CVDR46033_1Organisatiebesluit vanwege mandaat Bestuurs- en concerndienstnlregelingUtrecht (Utr)2017-10-31UtrechtGemeenteblad van Utrecht 2008, nr. 66Organisatiebesluit vanwege mandaat Bestuurs- en concerndienst-gemandateerde functionarisbestuur en recht2008-09-11De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2008-10-082012-12-31nieuwe regelingBesluit sector- directeuren Bestuurs- en concerndienst van 11 sept. 2008bestuurOrganisatieregeling Gemeente UtrechtGeen.Organisatiebesluit vanwege mandaat Bestuurs- en concerndienstOrganisatiebesluit vanwege mandaat Bestuurs- en concerndienst(besluit van 11 september 2008)De sectordirecteuren van de Bestuurs- en concerndienst, gelet op en onverminderd het bepaalde in de Organisatieregeling Gemeente Utrecht, besluiten:vast te stellen:ORGANISATIEBESLUIT vanwege mandaat Bestuurs- en concerndienst.Paragraaf1BegripsbepalingenArtikel1In dit besluit wordt verstaan onder Bestuurs- en concerndienst:de dienst Bestuurs- en concerndienst zoals bedoeld in de Organisatieregeling Gemeente Utrecht.Paragraaf2HoofdstructuurArtikel2:1De hoofdstructuur van de Bestuurs- en concerndienst bestaat uit de volgende onderdelen :

de sector Bestuurs- en concernzaken;

de sector Financiën en Personeel;

de sector Bestuurs- en concernondersteuning en

het Bedrijfsbureau Bestuurs- en concerndienst.

Artikel2:21.De sectoren staan onder leiding van een sectordirecteur en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervanger.2.Het Bedrijfsbureau Bestuurs- en concerndienst staat onder leiding van een hoofd.Artikel2:31.De drie sectordirecteuren vormen het Directieteam.2.De sectordirecteur Bestuurs- en concernondersteuning is eindverantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de Bestuurs- en concerndienst en bestuurder in de zin van artikel 30 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) en in deze hoedanigheden voorzitter van het Directieteam.3.De eindverantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering van de Bestuurs- en concerndienst en het bestuurderschap in de zin van artikel 30 van de WOR kan overgaan op een van de andere sectordirecteuren indien hiertoe redenen bestaan, ter beoordeling aan het Directieteam.4.Het Bedrijfsbureau Bestuurs- en concerndienst valt in het kader van dit organisatiebesluit en de mandaatregeling onder de directeur die eindverantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering van de Bestuurs- en concerndienst en bestuurder in de zin van artikel 30 van de WOR.Artikel2:41.Aan de Bestuurs- en concerndienst kunnen bijzondere organisatieonderdelen worden opgehangen die rechtstreeks onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur vallen en als zodanig verantwoording aan de algemeen directeur schuldig zijn.2.Deze onderdelen maken geen deel uit van de hoofdstructuur van de Bestuurs- en concerndienst3.Deze onderdelen worden door de Bestuurs- en concerndienst facilitair op de terreinen financiën en personeel ondersteund.Paragraaf3Sector Bestuurs- en concernzakenArtikel3:1De sector Bestuurs- en concernzaken bestaat uit de volgende afdelingen:

de staf sector Bestuurs- en concernzaken;

de afdeling Bestuurlijke, Internationale en Subsidiezaken;

de afdeling Openbare Orde en Veiligheid;

de afdeling Bestuursinformatie en

de afdeling Juridische Zaken.

Artikel3:21.De staf sector Bestuurs- en concernzaken staat onder leiding van de sectordirecteur.2.De staf heeft tot taak het ondersteunen van de sectordirecteur en de afdelingen van de sector Bestuurs- en concernzaken bij de uitvoering van beleids- en beheerstaken.Artikel3:31.De afdeling Bestuurlijke,Internationale en Subsidiezaken staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd. 2.De afdeling heeft de volgende taken:

de ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders, de concerndirectie, de gemeentesecretaris en het sectorhoofd Bestuurszaken bij gemeentebrede beleidsvraagstukken, gericht op de langere termijn;

de gemeentebrede coördinatie van de nationale lobby in G4 verband;

de beleidsontwikkeling, bestuursondersteuning op het terrein van randstedelijke en regionale samenwerking;

de beleidsontwikkeling, bestuursondersteuning en uitvoering op het terrein van Bestuurlijke Vernieuwing;

de gemeentebrede coördinatie van de Europese lobby (o.a. door deelname aan het G4 kantoor in Brussel);

de beleidsontwikkeling, bestuursondersteuning en uitvoering op het terrein van Internationale samenwerking en stedenbanden;

het uitvoeren van het programmamanagement GSB en D2;

het uitvoeren van de beheersorganisatie GSB en D2;

het monitoren van de programmadoelen GSB en D2 en het verzamelen en verwerken van voortgangsinformatie GSB en D2;

het uitvoeren van de representatie met betrekking tot subsidieprogramma's;

het adviseren van diensten met betrekking tot programmatisch werken;

het uitvoeren van de (bestuurlijke) informatievoorziening rond (Europese) subsidies en de coördinatie van de verwerving van dienstoverstijgende subsidies.

