Protocol ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag

Bij het oprichten van de VRR is gekozen om de rechtspositie en de arbeidsvoorwaarden van de gemeente Rotterdam te volgen[1]. Een aantal van deze rechtspositionele regelingen ziet toe op het regelen van integriteitvraagstukken. In die zin lag het voor de hand dan wel was het noodzakelijk om het integriteitbeleid en het beleid ten aanzien van ongewenste omgangsvormen van de gemeente Rotterdam te volgen. Voor ongewenste gedragingen gold het Protocol ongewenste omgangsvormen van de gemeente Rotterdam.

In formele zin was het beleid van toepassing, maar feitelijk was dit beleid niet actief binnen de organisatie uitgezet en diende een aantal nieuw ontwikkelde integriteitproducten (nog) in gebruik te worden genomen. Het resultaat hiervan was dat uitsluitend op die punten waar dit echt noodzakelijk was een vertaalslag zou plaatsvinden van gemeente Rotterdam naar VRR. In 2010[2] werd door de algemeen directeur nog het standpunt ingenomen dat een interne klachtencommissie voor ongewenste omgangsvormen de voorkeur had.

In haar vergadering van 13 februari 2012 heeft de directie opnieuw een afweging gemaakt tussen een interne commissie met externe voorzitter en een externe commissie. Gelet op de voor- en nadelen heeft de directieraad besloten om aan te sluiten bij de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Door deze keuze was het noodzakelijk een nieuw Protocol ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag voor de VRR op te stellen.

Bij de totstandkoming van het Protocol ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag voor de VRR is het Protocol ongewenste omgangsvormen van de gemeente Rotterdam het uitgangspunt geweest. Dit protocol is aangepast aan de actuele wetgeving en aan de keuze voor een externe klachtencommissie, maar veel van de tekst is behouden.

Het protocol sluit aan op het arbobeleid van de organisatie. Zo wordt voor de schaal en de aard van de activiteiten verwezen naar de RI&E. Het onderwerp ongewenste omgangsvormen zal ook terugkomen in de jaarlijkse arborapportage naar directieraad, dagelijk bestuur en algemeen bestuur. Ook wordt aan het onderwerp aandacht besteed in het medewerkersbelevingsonderzoek (MBO).

De belangrijkste verschillen ten opzichte van het Protocol van de gemeente Rotterdam uit 2007 zijn:

• 1.

  Dit Protocol verwijst en houdt rekening met recente wetgeving.

• 2.

  De vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen is ook vertrouwenspersoon integriteit.

• 3.

  Er wordt een externe klachtencommissie ingesteld.

• 4.

  Als klachtenprocedure is opgenomen de Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid 2011.

• 5.

  De toelichting op de Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid 2011 is opgenomen.

Overeenkomsten zijn:

• 1.

  De tekst uit het Protocol van de gemeente Rotterdam is zoveel mogelijk aangehouden.

• 2.

  Dit Protocol inclusief de klachtenprocedure is voor alle organisatieonderdelen van kracht.

• 3.

  Organisatieonderdelen zijn vrij om naast de genoemde maatregelen, (extra) preventiemaatregelen te nemen die aansluiten bij de bij hen geconstateerde risico’s.

[1]Artikel 35 van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond

[2]Overlegvergadering Ondernemingsraad van 2 september 2010

Preventief beleid tegen ongewenste omgangsvormen verdient zichzelf terug. Voorkomen is immers beter dan genezen. Heldere communicatie met sancties bij niet-naleving bevorderen de betrokkenheid van werknemers bij de organisatie. Werknemers zijn hierdoor alerter op ongewenste omgangsvormen en eerder geneigd een collega op zijn gedrag aan te spreken, waardoor kan worden voorkomen dat een conflict escaleert.

Uit jurisprudentie valt af te leiden dat werkgevers in toenemende mate het ontbreken van een adequate bescherming tegen ongewenste omgangsvormen wordt aangerekend. Heeft de onderneming geen gedragscode of protocol ongewenste omgangsvormen, dan zal het de werkgever meer moeite kosten de rechter te overtuigen dat schorsing of ontslag op staande voet bij grensoverschrijdende omgangsvormen op zijn plaats is. Een voorwaarde is immers dat de werkgever zijn werknemers heeft geïnformeerd over regels zoals die binnen de onderneming gelden. Een op schrift gesteld protocol biedt dan houvast. In een organisatie met een protocol kan de werknemer zich er niet op beroepen dat hij niet op de hoogte was van de regels die binnen de organisatie gelden. Met een protocol neemt een werkgever zijn verantwoordelijkheid door zijn personeel te beschermen. Het invoeren van een protocol ongewenste omgangsvormen leidt daarom tot een win-win situatie: zo’n protocol beschermt de werknemer en de werkgever tegen ongewenste omgangsvormen en de daaruit volgende juridische en financiële aanspraken.

De Ambtenarenwet verplicht in artikel 125, eerste lid onder g. de werkgever regels op te stellen ter bescherming bij de arbeid. Dit vertaalt zich in artikel 125 quater van de Ambtenarenwet (Staatsblad 2005, 695) dat de werkgever verplicht tot het voeren van een integriteitsbeleid dat is gericht op het bevorderen van goed ambtelijk handelen en dat in ieder geval aandacht besteedt aan het bevorderen van integriteitsbewustzijn en aan het voorkomen van misbruik van bevoegdheden, belangenverstrengeling en discriminatie. De wetgever heeft in de Memorie van Toelichting van de Ambtenarenwet, pg. 8 bovenaan, ongewenst gedrag zoals hiervoor is omschreven aangemerkt als een interne schending van integriteit ten aanzien van medewerkers van de organisatie (sociale dimensie). Daarbij gaat het onder meer om seksuele intimidatie en discriminatie.

Op grond van artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet is de werkgever verplicht - ter bescherming van de medewerkers - beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting. Hieronder worden verstaan direct of indirect onderscheid, seksuele intimidatie, agressie en geweld en pesten. Het gaat daarbij om ongewenste omgangsvormen tussen medewerkers onderling.

De verantwoordelijkheid van de werkgever is ook terug te vinden in de Algemene wet bestuursrecht, waarin is bepaald dat een gedraging van een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan (art. 9:1, lid 2).

In de Algemene wet gelijke behandeling wordt het verbod van onderscheid benoemd en in de Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen wordt seksuele intimidatie specifiek benoemd (art. 1a). Deze wetgeving verplicht de werkgever om maatregelen te nemen tegen ongewenste gedragingen van medewerkers. De Commissie Gelijke Behandeling geeft aan dat een gedragscode, een klachtenregeling en een zorgvuldige klachtenbehandeling daaraan kunnen bijdragen. Deze ontwikkelingen versterken de rechtspositie van werknemers en stellen extra eisen aan de zorgplicht van de werkgever.

Daar waar sprake is van ongewenst gedrag tussen burgers naar een medewerker van de VRR zal de medewerker zich moeten beroepen op het van toepassing zijnde Geweldsprotocol gemeente Rotterdam en de ‘Eenduidige Landelijke Afspraken bij agressie en geweld tegen functionarissen met een publieke taak (ELA)’ zoals die sinds 1 april 2010 landelijk zijn ingevoerd. Ook bestaat er regelgeving die ongewenst gedrag tussen burgers strafbaar stelt (b.v. het Wetboek van strafrecht dat artikelen bevat met betrekking tot discriminatie, aanranding, belediging, smaad).

Ongewenst gedrag kan ook een (strafbare) misdraging buiten werktijd zijn, bijvoorbeeld van een medewerker naar een burger. Ook in die gevallen is dit Protocol niet van toepassing.

Velen denken dat ongewenste omgangsvormen zich binnen de eigen organisatie niet voordoen. Zodra het tegendeel blijkt dan lossen we dat samen wel op. 'Het samen oplossen' leidt in de praktijk vaak tot een verstoorde arbeidsverhouding.

Ongewenste omgangsvormen als seksuele intimidatie, pesten, agressie en geweld en discriminatie kunnen diep in het leven van werknemers ingrijpen en het vertrouwen in collega's of in de werkgever ernstig schaden. Het ontbreken van een protocol met een protocol van klachtafhandeling vergroot de kans dat de klacht ad hoc, op een onprofessionele manier wordt afgehandeld.

