Reglement Adviescommissie Klachtbehandeling

1. BEGRIPSBEPALINGEN

In deze regeling wordt verstaan onder:

• 1.1

  Adviescommissie De door de gemeenteraad ingestelde adviescommissie ten behoeve van de behandeling van klachten over gedragingen van voorzitter en leden en medewerkers van de gemeenteraad

• 1.2

  Klager Burgers en organisaties die klachten kunnen indienen over:

  • -

    zorgvuldigheid in de procesgang,

  • -

    zorgvuldigheid m.b.t. de aanwezigheid van voorzieningen op het vlak van de organisatie

  • -

    zorgvuldigheid in houding, uitingen en gedrag door organen en personen.

• 1.3

  Aangeklaagde Aangeklaagd kunnen worden de gemeenteraad (als orgaan), de voorzitter, raadsleden, commissievoorzitters, commissieleden/niet-raadsleden en medewerkers van de griffie.

• 1.4

  Klacht Elk bij de gemeenteraad ingediend bezwaar tegen een gedraging van de onder 1.3 genoemden.

• 1.5

  Begeleider/vertrouwenspersoon Degene die vanuit het vertrouwen van de klager dan wel de aangeklaagde bijstand verleent bij de behandeling van een klacht.

2. Doelstelling en Uitgangspunten

• 2.1

  Doelstelling Deze regeling heeft ten doel: het bieden van een procedure voor behandeling van klachten

• 2.2

  Uitgangspunten bij deze regeling zijn:

  • a.

    het op verantwoorde wijze uitvoering geven aan de behandeling van klachten overeenkomstig de Algemene Wet Bestuursrecht

  • b.

    zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid bij afhandeling van klachten.

  • c.

    afwikkeling van de klachtprocedure binnen 10 werkweken na ontvangst van de klacht

  • d.

    een onafhankelijke klachtenbehandeling ondermeer tot uitdrukking komend in de samenstelling van de adviescommissie.

2A. SAMENSTELLING ADVIESCOMMISSIE KLACHTBEHANDELING

• 1.

  De commissie bestaat uit drie externe leden, door de raad benoemd voor een periode van vier jaar, waaronder de voorzitter.

• 2.

  De raad benoemt tevens twee plaatsvervangende leden voor dezelfde periode.

• 3.

  De vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie is conform de vergoedingen voor commissieleden zoals vastgelegd in de Verordening voorzieningen fracties, raad- en commissieleden 2006

3. Bemiddeling

• 3.1

  Bij de toepassing van deze regeling ervan uitgegaan dat eerst getracht wordt klachten op te lossen in overleg met klager en aangeklaagde. De voorzitter van de adviescommissie (met evt. bijstand van leden van de adviescommissie) neemt hiertoe het initiatief.

• 3.2

  Gedurende de periode van bemiddeling worden de klachttermijnen zoals aangegeven in artikel 4.1.4, art. 4.4.1 en art. 4.5.2 opgeschort.

• 3.3

  Bij het bereiken van een aanvaardbare oplossing van een klacht wordt de klacht geacht te zijn ingetrokken. Dit wordt schriftelijk medegedeeld aan betrokken partijen.

4. De klachtenprocedure

• 4.1

  Het indienen van een klacht

  • 4.1.1

    Een klacht dient door of namens de klager schriftelijk bij de voorzitter van de gemeenteraad te worden ingediend, naam en adres van klager te bevatten en door betrokkene te worden ondertekend.

  • 4.1.2

    Een klacht wordt gericht aan: de voorzitter van de gemeenteraad: de burgemeester p/a secretariaat adviescommissie ‘klachtbehandeling gemeenteraad’: de griffier Postbus 78, 2600 ME Delft.

  • 4.1.3

    In overleg met de voorzitter van de adviescommissie gaat de ambtelijk secretaris na of:

    • a.

      de klager bevoegd is een klacht in te dienen;

    • b.

      een gelijke klacht over hetzelfde incident reeds in behandeling is genomen dan wel eerder in behandeling is geweest, terwijl zich geen nieuwe feiten hebben voorgedaan waardoor hernieuwde behandeling niet zinvol is.

    • c.

      de behandeling van een klacht bij een andere instantie thuishoort.Indien één van de in dit lid genoemde omstandigheden zich voordoet is de voorzitter van de adviescommissie bevoegd, na schriftelijke raadpleging van de adviescommissie de klacht niet of niet verder in behandeling te nemen. Van het niet verder behandelen van een klacht wordt schriftelijk melding gedaan aan klager, en aangeklaagde.

