Financiële verordening 2017

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  administratie:

  het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Reusel-De Mierden en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b.

  afdeling:

  iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

• c.

  college:

  het college van burgemeester en wethouders van Reusel-De Mierden.

Artikel 2 Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt tenminste bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast. Behoudens dringende redenen staat de programma-indeling voor de gehele raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college de taakvelden per programma vast.

• 3.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat tenminste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 4.

  De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting en de jaarstukken worden bij elk programma de begrote c.q. gerealiseerde baten en lasten alsmede de verdeling daarvan per taakveld.

• 2.

  Onderdeel van de begroting vormt de lijst nieuw beleid, waarin voor het onderhavige begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren de financiële gevolgen van nieuwe beleidsontwikkelingen (investeringen en exploitatiebudgetten) zijn weergegeven. Die financiële gevolgen worden meegenomen in de bepaling van het begrotingssaldo c.q. de financiële positie van de gemeente.

• 3.

  In begroting en jaarrekening wordt aangegeven voor wie en tot welk bedrag een garantie of waarborg is afgegeven.

Artikel 4 Kaders begroting

• 1.

  Voorafgaand aan de begroting geeft de raad haar kaders aan in de Perspectiefnota. Deze wordt door het college voorbereid. De aangegeven kaders zullen financieel vertaald worden in de meerjarenbegroting. De raad stelt deze nota uiterlijk 1 juli vast.

• 2.

  De in het vorige lid bedoelde nota bevat in elk geval een eerste versie van de lijst nieuw beleid, als bedoeld in artikel 3, tweede lid, alsmede een actueel inzicht in de ontwikkeling van het begrotingssaldo voor het eerstvolgende begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren.

• 3.

  Middels de Perspectiefnota wordt eveneens vastgesteld welk omslagpercentage wordt gehanteerd voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa. Dit percentage wordt berekend op basis van een raming van de netto door de gemeente te betalen rente en de totale boekwaarde van alle activa van de gemeente. Het percentage wordt afgerond op een veelvoud van 0,5%.

Artikel 5 Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en lasten per programma, inclusief de daarin opgenomen beoogde toevoegingen aan en onttrekkingen uit reserves.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke items van de lijst nieuw beleid hij op een later tijdstip een afzonderlijk voorstel voor autorisatie van het bijbehorende budget wil ontvangen. Voor de overige items worden de investeringskredieten voor het begrotingsjaar bij de vaststelling van de begroting geautoriseerd en worden overige budgettaire consequenties eveneens bij vaststelling van de begroting geautoriseerd.

• 3.

  Voor een investering, waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet voor aan de raad.

Artikel 6 Tussentijdse rapportage

• 1.

  Onverminderd de verplichtingen op basis van artikel 169 van de Gemeentewet informeert het college de raad minimaal 2 maal per jaar door middel van bestuursrapportages over de realisatie van de begroting. De eerste bestuursrapportage gaat over de realisatie ten en met het eerste kwartaal en de tweede rapportage over de periode tot en met het derde kwartaal van het lopende jaar.

• 2.

  De bestuursrapportages hebben op hoofdlijnen dezelfde indeling als de begroting.

• 3.

  In de rapportages wordt per programma aangegeven op welke onderdelen bijsturing moet plaatsvinden op tijd, geld en/of inhoud. Bijsturingen moeten worden toegelicht.

• 4.

  Naast de tussentijdse rapportages wordt er in elke raadsvergadering –indien van toepassing– een begrotingswijziging voorgelegd met daarin de financiële consequenties van de raadsvoorstellen waarover in de betreffende raadsvergadering wordt besloten. Daarnaast worden in deze begrotingswijzigingen verwerkt de financiële consequenties van collegebesluiten, voor zover die consequenties € 20.000,- of hoger zijn. Dit geldt zowel voor incidentele als structurele bedragen.

Artikel 7 Informatieplicht

• 1.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 169 van de Gemeentewet informeert het college in ieder geval vooraf de raad en neemt het pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen ingeval het betreft niet bij de begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

  • a.

    eenmalige verplichtingen groter dan € 50.000,-;

  • b.

    nieuwe meerjarige verplichtingen waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 20.000,-.

