Organisatie | Steenwijkerland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Organisatiebesluit gemeente Steenwijkerland |
Citeertitel | Organisatiebesluit gemeente Steenwijkerland |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt per 20 juni 2017 het Besluit op de ambtelijke organisatie van de gemeente Steenwijkerland Organisatiebesluit vastgesteld op 9-11-2010 en gewijzigd op 11-12-2012.
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
20-06-2017 | Nieuwe regeling | 20-06-2017 | Onbekend |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Steenwijkerland;
gelet op de artikelen 103 en 160 van de Gemeentewet;
Hoofdstuk 1 De ambtelijke organisatie
Artikel 2 Organisatie-eenheden
Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie, ingedeeld in de volgende (staf)eenheden:
Artikel 2a Hoofdtaken van de concernstaf (concerncontrol)
De algemene taak van concerncontrol is de advisering over de beleidsontwikkeling, de werkvoorbereiding, de werkuitvoering en de evaluatie gericht op de inrichting van een effectieve sturing en beheersing van de organisatie.
Artikel 2b Hoofdtaken van de eenheid Dienstverlening
In deze eenheid is het product of dienst die we leveren het resultaat van een concrete vraag van een inwoner of ondernemer die iets wil weten, om een product vraagt of toestemming dan wel hulp nodig heeft. Ook het beleid gekoppeld aan dit proces en producten vindt plaats in deze eenheid. Deze eenheid richt zich op o.a. de leefwereld (sociaal domein), leefomgeving (omgevingswet) en het KCC.
Artikel 2c Hoofdtaken van de eenheid Organisatie Ondersteuning
Het product of dienst die in deze eenheid wordt geleverd is vooral het resultaat van een concrete vraag van een collega, het CMT of college van B&W. Hierbij staat met name de adviesrol centraal. Deze eenheid richt zich o.a. op financiën, communicatie, juridische zaken, HR en inkoop.
Artikel 2d Hoofdtaken van de eenheid Beheer en Realisatie
Het collectief of algemeen belang staat in deze eenheid centraal. Hierbij ligt de nadruk op het in stand houden, realiseren, toezicht en exploiteren. Deze eenheid richt zich met name o.a. op het beheer van de openbare ruimte, bestuurs-, management- en projectondersteuning, facilitair, vastgoed, documentatie en informatie management, omgevingszorg, technisch beheer en basisregistratie.
Artikel 2e Hoofdtaken van de eenheid Ontwikkeling
De eenheid Ontwikkeling richt zich op het ontwikkelen van langetermijnvisies. Er zal hier in principe projectmatig worden gewerkt. Aan de hand van concrete ontwikkelvraagstukken worden medewerkers tijdelijk en eventueel gedeeltelijk ingezet bij deze eenheid. De personele samenstelling van deze eenheid zal dus flexibel zijn al naar gelang behoefte en kennis/expertise. Het proces bestaat uit het ontwikkelen van een visie en het vertalen van de visie naar programma’s. Tot slot zorgt de eenheid voor het organiseren van de evaluatie van de effecten en zorgt voor terugkoppeling daarvan aan de opdrachtgevers.
Artikel 4 Leiding dagelijks beheer
Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie met uitzondering van de griffie bij de algemeen directeur / gemeentesecretaris. De algemeen directeur / gemeentesecretaris kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de concernmanagers om de kwaliteit en de samenhang van het gemeentelijk beleid te verzekeren.
Artikel 6 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen
Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt de algemeen directeur / gemeentesecretaris, welke eenheden ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.
Hoofdstuk 2 Algemeen directeur / gemeentesecretaris
Artikel 8 Ondersteuning commissies
Tenzij bij afzonderlijke regeling anders is bepaald, is artikel 7 van overeenkomstige toepassing met betrekking tot door het college ingestelde (bestuurs)commissies ex artikel 83 en 84 van de Gemeentewet.
De algemeen directeur / gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat de organisatie tijdig op de hoogte wordt gesteld van alle door de raad en het college genomen besluiten.
Artikel 11 Aansturing concernmanagers
Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie bij de algemeen directeur / gemeentesecretaris. Hij bevordert onverminderd de verantwoordelijkheid van de concernmanagers de samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden.
Hoofdstuk 3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De proceseigenaar zorgt dat het hoofdproces aan blijft sluiten bij de (strategische) keuzes van de organisatie. Dit kan betekenen een nieuw proces bedenken, omdat er andere opgaven/vragen/wet- en regelgeving liggen. Of bijvoorbeeld het bestaande proces, vanuit een andere context (bv rol in de keten, inzetten op participatie) herdefiniëren.
