Organisatie | Hollands Kroon |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Hollands Kroon 2014 |
Citeertitel | Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen Hollands Kroon 2014 |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-04-2014 | 03-07-2013 | Nieuwe verordening | 04-02-2014 | Nummer 15 |
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
De bijlagen maken onderdeel uit van deze verordening.
Deze verordening verstaat onder (op alfabetische volgorde):
binnengemeentelijke overheidsorgaan: elke bestuursorgaan die een orgaan is van de gemeente. Hieronder valt tevens te verstaan door de verantwoordelijke aangewezen instanties die taken uitoefenen die door het gemeentebestuur zijn opgelegd en/of belast zijn met de uitvoering van publiekrechtelijke taken;
Artikel 2 Doel van de verbanden, toegang of verstrekking van de Brp-gegevens
Artikel 3 Beheer van de Basisregistratie personen
Beheerder van de GBA is de afdelingsmanager Backoffice.
Hoofdstuk 2 Bepalingen met betrekking tot de Brp
Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties
Op grond van artikel 3.5 van de Wet Brp, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de in Bijlage 2 Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen vermelde administraties, de in de tabel (Bijlage 1B Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen) aangegeven algemene gegevens verstrekt, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken (Bijlage 1A Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen).
Artikel 5 Rechtstreeks toegang tot de Brp
Rechtstreekse toegang tot de Brp hebben:
met inachtneming van artikel 3.5 en 3.8 Wet Brp wordt aan de in Bijlage 3 Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen vermelde binnengemeentelijke afdelingen inzage verleend, voor de in de tabel (Bijlage 1B Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen) aangegeven algemene gegevens, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken (Bijlage 1A Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen).
Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt
Met inachtneming van artikel 3.8 Wet Brp worden aan de in Bijlage 4 Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen vermelde binnengemeentelijke organen de in de tabel (Bijlage 1B Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen) aangegeven algemene gegevens systematisch verstrekt, ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken (Bijlage 1A Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen).
In het besluit worden tenminste de volgende punten schriftelijk vastgelegd:
Artikel 7 Verstrekkingen onder verantwoordelijkheid van de gemeente
Met inachtneming van artikel 3.9 Wet Brp kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 3.8 Wet Brp, aan de in Bijlage 5 Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen vermelde instanties de gegevens, zoals vermeld in artikel 3.9 van de Wet Brp op verzoek aan de in bijlage 5 vermelde instanties worden verstrekt voorzover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.
Hoofdstuk 3 Aangehaakte gegevens
Artikel 9 Doel van de aangehaakte gegevens
De Wet Brp heeft voor wat betreft de aangehaakte gegevens tot doel:
Artikel 11 Wijze van verkrijging
Aangehaakte gegevens in de Brp worden verkregen door opgave van de ingezetene, door het geautomatiseerde systeem gegenereerde gegevens, door ambtenaren burgerzaken in het kader van de uitvoering van wettelijke bepalingen en van bestuursorganen en derden.
Artikel 12 Verbanden, toegang en verstrekkingen
Aan binnengemeentelijke bestuursorganen, ten aanzien van wie deze verordening voorziet in verbanden (artikel 4), toegang (artikel 5) en verstrekkingen (artikel 6), kan toegang tot de aangehaakte gegevens worden verleend, mits deze noodzakelijk zijn ter uitvoering van hun taken of bevoegdheden.
Artikel 13 Verwijdering van gegevens
Aangehaakte gegevens worden door de beheerder uit de bevolkingsadministratie verwijderd na een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke. De beheerder verwijdert deze gegevens binnen één jaar nadat het besluit is genomen.
Artikel 14 Protocolplicht van aangehaakte gegevens
De beheerder houdt het verstrekken van aangehaakte gegevens als bedoeld in artikel 12, aan binnengemeentelijk bestuursorganen als bedoeld in artikel 6, gedurende het jaar volgend op de verstrekking bij, voor zover aannemelijk is dat het achterwege laten daarvan het belang van de betrokken persoon onevenredig schaadt.
Hoofdstuk 4 Overige bepalingen
De beheerder treft technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de gegevens welke in de Wet Brp als zodanig zijn opgenomen.
De gemeente kan voor de Brp gebruik maken van een bewerker. De verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken van de bewerker worden vastgelegd in een Bewerkersovereenkomst. Deze overeenkomst dient te voldoen aan de bij wet vastgestelde eisen. De bewerker krijgt voor de uitvoering van zijn taak de beschikking over de noodzakelijke Brp-gegevens.
Bijlage 1A Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen
Overzicht van wettelijke taken gerelateerd aan de gemeentelijke organisatie.
Door het ministerie van Binnenlandse Zaken is aan de gemeente een GABA (gemeente als buitengemeentelijke afnemer) autorisatie verleend voor het verkrijgen van Brp-gegevens uit een andere gemeente. Deze autorisatie is ook als leidraad gebruikt voor het raadplegen en verstrekken van Brp-gegevens aan andere afdelingen. De autorisatie is gestoeld op de wettelijk uit te voeren taken.
Bijlage 1B Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen
Overzicht van wettelijke taken en de rubrieken die voor die taak verstrekt mogen worden.