Klachten over ongewenste omgangsvormen kunnen voor het overige personeel het effect van een testcase hebben. De manier waarop deze klachten worden afgehandeld is van invloed op het gezag en het vertrouwen dat de werkgever onder het personeel geniet. De werknemer stelt zich loyaler op naarmate hij zich door de werkgever gerespecteerd en beschermd weet.

Ongewenste omgangsvormen zijn altijd van invloed op de werksfeer. Het is algemeen bekend dat seksuele intimidatie, agressie en geweld en discriminatie tot hoog ziekteverzuim leiden. Dit ziekteverzuim kan voor de werkgever oplopen tot een aanzienlijke kostenpost. Naast de vervangingskosten van personeel dat ziek thuis is, gaan werknemers op zoek naar ander werk. Ook het achteraf nemen van maatregelen ter preventie, opvang en nazorg kan tot hoge investeringskosten leiden. Bijvoorbeeld het nemen van technische of bouwkundige maatregelen, aanpassingen van werkprocessen en maatregelen voor begeleiding en opvang van werknemers.

Een werkgever die niet adequaat reageert loopt het risico dat binnen de onderneming een gedoogcultuur ontstaat. Normvervaging gaat dan geleidelijk over in een verziekte bedrijfscultuur. Naleving van een protocol ongewenste omgangsvormen voorkomt dat waarden en normen gaan glijden. Een protocol verbetert de kwaliteit van de arbeidsomstandigheden. Werknemers die een veilige werkomgeving ervaren, hebben doorgaans minder stress, staan steviger in hun schoenen en doen hun werk met meer plezier. Zo'n werkomgeving leidt tot minder verzuim en verloop.

De personeelssamenstelling vormt in toenemende mate een afspiegeling van de maatschappij. Soms botsen waarden en normen uit verschillende culturen met elkaar. Op het werk zijn het juist deze culturele verschillen die tot irritatie of tot ongewenste omgangsvormen aanleiding geven.

Gezien het bovenstaande moet en wenst de directieraad als werkgever zorgt te dragen voor een goed werkklimaat waarin ongewenste omgangsvormen zo veel mogelijk voorkomen worden en, wanneer ze toch voorkomen, zo goed mogelijk aangepakt worden.

Een goed HR-beleid schept waarborgen tegen ongewenste omgangsvormen en zorgt voor een prettig en stimulerend werkklimaat binnen de Veiligheidsregio. In een dergelijk klimaat behoren collegialiteit, respect en aandacht voor de ander tot de normale omgangsvormen en wordt op ongewenste omgangsvormen alert gereageerd. Zo'n klimaat vereist een actieve bijdrage van iedereen die bij de Veiligheidsregio werkzaam is: niet alleen met betrekking tot de eigen omgangsvormen, maar ook door een waakzame houding tegenover elke vorm van ongewenste omgangsvormen die men in de eigen werksituatie signaleert. Ongewenste omgangsvormen worden altijd aan de orde gesteld; hetzij door de betrokkenen rechtstreeks aan te spreken, hetzij door derden in te schakelen. Leidinggevenden dienen een grote rol te spelen door hun voorbeeldgedrag en adequaat oppakken van preventie en aanpak van ongewenste omgangsvormen.

Het doel van het Protocol is:

• .

  Het voorkomen van ongewenste omgangsvormen door preventieve maatregelen;

• .

  In geval dat ongewenste omgangsvormen toch voorkomen de medewerker zo goed mogelijk te ondersteunen;

• .

  Medewerker, klager en beklaagde zo eerlijk mogelijk te behandelen;

• .

  De belangen van de VRR als werkgever veilig te stellen.

De opstelling van dit Protocol is bedoeld als een vorm van preventief beleid. Preventief beleid inzake ongewenste omgangsvormen is onderdeel van het totale personeelsbeleid van de organisatie, dat zich onder meer moet concretiseren in:

• .

  Communicatie en opleiding;

• .

  Het in voldoende mate kenbaar maken van dit Protocol;

• .

  Het geven van adequate voorlichting over het beleid en de risico’s van ongewenste omgangsvormen;

• .

  De scholing van leidinggevenden;

• .

  Analyse, planning en actie;

• .

  Het systematisch in kaart brengen van de risico's met betrekking tot ongewenste omgangsvormen in het kader van de risico-inventarisatie en – evaluatie (RI&E) en het eventuele Periodiek Arbeidsgezondheidskundig Onderzoek (PAGO);

• .

  Het aanpakken van de risico’s middels het plan van aanpak behorende bij de RI&E;

• .

  Het houden van toezicht op de naleving van het Protocol;

• .

  Het wegnemen of verminderen van risico's met betrekking tot ongewenste omgangsvormen, bijvoorbeeld door de omgeving aan te pakken (zoals door de omgeving vrij te maken van aanstootgevende posters en porno, waardoor de werkplek veilig is en niet uitnodigt tot ongewenste omgangsvormen);

• .

  Het adequaat oppakken van het onderwerp in het functionerings- en beoordelingsbeleid.

Het hoofd P&O in samenwerking met de integriteitsfunctionaris zijn hierbij verantwoordelijk voor het in voldoende mate kenbaar maken van dit Protocol bij het management en het houden van toezicht op de naleving van het Protocol middels een jaarlijkse voortgangsrapportage van de organisatieonderdelen aan de directie. Waar mogelijk worden bovenstaande punten ook geïntegreerd in organisatiebreed beleid, dit geldt bijvoorbeeld voor het adequaat oppakken van het onderwerp in het functionerings- en beoordelingsbeleid. Zie voor extra mogelijkheden om ongewenste omgangsvormen aan te pakken de bijlage 2.

Dit Protocol is van toepassing op een persoon of personen die meent of menen te zijn geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen en die een vertrouwenspersoon benadert (benaderen) en/of een klacht hierover heeft (hebben) ingediend bij de vertrouwenspersoon, de klachtencommissie of de algemeen directeur. In de klachtprocedure ongewenst gedrag (zie hoofdstuk 6) wordt gesproken over een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van een aangesloten organisatie, die werkzaam is of werkzaam is geweest in deze organisatie en die een klacht over ongewenst gedrag indient. Daarbij valt te denken aan personen werkzaam bij de VRR, vrijwilligers, uitzendkrachten, stagiaires en dergelijke werkzaam voor de VRR, personen die een opdracht vervullen binnen de VRR en derden die regelmatig uit hoofde van hun functie of anderszins binnen de VRR komen.

Dit Protocol is geschreven met ongewenste omgangsvormen tussen medewerkers onderling voor ogen. Daar waar sprake is van ongewenst gedrag tussen burgers naar een medewerker van de VRR zal de medewerker zich moeten beroepen op het van toepassing zijnde Geweldsprotocol gemeente Rotterdam en de ‘Eenduidige Landelijke Afspraken bij agressie en geweld tegen functionarissen met een publieke taak (ELA)’ zoals die landelijk zijn ingevoerd op 1 april 2010. Ook bestaat er regelgeving die ongewenst gedrag tussen burgers strafbaar stelt (b.v. het Wetboek van strafrecht dat artikelen bevat met betrekking tot discriminatie, aanranding, belediging, smaad).

Dit Protocol geldt voor alle organisatieonderdelen binnen de VRR. Vastgelegd is wat elk organisatieonderdeel in elk geval moet regelen. Daarnaast is het aan te bevelen per organisatieonderdeel specifieke zaken (preventie, afspraken, aanvullende taakverdeling) vast te leggen in het plan van aanpak behorende bij de RI&E.

De vaststelling van dit Protocol gebeurt in samenspraak met de Centrale Ondernemingsraad. In overleg met de Centrale Ondernemingsraad worden de vertrouwenspersonen benoemd.

Aansluiting bij de landelijke Klachtencommissie is alleen mogelijk voor organisaties die met instemming van de ondernemingsraad de Regeling Klachtencommissie ongewenst gedrag voor de Decentrale Overheid (LKOG) hebben vastgesteld en deze bekend hebben gemaakt binnen de organisatie.