De proceseigenaar is samen met de procesregisseurs (voor die processen die onderdeel uitmaken van het hoofdproces) verantwoordelijk om te komen tot een optimale afstemming tussen de processen (en deelprocessen) en het organiseren van een leerproces. Onderwerpen daarin zijn: lessen rondom processturing en afstemming met teamleiders, de kwaliteit van de deelprocessen, periodieke procesaudits en continu verbeteren, managementinformatie en input ophalen die van belang is voor de doorontwikkeling van het hoofdproces.
Artikel 16 De concerncontroller (medewerkersniveau)
Onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur / gemeentesecretaris werkt de concerncontroller vanuit een procesgerichte en onafhankelijke positie gevraagd en ongevraagd aan een effectieve inrichting van de organisatie. Vanuit een voorwaardenscheppende, toetsende en adviserende rol worden:
Hoofdstuk 4 Concernmanagementteam (CMT)
Artikel 18 Concernmanagementteam
De voorzitter van het managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen vast. Ieder lid van het concernmanagementteam kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen.
Artikel 19 Taken concernmanagementteam
De operationele aansturing (verantwoordelijkheid voor inhoud, personeel en budget) van de eenheid liggen niet bij de concernmanager, maar deels bij het CMT bijvoorbeeld voor concernformatieplan, toewijzing budgetten aan teams/deelprocessen, beheer concernbudgetten, overall verantwoordelijkheid voor bedrijfsvoering en ontwikkeling van de organisatie, etc.. Het CMT heeft tot doel het goed functioneren van de ambtelijke organisatie te bevorderen door middel van:
Hoofdstuk 5 Beleidsvoorbereiding, begroting, beleidsuitvoering en rekening
De algemeen directeur / gemeentesecretaris draagt de zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.
De gemeentelijke begrotingscyclus omvat de perspectiefnota, verantwoordingsdocumenten en de (meerjaren) programmabegroting.
Artikel 22 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering
Teamplannen worden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door de algemeen directeur / gemeentesecretaris. Met de vaststelling van de teamplannen worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de concernmanagers, die ten aanzien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap.
Artikel 23 Budgetbevoegdheden en plichten
De bevoegdheden en plichten van budgethouders liggen vast in de ‘Regeling budgethouders begroting en kredieten’.
Artikel 25 Verantwoording en décharge
Ieder team legt door middel van de tussenrapportages en de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van het teamplan en de uitputting van de ter beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten. De concernmanagers leveren hiertoe tijdig de benodigde informatie aan bij de concerncontroller.
Artikel 26 Accountantscontrole
Bij de uitvoering van controlewerkzaamheden aangaande de gemeenterekening treedt de concerncontroller op als aanspreekpunt van de gemeente voor de accountant. Hij draagt zorg voor de facilitering van de accountant. Hij neemt hierbij het gestelde in artikel 5 van de ‘Controleverordening gemeente Steenwijkerland’ en ziet er op toe dat ook de andere ambtenaren deze regels in acht nemen.
Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college ziet de algemeen directeur / gemeentesecretaris toe op het herstel van de in het verslag van bevindingen genoemde tekortkomingen bij de eenheden, alsmede op herstel van de door de accountant gerapporteerde bevindingen van niet-bestuurlijk belang. Hij treedt hiertoe in overleg met het de concerncontroller.
Hoofdstuk 7 Vaststelling en ingangsdatum
Het ‘Besluit op de ambtelijke organisatie van de gemeente Steenwijkerland’, wordt gelijktijdig per 20 juni 2017 ingetrokken.
Bijlage 1. Toelichting op de artikelen
In artikel 1 worden begrippen gedefinieerd. Bij de begripsbepaling is bij rechtmatigheid een onderscheid gemaakt tussen juridische rechtmatigheid en financiële rechtmatigheid. Dit is gedaan met het oog op de accountantscontrole.
Artikel 2 Organisatie-eenheden
In artikel 2 wordt de ambtelijke organisatie ingedeeld in de eenheden zoals die in de gemeente Steenwijkerland bestaan. Uitgezonderd is de inrichting van de griffie. Het stellen van regels voor de organisatie van de griffie behoort tot de bevoegdheid van de raad.
Artikel 2a t/m 3e Hoofdtaken van de eenheden
In deze artikelen worden de hoofdtaken van de gemeente toegewezen aan de eenheden. Dit gebeurt per eenheid in een apart artikel.