  • 4.1.4

    Ontvangstbevestiging De ambtelijk secretaris van de adviescommissie:

    • a.

      bevestigt binnen een week aan klager de ontvangst van de klacht;

    • b.

      zendt aan de aangeklaagde terstond een afschrift van de klacht

    • c.

      roept in overleg met de voorzitter de adviescommissie bijeen, behoudens het gestelde in art. 4.1.3;

    • d.

      roept partijen op voor de hoorzitting; hierbij worden partijen gewezen op hun recht zich te laten begeleiden en zich te laten vertegenwoordigen

  • 4.1.5

    Klachten kunnen tot maximaal 6 maanden na de datum waarop het incident heeft plaatsgevonden, worden ingediend. De commissie neemt geen klachten in behandeling over incidenten die langer dan zes maanden voor indiening van de klacht hebben plaatgevonden.

• 4.2

  Hoorzitting

  • 4.2.1

    Vervallen

  • 4.2.2

    Horen van partijen De adviescommissie hoort de klager en degene over wie geklaagd wordt. De commissie kan overwegen om partijen in elkaars bijzijn te horen. Indien klager of aangeklaagde daar bezwaar tegen heeft vindt het horen alsnog afzonderlijk van elkaar plaats.

  • 4.2.3

    Vertrouwenspersoon De klager en de degene over wie geklaagd wordt, kunnen zich tijdens het horen doen bijstaan door een vertrouwenspersoon.

  • 4.2.4

    Inlichtingen De adviescommissie kan deskundigen raadplegen, overlegging verzoeken van ter zake dienende bescheiden en daarvoor in aanmerking komende derden oproepen voor het verkrijgen van nadere inlichtingen. Vertrouwelijkheid en verslaglegging De hoorzitting heeft een besloten karakter. Van de hoorzitting wordt een schriftelijk verslag gemaakt

• 4.3

  Oordeel

  • 4.3.1

    De klachtbehandeling houdt ondermeer in, dat de adviescommissie -op grond van het feitencomplex, de haar toegezonden rapportage(s) en de ter zake afgelegde verklaringen onderzoekt of naar haar oordeel is gehandeld in strijd met:

    • a.

      de wettelijke voorschriften;

    • b.

      de vastgestelde gedragsregels;

    • c.

      normen van zorgvuldigheid, redelijkheid en billijkheid.

  • 4.3.2

    De adviescommissie kan:

    • a.

      een klacht niet in behandeling nemen

    • b.

      een klacht gegrond achten

    • c.

      een klacht deels gegrond achten

    • d.

      een klacht ongegrond achten

• 4.4

  Adviestermijn

  • 4.4.1

    De adviescommissie brengt haar oordeel over de gegrondheid van de klacht uiterlijk binnen vier weken na indiening van de klacht schriftelijk met redenen omkleed ter kennis van de gemeenteraad, de klager en de aangeklaagde.

  • 4.4.2

    De adviescommissie adviseert aan de gemeenteraad hoe op de klacht te reageren: was gedraging onbehoorlijk of niet, en – als dat het geval is - op welke wijze zijn hier evt. consequenties voor de beklaagde aan te verbinden

• 5

  Beslissingstermijn

  • 4.5.1

    De gemeenteraad beslist over de gegrondheid van de klacht, en eventueel te nemen maatregelen. Indien de aangeklaagde een raadslid is onthoudt dit raadslid zich van stemming.

  • 4.5.2

    De gemeenteraad bericht binnen vier weken na de ontvangst van het oordeel van de adviescommissie aan klager en beklaagde of en welke maatregelen worden genomen.

5. SLOTBEPALINGEN

• 5.1

  Overige instanties

  De klager behoudt in alle gevallen de mogelijkheid zich te wenden tot een andere instantie die de klacht in behandeling kan nemen, zoals bij de Nationale Ombudsman, de burgerlijke of strafrechter. Als de klager hiertoe besluit, dient deze dit onverwijld aan de adviescommissie mee te delen. De adviescommissie behandelt geen klachten die reeds eerder door voornoemde instanties zijn beoordeeld dan wel aldaar in behandeling zijn genomen.

• 5.2

  Kosten

  De adviescommissie brengt aan de klager geen kosten in rekening voor de behandeling van klachten. Eventuele kosten voor bijstand van de klager komen voor diens rekening.

• 5.3

  Schadeclaims

  De adviescommissie neemt geen schadeclaims in behandeling en doet geen uitspraak over de aansprakelijkheid.

• 5.4

  Bekendmaking

  Dit reglement wordt openbaar gemaakt.

• 5.5

  Jaaroverzicht

  De adviescommissie brengt jaarlijks een geanonimiseerd overzicht uit van haar werkzaamheden aan de gemeenteraad. De hoofdlijnen van dit verslag worden tevens opgenomen in het burgerjaarverslag.

• 5.6

  Evaluatie en wijziging

  De adviescommissie evalueert tweejaarlijks het reglement en adviseert de gemeenteraad over wijziging van het reglement

• 5.7

  Vaststelling

  Vaststelling geschiedt door de gemeenteraad.