Dit overzicht is eveneens gebaseerd op de autorisatie die door het ministerie van Binnenlandse Zaken aan de gemeente is verleend.
Bijlage 2 Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen
Verbanden met andere gemeentelijke registraties.
Verbanden met andere registraties binnen de gemeente worden tot stand gebracht via een tussenbestand, gekenmerkt door de naam “Key2Datadistributie”.
In de onderstaande tabel zijn de rubrieken weergegeven die door “Key2Burgerzaken” aan “Key2Datadistributie” worden aangeleverd.
“Key2Datadistributie” levert op zijn beurt de Brp-gegevens door aan de administraties voor de uitvoering van de uit te voeren opgedragen taken.
Bijlage 3 Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen
Voor het uitvoeren van de wettelijke taken binnen een gemeente, is het van essentieel belang dat de Brp kan worden geraadpleegd. Omdat het niet geoorloofd is om alle geregistreerde gegevens in de Brp te kunnen raadplegen, is het afhankelijk van de wettelijk uit te voeren taak welke Brp-gegevens wél geraadpleegd kunnen worden.
zijn geautoriseerd voor een rechtstreekse toegang tot de Brp voor de uitvoering van hun taken overeenkomstig Bijlage 1A Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen en hebben toegang tot de rubrieken overeenkomstig Bijlage 1B Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen.
De overige organisatieonderdelen zijn op grond van hun algemene en administratieve taken geautoriseerd voor een basisset persoonsgegevens, zoals aangegeven in Bijlage 1B Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen onder “Algemeen”.
Bijlage 4 Verordening Gegevensverstrekking Basisregistratie personen
Er zijn geen binnengemeentelijke bestuursorganen die geen rechtstreekse toegang hebben tot de Brp en systematisch gegevens verstrekt krijgen.
Bijlage 5 Verordening Gegevensverstrekking Basisregistratie personen
Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt
De verstrekking kan uitsluitend betrekking hebben op algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden.
Indien een persoon geheimhouding heeft ter voorkoming van verstrekking aan vrije derden wordt nimmer tot verstrekking overgegaan aan de in deze bijlage genoemde instanties.
Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.
Aan de volgende instanties kunnen gegevens worden verstrekt ten behoeve van de door hen uit te voeren taken :
Bijlage 6 Verordening Gegevensverstrekking Basisregistratie Personen
Overzicht van aangehaakte gegevens
Voorletter(s) van de persoon, moeder, vader, partner en kinderen;
Burgerlijke staat (ongehuwd, gehuwd, gescheiden en weduwe/weduwnaar);
Adreshistorie, die voor 1-10-1994 is ontstaan;
Historische persoonslijsten van personen die verhuisd zijn naar een andere gemeente;
De historische persoonslijsten van personen die voor 1-10-1994 zijn overleden of vertrokken naar het buitenland;
Bijlage 7 Verordening Gegevensverstrekking Basisregistratie Personen
Autorisatieformulier inzage in de Brp
Verzoek voor inzage in de Basisregistratie personen
Beëindiging van inzage in de Basisregistratie personen
Naam:______________________________Geboortedatum:______________________
Werkzaam bij bureau ___________________
Afdeling:___________________________
Gedurende de periode: _________________
Naam uitzendorganisatie:_______________
Bij besluit van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Hollands Kroon, geautoriseerd tot het opvragen van gegevens in de basisregistratie personen met behulp van een PC, verklaart ondergetekende zijn/haar werkzaamheden te zullen verrichten onder de volgende voorwaarden:
Naam: _____________ Handtekening: _____________ Datum: __________
Toelichting Verordening gegevensverstrekking personen
Artikel 1. - Begripsbepalingen
In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening gaat alleen over de Brp. Termen als bevolkingsadministratie en GBA (gemeentelijke basisadministratie) spelen dan ook geen rol meer.
Artikel 2. - Doel van de inzage of verstrekking
Dit artikel formuleert het doel van de inzage en/of de verstrekking en regelt hoe dit wordt vastgelegd.
De afnemers die de Brp als authentieke registratie moeten gebruiken worden separaat door het college aangewezen.
Meestal zal het hoofd van de afdeling of dienst Burgerzaken belast zijn met de dagelijkse zorg over de Brp. Het kan natuurlijk ook iemand anders zijn. In de beheerregeling is aangegeven wie beheerder is.
Artikel 4. - Verbanden met andere registraties
Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de Brp aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijk informatiebeleid. De Wet Brp verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de koppeling met een eventuele basisregistratie waarover de gemeente wellicht beschikt. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld, om welke afdeling het gaat en door wie de gegevens worden beheerd.
In artikel 5 tot en met 8 wordt de rechtstreekse toegang tot de Brp inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.
Artikel 5. - Rechtstreekse toegang tot de Brp
Rechtstreekse toegang wil zeggen: het via een ‘online verbinding’ kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel a en b regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren burgerzaken/publiekszaken tot de Brp. Onderdeel c regelt de toegang, het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers.