In artikel 3 wordt bepaald dat de eenheden zijn onderverdeeld in teams. Het artikel bepaalt verder, dat de algemeen directeur / gemeentesecretaris het college betrekt bij wijziging van de organisatie.
Artikel 4 Leiding dagelijks beheer
In artikel 4 worden de verantwoordelijkheden met betrekking tot het aansturen van de ambtelijke organisatie toebedeeld aan de verschillende leidinggevende functionarissen. Hun onderlinge hiërarchische verhouding wordt aangegeven. In het laatste lid wordt bepaald, dat de bevoegdheden nader worden geregeld in het Algemene mandaatbesluit.
Artikel 5 Benoeming, schorsing, ontslag en vervanging functionarissen
Het eerste lid regelt de vervanging van de algemeen directeur / gemeentesecretaris, een verplichting die is neergelegd in het eerste lid van artikel 106 Gemeentewet. In artikel 160 van de Gemeentewet is de bevoegdheid om ambtenaren van de gemeente, uitgezonderd de ambtenaren van de griffie, te benoemen, te schorsen en te ontslaan neergelegd bij het college.
Artikel 6 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen
Artikel 6 regelt de ondersteuning van vertegenwoordigers van de gemeente in samenwerkingsverbanden, gemeentelijke stichtingen en gemeentelijke vennootschappen e.d. door de ambtelijke organisatie.
Artikel 7 Instructie algemeen directeur / gemeentesecretaris
Het college is op grond van artikel 103, tweede lid van de Gemeentewet verplicht in een instructie nadere regels te stellen over de taak en de bevoegdheden van de algemeen directeur / gemeentesecretaris. In de artikelen 7 tot en met 11 is hieraan uitvoering gegeven.
Artikel 8 Ondersteuning commissies
Dit artikel bepaalt, dat de algemeen directeur / gemeentesecretaris ook verantwoordelijk is voor de ondersteuning van commissies. Hiervoor geldt dezelfde taakopdracht als voor de ondersteuning van het college.
Artikel 9 Aansturing ambtelijk apparaat
Artikel 9 omschrijft de verantwoordelijkheidsgebieden van de algemeen directeur / gemeentesecretaris ten aanzien van de aansturing van de ambtelijke organisatie. Ook wordt vastgelegd dat jaarlijks door het college de gesprekken van de functionerings-, en beoordelingscyclus met de algemeen directeur / gemeentesecretaris gevoerd wordt.
Dit artikel legt aan de algemeen directeur / gemeentesecretaris de plicht op om de functionarissen op de hoogte te stellen van raadsbesluiten en collegebesluiten.
Artikel 11 Aansturing concernmanagers
Dit artikel regelt de hiërarchische verhouding tussen de algemeen directeur / gemeentesecretaris en de concernmanagers.
Artikel 18 Concernmanagementteam
Artikel 18 regelt, wie deelnemen aan het concernmanagementteam. Het artikel bevat een reglement van orde voor deze vergaderingen. De Algemeen directeur / gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het voorzitterschap. Besluitvorming van de algemeen directeur / gemeentesecretaris vindt plaats, doordat deze als voorzitter gehoord de meningsvorming van het team een besluit neemt.
In artikel 20 zijn regels opgenomen voor de beleidsvoorbereiding door de ambtelijke organisatie.
Artikel 22 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering
Artikel 22 geeft invulling aan de ‘Financiële verordening gemeente Steenwijkerland’. Er worden regels gesteld voor de begrotingsuitvoering en het maken van afspraken met de eenheden over de te leveren prestaties en de daarvoor beschikbare middelen.
Artikel 23 Budgetbevoegdheden en plichten
Voor de budgetbevoegdheden en plichten van budgethouders wordt verwezen naar de ‘Regeling budgethouders begroting en kredieten’. Die regeling moet er zorg voor dragen, dat de uitvoering van de begroting in financiële zin rechtmatig verloopt en het college kan voldoen aan de in het vierde lid van artikel 169 van de Gemeentewet neergelegde inlichtingenplicht. Met dit artikel wordt eveneens invulling gegeven aan de ‘Financiële Verordening gemeente Steenwijkerland’.
Artikel 24 Begrotingsdiscipline en begrotingswijzigingen
In artikel 24 worden regels gesteld, die moeten voorkomen, dat de door de raad geautoriseerde kaders van de begroting worden overschreden. Met het artikel wordt invulling gegeven de ‘Financiële verordening gemeente Steenwijkerland’.
