Reglement voor de Haagse Bevolkingsadministratie

Artikel 1 Begripsbepalingen

Dit reglement verstaat onder:

Artikel 2 Beheer van de bevolkingsadministratie

Beheerder van de bevolkingsadministratie is de directeur van de Dienst Burgerzaken.

Artikel 3 Toepasselijke regelgeving

• 1.

  De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als één geheel, onder toepassing van de Wet, behandeld.

• 2.

  Ten aanzien van de onderwerpen waarover de Wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens en de gekende personen de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.

• 3.

  Op de kernregistratie natuurlijke personen is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing.

Artikel 4 Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie

• 1.

  De bevolkingsadministratie heeft tot doel:

  • a.

    gegevens te verwerken ter uitvoering van de Wet;

  • b.

    gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;

  • c.

    gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;

  • d.

    informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover dezen daar recht op hebben.

• 2.

  De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.

Artikel 4a Doelstelling met betrekking tot de kernregistratie natuurlijke personen

De kernregistratie heeft tot doel gegevens te verstrekken aan afnemers en raadplegers, slechts voorzover deze daar recht op hebben op basis van de Wet of de Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 5 Categorieën van personen van wie gegevens in de bevolkingsadministratie voorkomen

• 1.

  In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen, ingezetenen en gekende personen.

• 2.

  Gekende personen worden opgenomen op basis van hun relatie met ingeschrevenen of ingezetenen of op basis van hun relatie met binnengemeentelijke afnemers.

Artikel 5a Categorieën van personen van wie gegevens in de kernregistratie natuurlijke personen voorkomen

In de kernregistratie komen de gegevens voor van de personen die in de bevolkingsadministratie voorkomen.

Artikel 6 Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging

• 1.

  Naast de gegevens die op grond van de Wet in de bevolkingsadministratie worden opgenomen en op de in de Wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1.

• 2.

  Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of een gekend persoon of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.

• 3.

  Van de gekende personen worden slechts die gegevens opgenomen die nodig zijn voor het uitvoeren van de taken van gemeentelijke diensten.

Artikel 6a Soorten van gegevens in de kernregistratie en de wijze van verkrijging

In de kernregistratie worden de gegevens uit de bevolkingsadministratie opgenomen met uitzondering van gegevens met betrekking tot afnemersindicaties en proceshistorie.

Artikel 7 Verwijdering van opgenomen gegevens

Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:

• a.

  op grond van bepalingen bij of krachtens de Wet;

• b.

  op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie.

Artikel 8 Voorwaarden voor verstrekking

• 1.

  Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:

  • a.

    dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt;

  • b.

    dient aangegeven te worden welke persoon of categorieën van personen het verzoek behelst;

  • c.

    dienen door de verantwoordelijke te bepalen bewijsstukken, zoals bijv. een identiteitsbewijs of schriftelijke toestemming van een betrokkene, te worden overgelegd.

• 2.

  De afnemers en derden mogen de verstrekkingen slechts verwerken voor het doel waarvoor deze zijn gedaan. Zij moeten bij de verwerking van de verkregen gegevens handelen conform de geldende privacywetgeving.

• 3.

  Voor alle verstrekkingen geldt dat de daaruit verkregen informatie na zes maanden niet meer mag worden gebruikt dan na toestemming van de verantwoordelijke. De toestemming is niet nodig als de afnemer/derde zelf zorgdraagt voor actualisering van de gegevens.

• 4.

  De verantwoordelijke kan nadere voorwaarden stellen.

Artikel 9 Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:

• -

  de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de Dienst Burgerzaken;

• -

  de medewerkers die belast zijn met taken als beheer en onderhoud van de systemen;

Artikel 10 Rechtstreekse toegang tot de kernregistratie natuurlijke personen en de CDS door binnengemeentelijke afnemers

• 1.

  De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de gegevens in de kernregistratie natuurlijke personen en in de CDS die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

• 2.

  De directeur van de betreffende dienst wijst schriftelijk de medewerkers aan die bevoegd zijn de kernregistratie natuurlijke personen en de CDS te raadplegen, of persoonsgegevens op te halen uit een andere Nederlandse gemeente.

• 3.

  De afnemers dienen de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer na te leven. De beheerder is bevoegd hiertoe controles te (doen) houden.

Artikel 10a Rechtstreekse toegang tot de kernregistratie natuurlijke personen en de CDS door raadplegers

• 1.

  De in bijlage 3 genoemde raadplegers hebben rechtstreekse toegang tot de gegevens in de kernregistratie natuurlijke personen en in de CDS die zij nodig hebben voor de uitvoering van de daar genoemde taken.

• 2.

  De (directeur van de) raadpleger wijst schriftelijk de medewerkers aan die bevoegd zijn de kernregistratie natuurlijke personen en de CDS te raadplegen.

• 3.

  De raadplegers dienen de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer na te leven. De beheerder is bevoegd hiertoe controles te (doen) houden.

Artikel 11 Systematische verstrekkingen aan Afnemers en raadplegers

• 1.

  Afnemers en raadplegers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de Wet op systematische wijze de gegevens afnemen die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

• 2.

  Daarnaast kunnen zij verzoeken om andere verstrekkingen langs systematische wijze, zoals selecties.

Artikel 12 Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers

Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits zij deze gegevens niet reeds langs systematische weg verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.

Artikel 13 Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke,is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken.

Artikel 14 Verbanden met andere bestanden

Op grond van een besluit van de verantwoordelijke kunnen aan een andere verantwoordelijke zoals bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens voor verwerking van persoonsgegevens gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit twee of meer bestanden.

Artikel 15 Gegevensverstrekking aan vrije derden

• 1.

  Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de Wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden.

• 2.

  Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de Wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager.

• 3.

  Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de Wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden.

Artikel 16 Terugmeldverplichting

• 1.

  Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hem verstrekt is uit de bevolkingsadministratie, doet hiervan mededeling aan de beheerder.

• 2.

  Binnengemeentelijke afnemers en raadplegers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld schriftelijk mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen.

• 3.

  De beheerder kan de wijze bepalen waarop de terugmeldingen dienen te worden gedaan.

• 4.

  De beheerder kan de wijze bepalen waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer of raadpleger naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan.

Artikel 17 Protocollering

• 1.

  De beheerder legt gegevens vast inzake de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de Wet.

• 2.

  De beheerder kan de protocolleringsgegevens actief aan betrokkenen bekend maken.

Artikel 18 Toepasselijkheid Reglement

Dit Reglement is, voorzover de Wet niet anders bepaalt, van overeenkomstige toepassing op het Vestigingsregister als bedoeld in hoofdstuk 4 van de Wet.

Artikel 19 Beveiliging

• 1.

  De beheerder treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.

• 2.

  De beheerder beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.

Artikel 20 Slotbepaling

• 1.

  Dit reglement wordt aangehaald als Reglement voor de Haagse bevolkingsadministratie.

• 2.

  Het reglement ligt ter inzage in het gemeentelijk ContactCentrum en op alle stadsdeelkantoren bij de Dienst Burgerzaken

• 3.

  De beheerder zendt het reglement aan het College Bescherming Persoonsgegevens.

• 4.

  Dit reglement treedt in werking op 2005.