| Organisatie | Geldrop-Mierlo |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Leidraad dagelijkse inkopen 2017 |
| Citeertitel | Leidraad dagelijkse inkopen 2017 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | Leidraad dagelijkse inkopen 2017 |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 03-08-2017 | Nieuwe regeling | 18-07-2017 Middenstandsbelangen, 2 augustus 2017 | 2016-025139 |
Leidraad “kleine dagelijkse inkopen”
Burgemeester en wethouders van Geldrop-Mierlo,
artikel 1.4 van de Aanbestedingswet 2012 en voorschrift 3.4A van de Gids Proportionaliteit en de daarin vastgelegde motiveringplicht voor de keuze van een inkoopprocedure;
artikel 3.5 van het Inkoopbeleid gemeente Geldrop-Mierlo 2017 (hierna te noemen: het Inkoopbeleid) op basis waarvan burgemeester en wethouders bevoegd zijn om uitvoerings- en uitwerkingsregels vast te stellen ten aanzien van de het Inkoopbeleid genoemde uitgangspunten;
de in artikel 5.5 van het Inkoopbeleid gegeven verplichting dat voor een enkelvoudig onderhandse gunning van een overheidsopdracht voor leveringen en diensten met een waarde tot € 30.000 en voor werken met een waarde tot € 100.000 ter voldoening aan de Aanbestedingswet en Gids Proportionaliteit, ten minste een verkorte inkoopstrategie is benodigd ter onderbouwing van de gekozen inkoopprocedure;
de wettelijke motiveringplicht in het bijzonder voor de praktijk van de “dagelijkse kleine inkoop” voor werken een onevenredige toename van de administratieve werkdruk met zich meebrengt in verhouding tot de daarmee te dienen doelen;
er overeenkomstig het besluit van deze leidraad wordt aangegeven hoe binnen de formeel juridische kaders de “dagelijkse kleine inkoop” vorm kan worden gegeven zonder daarbij de werkbaarheid voor de dagelijkse praktijk uit het oog te verliezen;
Het is de verantwoordelijkheid van de vakafdeling om achtereenvolgens te bezien of:
het vooraf bundelen en vastleggen van de motivatie voor een bepaalde periode in combinatie met het aanleggen van een shortlist met lokale ondernemers. Dit kan worden gebruikt voor die gevallen waarin het niet zinvol is om een raamovereenkomst als bedoeld in ad. b te sluiten omdat de wederpartij daar niet bekend mee is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de inkoop bij een:
Met deze leidraad wordt beoogd een handvat te geven over hoe om te gaan met de kleine inkopen van alledag. Het college heeft – op grond van het Beleid inkoop 2017 - de bevoegdheid om dergelijke uitwerkings- en afwijkingsregels vast te stellen.
Ad. 1 De leidraad begint met het vaststellen van een definitie van “kleine dagelijkse inkoop”. De hoogte van het bedrag is gekozen in lijn met het inkoophandboek. Daarin is aangegeven dat voor opdrachten voor leveringen en diensten met een waarde van € 5.000 tot € 30.000 (én alleen toepasbaar bij enkelvoudige procedures) en voor opdrachten voor werken met een waarde van € 15.000 tot € 100.000 (én alleen toepasbaar bij enkelvoudige procedures) kan worden volstaan met een beknopte inkoopstrategie. Hiernaast is in het Beleid inkoop 2017 opgenomen dat de gemeente een drempel van € 5.000 voor leveringen en diensten hanteert waaronder geen inkoopstrategie wordt opgesteld. Het hanteren van deze drempel vermindert de administratieve lasten van de gemeente en verbetert de kansen op opdrachten voor het MKB.
Deze leidraad geeft aan in welke gevallen voor werken geen inkoopstrategie behoeft te worden opgesteld. Hierbij wordt – omwille van de helderheid en de eenduidigheid in toepassing – gewerkt met een drempelbedrag. De hoogte van de drempel is voor werken gelegd op
€ 15.000. Niet alleen doet dit recht aan het gegeven dat met de inkoop van werken in de regel hogere bedragen zijn gemoeid, ook is rekening gehouden met de verhouding tussen leveringen en diensten enerzijds en werken anderzijds voor wat betreft de gevallen dat kan worden volstaan met een beknopte inkoopstrategie, namelijk (ongeveer) 1:3. Deze verhouding is doorgetrokken naar de drempels waar beneden sprake kan zijn van een “kleine dagelijkse inkoop”. Met het vaststellen van dit drempelbedrag wordt beoogd dat de administratieve lasten van de gemeente teruglopen en de kansen voor opdrachten voor het MKB en met name de lokale ondernemers zullen verbeteren.
Ad. 2 In de vorm van een viertal opties moet allereerst worden bekeken of de opdracht geschaard moet worden onder hetzij een bestaande overeenkomst, een af te sluiten raamovereenkomst, een P-card of een shortlist. De opties zijn in volgorde geplaatst (vandaar dat nadrukkelijk is aangegeven dat deze opties achtereenvolgens moeten worden bekeken) waarbij de gebundelde motivering met shortlist juridisch gezien de minst sterke optie is, maar wel in lijn ligt met de bedoeling van de wetgever.
Ad. 2.a. Alhoewel het al volgt uit het inkoophandboek is nadrukkelijk opgenomen dat bekeken moet worden of de opdracht niet al onder een bestaande overeenkomst kan worden gebracht. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de overeenkomst met Lyreco voor de aanschaf van kleine kantoorartikelen.