In geval betrokkene er zelf niet in slaagt het ongewenste gedrag te (doen) stoppen kan hij/zij zich in eerste instantie wenden tot de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen (informele fase). De vertrouwenspersonen die binnen de VRR zijn aangesteld vervullen een dubbelfunctie: vertrouwenspersoon integriteit en vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen. Uiteraard is het ook mogelijk zich rechtstreeks te wenden tot het management c.q. de (directe) leidinggevende. Een gesprek met de leidinggevende blijft natuurlijk altijd tot de mogelijkheden behoren en kan soms heel effectief zijn, bijvoorbeeld wanneer een collega de veroorzaker van het ongewenst gedrag is. Een gesprek tussen de leidinggevende en de collega kan soms het ongewenste gedrag snel doen stoppen. Anders is het als de leidinggevende zelf degene is die zich schuldig maakt aan ongewenst gedrag. In dat geval ligt inschakeling van een vertrouwenspersoon meer voor de hand.

Voorts is het laatste ook het geval als de melder alleen behoefte heeft om zijn/haar verhaal kwijt te willen of advies wil hebben wat te doen. In dat geval zal de melder zich niet tot de leidinggevende wenden, maar tot de vertrouwenspersoon. Er kunnen tegenstrijdige belangen zijn tussen de leidinggevende en de melder. De eigen leidinggevende kan natuurlijk niet de rol van vertrouwenspersoon spelen.

In de informele fase is nog geen sprake van een klacht (en dus ook niet van een klager of beklaagde). Dat is pas het geval bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie. Het een en ander biedt voordelen in het informele traject, omdat er dan (nog) geen sprake is van een juridische procedure en derhalve van juridisering van het gebeurde. Het informele traject richt zich er in eerste instantie op om te bezien of er een oplossing tussen partijen mogelijk is. Het laatste is niet aan de orde als de klacht te ernstig is of (in minder ernstige gevallen) als het niet lukt om met elkaar (medewerker en beklaagde), soms door tussenkomst van een derde (interne/ externe bemiddelaar c.q. mediator), in gesprek te komen voor het vinden van een oplossing.

Omdat het in deze fase niet zozeer gaat om hetgeen is gebeurd te onderzoeken (feiten) en daaromtrent een uitspraak te doen (de schuldvraag speelt geen rol), maar veeleer om te kijken of en in hoeverre (onder welke voorwaarden/ condities) medewerkers weer (met elkaar) kunnen werken, is het voor de direct betrokkenen, maar ook voor de organisatie in zijn algemeenheid (waaronder ook de collega's) van groot belang tot een vergelijk te komen en van daaruit voort te bouwen op een betere manier van omgaan met elkaar op het werk. Indien nodig met deskundige ondersteuning/begeleiding.

Het indienen van een klacht bij de klachtencommissie (formele fase) dient als een ultimum remedium gezien te worden. Het is de laatste mogelijkheid om het gedrag van de ander aan de kaak te stellen en te doen stoppen. Op basis van de klacht wordt dan uitvoerig onderzoek gedaan naar hetgeen wel/niet heeft plaatsgevonden. Op basis van dit onderzoek worden of kunnen er dan maatregelen genomen worden. In deze fase is er veelal sprake van (verdere) escalatie, waar het de werkverhoudingen betreft. In de praktijk is gebleken dat na een klachtonderzoek een terugkeer van klager én beklaagde op het werk c.q. een herstel van werkverhoudingen tussen hen moeilijk is. Daarvoor zijn de gemoederen op het werk vaak te hoog opgelaaid.

De vertrouwenspersoon wordt in de gelegenheid gesteld om op onafhankelijke wijze zijn taak in te vullen en geniet daarin bescherming van de zijde van de werkgever. De vertrouwenspersoon verzorgt de opvang van degene die zich geconfronteerd voelt met ongewenste omgangsvormen en heeft daarnaast ook een preventieve taak.

Bij de aanwijzing van een vertrouwenspersoon wordt een specifiek benoemingscontract opgesteld, dat naast de gebruikelijke bepalingen tevens bepalingen bevat die in de taak- en functieomschrijving van de vertrouwenspersoon zijn neergelegd. Verder wordt de vervanging geregeld bij ziekte van de vertrouwenspersoon. Hij/zij is rechtstreeks verantwoording schuldig aan de algemeen directeur.

De functie van vertrouwenspersoon is naar zijn aard altijd een nevenfunctie. Vertrouwenspersonen moeten natuurlijk voldoen aan de functie-eisen, maar zij moeten ook optimaal toegankelijk zijn. Met name voor de medewerkers die kwetsbaar zijn voor grensoverschrijdend gedrag. Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat vrouwen kwetsbaarder zijn voor seksuele intimidatie dan mannen en medewerkers van niet-westerse komaf meer risico lopen op ongewenste bejegening vanwege hun etnische afkomst. Om de drempel naar de vertrouwenspersoon te verlagen dient daarmee rekening worden gehouden bij de selectie van de vertrouwenspersoon. Ook dient bij voorkeur ook anderszins rekening gehouden te worden met diversiteit in het personeelsbestand zoals bijvoorbeeld dagdienst- of repressief personeel (ambulancepersoneel en beroepsbrandweer en vrijwilligers). Daarnaast kunnen organisatieonderdelen gebruik maken van de RI&E om de specifieke risico’s in kaart brengen die van belang zijn bij de keuze van de vertrouwenspersonen.

De vertrouwenspersonen zijn werkzaam voor de gehele VRR; Organisatie onderdelen zijn dus niet vrij in de keuze voor een interne of externe vertrouwenspersoon. Sommige medewerkers verkiezen (in specifieke situaties) consult bij een mannelijke of vrouwelijke vertrouwenspersoon. Daarom worden er altijd minimaal een man en een vrouw tot vertrouwenspersonen benoemd. In een dergelijke constructie van interne vertrouwenspersonen kunnen de vertrouwenspersonen voor complexere klachten bovendien een beroep doen op de (grotere) expertise van vertrouwenspersonen bij de gemeente Rotterdam. Ze kunnen deze gemeentebrede vertrouwenspersoon consulteren.

De vertrouwenspersonen binnen de VRR hebben een dubbele taak. Dit is ook terug te vinden in het functieprofiel. Dit is onder bijlage 3 opgenomen.

Binnen de VRR worden minimaal twee vertrouwenspersonen aangewezen, een man en een vrouw. Het algemeen bestuur mandateert de algemeen directeur om, minimaal twee vertrouwenspersonen te benoemen. De algemeen directeur benoemt een vertrouwenspersoon voor een vastgestelde periode van vier jaar. De vertrouwenspersoon is na deze periode terstond hernoembaar. De vertrouwenspersoon is uitsluitend verantwoording schuldig aan de algemeen directeur. De vertrouwenspersoon is een medewerker van de VRR.

De vertrouwenspersoon heeft de volgende taken:

• a.

  het fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers die geconfronteerd worden met ongewenste omgangsvormen;

• b.

  het opvangen en verlenen van nazorg aan die medewerkers;

• c.

  het adviseren van de medewerker over eventueel te nemen stappen;

• d.

  het voorstellen van bemiddeling;

• e.

  het op verzoek begeleiden van medewerkers die overwegen een klacht in te dienen bij de klachtencommissie ongewenst gedrag;

• f.

  het onderhouden van contact met de medewerker/klager om te zien of na afhandeling van de klacht de ongewenste omgangsvorm(en) is/zijn opgehouden;

• g.

  het registreren van aard en omvang van de gemelde klachten en het gevraagd en ongevraagd uitbrengen van advies aan de algemeen directeur over beleid over het voorkomen van ongewenste omgangsvormen;

• h.

  het uitbrengen van een jaarverslag[1] aan de algemeen directeur, jaarlijks vóór 1 april van ieder kalenderjaar, waarin geanonimiseerd opgenomen het aantal meldingen en de aard daarvan en resultaten;

• i.

  het jaarverslag kan beleidsadviezen bevatten;

• j.

  het jaarverslag wordt ter kennis gebracht aan de (Centrale) Ondernemingsraad.

[1] Het betreft het jaarverslag over de meldingen die rond ongewenst gedrag zijn uitgebracht. Het jaarverslag van de klachtencommissie ongewenst gedrag voor de decentrale overheid 2011 wordt door de commissie zelf uitgebracht (zie artikel 12 klachtenregeling).

