Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Helmond houdende regels omtrent ambtelijke bijstand aan raadsleden en fractieondersteuning

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a)

  fractie: elke groepering in de gemeenteraad die ten tijde van het begin van een nieuwe zittingsperiode van de raad is geregistreerd overeenkomstig artikel G3 van de Kieswet of die is gevormd naar aanleiding van een mededeling van een lid van de raad overeenkomstig het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de gemeenteraad;

• b)

  fractieondersteuning: ondersteuning ten behoeve van de uitvoering van werkzaamheden van de fractie;

• c)

  financiële bijdrage: de bijdrage waarop een fractie jaarlijks aanspraak kan maken op grond van deze verordening;

• d)

  liquide middelen: kas- en banktegoeden;

• e)

  percentage voor inflatie/prijscompensatie: het geldende percentage dat wordt toegepast bij de budgetten voor goederen en diensten derden ter compensatie van gestegen prijzen, zoals dit is opgenomen in de door de gemeenteraad vastgestelde Programmabegroting.

• 1.

  Een raadslid kan zich wenden tot de griffier met een verzoek om:

  • a.

    feitelijke en beschikbare informatie van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

  • c.

    advies, in de betekenis van het geven van een deskundig oordeel;

  • d.

    technische bijstand bij het formuleren van initiatief voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 2.

  De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

• 3.

  Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 4.

  Het advies en de technische bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c en d, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien het gevraagde advies of de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die het gevraagde advies of de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

• 1.

  Een raadslid dat informatie, advies of technische bijstand wenst kan zich wenden tot de griffier of griffie.

• 2.

  De griffier wendt zich tot de betrokken ambtenaar of de leidinggevende van het betreffende organisatieonderdeel.

• 3.

  Ambtelijke bijstand op verzoek van de griffier wordt verstrekt, tenzij:

  • a.

    niet aannemelijk is gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad als zodanig;

  • b.

    dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • c.

    dit het werkbaar evenwicht als genoemd in artikel 6 verstoort.

• 4.

  De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het derde lid geweigerd wordt.

• 5.

  Indien de bijstand op grond van het derde lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

• 1.

  Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

• 2.

  Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

De secretaris ziet toe op een werkbaar evenwicht tussen het aantal malen dat een beroep wordt gedaan op het verlenen van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 2, eerste lid, en de beschikbare capaciteit van de reguliere ambtelijke organisatie.

De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst inlichtingen omtrent verzoeken als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d.

• 1.

  De griffier houdt een register bij van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 2, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere organisatie wordt opgenomen:

  • a.

    welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

  • b.

    over welk onderwerp om bijstand heeft verzocht;

  • c.

    de gemeentelijke dienst of afdeling die de bijstand heeft verleend;

  • d.

    de reden waarom een verzoek is geweigerd.

• 2.

  De griffier verstrekt het presidium en de secretaris regelmatig een afschrift van het verzoek uit het register.

• 1.

  Fracties kunnen jaarlijks aanspraak maken op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor ondersteuning.

• 2.

  De financiële bijdrage bestaat uit een voor elke fractie gelijk vast bedrag, verhoogd met een variabel bedrag naar evenredigheid van het aantal zetels van de fractie in de gemeenteraad, die als volgt is opgebouwd: € 2000,- voor een fractie bestaande uit één zetel/lid, en vervolgens € 500,-- per extra zetel, per kalenderjaar.

• 3.

  De bedragen, genoemd in het tweede lid worden per 1 januari van elk jaar geïndexeerd met het voor dat boekjaar geldende percentage voor inflatie/prijscompensatie. Voor het eerst gebeurt dat in 2017.

• 4.

  Bij de bepaling van het aantal fracties en het aantal leden per fractie is de situatie op 1 januari van elk jaar bepalend.

• 5.

  Bij de vorming van nieuwe fracties als gevolg van afsplitsing ontstaat pas een recht op de bijdragen genoemd in het eerste en tweede lid op 1 januari van het jaar volgend op het jaar waarin de nieuwe fractie gevormd is.

• 1.

  De fracties besteden de tegemoetkoming ten behoeve van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. De vergoeding mag besteed worden aan:

  • •

    Vergoedingen aan fractieassistenten / fractieondersteuners die de fractie ondersteunen(vergoeding per activiteit, per maand of per jaar) op basis van een getekende afsprakenlijst/ contract waaruit blijkt welke prestatie deze fractieassistenten / fractieondersteuners leveren.

  • •

    Kosten voor het inhuren van deskundigen bij de voorbereiding op de behandeling van een voorstel in de raad (bv. accountant, inhoudelijk deskundige).

