitter wordt hier vanzelfsprekend ook de als voorzitter fungerend vicevoorzitter verstaan.
Overdracht aan de secretaris is niet mogelijk, aangezien dit leidt tot door de Awb verboden delegatie.
Gedacht kan bij voorbeeld worden aan situaties, waarbij de indiener van het bezwaarschrift en een commissielid bij dezelfde dienst werken of van dezelfde vakbond lid zijn.
In de AWB is geregeld, dat de meerderheid van de personen, die n.a.v. een bezwaar tegen een besluit de belanghebbende horen, niet bij de voorbereiding van dat besluit betrokken mag zijn geweest.
De bepaling staat er overigens niet aan in de weg, dat ook de secretaris onder omstandigheden een beroep kan doen op een verschoningsrecht.
In de huidige gemeentelijke organisatie is de directeur Personeelszaken, Organisatie en Informatievoorziening verantwoordelijk voor de ondersteuning van de commissie.
De ontvangstbevestiging van bezwaarschriften wordt door het secretariaat van de commissie verzorgd. De ontvangstbevestiging dient schriftelijk plaats te vinden en dient onder meer aan te geven, dat de commissie over het bezwaar zal adviseren.
Tevens is in dit artikel de mogelijkheid opgenomen voor het secretariaat om aan partijen voor te leggen hun geschil via mediation te laten behandelen. De bezwarenprocedure wordt daarmee opgeschort. Indien de mediation niet tot het gewenste resultaat leidt kan de bezwarenprocedure alsnog worden gevolgd.
Indien het besluit door het bevoegd bestuursorgaan of namens het bevoegd bestuursorgaan door de directeur Personeelszaken, Organisatie en Informatievoorziening is genomen, kan ook de directeur Personeelszaken, Organisatie en Informatievoorziening benaderd worden voor het verschaffen van informatie en stukken.
Gezien het gemeentelijke decentralisatiebeleid en het feit, dat personele stukken in eerste instantie decentraal gearchiveerd worden, is in de regeling het diensthoofd als aanspreekpunt gekozen.
Indien de belanghebbende inmiddels ontslagen is uit gemeentedienst, zal vanzelfsprekend de dienst, waar hij voor zijn ontslag werkzaam was, benaderd moeten worden.
In deze fase van de bezwarenprocedure kan tevens bezien worden of het juridische geschil ook op een andere wijze, bijvoorbeeld door één of andere vorm van bemiddeling opgelost kan worden.
Indien het horen niet zinvol is te achten, kan daarvan afgezien worden.
De AWB onderscheidt daarbij vier situaties: het bezwaar is kennelijk niet-ontvankelijk, het bezwaar is kennelijk ongegrond, belanghebbende heeft afstand gedaan van zijn hoorrecht en aan het bezwaar wordt volledig tegemoetgekomen (“kennelijk gegrond”).
Met name in de eerste twee situaties dient de bevoegdheid tot afzien van het horen met grote zorgvuldigheid en behoedzaamheid toegepast te worden.
Indien er bijvoorbeeld enige twijfel bestaat met betrekking tot de ontvankelijkheid van het bezwaarschrift, zal de belanghebbende wel in de gelegenheid moeten worden gesteld om gehoord te worden.
De derde mogelijkheid sluit overigens niet uit, dat de commissie er behoefte aan heeft om een vertegenwoordiging van de dienst te horen, zodat er toch een hoorzitting plaats vindt.
De beslissing op het bezwaar dient deugdelijk gemotiveerd te zijn; in de motivering dient aangegeven te worden, op welke grond van het horen is afgezien.
De wettelijke afdoeningstermijn van het bezwaarschrift is in dit geval, afgezien van mogelijke verlenging, zes weken (en dus vier weken korter dan bij afdoening via de commissie).
De in dit artikel bedoelde vertegenwoordiger dient voor de hoorzitting van de commissie uitgenodigd te worden en aldaar in de gelegenheid gesteld te worden om een toelichting op het bestreden besluit te geven.