• 2.

  Indien de in lid 1 bedoelde eenmalige of meerjarige verplichtingen betrekking hebben op de inhuur van personeel gelden daarbij de volgende richtlijnen:

  • a.

    Er mag alleen ingehuurd worden:

    • 1.

      ter vervanging ingeval van langdurige ziekte van personeel of

    • 2.

      ten behoeve van specifieke deskundigheid die niet binnen de organisatie aanwezig is of te creëren is of

    • 3.

      ter tijdelijke invulling van langdurig openstaande vacatures of

    • 4.

      om niet voorziene piekwerkzaamheden op te vangen.

  • b.

    Naast de onder a. vermelde eisen, geldt ten aanzien van inhuur:

    • 1.

      Zo mogelijk worden de interessante klussen c.q. klussen die specifieke deskundigheid vereisen uitgevoerd door eigen medewerkers, die daarvoor zo nodig geschikt gemaakt worden. Via inhuur kunnen dan zo nodig meer reguliere taken worden opgevangen.

    • 2.

      Voordat tot inhuur wordt besloten, wordt bezien of zaken op een andere wijze kunnen worden opgelost, waaronder in elk geval begrepen dient te worden het herprioriteren van werkzaamheden.

    • 3.

      Tenzij daar bijzondere redenen voor zijn, vindt inhuur slechts plaats voor een periode van maximaal 3 maanden.

Artikel 8 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en termijnen, zoals vermeld in de “Nota reserves, voorzieningen en afschrijvingsbeleid”, vastgesteld bij raadsbesluit van 6 november 2012, nummer 2012-049, of conform het beleid dat de raad ter vervanging en/of aanvulling van die nota heeft vastgesteld.

• 2.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste gebracht van de exploitatie.

Artikel 9 Waardering van debiteuren en overige vorderingen

In de jaarrekening wordt de stand van zaken uiteengezet ten aanzien van openstaande vorderingen betreffende gemeentelijke belastingen en heffingen en overige vorderingen. Daarbij wordt in elk geval ingegaan op de ouderdom van de vorderingen, de genomen invorderingsmaatregelen alsmede op de vorderingen welke oninbaar worden geacht. Tenzij de stand van zaken inzake debiteuren en overige vorderingen daartoe in bijzondere mate aanleiding toe geeft, wordt geen voorziening voor dubieuze debiteuren aangehouden.

Artikel 10 Reserves en voorzieningen

Ten aanzien van de vorming en vrijval van reserves en voorzieningen en de toerekening en verwerking van rente over reserves, geldt het beleid zoals dat is vastgelegd in de “Nota reserves, voorzieningen en afschrijvingsbeleid”, vastgesteld bij raadsbesluit van 6 november 2012, nummer 2012-049, of het beleid dat de raad ter vervanging en/of aanvulling van die nota heeft vastgesteld.

Artikel 11 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de eventuele kapitaallasten betrokken.

• 2.

  Bij de directe kosten worden ook bijdragen en onttrekkingen aan voorzieningen betrokken. Voor rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW), eventueel verschuldigde vennootschapsbelasting en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3.

  Voor de berekening van de overheadkosten wordt een opslag per uur berekend door de totale overheadkosten te delen door het totale aantal productieve uren dat als directe kosten wordt toegerekend aan producten en taakvelden. De aldus berekende toeslag wordt uniform toegepast ten behoeve van alle kostprijsberekeningen.Zowel de overheadkosten als het aantal productieve uren wordt in de jaarlijkse begroting nader gespecificeerd en uitgewerkt naar een bedrag dat als opslag voor overheadkosten wordt gehanteerd in dat jaar.

• 4.

  Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa wordt jaarlijks met de Perspectiefnota als bedoeld in artikel 4 vastgesteld. Voor de berekening van de kapitaallasten wordt een rentepercentage gehanteerd op basis van ramingen van de (netto) werkelijk betaalde rente en de totale boekwaarde van de activa van de gemeente, afgerond op een veelvoud van 0,5%. De berekening, zoals die in de Perspectiefnota is vastgelegd, kan in de programmabegroting worden aangepast aan de hand van geactualiseerde cijfers.