Toestemming klager

De vertrouwenspersoon verricht zijn werkzaamheden slechts na instemming vooraf door de medewerker / klager.

Bemiddeling

De vertrouwenspersoon kan bemiddeling voorstellen.

Inwinnen nadere informatie

De vertrouwenspersoon is met inachtneming van de benodigde vertrouwelijkheid bevoegd informatie in te winnen na toestemming van de medewerker / klager en voorzover dit voor de uitoefening van de taken noodzakelijk is. De vertrouwenspersoon heeft hiervoor toegang tot alle organisatieonderdelen van de VRR. De vertrouwenspersoon kan externe deskundigen raadplegen.

De vertrouwenspersoon kan geen ontslag verleend worden als gevolg van het optreden als vertrouwenspersoon.

De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die deze in zijn hoedanigheid van vertrouwenspersoon verneemt. De plicht tot geheimhouding vervalt niet na beëindiging van de werkzaamheden als vertrouwenspersoon. Ook de personen die door de vertrouwenspersoon worden benaderd zijn verplicht tot geheimhouding. Tenzij de wet anders bepaalt, is de vertrouwenspersoon niet gehouden ten opzichte van derden informatie te geven waarover geheimhouding bestaat.

Tekst inclusief wijzigingen vastgesteld door het College voor Arbeidszaken d.d. 12-10-2011

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  bevoegd gezag: het orgaan dat in eerste instantie dan wel daartoe gemandateerd bevoegd is tot afdoening van een klacht met betrekking tot ongewenst gedrag;

• b.

  commissie: de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid;

• c.

  decentrale overheid: de gemeente, de provincie , het waterschap of een door deze overheden ingestelde instelling die zich heeft aangesloten bij de commissie en deze regeling van toepassing heeft verklaard op de behandeling van klachten op het gebied van ongewenst gedrag;

• d.

  aangesloten organisatie: de decentrale overheid die is aangesloten bij de regeling van de commissie, dan wel een andere organisatie die deze regeling van toepassing heeft verklaard;

• e.

  ongewenst gedrag: gedrag dat valt binnen de begrippen discriminatie, (seksuele) intimidatie zoals verwoord in artikel 1, 1 a en 2 van de Algemene wet gelijke behandeling en agressie geweld en pesten zoals bedoeld in de Arbowet artikel 3 lid 2 jo. artikel 1 lid 3 sub e en f;

• f.

  klacht: een door de klager ondertekend en van naam- en adresgegevens voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft is omschreven, behoudens een klacht op grond van artikel 11;

• g.

  klager: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van een aangesloten organisatie, die werkzaam is of werkzaam is geweest in deze organisatie en een klacht over ongewenst gedrag indient;

• h.

  aangeklaagde: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van een aangesloten organisatie, die werkzaam is of werkzaam is geweest in deze organisatie en over wiens gedrag geklaagd wordt;

• i.

  informant: degene die namens het bevoegd gezag informatie verstrekt aan de commissie;

• j.

  getuigen: andere dan onder h genoemde personen die door de commissie worden verzocht informatie te verstrekken;

• k.

  college: het College voor Arbeidszaken van de Vereniging Nederlandse Gemeenten dat deze klachtencommissie heeft ingesteld.

Artikel 1a Klachten over politiek ambtsdragers

Het bevoegd gezag kan in afwijking van artikel 1 onder h. de commissie ad hoc belasten met onderzoek naar en advies over een klacht, die betrekking heeft op ongewenst gedrag van een politiek ambtsdrager van een aangesloten organisatie jegens klager.

Artikel 2 Taakstelling en samenstelling van de commissie

• 1.

  De commissie heeft tot taak een klacht te onderzoeken en daarover advies uit te brengen aan het bevoegd gezag.

• 2.

  Uit de commissie worden door de voorzitter van de commissie drie leden aangewezen om een klacht te onderzoeken, waaronder een (plaatsvervangend) voorzitter.

• 3.

  Deze leden beslissen bij gewone meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

• 4.

  Een lid wordt vervangen als deze direct of indirect betrokken is geweest bij enige vorm van ongewenst gedrag waarover de klacht is ingediend dan wel een persoonlijk belang heeft bij de afhandeling van de klacht.

• 5.

  Benoeming, schorsing en ontslag van de voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers geschiedt door de voorzitter van het college.

• 6.

  De voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een periode van zes jaar.

• 7.

  De commissie kan een nadere werkwijze bepalen.

Artikel 3 Secretaris en administratie

• 1.

  De voorzitter van het college wijst na overleg met de voorzitter van de commissie een secretaris en een of meer plaatsvervangend secretarissen aan.

• 2.

  De administratie ten behoeve van de commissie wordt gevoerd door het secretariaat van het college.

Artikel 4 Indienen van de klacht

• 1.

  De klager kan de klacht zowel rechtstreeks bij de commissie indienen als bij het bevoegd gezag.

• 2.

  De klager vermeldt in de klacht zo mogelijk de datum, tijd, plaats van het ongewenst gedrag, de omstandigheden, de namen van aangeklaagde en eventuele getuigen, alsmede de stappen die hij reeds heeft ondernomen.

• 3.

  Indien de klager de klacht indient bij het bevoegd gezag, bevestigt het bevoegd gezag de ontvangst van de klacht aan de klager en vermeldt daarbij dat de klacht zal worden doorgezonden naar de commissie die het bevoegd gezag over de afhandeling van de klacht zal adviseren. Het bevoegd gezag zendt de klacht, nadat daarop de datum van ontvangst is aangetekend, zo spoedig mogelijk door aan de commissie.

• 4.

  De commissie bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager en stelt hem op de hoogte van de termijnen en de wijze van afdoening van de klacht. Tevens informeert de commissie het bevoegd gezag binnen twee weken, dat een klacht is ontvangen. Indien de klacht rechtstreeks bij de commissie is ingediend bevat de melding aan het bevoegd gezag geen persoonsgegevens van klager, beklaagde of getuigen.

Artikel 5 In behandeling nemen van de klacht

• 1.

  Het bevoegd gezag verstrekt op verzoek alle op de klacht betrekking hebbende gegevens, waaronder de klachtenregeling van de aangesloten organisatie, de contact- en functiegegevens van klager en aangeklaagde en een overzicht van de reeds geproduceerde stukken met betrekking tot de klacht.

• 2.

  De commissie neemt een klacht niet in behandeling indien verplichte stappen uit de klachtenprocedure van de betreffende aangesloten organisatie niet zijn doorlopen.

• 3.

  De commissie verklaart de klacht niet ontvankelijk indien deze niet valt binnen de begripsbepalingen van artikel 1 onder c,e,f,g en h van deze regeling.

• 4.

  Ingeval lid 2 van toepassing is brengt de commissie klager- en in geval lid 3 van toepassing is klager en het bevoegd gezag binnen twee weken na ontvangst van de klacht schriftelijk op de hoogte van het niet in behandeling nemen (lid 2) of de niet ontvankelijkheid (lid 3) van de klacht.

• 5.

  De commissie kan de klacht voorts niet in behandeling nemen indien:

   

  • a.

    de klacht niet binnen een redelijke termijn nadat het ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden aan de commissie is voorgelegd;

  • b.

    er sprake is van een uitzondering als bedoeld in artikel 9:8 lid 1 en 2 Awb;

  • c.

    wanneer niet in voldoende mate voldaan is aan het bepaalde in artikel 4 lid 2.

Artikel 6 Onderzoek naar de klacht

• 1.

  Indien de commissie dit voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk acht stelt zij een onderzoek in.

• 2.

  Ten behoeve van het onderzoek is de commissie bevoegd bij het bevoegd gezag alle inlichtingen in te winnen die zij voor de vorming van haar advies nodig acht. Het bevoegd gezag verschaft de commissie de gevraagde inlichtingen en stelt de commissie desgevraagd in de gelegenheid de werkomgeving te aanschouwen.

• 3.

  Het bevoegd gezag stelt personen werkzaam binnen de aangesloten organisatie in de gelegenheid te worden gehoord.

• 4.

  Personen als bedoeld in lid 3 die door de commissie worden opgeroepen, zijn verplicht te verschijnen.

• 5.