Bij de inventarisatie kan nu ook rekening worden gehouden met gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt. Behalve de reguliere afdelingen van een gemeente, zoals Financiën of Sociale Zaken, kan de raad besluiten om ook toegang toe te staan aan organisaties die op grond van een gemeenschappelijke regeling taken van de gemeente uitvoeren. Te denken valt aan samenwerkingsverbanden op het terrein van woningtoewijzing en dergelijke. Er bestaat geen verplichting om afdelingen van de gemeente of gemeenschappelijke regelingen rechtstreekse toegang tot de Brp te geven. Op grond van organisatorische overwegingen ligt dit ook niet voor de hand.
Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de Brp. Ze komen dan ook niet voor in deze verordening. Bijzondere aandacht is nodig voor een autorisatiestructuur voor het binnengemeentelijk gebruik van de Brp. Ook voor binnengemeentelijke afnemers gelden de eisen van de Wet Brp.
De Brp-applicatie moet voorzieningen bevatten om gegevens en functies af te schermen. In verband met de problematiek van geheime afnemersindicaties is inmiddels een regeling getroffen voor toegang van medewerkers van de afdeling Burgerzaken tot het toepassingssysteem.
Artikel 6. - Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers
Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel ‘systematisch’ gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de Brp te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet Brp. Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet Brp. Ook hier ligt het voor de hand om een inventarisatie te maken.
Artikel 7. - Overige verstrekkingen
In dit artikel kunnen de verstrekkingen die de raad wil toestaan op grond van artikel 3.9 Wet Brp, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan ‘vrije derden’. Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 3.9 Wet Brp stelt. Deze voorwaarden zijn:
Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt: ‘algemene gegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden’.
Artikel 8. - Telefonische gegevensverstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers
Telefonische verstrekkingen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen. Echter is het in de praktijk niet mogelijk om dit volledig uit te sluiten. Door zeer strikte regels op te stellen en vooraf hier afspraken om te maken worden telefonische verstrekkingen tot het minimum beperkt.
Inartikel 9 tot en met 15 wordt de registratie van de aangehaakte gegevens beschreven.
De aangehaakte gegevens zelf worden genoemd in bijlage 6.
Artikel 12. - Verbanden, toegang en verstrekkingen
Dit artikel voorziet in de relaties van aangehaakte gegevens. Hierbij staat de publiekrechtelijke taak van de afnemer als criterium centraal.
Artikel 14. - Protocolplicht van aangehaakte gegevens
Dit artikel verplicht de beheerder de verstrekking van gegevens te protocolleren. Deze plicht is beperkt tot situaties waarin aannemelijk is dat het achterwege daarvan het belang van de geregistreerde onevenredig schaadt. Dit betekent dat herleidbare verstrekkingen niet geprotocolleerd worden.
Herleidbare verstrekkingen zijn terug te voeren aan de hand van een autorisatiebesluit of een gemeentelijke regeling en indicaties op de persoonslijst van de burger. Met andere woorden een dergelijke verstrekking kan worden gereconstrueerd.
Dat geldt niet voor de niet-herleidbare verstrekkingen. Bijvoorbeeld bij ad-hoc vragen en voor verstrekkingen op basis van de verordening zonder indicatie op de persoonslijst. Deze verstrekkingen zullen wel worden geprotocolleerd.
Veel gemeenten hebben een beveiligingsplan geschreven. Voor de Brp moet dit beveiligingsplan in ieder geval voldoen aan de eisen die Het Logisch Ontwerp stelt.
Artikel 6 Besluit Brp stelt dat er voldoende voorzieningen van technische en organisatorische aard getroffen moeten zijn ter beveiliging van de in de Brp vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.
Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden:
Artikel 8 Besluit Brp is van toepassing indien een gemeente gebruikmaakt van een bewerker. In dat geval geldt:
Als laatste geldt in het kader van beveiliging nog wat in paragraaf 7.3.5 staat:
In dit artikel worden de binnengemeentelijke afnemers de verplichting opgelegd om verschillen te melden. Daar de Brp gezien wordt als de basisadministratie moeten hierin de meest actuele gegevens zijn vermeld. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bijv. verhuizingen wel bij een andere afdeling binnen de gemeente worden doorgegeven en niet bij de afdeling burgerzaken. Om de Brp zo actueel mogelijk te houden worden verschillen aan burgerzaken doorgegeven die vervolgens hier actie op zal ondernemen teneinde de juiste gegevens vast te stellen. Gezien het belang van de Brp wordt bij de melding van verschillen geen onderscheid gemaakt tussen authentieke en niet authentieke Brp-gegevens.
Verder regelt dit artikel dat nadere invulling zal worden gegeven aan de wijze van melding aan en terugmelding vanuit de Brp.
Via dit artikel wordt de mogelijkheid gecreëerd om gebruik te kunnen maken van een bewerker. In artikel 1b en 1evan de Wet bescherming persoonsgegevens is een definitie gegeven van resp. verwerking van persoonsgegevens en een bewerker.
In dit artikel wordt geregeld dat het college van B&W veranderingen in de bijlage kan aanbrengen.
Ten slotte is in dit artikel de citeertitel opgenomenen de terinzagelegging geregeld