  • •

    Kosten van achterbanraadplegingen voor zover deze direct te maken hebben met een actueel onderwerp op de agenda van de raad. Het betreft hier onder meer de kosten van het huren van een zaal, consumpties tijdens de achterbanraadpleging, het uitvoeren van enquêtes, de organisatie van een politiek café e.d. Voorwaarde is dat deze activiteiten publiekelijk toegankelijk zijn voor alle inwoners van de gemeente en dat dit in de externe communicatie ook wordt aangegeven.

  • •

    Versterking van de fractie, onder meer door middel van extern begeleide strategie- of trainingsdagen, inclusief de kosten van zaalhuur, verbruikskosten en een trainer. Verblijfskosten en maaltijdkosten tijdens deze heisessie kunnen worden gedeclareerd vanzelfsprekend binnen alle redelijkheid. Uitgangspunt is een sobere invulling van het programma.

  • •

    Kosten van cursussen, trainingen, congressen (geen partijcongressen) en seminars van individuele fractieleden.

  • •

    Kosten van het ontwikkelen en het onderhoud van een website, voor het deel dat deze website aantoonbaar voor fractiedoeleinden wordt gebruikt.

  • •

    Kosten van publicaties in week- en dagbladen, voor zover die gericht zijn op het functioneren van de fractie.

• 2.

  De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • •

    Kosten van activiteiten, gericht op de verkiezingen, zoals onder meer folders, enquêtes die input leveren voor verkiezingsprogramma’s, kraam- en zaalhuur, advertenties.

  • •

    Verkiezing of herverkiezing van raadsleden.

  • •

    Giften en leningen.

  • •

    Uitgaven aan raadsleden voor werkzaamheden die zij als beleidsmedewerker of anderszins in opdracht van een fractie verrichten.

  • •

    Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van de aan de fractie geleverde prestaties op basis vaneen gespecificeerde, reële declaratie.

  • •

    Uitgaven welke bekostigd dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen, met uitzondering van de kosten van opleidingen ex artikel 13 lid 1 van dat rechtspositiebesluit.

  • •

    Kosten van activiteiten, gericht op de partij: partijbijeenkomsten, bestuursvergaderingen, vergoedingen aan personen die activiteiten voor de partij verrichten (en dus niet uitsluitend voor de fractie), activiteiten die gericht zijn op alle leden.

  • •

    Uitgaven ten behoeve van bedrijven of instellingen, waarover raadsleden middellijk of onmiddellijk zeggenschap hebben.

  • •

    Collectieve opleidingskosten voor raads- en commissieleden. Dit betreft activiteiten die door de gemeente voor rekening van de gemeente worden georganiseerd voor de raad als geheel.

  • •

    Inschrijfkosten bij de Kamers van Koophandel.

  • •

    (Relatie)geschenken, cadeaus.

• 1.

  De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, voor 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

• 2.

  In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

• 3.

  De griffier draagt jaarlijks zorg voor de betaling van de bijdrage voor fractieondersteuning aan de fracties.

Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage:

• a.

  bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

• b.

  bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• c.

  Bij een nieuwe fractie wordt uitgegaan van het zetelaantal dat bij de desbetreffende verkiezingen is behaald.

• 1.

  Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van het kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

• 2.

  Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening.

• 1.

  Elke fractie die de bijdrage voor fractieondersteuning niet of slechts gedeeltelijk heeft besteed, mag maximaal 50% van de fractievergoeding sparen, met inachtneming van het gestelde in artikel 10. Het meerdere niet bestede geld wordt door de fractie teruggestort in de gemeentekas.

• 2.

  Het terugstorten als genoemd in het eerste lid vindt plaats binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar waarvoor de bijdrage werd ontvangen.

• 3.

  De fractie, die na het verstrijken van een raadsperiode niet terugkeert in de gemeenteraad stort het bedrag, dat resteert na de datum van de ontbinding van de raad binnen 3 maanden na die datum terug in de gemeentekas.

• 1.

  Indien in strijd wordt gehandeld met artikel 10 lid 2 of lid 3 of wanneer niet wordt voldaan aan andere bepalingen uit deze verordening, vordert het presidium namens de raad de in het geding zijnde uitgaven terug, dan wel verrekent deze uitgaven met het voorschot voor het volgende kalenderjaar.

• 2.

  In situaties waarin een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de gemeenteraad ontstaat in het geval als bedoeld in het eerste lid een vordering op de leden van deze voormalige fractie.

• 1.

  In afwijking van het gestelde in artikel 13 dient de verantwoording over het jaar 2016 te gebeuren voor 1 april 2018.

• 2.

  De Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2003 wordt ingetrokken op de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 juli 2016.

• 3.

  Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 juli 2016.