  De commissie kan het bevoegd gezag adviseren tussentijdse maatregelen te nemen indien en voor zover dit in het belang is van het onderzoek of van de positie van de in het onderzoek betrokken personen.

• 6.

  De commissie kan op verzoek van klager en op door klager te motiveren gronden de behandeling van de klacht voor een periode van ten hoogste twee maanden opschorten.

Artikel 7 Horen

• 1.

  Alvorens een advies uit te brengen stelt de commissie de klager, de aangeklaagde en zo nodig de informant en getuigen in de gelegenheid om te worden gehoord. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een ander lid van de commissie of aan beiden.

• 2.

  Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is.

• 3.

  De zittingen van de commissie zijn niet openbaar.

• 4.

  Van het horen wordt een verslag gemaakt.

• 5.

  De zittingen vinden zoveel mogelijk plaats op een voor partijen goed bereikbare locatie die voldoende rust en discretie biedt aan alle betrokkenen.

• 6.

  De commissie zendt tijdig voorafgaand aan de hoorzitting aan de aangeklaagde - en voor zover nodig aan klager en informant - een afschrift van de klacht en van andere stukken die op de klacht betrekking hebben.

• 7.

  De commissie hoort de klager, de aangeklaagde en de getuigen in beginsel buiten elkaars aanwezigheid. De commissie stelt klager en aangeklaagde in de gelegenheid van elkaars zienswijzen, alsmede van de inhoud van de hoorgesprekken met de informant en/of de getuigen kennis te nemen en daarop te reageren.

• 8.

  De klager en aangeklaagde kunnen zich op eigen kosten ter zitting laten bijstaan door een (raads)persoon.

• 9.

  De commissie is bevoegd om getuigen, andere betrokkenen en deskundigen schriftelijk of mondeling te raadplegen.

Artikel 8 Omgang met persoonsgegevens

• 1.

  De commissie verzamelt en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitbrengen van een advies. Bij de verwerking van persoonsgegevens zorgt de commissie voor beveiliging van de gegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking.

• 2.

  Voor de commissie alsmede de secretaris geldt de plicht tot geheimhouding van persoonsgegevens voor zover overdracht van informatie niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak van de commissie. Wanneer de inhoud van bepaalde informatie uitsluitend ter kennisneming door de commissie dient te blijven wordt dit aan de commissie meegedeeld.

• 3.

  De commissie wijst personen die worden gehoord of geraadpleegd op de vertrouwelijkheid van hetgeen ter zitting aan de orde komt.

Artikel 9 Advies over de klacht

• 1.

  De commissie brengt binnen acht weken na ontvangst van de klacht door de commissie advies uit aan het bevoegd gezag over de gegrondheid van de klacht vergezeld van een rapport van bevindingen. Het rapport bevat een verslag van het horen. Een afschrift van het advies wordt aan klager en aangeklaagde toegezonden.

• 2.

  De commissie kan het bevoegd gezag verzoeken de in eerste lid genoemde termijn met 4 weken te verdagen.

• 3.

  Met schriftelijke instemming van de klager kan de commissie het bevoegd gezag op basis van artikel 9:11 lid 3 Algemene wet bestuursrecht verzoeken om verder uitstel.

• 4.

  In het advies kunnen aanbevelingen worden gedaan over door het bevoegd gezag te nemen maatregelen.

Artikel 10 Afdoening van de klacht

• 1.

  Het bevoegd gezag handelt de klacht binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift af.

• 2.

  Het bevoegd gezag kan op verzoek van de commissie de afdoening voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan klager en aangeklaagde.

• 3.

  Onverminderd het bepaalde in artikel 9 lid 2 en 3, stelt het bevoegd gezag binnen twee weken na ontvangst van het advies van de commissie bedoeld in artikel 9 lid 1, klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn besluit alsmede de conclusies die het daaraan verbindt.

• 4.

  Het bevoegd gezag zendt een afschrift van het ter afdoening van de klacht genomen besluit naar de commissie.

Artikel 11 Klachten betreffende het functioneren van de commissie

• 1.

  Ingeval een klager of het bevoegd gezag een klacht heeft over enig handelen of nalaten van de commissie betreffende de uitvoering van haar taak, wordt deze klacht behandeld door tenminste twee leden uit de commissie die niet aan het betreffende onderzoek hebben deelgenomen.

• 2.

  Voornoemde leden doen binnen vier weken na ontvangst van de klacht, bedoeld in lid 1 uitspraak over de (on)gegrondheid daarvan.

Artikel 12 Jaarverslag

1. Jaarlijks wordt een verslag opgesteld door de commissie.

2. In dat verslag worden in geanonimiseerde zin en met in achtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen vermeld:

• a.

  het aantal klachten dat de commissie heeft ontvangen;

• b.

  het aantal niet-ontvankelijk, (gedeeltelijk) gegrond en ongegrond geachte klachten;

• c.

  de aard van de klachten;

• d.

  statistische gegevens over klagers en aangeklaagden;

• e.

  de doorlooptijd van de adviezen;

• f.

  aanbevelingen en tendensen.

3. Het verslag wordt gepubliceerd op de website van de VNG.

Artikel 13 Inwerkingtreding

1. De regeling “Klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen” voor de Gemeente Rotterdam wordt ingetrokken op 25 juni 2012.

2. De ‘Klachtenregeling ongewenst gedrag voor de decentrale overheid 2011’ treedt in werking op 25 juni 2012.

Deze regeling voorziet in de instelling en procedure van de Klachtencommissie ongewenst gedrag voor de decentrale overheid. Deze landelijke commissie geeft advies aan het bevoegd gezag van aangesloten gemeenten, provincies en waterschappen met betrekking tot klachten op het gebied van ongewenst gedrag. Bij afzonderlijk besluit kunnen decentrale overheden zich op vrijwillige basis aansluiten bij de commissie. Ook door deze overheden ingestelde instellingen zoals gemeentelijke samenwerkingsverbanden kunnen zich aansluiten bij de commissie.

Arbeidsomstandighedenwet

Uitgangspunt bij de regelgeving over ongewenst gedrag is de verantwoordelijkheid van de werkgever voor een veilige werkomgeving en de plicht werknemers te beschermen tegen discriminatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten. Dit is neergelegd in de Arbeidsomstandighedenwet .

In artikel 3 van de Arbeidsomstandighedenwet is neergelegd dat de werkgever zorgt voor de veiligheid en gezondheid van de werknemers en een beleid voert gericht op het voorkomen, en indien dat niet mogelijk is, beperken van psychosociale arbeidsbelasting. Ook bij het ontbreken van een (aanwijsbare) veroorzaker van ongewenst gedrag blijft de werkgever verantwoordelijkheid dragen voor het doen ophouden van ongewenst gedrag. De term ‘psychosociale arbeidsbelasting’ is een nieuw begrip dat in de wet als volgt is gedefinieerd: “de factoren direct of indirect onderscheid met inbegrip van seksuele intimidatie, agressie en geweld, pesten en werkdruk in de arbeidssituatie die stress teweeg brengen”. De begripsbepaling ongewenst gedrag in deze klachtenregeling verwijst naar de omschrijving van deze begrippen in de Arbeidsomstandighedenwetgeving.

Gelijke behandelingswetgeving

Het wettelijk kader met betrekking tot (seksuele) intimidatie wordt daarnaast gevormd door de Algemene wet gelijke behandeling en de Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen. In het kader van de gelijke behandelingswetgeving wordt (seksuele) intimidatie beschouwd als het maken van onderscheid, hetgeen verboden is.

In de Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen is opgenomen dat het verbod op direct onderscheid tussen mannen en vrouwen ook het verbod op intimidatie en seksuele intimidatie omvat. Dit leidt tot een versterking van de rechtspositie van de werknemer tegen ongelijke behandeling op grond van geslacht, waaronder (seksuele) intimidatie. Dit maakt het noodzakelijker voor werkgevers om maatregelen ter voorkoming van (seksuele) intimidatie te nemen en adequaat te reageren op signalen van (seksuele) intimidatie. Zulke maatregelen zijn onder meer het instellen van een vertrouwenspersoon en een klachtenprocedure.

Algemene wet bestuursrecht

De verantwoordelijkheid van de werkgever komt ook tot uitdrukking in de Algemene wet bestuursrecht waarin bepaald is dat een gedraging van een persoon werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan (artikel 9:1, lid 2).