Ad. 2.b. De raamovereenkomst wordt afgesloten met één of meerdere ondernemers. Het aangaan van de raamovereenkomst is op zichzelf aanbestedingsplichtig, maar de individuele (kleine dagelijkse) inkopen die onder de vleugel van de raamovereenkomst worden geplaatst zijn dat niet. Er zijn aan de hand van de inventarisatie enkele voorbeelden genoemd waarbij deze vorm gekozen kan worden. Deze voorbeelden zijn niet limitatief!
Ad. 2.c. De procurement card (P-card) is een soort creditcard die gekoppeld is aan de gemeentelijke bankrekening waarmee inkopen kunnen worden gedaan in zogenoemde business to business omgevingen en wel bij vooraf geselecteerde leveranciers. De aanschaf van een P-card is, evenals het aangaan van de raamovereenkomst, onderworpen aan de aanbestedingsregels. Het vervolgens doen van aankopen met een P-card is aanbestedingsrechtelijk volledig rechtmatig. In de regel wordt de P-card gebruikt om de transactiekosten per inkoop te verminderen (geen factuur inboeken, goedkeuren, doorvoeren, betalen etc.). Voor onze organisatie lijkt de aanschaf van een P-card voor – bijvoorbeeld – inkopen bij een bouwmarkt niet opportuun, maar uit volledigheidsoogpunt staat zij vermeld.
Ad. 2.d. Er zijn een reeks aan producten denkbaar die gemeentebreed als terugkerende kleine dagelijkse inkopen kunnen worden gezien. Niet limitatief zijn enkele voorbeelden gegeven. De motivering om ten aanzien van deze opdrachten enkelvoudig onderhands opdracht te verstrekken kan eenvoudig gegeven worden in de vorm van een beknopte inkoopstrategie. Jaarlijks kan een shortlist worden aangelegd. Aan de ondernemers op de shortlist wordt voor de in de inkoopstrategie bedoelde levering, dienst of het werk gegund.
Het aanleggen van een shortlist kan als volgt: op de gemeentelijke website en via de gemeentelijke publicaties in Middenstandsbelangen kunnen Geldrop-Mierlose ondernemers binnen bepaalde branches (zoals een bakkerij) laten weten interesse te hebben in gemeentelijke opdrachten. Via een vooraf vastgesteld en bekend gemaakte systematiek worden aan ondernemers op de shortlist opdrachten gegund. Hoe die systematiek eruit ziet is vormvrij mits de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht worden nageleefd (transparant, gelijk, proportioneel, non-discriminant). Denkbare lotingsystematieken zijn bijvoorbeeld: opdrachtverlening op volgorde van aanmelding op de shortlist, op volgorde van alfabet, loting, etc. etc.
Het inkopen via gebundelde motivatie met behulp van een shortlist vraagt bij toepassing in de praktijk nader uitwerking. Toepassing zal gemeentebreed opgepakt moeten worden. Het is om voor de hand liggende redenen niet de bedoeling dat iedere afdeling of cluster zijn eigen shortlist met bijbehorende systematiek ontwikkelt voor het kopen van – bijvoorbeeld – bakkerijproducten. Om die reden zal, op het moment dat daarvan sprake is, initiatie van een dergelijk traject door de afdeling Ondersteuning, cluster Juridische zaken & Kabinet in samenwerking met BIZOB moeten plaatsvinden. Basisvoorwaarde bij toepassing van dit instrument is dat nadrukkelijk aandacht moet worden besteed aan communicatie in het voortraject richting de lokale ondernemers. In ieder geval zal afstemming met afdeling Ruimte/cluster Beleid (bedrijvencontract) plaatsvinden.
Totdat een systeem van gebundelde motivatie met shortlist in het leven is geroepen zullen de in deze categorie bedoelde producten ingekocht worden met toepassing van het bepaalde onder ad. 3 van deze leidraad.
Ad. 3. Wanneer geen van de onder ad. 2 genoemde opties reëel blijkt wordt het mogelijk geacht om zonder voorafgaande inkoopstrategie een kleine dagelijkse inkoop te doen. Dit is echter op zichzelf onderworpen aan enkele restricties:
Er moet altijd enkelvoudig onderhands moet worden gegund. Gunnen op basis van het opvragen van meerdere offertes voor een opdracht beneden € 5.000,- is niet onder de regeling voor de dagelijkse kleine inkopen mogelijk. Dit komt voort uit de Aanbestedingswet en de daarmee gepaard gaande hogere motiveringeisen voor andere procedures dan enkelvoudig onderhands;
Dit komt voort uit het splitsing of versnipperingverbod. Dat verbod is in de basis ingegeven door het besef dat veel kleine gelijke opdrachten tezamen als één grote opdracht gezien zouden kunnen worden. Bijvoorbeeld: het huren van toiletwagens voor de kermissen kost ongeveer € 1.500,- zodat dit valt onder de regeling voor de kleine dagelijkse inkoop. Wanneer echter op voorhand duidelijk is dat wij als gemeente meerdere keren (en dus ook voor andere gelegenheden) toiletwagens huren waardoor de waarde boven € 5.000,- komt, is de regeling voor de kleine dagelijkse inkopen niet van toepassing. De periode waarbinnen gelijke inkoop voorzienbaar wordt geacht is gesteld op één kalenderjaar.
In lijn met het Beleid inkoop 2017 wordt als uitgangspunt genomen dat de kleine dagelijkse inkopen van onze gemeente bij lokale ondernemers wordt afgenomen. Uiteraard zal dit niet altijd mogelijk zijn vanwege de aard van de opdracht. Daarbij kan gedacht worden aan specialistische dienstverlening of de levering van producten waaraan bijzondere eisen worden gesteld zoals bijvoorbeeld notapapier hetgeen gespecialiseerd drukwerk is dat maar bij enkele leveranciers (alle buiten Geldrop-Mierlo) afgenomen kan worden.