Artikel 25 Verantwoording en décharge
Artikel 25 geeft invulling aan de eisen van de ‘Financiële verordening gemeente Steenwijkerland’. De wijze en frequentie van de rapportage over de voortgang van de activiteiten en de uitputting van middelen wordt geregeld. Ook worden in het artikel de regels gesteld voor décharge van de ambtelijke organisatie voor het gevoerde beheer en de administratie.
Artikel 26 Accountantscontrole
In de ‘Controleverordening gemeente Steenwijkerland’ wordt het college opgedragen, in overleg met de raad, de aanbesteding van de accountantscontrole voor te bereiden. Het college draagt de voorbereiding op aan de concerncontroller. Deze treedt hiervoor op in nauw overleg met de griffier.
Dit onder andere voor het opstellen van het programma van eisen, dat op grond van de ‘Controleverordening gemeente Steenwijkerland’ door de raad moet worden vastgesteld.
In het artikel wordt de concerncontroller aangewezen als de persoon, die optreedt als contactpersoon voor de accountant inzake de door de accountant uit te voeren controlewerkzaamheden. Hij is verantwoordelijk voor de facilitering van de accountant(scontrole). Daarbij is hij verantwoordelijk voor het bijeenroepen van de personen voor het in de ‘Controleverordening gemeente Steenwijkerland’ genoemde afstemmingsoverleg. Voor uitvoering van de controlewerkzaamheden door de accountant bij een eenheid wordt de facilitering van de accountantscontrole opgedragen aan de eenheidscontroller van de desbetreffende eenheid. De accountant rapporteert in het verslag van bevindingen over tekortkomingen van de inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie en onrechtmatigheden in de jaarrekening. Daarnaast rapporteert hij op grond van de ‘Controleverordening gemeente Steenwijkerland’ aan de algemeen directeur / gemeentesecretaris over bevindingen van niet bestuurlijk belang. De concerncontroller is opgedragen toe te zien op herstel van de door de accountant gerapporteerde tekortkomingen. Hij treedt hiertoe in overleg met de desbetreffende procesregisseurs en controllers.
Artikel 27 Juridische rechtmatigheid
Op grond van het integraal managementprincipe is de concernmanager integraal verantwoordelijk voor de door zijn team te leveren producten en dienst, zowel ten aanzien van de vakinhoudelijke en personele aspecten, maar ook ten aanzien van de financiële en juridische component. Op grond van de door het college vastgestelde notitie ‘Juridische kwaliteitszorg in Steenwijkerland’ geldt ten aanzien van de juridisch controller het uitgangspunt, dat deze een belangrijke positie heeft met betrekking tot het beheersen en verbeteren van de juridische kwaliteit van de dienstverlening. Om die rol goed te kunnen uitoefenen het de juridisch controller de vrijheid om de juridische kwaliteit van de gemeentelijke dienstverlening te beoordelen en daarover zelfstandig aanbevelingen te doen. Dit uitgangspunt is in het tweede lid van dit artikel tot uitdrukking gebracht.
Artikel 28 Interne onderzoeken naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid
Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet moet het college periodiek onderzoek doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid. De raad heeft in de ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Steenwijkerland’ hiervoor regels gesteld. Door het college wordt de verantwoordelijkheid voor het organiseren van deze onderzoeken en het opstellen van een verslag over de uitkomsten van de onderzoeken opgedragen aan de concerncontroller. Hij moet hierbij de kaders uit de ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Steenwijkerland’ in acht nemen. De uitvoering van (delen van) de onderzoeken bij de eenheden kan concerncontrol opdragen aan anderen. Concerncontrol heeft als opdracht de rekenkamer tijdig op de hoogte te brengen van de onderzoeken die hij instelt. Hiermee wordt voor een deel invulling gegeven aan de verplichting neergelegd in het derde lid van artikel 213a van de Gemeentewet. Concerncontrol is daarbij verantwoordelijk voor het opstellen van verbeterplannen, indien de uitkomsten van de onderzoeken daar aanleiding toe geven. Resultaten van de onderzoeken en plannen van verbetering legt concerncontrol voor aan het managementteam, voordat hij een verslag daarover aanbiedt aan het college. De verantwoordelijkheid voor het zenden van het verslag over de uitkomsten van de onderzoeken aan de rekenkamer is door het college niet neergelegd bij concerncontrol en blijft op grond van het derde lid van artikel 213a van de Gemeentewet een taak van het college zelf.
In de slotbepalingen is de datum van inwerkingtreding en de citeertitel opgenomen.