De procedure van de Klachtencommissie ongewenst gedrag is deels gebaseerd op hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) over klachtbehandeling door een bestuursorgaan. Het gaat in de Awb in de eerste plaats om klachten van burgers, maar het kan ook gaan om klachten van ambtenaren tegen het bestuursorgaan als werkgever, zoals een klacht over ongewenst gedrag. De Awb bevat minimumeisen voor behoorlijke klachtafhandeling. Op grond van de Awb is het bevoegd gezag verantwoordelijk voor de afdoening van de klacht. Het kan daarbij gebruikmaken van een klachtenadviesinstantie, zoals de landelijke Klachtencommissie ongewenst gedrag. Deze commissie geeft een advies op basis waarvan een bestuursorgaan de klacht afhandelt. Het advies van de commissie maakt deel uit van de interne klachtenprocedure.

De Awb regelt voorts het recht van een klager om zich na interne behandeling van een klacht tot een externe adviesinstantie te wenden zoals de Ombudsman.

Toelichting artikel 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 sub a: bevoegd gezag

Het college, gedeputeerde staten of het dagelijks bestuur van het waterschap is bevoegd om besluiten te nemen over de afdoening van klachten. Deze bevoegdheid kan gemandateerd zijn aan een ambtenaar, bijvoorbeeld een diensthoofd.

Artikel 1 sub b: commissie

De klachtencommissie ongewenst gedrag voor de gemeentelijke overheid heet nu vanwege uitbreiding van het werkgebied klachtencommissie ongewenst gedrag voor de decentrale overheid.

Artikel 1 sub c en d: decentrale overheid en aangesloten organisatie

Vanwege verbreding van het werkgebied is de omschrijving verbreed en het begrip “aangesloten organisatie” opgenomen. Ook organisaties die geen onderdeel uitmaken van de decentrale overheid kunnen zich aansluiten.

Artikel 1 sub e: ongewenst gedrag

Het begrip “ongewenst gedrag” dient ruim te worden geïnterpreteerd. Alle vormen van verbale, fysieke en psychische agressie worden tot ongewenst gedrag gerekend, waaronder ook sociale uitsluiting, negeren, pesten. Ter toelichting dient de omschrijving van de begrippen discriminatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten uit de memorie van toelichting op de Arbeidsomstandighedenwet zoals deze luidt per 1 januari 2009.

De factoren “direct en indirect” onderscheid met inbegrip van seksuele intimidatie en agressie en geweld, pesten en werkdruk vallen onder het begrip psychosociale arbeidsbelasting. (…) Onder psychosociale arbeidsbelasting worden factoren in de arbeidssituatie verstaan, die stress veroorzaken.

Onder seksuele intimidatie wordt verstaan enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd. (…) Seksuele intimidatie, kan zich voordoen in een aantal verschijningsvormen. Het kan gaan om dubbelzinnige opmerkingen, onnodig aanraken, gluren, pornografische afbeeldingen op het werk, maar ook om aanranding en verkrachting. De definitie van seksuele intimidatie geeft tevens aan dat hieronder moeten worden verstaan de gevallen waarin sprake kan zijn van seksuele chantage, zodanig dat de kans op promotie en beslissingen over het werk afhangt van verrichte seksuele diensten. Door dit gedrag kan een vijandige of seksueel intimiderende en kwetsende omgeving ontstaan die een aanslag is op de waardigheid van de betrokken werknemer.

Onder pesten wordt verstaan alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van een of meerdere werknemers (collega’s, leidinggevenden) gericht tegen een werknemer of een groep van werknemers die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag. Een belangrijk element aangaande pesten op het werk is de herhaling van die gedraging in de tijd. Het gaat bij pesten dus niet om een eenmalige gedraging. Dit gedrag uit zich op verschillende manieren maar in het bijzonder door:

• 1.

  Sociaal isoleren

• 2.

  Werken onaangenaam of onmogelijk maken

• 3.

  Bespotten

• 4.

  Roddelen/geruchten verspreiden

• 5.

  Dreigementen

• 6.

  Lichamelijk geweld

• 7.

  Seksuele intimidatie

Deze opsomming is niet limitatief. Veelal is het doel van de dader om opzettelijk een andere persoon te kwetsen, te vernederen en de waardigheid van die persoon aan te tasten.

Onder agressie en geweld wordt verstaan voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid. Bij agressie en geweld gaat het om gedragingen van verbaal geweld (uitschelden, beledigen) en fysiek geweld (schoppen, slaan, met een wapen dreigen en/of overvallen worden). Het kan ook gaan om psychisch geweld: bedreigen, intimideren, onder druk zetten, thuissituatie bedreigen en het beschadigen van eigendommen.

Naast seksuele intimidatie, pesten, agressie en geweld wordt uitdrukkelijk ook discriminatie tot ongewenst gedrag in de zin van deze regeling gerekend. Voor uitleg van het begrip discriminatie wordt verwezen naar de Algemene wet gelijke behandeling. Wettelijk is het begrip discriminatie overigens niet gedefinieerd. De Awgb noemt de gronden waarop het maken van onderscheid verboden is.

Artikel 1 sub f: klacht

Een klacht is schriftelijk en mag niet anoniem worden ingediend. Bij de omschrijving van het begrip klacht is aangesloten op de ontvankelijkheideisen die de Awb stelt. In artikel 4 van deze regeling is opgenomen dat de klacht indien mogelijk nog nadere gegevens bevat.

Artikel 1 sub g: klager

De personen die een beroep kunnen doen op de klachtenregeling dienen werkzaam te zijn in de organisatie van de aangesloten organisatie. Dit kan betreffen ambtenaren, arbeidscontractanten, medewerkers van de griffie, stagiairs, gedetacheerden, personeel werkzaam op basis van inhuur, uitzendkrachten, vrijwilligers bij de brandweer en andere vrijwilligers.

Ten behoeve van de toepassing op medewerkers van de griffie dient de raad c.q. provinciale staten een klachtenregeling vast te stellen of de bevoegdheid tot vaststelling en uitvoering hiervan gedelegeerd te hebben aan het bevoegd gezag.

Daarnaast is de regeling ook van toepassing op personen die in het verleden werkzaam waren bij de aangesloten organisatie. De ervaring leert dat er vaak pas na verloop van tijd een formele klacht over ongewenst gedrag wordt geuit, soms pas na beëindiging van het dienstverband. Voor de aangesloten organisatie als werkgever zijn dergelijke klachten ook dan nog relevant. Behandeling van de klacht kan aanleiding zijn om de aangeklaagde alsnog met maatregelen te confronteren of om de werking van het beleid tegen ongewenst gedrag te evalueren.

Niet binnen deze regeling vallen klachten van en over onderwijspersoneel (in de zin van het rechtspositiebesluit onderwijspersoneel), politieke ambtsdragers van de aangesloten organisatie en burgers.

Artikel 1 sub h: aangeklaagde

Net als de klager dient ook de aangeklaagde werkzaam te zijn of te zijn geweest in de organisatie van de aangesloten organisatie. Voor de aangeklaagde geldt dezelfde omschrijving als in het vorige lid. Ook een klacht over een ex-medewerker kan relevant zijn voor de werkgever. Opgemerkt wordt dat de behandeling van een klacht tegen een voormalig medewerker zijn beperkingen kent omdat aan een voormalig medewerker niet dezelfde verplichtingen kunnen worden opgelegd als een in dienst zijnde medewerker of omdat een ex-medewerker niet meer te traceren is.

Zie voor klachten over politieke ambtsdragers ook de toelichting bij artikel 1a.

Overige niet binnen de regeling vallende klachten

Met betrekking tot klachten over ongewenst gedrag die niet binnen deze regeling vallen, bijvoorbeeld een mondelinge klacht, een klacht van een derde of een klacht tegen een burger, geldt dat los van deze klachtenregeling het bevoegd gezag op grond van de Algemene wet bestuursrecht zorg dient te dragen voor een behoorlijke behandeling van zowel mondelinge en schriftelijke klachten.