• 5.

  In afwijking van het vierde lid geldt voor de rente die wordt toegerekend aan grondexploitaties alsmede voor eventueel vennootschapsbelastingplichtige activiteiten de rente als bedoeld in het 4e lid, gecorrigeerd naar de verhouding vreemd vermogen (schuldrestant leningen) en eigen vermogen (reserves). Dit percentage wordt jaarlijks in de programmabegroting berekend.

Artikel 12 Prijzen economische activiteiten

• 1.

  Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan derden waarbij de gemeente in concurrentie treedt met marktpartijen, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Indien daartoe vanwege een publiek belang wordt afgeweken, geschiedt dat op basis van een gemotiveerd raadsbesluit.

• 2.

  Bij de bepaling van de integrale kostprijs worden overhead en andere kosten toegerekend op de wijze zoals in artikel 11 is bepaald.

• 3.

  Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in lid 1 zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  • a.

    levering van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c.

    een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d.

    een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e.

    een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f.

    een bevoordeling van publieke media-instellingen;

  • g.

    een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 13 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de tarieven voor gemeentelijke belastingen, rechten en heffingen, waaronder in elk geval begrepen worden de onroerende zaakbelastingen, de afvalstoffenheffing, de rioolheffing, de leges, de marktgelden, de toeristenbelasting en de woonforensenbelasting.

Artikel 14 Financieringsfunctie

Het college neemt bij het uitzetten en aantrekken van geldmiddelen de kaders in acht, zoals die zijn vastgelegd in het op 10 maart 2015 vastgestelde “Treasurystatuut 2015” en daarop vastgestelde aanvullingen en/of wijzigingen alsmede in het op basis van het “Treasurystatuut 2015”vastgestelde “Uitvoeringsbesluit treasury 2015” en daarop vastgestelde aanvullingen en/of wijzigingen.

Artikel 15 Onderhoud kapitaalgoederen

• 1.

  Het college biedt de raad ten minste eens per vier jaren ter vaststelling een beleids- en beheersplan wegen aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud van de wegen.

• 2.

  Het college biedt de raad ten minste eens per vier jaren ter vaststelling een rioleringsplan (Verbreed Gemeentelijk Riolering Plan, VGRP) aan. Het plan geeft de kaders weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud c.q. de vervanging alsmede voor de kosten in relatie tot de rioolheffing.

• 3.

  Het college biedt de raad ten minste eens per vier jaren ter vaststelling een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan geeft de kaders weer voor het te plegen onderhoud aan gemeentelijke gebouwen en de daaraan verbonden kosten.

• 4.

  Indien de termijn als genoemde in de vorige leden vanwege bijzondere redenen of omstandigheden niet kan worden gehaald, dient de raad in te stemmen met uitstel, inclusief een besluit om de werkingsduur van het lopende plan al dan niet te verlengen.

Artikel 16 Grondbeleid

• 1.

  De informatie in de paragraaf Grondbeleid dient mede gebaseerd te zijn op actuele doorrekeningen van de grondexploitaties, welke minimaal eens per jaar dienen plaats te vinden.

• 2.

  De jaarlijkse doorrekeningen, als bedoeld in het eerste lid gaan gepaard met een beschrijving van de ingeschatte risico’s en de mogelijke maatregelen ter beheersing van die risico’s.

• 3.

  Indien voor een of meerdere specifieke grondexploitatieprojecten om bijzondere redenen of omstandigheden een actualisering van de doorrekening niet haalbaar dan wel wenselijk is, wordt daarvan met redenen omkleed melding gemaakt aan de raad.

Artikel 17 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

• c.

  het verschaffen van informatie over de mate van besteding van toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 18 Financiële organisatie

Het college draagt zorg voor:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en de besteding van middelen;

• f.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• g.

  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h.

  het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

• i.

  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen;

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 19 Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b, van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neem het college maatregelen tot herstel.

Artikel 20 Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De “Financiële beheersverordening Reusel-De Mierden”, vastgesteld door de raad op 17 december 2013, nummer 2013-077, wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken over het boekjaar 2016.

Artikel 21 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2017.

• 2.

  Deze verordening wordt aangehaald als “Financiële verordening 2017”.