Organisatie | Steenwijkerland |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Bezoekersreglement Gemeentearchief Steenwijkerland 2017 |
Citeertitel | Bezoekersreglement Gemeentearchief Steenwijkerland 2017 |
Vastgesteld door | geattribueerde functionaris |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Bezoekersreglement Gemeentearchief Steenwijkerland 2011.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-06-2017 | 14-05-2020 | nieuwe regeling | 01-06-2017 Gemeenteblad 2017, nr. 95846 | - |
Het meenemen van huisdieren in de studieruimte is niet toegestaan. Een uitzondering op deze
Het gebruik van de archieven en verzamelingen door bezoekers geschiedt in de studieruimte.
Tot het gebruik van de archieven en collecties van het gemeentearchief bestaat gelegenheid wanneer de studieruimte voor het publiek geopend is. De actuele openingstijden van de studieruimte zijn te vinden op de website van de gemeente.
Indien er in vakantieperiodes of door andere omstandigheden een verminderde personeelsbezetting is behoudt de gemeente zich het recht voor om de studieruimte tussen 12.30 en 13.30 uur te sluiten voor bezoekers.
Tot de archiefbewaarplaats heeft niemand toegang dan uit hoofde van zijn functie of met toestemming van de gemeentearchivaris.
Bezoekers dienen jassen en tassen en overige op te hangen aan, respectievelijk te plaatsen bij de kapstok in de studieruimte. De gemeente is niet aansprakelijk bij verlies en/of diefstal van de eigendommen.
Bij het eerste bezoek aan de studieruimte dient de bezoeker zich te identificeren en een bezoekersformulier in te vullen.
Bij ieder vervolgbezoek wordt gecontroleerd of de bezoeker geregistreerd staat, desgewenst met legitimatie. De bezoekdata worden bijgeschreven.
De in artikel 9 en 10 bedoelde registraties zijn alleen bedoeld voor statistische doeleinden, om indien nodig de bezoeker te traceren en om misbruik van de archieven en collecties te voorkomen en traceren.
Voor het doen van onderzoek is rust en stilte belangrijk. Overleg tussen bezoekers dient buiten de studieruimte gevoerd te worden.
Paragraaf 2.2 - Aanvragen, raadplegen en terugbezorgen van bescheiden
Een bezoeker kan bij de studieruimtemedewerker bescheiden uit archieven en collecties aanvragen voor raadpleging. De archiefbescheiden worden zo snel mogelijk opgehaald. De maximale wachttijd bedraagt 30 minuten.
Archiefbescheiden en delen van de collecties mogen niet op de grond gezet worden, maar moeten op de tafel of het bureau geplaatst worden.
Bezoekers dienen de archiefbescheiden na raadpleging terug te bezorgen aan de studieruimtemedewerker.
De volgende categorieën archiefbescheiden worden niet (in origineel) aan bezoekers ter beschikking gesteld:
De gemeentearchivaris is bevoegd om een uitzondering te maken voor het onder artikel 20 bepaalde.
Paragraaf 2.3 - Omgaan met het materiaal uit archieven en collecties
De bezoeker mag de hem of haar ter raadpleging verstrekte bescheiden uit de archieven en collecties op geen enkele manier vervreemden. Wanneer vervreemding wordt geconstateerd wordt altijd de politie ingeschakeld.
De bezoeker dient rekening te houden met de kwetsbaarheid van bescheiden uit archieven en collecties, uiterste voorzichtigheid te betrachten en al het mogelijke te doen om schade aan archiefbescheiden te voorkomen. Hiervoor dient de bezoeker minimaal de volgende regels in acht te nemen:
De bezoeker mag, vanwege het risico van onopzettelijke schade die veroorzaakt kan worden door onder meer markeerstiften, correctievloeistof, nietmachines, perforators, balpoints, vulpennen, gummen, deze voorwerpen niet gebruiken bij het raadplegen van archiefbescheiden.
De bezoeker dient eventuele aantekeningen voor zichzelf met potlood of een draagbare computer te maken.
De bezoeker moet de opgevraagde archiefbescheiden zorgvuldig behandelen. De kosten van eventuele schade worden op hem of haar verhaald.
Het regelen van de schade toegebracht aan archiefbescheiden die aan de gemeente in bewaring of ter leen gegeven zijn, geschiedt door de gemeentearchivaris na overleg met degene die de bescheiden in bewaring of ter leen heeft gegeven, behoudens hetgeen hieromtrent door hoger gezag of bij overeenkomst mocht zijn bepaald.
Het maken van kopieën van bescheiden uit archieven en collecties geschiedt door de studieruimtemedewerker. Deze kan beslissen om vanwege de kwetsbaarheid van de archiefbescheiden geen kopieën te maken uit:
De studieruimtemedewerker bepaalt hoeveel kopieën direct worden vervaardigd. De overige kopieën worden zo snel mogelijk nagezonden. Voor de hieraan verbonden kosten wordt verwezen naar hoofdstuk 5.
De bezoeker heeft voor het maken van foto’s van uit archieven en collecties toestemming nodig van de studieruimtemedewerker. Het gebruik van een flitser is echter verboden. Ook mag het fotograferen andere bezoekers niet hinderen.
Het is mogelijk van afbeeldingen een digitale reproductie te verkrijgen. De bezoeker kan deze bestellen bij de studieruimtemedewerker. Voor de kosten hiervan wordt verwezen naar hoofdstuk 5.
Voor publicatie van afbeeldingen van bescheiden uit archieven en collecties is schriftelijke toestemming van de gemeentearchivaris vereist. Zowel bij de publicatie van archiefbescheiden als van afbeeldingen is bronvermelding verplicht.
Indien de bezoeker voor gegevens over nog levende personen gebruik maakt van de archieven en collecties van de gemeente, dan mag de bezoeker op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens deze informatie niet publiceren of op een andere wijze openbaar maken op een zodanige wijze dat de belangen van deze personen geschaad kunnen worden.
Bezoekers dienen zich te allen tijde te houden aan de inhoud van dit reglement en de aanwijzingen van de studieruimtemedewerkers op te volgen.
Hoofdstuk 5 - Legeskosten archiefonderzoek en vervaardigen reproducties
Voor het verrichten van onderzoek en het maken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen uit archieven en collecties door medewerkers van de gemeente, wordt betaling van legesgelden gevorderd overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van de Legesverordening van de gemeente Steenwijkerland.
Aan de aanvrager wordt een rekening gezonden voor het gedane onderzoek en/of de gemaakte afbeeldingen, afschriften, uittreksels, dan wel bewerkingen. Wanneer het verschuldigde bedrag is bijgeschreven op de rekening van de gemeente, worden de gegevens en/of afbeeldingen, afschriften, uittreksels, dan wel bewerkingen aan de aanvrager verstrekt, respectievelijk toegestuurd.
Uit de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en collecties kunnen voor een overeengekomen termijn archiefbescheiden worden uitgeleend ten behoeve van tentoonstellingen, mits dit geschiedt onder voldoende waarborgen voor het transport, de bewaring en beveiliging van het ter leen gegevene, tegen vergoeding van de kosten en op de door de gemeentearchivaris te stellen voorwaarden.