Artikel3:41.De afdeling Openbare Orde en Veiligheid staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.2.De afdeling heeft de volgende taken:

de beleidsontwikkeling, bestuursondersteuning, regie, coördinatie en advisering op het terrein van de openbare orde;

de beleidsontwikkeling, bestuursondersteuning, advisering en coördinatie op het terrein van de crisisbeheersing;

het adviseren van de burgemeester als lid van het fungerend beleidsteam tijdens rampen, grootschalige ongelukken, openbare orde verstoringen en andere crises;

het coördineren van de inzet van gemeentelijke diensten (met uitzondering van de operationele diensten Brandweer en GG en GD) in het operationele team tijdens rampen, grootschalige ongelukken, openbare orde verstoringen en andere crises;

de beleidsontwikkeling, bestuursondersteuning regie, coördinatie en advisering op het terrein van het preventief en integraal veiligheidsbeleid;

het management van het programma openbare orde en veiligheid;

projectleiding/coördinatie en uitvoering ter zake van activiteiten op het gebied van veiligheid en openbare orde;

ontwikkeling, advisering en uitvoering van regelgeving, beleid en vergunningverlening op de terreinen evenementen, prostitutie en seksinrichtingen, coffeeshops en dergelijke;

beheer, coördinatie en regelgeving van de Algemene Plaatselijke Verordening;

het uitvoeren van onderzoeken als bedoeld in de Wet Bibob en het ontwikkelen van beleid ter zake van de uitvoering van de wet Bibob, alsmede ter zake van bestuurlijke handhaving.

Artikel3:5

De afdeling Bestuursinformatie staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

De afdeling heeft de volgende taken:

a.het adviseren over en het uitvoeren van onderzoek en statistiek;b.de afstemming en coördinatie van gemeentebreed onderzoek;c.de ondersteuning bij het formuleren van meetbare doelen;d.het beheren en vullen van WistUdata op internet (database met gegevens over de Utrechtse wijken, subwijken en buurten);e.het maken van publicaties van gemeentelijke, provinciale en landelijke verkiezingen (i.s.m. Dienst Burgerzaken);f.het maken van nieuwsberichten over onderzoekpublicaties van derden (zoals SCP).Artikel3:6

De afdeling Juridische Zaken staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

De afdeling heeft de volgende taken:

a.de behandeling van alle bij de gemeente ingediende bezwaar- en beroepschriften met uitzondering van die op het gebied van personele zaken, belastingen en milieuzaken;b.de behandeling van de in verband met het gestelde onder a. ingediende verzoeken tot het treffen van een voorlopige voorziening;c.de concernbrede juridische controlling;d.het zijn van centrale juridische vraagbaak;e.het leveren van directe bestuurlijke ondersteuning.Paragraaf4Sector Financiën en PersoneelArtikel4:1De sector Financiën en Personeel bestaat uit de volgende afdelingen:

staf sector;

Financiën;

Personeelsbeleid en Arbeidsvoorwaarden;

Organisatie en Informatisering en

Interne auditafdeling.

Artikel4:2

De staf sector Financiën en Personeel staat onder leiding van de sectordirecteur, tevens concerncontroller.

De staf Financiën en Personeel heeft de volgende taken:

a.het ondersteunen van de sectordirecteur en de afdelingen van de sector bij de uitvoering van de beleids- en beheerstaken;b.het volgen, initiëren en ondersteunen bij implementatie van ontwikkelingen op het gebied van dualisering, efficiency, wijkgericht werken, concernsturing en verbetering van het P&C-instrumentarium;c.het in dat kader voorbereiden van adviezen aan het college van burgemeester en wethouders, afstemmen met de griffie en het deelnemen aan en leiden van projecten;d.het voeren van het secretariaat van de Commissie van Overleg;e.het voeren van het secretariaat van de Commissie Personeelszorg diensthoofden;f.het voeren van het secretariaat van de Commissie Personeelszorg Raadsfunctionarissen.Artikel4:3