Indien deze vertegenwoordiger gebruik maakt van een gemachtigde, zal deze gemachtigde over voldoende kennis van zaken en over een voldoende ruim mandaat moeten beschikken teneinde adequaat in de hoorzitting op te kunnen treden.
De belanghebbende kan tot tien dagen voor de zitting nadere stukken indienen.
Het vierde lid ziet op het recht van de belanghebbende om gedurende minimaal één week voorafgaande aan de hoorzitting de relevante stukken in te zien. De oproeping voor het horen dient hiervan melding te maken. In de praktijk zal van dit (wettelijke) inzagerecht weinig gebruik gemaakt worden, aangezien in het derde lid is geregeld, dat aan partijen alle op de zaak betrekking hebbende stukken worden gezonden.
In de oproeping dient er tevens op gewezen te worden, dat belanghebbende tot tien dagen voor het horen nadere stukken kan indienen.
De oproeping dient derhalve tijdig verzonden te worden.
Tenslotte dient er nog op gewezen te worden, dat de belanghebbende op grond van de AWB kan verzoeken om door hem meegebrachte getuigen en deskundigen te horen.
Dit zal dan wel tijdig en voorafgaand aan de hoorzitting aangekondigd moeten worden.
Teneinde de gelijkwaardigheid tussen partijen en de doelmatigheid van de hoorzitting te waarborgen, is het in beginsel niet de bedoeling, dat er van de kant van belanghebbende en van de kant van de dienst meer dan twee personen ter zitting verschijnen.
Als de belanghebbende zich voorzien heeft van een gemachtigde en één van beiden verschijnt niet op de zitting, dan bestaat er in het algemeen geen aanleiding om de zitting om die reden geen doorgang te laten vinden.
Indien aannemelijk is, dat beiden als gevolg van overmacht niet kunnen verschijnen, kan er aanleiding bestaan om de zitting te verdagen.
Deze aanleiding kan ook bestaan, wanneer belanghebbende niet verschijnt en de commissie behoefte heeft aan het horen van belanghebbende in persoon, zodat zij een beter beeld van de zaak kan krijgen.
De procedure tijdens de hoorzitting is in het algemeen als volgt:
De voorzitter opent de zitting en geeft enige informatie over de gang van zaken.
Vervolgens geeft de voorzitter belanghebbende en dienst de gelegenheid tot respectievelijk hoor en wederhoor. Zo nodig krijgen partijen nog gelegenheid tot repliek en dupliek.
Daarna geeft de voorzitter aan de commissie de gelegenheid tot het stellen van vragen aan partijen en aan de eventueel opgeroepen getuigen en deskundigen.
Tenslotte geeft de voorzitter aan belanghebbende het laatste woord, geeft hij zo nodig nog enige procedurele informatie en sluit hij de zitting.
De voorzitter kan de schorsingsmogelijkheid om verschillende redenen gebruiken: bijvoorbeeld om tijdens de hoorzitting met de commissie te kunnen beraadslagen over de verdere gang van zaken, om een volgende zaak voor te bespreken of om de beraadslaging in raadkamer te kunnen beginnen.
Tijdens de schorsing zullen partijen de zaal moeten verlaten.
Sinds 12 maart 2002 wordt in art. 7:15 Awb de mogelijkheid geboden aan een belanghebbende om een kostenveroordeling te verzoeken vanwege de kosten voor het behandelen van het bezwaar.
Hieraan wordt echter wel de voorwaarde verbonden dat er sprake moet zijn van het herroepen van het bestreden besluit wegens aan het bestuursorgaan te wijten onrechtmatigheid.
Indien tijdens het nader onderzoek feiten en omstandigheden bekend worden, die belangrijk zijn voor de op het bezwaarschrift te nemen beslissing, zal er een nieuwe hoorzitting gehouden moeten worden. Zie ook art. 7:9 AWB
Het spreekt vanzelf, dat de bespreking in raadkamer strikt vertrouwelijk is.