Toelichting artikel 1a Klachten over politieke ambtsdragers

De klachtenregeling is niet van toepassing op burgemeester, wethouders,raadsleden, de commissaris van de koningin, gedeputeerden, leden van provinciale staten, dijkgraven, leden van het algemeen en dagelijks bestuur van waterschappen, noch als klager noch als aangeklaagde. De aangesloten organisatie heeft met bestuurders juridisch een andere relatie dan met medewerkers. Anderzijds kan in de (hiërarchische) relatie tussen een medewerker en een bestuurder sprake zijn van ongewenst gedrag waartegen de medewerker beschermd dient te worden. Om deze reden is in de regeling de mogelijkheid opgenomen dat het bevoegd gezag in voorkomende gevallen een beroep kan doen op de klachtencommissie voor het behandelen van een klacht over ongewenst gedrag van een bestuurder (of gekozen lid). Indien van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt geldt de procedure uit deze regeling in beginsel niet maar wordt de werkwijze zoveel mogelijk analoog toegepast. Het bevoegd gezag en de klachtencommissie dienen ad hoc een procedure af te spreken.

Toelichting artikel 2 Taak- en samenstelling commissie

De commissie fungeert als adviesorgaan van het bevoegd gezag bij klachten over ongewenst gedrag indien het bevoegd gezag zich heeft aangesloten bij de commissie en de regeling klachtencommissie lokaal heeft vastgesteld.

Voor de samenstelling van de commissie wordt gebruik gemaakt van een pool van deskundigen met ervaring in het behandelen van klachten over ongewenst gedrag en discriminatie en met kennis van de decentrale overheid. Afhankelijk van de aard van de ontvangen klacht wordt bij het samenstellen van de commissie gekeken naar specifieke deskundigheid en diversiteit (onder meer psychosociale, medische en juridische deskundigheid, man-vrouw verhouding). Er wordt op toegezien dat de betrokken commissieleden geen binding hebben met de organisatie waaruit de klacht afkomstig is.

Toelichting artikel 3 Secretaris en administratie

De klachtencommissie wordt bij de behandeling van een klacht inhoudelijk ondersteund door een extern secretaris.

Het algemeen secretariaat en de administratie rondom aansluitingen en declaratie van de kosten van een klachtenprocedure wordt gevoerd door het secretariaat van het College voor Arbeidszaken van de VNG. Aangesloten organisaties maar ook individuele medewerkers die overwegen een klacht in te dienen, kunnen voor nadere informatie rechtstreeks contact opnemen met het secretariaat van de commissie.

Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag

Postbus 30435

2500 GK Den Haag

070 373 8530

klachtencommissie.ongewenstgedrag@vng.nl

www.vng.nl/ongewenstgedrag 

Toelichting artikel 4 Het indienen van de klacht

Het bevoegd gezag is verantwoordelijk voor de afhandeling van de klacht. Het is in veel klachtenregelingen ongewenst gedrag echter gebruikelijk dat een klager een klacht niet aan het bevoegd gezag adresseert maar rechtstreeks aan de commissie. Ook in deze regeling is gekozen voor rechtstreekse toegang tot commissie. Door middel van aansluiting bij de commissie kan het bevoegd gezag de commissie machtigen klachten over ongewenst gedrag rechtstreeks te ontvangen. Dit moet dan ook expliciet in de lokale regeling staan. Mocht een klager zich met een klacht wenden tot het bevoegd gezag, dan zendt het bevoegd gezag de klacht door naar de commissie. Voor het bepalen van de termijnen geldt de ontvangstdatum van een rechtstreekse melding bij de commissie dan wel, indien de klacht is ingediend bij het bevoegd gezag, de datum waarop het bevoegd gezag de klacht heeft ontvangen. De adressering voor klachten is :

Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag

Postbus 30435

2500 GK Den Haag

klachtencommissie.ongewenstgedrag@vng.nl

Na ontvangst wordt aan de klager een ontvangstbevestiging gestuurd en aan het bevoegd gezag wordt, zonder vermelding van betrokkenen, mededeling gedaan van de ontvangst van een klacht. Bij doorzending van een klacht wordt een overeenkomstige werkwijze gevolgd. Alle correspondentie geschiedt onder aantekening van persoonlijk en vertrouwelijk.

Toelichting artikel 5 In behandeling nemen

Het is de taak van de commissie om het college te adviseren in de beoordeling en afdoening van een klacht. Daartoe behoort ook de ontvankelijkheidtoetsing. Hierbij zijn vier situaties te onderscheiden:

• 1.

  De klacht valt binnen de regeling en wordt in behandeling genomen. In het kader van de behandeling stelt de commissie het bevoegd gezag op de hoogte van het bestaan van de klacht, voor zover het hiervan nog niet op de hoogte was gesteld in het kader van het onderzoek naar de ontvankelijkheid (artikel 5, lid 1 en artikel 6, lid 2). De aangeklaagde wordt ten behoeve van de behandeling tijdig op de hoogte gesteld (artikel 7 lid 6).

• 2.

  De klacht valt niet binnen de regeling of wordt niet binnen redelijke termijn voorgelegd of valt onder de uitzonderingen van artikel 9:8 Awb. De commissie adviseert (dan wel: kan adviseren) het bevoegd gezag de klacht niet-ontvankelijk te verklaren (artikel 5, leden 2 en 5 A en B). De aangeklaagde wordt in beginsel niet op de hoogte gesteld.

• 3.

  De klacht valt binnen de regeling maar klager heeft (nog) niet de lokaal verplichte stappen ondernomen. De commissie stelt klager hiervan op de hoogte. Het bevoegd gezag wordt niet op de hoogte gesteld van de klacht, de aangeklaagde ook niet. Aan klager is de keuze om de verplichte stappen alsnog te doorlopen of af te zien van verdere actie (artikel 5, lid 2).

• 4.

  De commissie kan de klager de mogelijkheid geven om aan niet-ontvankelijkheid op basis van artikel 5 lid 5 C te ontkomen door de gegevens van de klacht aan te vullen. De termijn van behandeling begint te lopen op het moment dat de gegevens van de klacht voldoende zijn aangevuld (zie Art. 4: 15 Awb).

Verplichte stappen uit de gemeentelijke klachtenprocedure[1] (artikel 5, lid 2)

Bij lokale stappen kan gedacht worden aan overleg met of bemiddeling door de vertrouwenspersoon of de leidinggevende. De commissie zal alleen dan afzien van behandeling als een actie in de regeling van de aangesloten organisatie uitdrukkelijk verplicht is gesteld. In de meeste regelingen is dat overigens niet het geval. Wel is het beleid er doorgaans op gericht dat de medewerkers eerst contact zoeken met een vertrouwenspersoon om de zaak te overleggen en zo mogelijk op te lossen.

Indieningstermijn (artikel 5, lid 5, sub a)

Een klacht is niet ontvankelijk indien deze niet is ingediend binnen een redelijke termijn nadat het ongewenst gedrag heeft plaats gevonden. Als richtlijn kan worden aangehouden een termijn van twee jaar (in afwijking van de termijn van een jaar uit artikel 9:8 van de Awb).

De ervaring leert dat klachten over ongewenst gedrag vaak pas na enige tijd worden ingediend, nadat de klager op andere wijze naar oplossingen heeft gezocht. De commissie kan een langere indieningtermijn dan twee jaar redelijk achten, indien de aard van de klacht daartoe aanleiding geeft, bijvoorbeeld indien er sprake is van ernstige feiten.

Wel moet er rekening mee worden gehouden dat een onderzoek naar de feiten moeilijker wordt naarmate het langer geleden is dat ongewenst gedrag heeft plaats gevonden.

Andere gronden voor niet-ontvankelijkheid (artikel 5, lid 5, sub b en artikel 9:8 Awb)

In de Algemene wet bestuursrecht worden uitzonderingen op de plicht tot klachtbehandeling genoemd. Deze uitzonderingen zijn in deze regeling overgenomen. Indien er reeds een klacht over het gedrag is behandeld is het bevoegd gezag niet verplicht de klacht opnieuw in behandeling te nemen. Ook in gevallen van voor beroep vatbare besluiten en van samenloop met een opsporingsonderzoek is die plicht niet aanwezig. Beoordeeld zal moeten worden of de samenloop met de strafrechtelijke procedure onwenselijk is. Bepaald is dat de commissie kan adviseren om een dergelijke klacht niet-ontvankelijk te verklaren. Het ligt voor de hand dat in dergelijke gevallen overleg gepleegd wordt tussen de commissie en het bevoegd gezag. Voorts geldt dat het een derde (in dit geval: de commissie) op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens in beginsel niet is toegestaan om strafrechtelijke gegevens te verwerken.