De afdeling Financiën staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

De afdeling heeft de volgende taken:

a.het actualiseren en up-to-date houden van het Handboek Financiën en het houden van toezicht op de naleving van de daarin gegeven voorschriften;b.het ontwikkelen van regelgeving op basis van het Besluit Begroten en Verantwoorden (o.a. inzake waardering en afschrijving van vaste activa) en de control op de naleving hiervan;c.de regelgeving inzake kostprijsberekening ten behoeve van de tarieven van de gemeente;d.de coördinatie met betrekking tot de Financiële Commissie van de VNG;e.de coördinatie van de planning- en controlcyclus;f.de zorg voor de totstandkoming van de gemeentebrede cyclusdocumenten;g.de zorg voor de kwaliteitsbewaking van de in de gemeentebrede cyclusdocumenten opgenomen informatie;h.de advisering over de financieel-economische kaderstelling aan het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad;i.het op concernniveau analyseren en interpreteren van gegevens voor de bewaking van de financieel-economische kaders;j.de ontwikkeling, de invoering en de bewaking van het beleids- en beheersinstrumentarium;k.het toetsen van bestuursadviezen, met name op de doelmatigheid, doeltreffendheid, financiële aspecten en relevante beleidsalternatieven;l.de beoordeling van de jaarplannen van de diensten en de advisering daarover aan het college van burgemeester en wethouders;m.de zorg voor de totstandkoming, eens in de vier jaar, van de nota's Reserves en Voorzieningen, Lokale heffingen, Bedrijfsvoering en Weerstandsvermogen;n.het adviseren van het college van burgemeester en wethouders met betrekking tot het Gemeentefonds, het Referentiekader Leidsche Rijn en het tarievenbeleid;o.de zorg voor de bewaking van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid;p.het deelnemen in majeure projecten en in projecten met dienstoverstijgende aspecten.Artikel4:4

De afdeling Personeelsbeleid en arbeidsvoorwaarden staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

De afdeling heeft de volgende taken:

a.het ontwikkelen van beleidskaders en -instrumenten voor het gemeentebrede personeels- en arbeidsvoorwaardenbeleid en rechtspositieregelingen ten behoeve van bestuur en concerndirectie en het zorg dragen voor de implementatie ervan; b.het informeren en adviseren van bestuur, concerndirectie en diensten over vraagstukken op het gebied van het personeelsbeleid, arbeidsvoorwaarden en rechtspositieregelingen, inclusief overleg met vakorganisaties, medezeggenschap en sociale aspecten reorganisaties;c.het ten behoeve van het bestuur en de concerndirectie volgen en evalueren van de ontwikkelingen op het gebied van het personeelsbeleid en arbeidsvoorwaarden en van de uitvoering van dat beleid;d.het behandelen van door personeelsleden ingediende bezwaarschriften, het adviseren van het bestuur bij het doen van uitspraken daarop;e.het vertegenwoordigen van de gemeente als werkgever in door personeelsleden aangespannen beroepszaken bij de Arrondissementsrechtbank of de Centrale Raad van Beroep.Artikel4:5

De afdeling Organisatie en Informatisering staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

De afdeling heeft de volgende taken:

a.het ontwikkelen van beleidskaders en -instrumenten voor het gemeentebrede organisatie en informatiseringbeleid (inclusief informatiebeveiliging) ten behoeve van bestuur en concerndirectie;b.het informeren en adviseren van bestuur, concerndirectie, directeuren, hoofd Concernbrede Voorziening Informatisering en controllers en hoofden P&O over vraagstukken op het gebied van organisatie en informatisering;c.het ten behoeve van het bestuur en de concerndirectie monitoren en toetsen van ontwikkelingen op het gebied van organisatie en informatisering en van de uitvoering van het organisatie- en informatiseringbeleid;Artikel4:6

De Interne auditafdeling staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

De afdeling heeft de volgende taken:

a.beoordelen werking interne controlsysteem (incl. opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie c.q. de werking van de interne controlemaatregelen, de sturings- en verantwoordingsprocessen, de inrichting van de –geautomatiseerde- informatiesystemen en het systeem van risicobeheersing);b.uitvoeren van doelmatigheids- en doeltreffendheidonderzoeken (213a Gemeentewet onderzoeken);c.onderzoeken in het kader van het financiële beheer, toetsen van de kaders van de diensten en het concern op uitvoerbaarheid en controleerbaarheid;d.controleren van specifieke verantwoordingen, waarbij geen wettelijke verplichting tot controle door een externe accountant bestaat;e.coördinatiepunt voor integriteits- en rechtmatigheidonderzoeken;f.coördineren en uitvoeren van benchmarks. Paragraaf5Sector Bestuurs- en concernondersteuningArtikel5:1De sector Bestuurs- en concernondersteuning bestaat uit de volgende afdelingen:

Stafbureau Gemeentesecretaris en Bestuursadviseurs;

Kabinet;

Bestuursassistenten.