Bij de toetsing van de gegrondheid van ontvankelijke bezwaren is het volgende van belang:
De toetsing dient plaats te vinden op basis van het bezwaarschrift, dus die onderdelen van het besluit, die geheel los van de aangevoerde bezwaren staan, kunnen in beginsel buiten beschouwing blijven. De aangevoerde bezwaren dienen wel voldoende ruim naar hun strekking opgevat te worden.
De toetsing dient ex nunc plaats te vinden, d.w.z. dat rekening gehouden moet worden met inmiddels gewijzigde feiten en omstandigheden.
Het bestreden besluit dient zowel op rechtmatigheid als op doelmatigheid beoordeeld te worden.
Voor zover de toetsing daartoe aanleiding geeft adviseert de commissie het bestreden besluit te herroepen en zo nodig te vervangen door een nieuw (voor beroep vatbaar) besluit.
Hierbij dient bedacht te worden, dat het bezwaarschrift op zichzelf niet mag leiden tot een slechtere positie van de indiener ("reformatio in peius" beginsel).
Indien de belanghebbende door schending van een vormvoorschrift niet is benadeeld, behoeft het besluit echter niet op die grond herroepen te worden.
Het commissieadvies dient schriftelijk uitgebracht te worden en een verslag van het horen te bevatten. De (wettelijk verplichte) verslaglegging speelt een belangrijke rol in de verdere procedure.
Het verslag behoeft geen feiten en omstandigheden te bevatten, die in de stukken aan de orde zijn geweest. Het verslag moet minimaal een korte weergave bevatten van de kern van hetgeen naar voren is gebracht.
Over de inhoud van het advies wordt vanzelfsprekend geen informatie verstrekt, voordat dit formeel vastgesteld en ondertekend is.
De afdoeningstermijn van het bezwaarschrift is in de AWB geregeld. De termijn is tien weken na ontvangst van het bezwaarschrift. Deze termijn kan met maximaal vier weken verlengd worden, mits daarvan schriftelijke mededeling gedaan wordt. Verdere verlenging is slechts mogelijk voor zover de belanghebbende daarmee instemt.
Vanzelfsprekend dient bij het uitbrengen van het commissieadvies rekening gehouden te worden met deze termijnen.
Aangezien het bevoegde bestuursorgaan in de bezwaarfase het primaire besluit aan een volledige heroverweging dient te onderwerpen (er is niet alleen sprake van een rechtsmiddel, maar ook van verlengde besluitvorming), kan dit orgaan zich behalve door de commissie ook door anderen, zoals bijvoorbeeld het betrokken diensthoofd, laten adviseren.
Het is van belang om in het kader van dit artikel nog te wijzen op het volgende:
In artikel 2:5 lid sub d van de Mandaatregeling van de Bestuursdienst is door het college van burgemeester en wethouders mandaat verleend aan de directeur POI met ingang van april 2007.
Bij afwezigheid van de directeur POI wordt deze bevoegdheid uitgeoefend door de plaatsvervangend directeur POI.
Uit de AWB en de Mandaatregeling vloeit bovendien nog voort, dat de directie POI geen besluiten op bezwaar mag nemen die betrekking hebben op personeel van de Bestuursdienst of die primaire besluiten die door de directeur POI namens het college van burgemeester en wethouders of de raad zijn genomen.
Het eerste lid geeft de commissie de bevoegdheid om de raad of het college van burgemeester en wethouders gevraagd of ongevraagd van advies te dienen.
Dit biedt de commissie o.m. de mogelijkheid een bijdrage te leveren aan de control-functie van het bestuur m.b.t. de toepassing van de rechtspositieregelingen. Zo kan zij op basis van haar ervaring ongewenste ontwikkelingen signaleren.
De in het tweede lid bedoelde verplichting gaat niet zo ver, dat er jaarlijks verslag uitgebracht dient te worden. Er worden evenmin regels gesteld m.b.t. de wijze waarop en de vorm waarin dit verslag wordt gedaan.
Vanzelfsprekend wordt er wel vanuit gegaan dat deze verslaglegging regelmatig plaats vindt en tenminste inzicht verschaft in de aantallen behandelde bezwaarschriften en de uitkomsten van de bezwarenprocedures.