Een derde uitzonderingsgrond op de verplichte klachtbehandeling betreft de situatie dat het belang van de klager dan wel het gewicht van het ongewenst gedrag kennelijk onvoldoende is.

Toelichting artikel 7 Horen

Informant (artikel 1, sub h en artikel 7, lid 1)

Het bevoegd gezag kan een informant aanwijzen om de commissie van informatie te voorzien. Hierbij kan worden gedacht aan informatie over de organisatie, de cultuur en de procedures bij ongewenst gedrag. Als informant kan bijvoorbeeld fungeren een medewerker P&O, een manager of de vertrouwenspersoon.

Hoor en wederhoor

De commissie past hoor en wederhoor toe. De commissie dient er met het oog hierop voor te zorgen dat de aangeklaagde tijdig op de hoogte is van de klacht en eventuele andere voor hem relevante stukken.

Er zullen doorgaans één of meer zittingen gehouden worden waarop betrokkenen gehoord worden. Omdat betrokkenen in beginsel buiten elkaars aanwezigheid worden gehoord (artikel 7, lid 4) kan het nodig zijn dat men tweemaal tijdens de zitting wordt gehoord om te reageren op nieuwe informatie en op de zienswijzen van andere betrokkenen. Een andere mogelijkheid is dat men reageert op gespreksverslagen. Aan de commissie wordt overgelaten op welke wijze het wederhoor wordt gerealiseerd.

Verplichting tot medewerking

Ten behoeve van het onderzoek van de commissie stelt het bevoegd gezag van de desbetreffende aangesloten organisatie zijn medewerkers in de gelegenheid te worden gehoord (artikel 6, lid 3). Op grond van het goed ambtenaarschap zijn medewerkers in beginsel verplicht om medewerking te verlenen aan een onderzoek naar een klacht. Afhankelijk van de omstandigheden van het geval kan het niet verlenen van medewerking door een medewerker als plichtsverzuim beschouwd worden.

Voor de aangeklaagde geldt dat deze niet verplicht kan worden om informatie te verstrekken die zijn positie kan schaden.

Bijstand

Indien een klager of een aangeklaagde zich laat bijstaan door een raadsman of -vrouw (advocaat, rechtsbijstandjurist) zijn de kosten daarvan voor eigen rekening. Betrokkenen kunnen ook kiezen voor een niet-professionele raadspersoon.

In sommige organisaties is het mogelijk dat de vertrouwenspersoon tevens als raadspersoon van de klager fungeert bij een zitting. Of dit mogelijk en wenselijk is hangt af van de rolopvatting/functiebeschrijving van vertrouwenspersoon die de betreffende organisatie hanteert. Het fungeren van de vertrouwenspersoon als raadspersoon ter zitting kan in conflict komen met andere aspecten van de rol van de vertrouwenspersoon zoals geheimhouding en onafhankelijkheid. Een raadsman of vrouw dan wel een vertrouwenspersoon kan slechts één van de in de procedure betrokken personen bijstaan.

Voor de bijstand van een raadsman of vrouw kan bij gemeenten een beroep gedaan worden op de voor gemeenten verplichte rechtsbijstandsverzekering. Medewerkers bij de waterschappen en de provincies kunnen hierover informatie inwinnen bij de afdeling personeelszaken, de vertrouwenspersoon of de verzekeringsmaatschappij bij wie wel door de waterschappen en provincies een rechtsbijstandsverzekering voor werknemers is gesloten.

Betrokkene doet de commissie tijdig opgave van de naam en de hoedanigheid van degene(n), die hij meeneemt naar het hoorgesprek.

Toelichting artikel 8 Omgang met persoonsgegevens 

De commissie werkt met (persoons)gegevens, waartoe ook bijzondere persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens kunnen behoren. Persoonsgegevens mogen door de commissie slechts verzameld en verwerkt worden met het doel een advies uit te brengen over de klacht. Grondslag hiervoor is de verplichting van het bevoegd gezag om klachten op zorgvuldige wijze te behandelen.

De commissie verwerkt de gegevens op een veilige wijze. In de praktijk betekent dit dat de secretaris van de commissie de gegevens op zodanige wijze opslaat en communiceert dat er geen risico is op onbevoegde kennisname.

Toelichting artikel 9 Advies van de commissie

Het bevoegd gezag dient de klacht binnen 10 weken af te doen. Daarbinnen geldt de termijn van 8 weken voor het advies van de commissie aan het bevoegd gezag. Dat is alleen anders als de commissie op grond van artikel 5, tweede of derde lid, besluit een klacht niet in behandeling te nemen (lid 2) dan wel niet ontvankelijk te verklaren (lid 3). In dat geval meldt de commissie dat binnen twee weken aan het bevoegd gezag (zie art 5, lid 4).

Er zijn twee soorten advies mogelijk: het advies over de gegrondheid van de klacht (artikel 9, lid 1) en het advies om de klacht niet ontvankelijk te verklaren (artikel 5, lid 3).

De commissie is niet verplicht het afschrift van een advies tot niet ontvankelijkverklaring aan de aangeklaagde te zenden. Dit wordt niet nodig geacht omdat het niet tot klachtbehandeling komt.

Toelichting artikel 10 Afdoening van de klacht

Termijnen

De wettelijke termijnen gelden, hetgeen wil zeggen dat de klacht binnen 10 weken wordt afgedaan, met de mogelijkheid van verdaging voor ten hoogste 4 weken. Er kan bijvoorbeeld verdaagd worden indien de klachtencommissie niet binnen 8 weken advies uitbrengt. In uitzonderlijke gevallen kan de commissie klager verzoeken schriftelijk in te stemmen met een verder uitstel van de termijn.

Bezwaar en beroep

De conclusie van het bevoegd gezag in het kader van een klachtenprocedure, de afdoeningsbrief, is niet vatbaar voor bezwaar en beroep. Als de conclusies van de klachtenprocedure aanleiding geven tot het nemen van een ander besluit, bijvoorbeeld een rechtspositionele maatregel, staat daar voor de belanghebbende de normale rechtsgang tegen open.

Een klager kan zich in tweede instantie wenden tot een externe klachtinstantie met een klacht over het bestuursorgaan. Het bevoegd gezag dient klager in de afdoeningsbrief op deze externe klachtenprocedure (zoals de (nationale Ombudsman) te wijzen.

Niet-ontvankelijkheid

Indien het bevoegd gezag concludeert dat een klacht niet ontvankelijk is in de zin van deze regeling dient de klacht op andere wijze te worden behandeld. Op grond van de Awb is een bestuursorgaan verplicht om een klacht behoorlijk te behandelen.

Openbaarheid

Informatie van een bestuursorgaan is in beginsel openbaar. Verstrekking van informatie blijft achterwege indien het persoonsgegevens betreft. Dit laatste geldt bijvoorbeeld voor schriftelijke stukken omtrent een klacht, zoals een verslag van het horen, het advies en de afdoeningsbrief. Verstrekking van deze documenten is mogelijk indien deze geanonimiseerd zijn, dat wil zeggen geen gegevens bevatten die tot personen herleidbaar zijn, of wanneer degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben daarvoor toestemming geven.

Toelichting artikel 11 Klacht over het functioneren van de commissie

De commissie voorziet door dit artikel in een klachtregeling betreffende haar eigen functioneren. Deze beoordeling geschiedt door leden van de commissie die niet deelgenomen hebben aan de werkzaamheden van de commissie waartegen de klacht zich richt. In deze fase vindt geen nieuwe inhoudelijke beoordeling van de primaire melding plaats.

Afhankelijk van de conclusies over de klacht met betrekking tot de procedure kan in tweede instantie wel een nieuwe inhoudelijke beoordeling van de oorspronkelijke klacht plaatsvinden.

[1]In dit geval het Protocol ongewenste omgangsvormen c.q. ongewenst gedrag van de VRR