Artikel5:2

Het Stafbureau Gemeentesecretaris staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

De afdeling heeft de volgende taken:

a.het beheers- en beleidsmatig ondersteunen en adviseren van de ambtelijke leiding van de gemeente;b.het voeren van de secretariaten van gemeentebrede overleggen;c.het coördineren van aangelegenheden met betrekking tot de raad en het college burgemeester en wethouders; d.het adviseren over de bestuurlijke en strategische aspecten van de portefeuille van de collegeleden;e.het ondersteunen van de collegeleden in bestuurlijke fora;f.het in overleg met de collegeleden aansturen van de ambtelijke organisatie;g.het in overleg met de collegeleden organiseren van de portefeuille;Artikel5:3

De afdeling Kabinet staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

De afdeling heeft de volgende taken:

a.het ontwikkelen en beheren van relevant netwerk;b.het ondersteunen van de collegeleden door activiteiten in de sfeer van eerbetoon, bijeenkomsten en ontvangsten, congressen en evenementen;c.het voorbereiden van speeches van de burgemeester en de loco-burgemeester;d.het organiseren van tentoonstellingen in het stadhuis.Artikel5:41.De Bestuursassistenten staan onder leiding van een hoofd.2.De afdeling heeft tot taak het voeren van het secretariaat van de collegeleden en de gemeentesecretaris.Paragraaf6Artikel6:11.Het bedrijfsbureau Bestuurs- en concerndienst heeft de volgende taken:

het coördineren van het personeels- en organisatie- informatie- en financiële beleid van de dienst;

het zorgdragen voor het informeren, adviseren en ondersteunen van het management met betrekking tot het personeelsmanagement, arbeidsvoorwaarden, rechtspositie, inspraak,organisatie en de financiën van de dienst;

het zorgdragen voor het opstellen van de dienstbrede cyclusstukken;

2.Het hoofd van de afdeling fungeert als dienstcontroller;3.De functie van kashouder is belegd bij de afdeling.Paragraaf7Bijzondere organisatieonderdelenArtikel7:11.Het Programma Stadspromotie staat onder leiding van een directeur.2.Het Programma Stadspromotie heeft tot taak het leggen en onderhouden van de organisatorische, programmatische en infrastructurele basis die nodig is voor de ambities van de gemeente op het terrein van stadspromotie.Paragraaf8Overige takenArtikel8:11.Tot het moment, dat de volgende afdelingen zijn overgegaan naar de dienst Ondersteuning, maakt ’t Bureau onderdeel uit van de sector Financiën en Personeel van de Bestuurs- en concerndienst:2.'t Bureau staat onder leiding van een hoofd.3.'t Bureau heeft de volgende taken:

het verzorgen van gedrags- en managementtrainingen;

het verzorgen van loopbaan- en reïntegratietrajecten;

het organiseren van introductiedagen voor nieuw personeel;

het voeren van het secretariaat van de Commissie Ambtelijke Subtop;

het uitvoeren van wervingsactiviteiten.

Artikel8:2Tot het moment, dat de volgende taken zijn overgegaan naar de dienst Ondersteuning, maken de volgende taken onderdeel uit van de sector Financiën en Personeel:

het geven van functiewaarderingsadviezen;

het voeren van het secretariaat van de centrale waarderingscommissie.

Artikel8:4Tot de taak van de sectoren behoort voorts de uitvoering van andere taken dan bedoeld in de paragrafen 3 tot en met 6 in opdracht van het college, een portefeuillehouder of de gemeentesecretaris/algemeen directeur voorzover hogere wet- en regelgeving zich daartegen niet verzet.Paragraaf9BeheerArtikel9:11.Het hoofd van het Bedrijfsbureau Bestuurs- en concerndienst is belast met het beheer van dit besluit.2.De sectordirecteuren, ieder voorzover het hem aangaat zijn verantwoordelijk voor een juiste, volledige en tijdige aanlevering aan het hoofd van het Bedrijfsbureau Bestuurs- en concerndienst van de gegevens die een goed beheer van dit besluit mogelijk maken.Artikel9:2Wijziging van dit besluit is voorbehouden aan de sectordirecteur Bestuurs- en concernondersteuning gehoord hebbende het Directieteam Bestuurs- en concerndienst Paragraaf10SlotbepalingArtikel10:1Deze regeling treedt in werking met ingang van de datum van publicatie in het Gemeenteblad van Utrecht onder gelijktijdige intrekking van het besluit van 13 maart 2008Artikel10:2Dit besluit wordt aangehaald als Organisatiebesluit vanwege mandaat Bestuurs- en concerndienst.Utrecht, 11 september 2008De directeur Bestuurs- en ConcernondersteuningP.W. BosDe directeur Bestuurs- en Concernzaken J.BakkerDe directeur Financiën en Personeel,T.NijenkampBekendmaking is geschied op 8 oktober 2008.Dit besluit treedt in werking met ingang van 8 oktober 2008.