Organisatie | Coevorden |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling van de gemeente Coevorden |
Citeertitel | Budgethoudersregeling van de gemeente Coevorden |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | algemeen bestuur en organisatie |
Deze regeling vervangt de budgethoudersregeling zoals die per 1 januari 2001 in werking was getreden.
Financiele verordening gemeente Coevorden, art. 8
1.Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
06-05-2010 | 22-01-2014 | nieuwe regeling | 20-04-2010 CoevordenHuisAanHuis | Collegebesluit 20-04-2010 |
Onder budget wordt verstaan de middelen die via de programmabegroting en productenraming zijn toegekend voor het realiseren van een samenhangend geheel van doelstellingen, resultaten en prestaties. Het betreffen zowel middelen voor de exploitatie als voor investeringen (kredieten). Ook de voorzieningen voor vastgestelde en actuele beheerprogramma’s worden als budget aangemerkt. Voorzover aan voorzieningen geen beheerprogramma ten grondslag ligt, geldt het door het college vastgestelde jaarplan als budget
Programmabegroting en productenraming
De programmabegroting is het beleidsdocument van de raad. De productenraming is gericht op het beheer en de uitvoering van het beleid door het college van burgemeester en wethouders.
Een product is de eenheid binnen de productenraming met een eenduidige doelstelling, resultaten en prestaties. Een product kan bestaan uit meerdere budgetten.
Een opdracht, buiten de normale bedrijfsvoering om, met een tijdplanning en een concrete doelstelling wordt aangeduid als een project. Een project verlangt in de meeste gevallen een afdelingsoverstijgende aanpak en wordt aangestuurd door een projectleider.
Budgetbeheerder is de verzamelnaam van alle functionarissen die over budgetten mogen beschikken. Dus zowel de budgethouder als de deelbudgethouder.
PAV-er (prestatie akkoord verklaarder)
Een PAV-er is een functionaris die facturen accordeert en goedkeurt op basis van de te leveren prestaties / geleverde prestaties.
Artikel 2 Vaststelling (jaar)budget
Door vaststelling van de programmabegroting door de gemeenteraad wordt het college geautoriseerd te beschikken over de budgetten op programmaniveau. Door vaststelling van de productenraming door het college worden de budgetten aan de budgethouder toegekend. Budgetten kunnen daarnaast middels specifiek raadsbesluit (begrotingswijziging) worden toegekend.
Als PAV-ers kunnen medewerkers van de gemeente worden aangewezen. Externe medewerkers kunnen eveneens als PAV-er worden aangewezen door de (deel)budgethouder.
De budgethouders zijn verantwoordelijk voor de ontwikkeling van prestatiegegevens, zoals normen, kengetallen etc. en verschaffen hieromtrent de nodige informatie.
De functie van budgetbeheerder/PAV-er is onverenigbaar met de functie van (concern)controller, kassier en de registrerende functie.
In die gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het College van Burgemeester en Wethouders.
Toelichting op de ‘Budgethoudersregeling van de gemeente Coevorden”.
Om begripsverwarring te voorkomen zijn een aantal begrippen nader uitgewerkt.
Door vaststelling van de begroting door de raad worden de budgetten aan de diverse budgethouders toegekend. Gedurende het jaar kunnen er ook budgetten worden toegekend middels begrotingswijzigingen.
In de artikelen 4 en 5 zijn omschrijvingen opgenomen van de hiërarchie in budgetbeheer. De gemeentesecretaris, de afdelingshoofden worden rechtstreeks door het college aangewezen als budgethouders. Deze aanwijzing geschied door middel van een besluit. Tevens is het mogelijk om projectleiders als budgethouders aan te wijzen. De budgethouders hebben de bevoegdheid deelbudgethouders aan te wijzen. Naast het budgetbeheer zijn er PAV-ers. PAV-ers worden aangewezen door (deel)budgethouders. Zij zetten hun paraaf op de factuur voor de te leveren prestaties of geleverde prestaties. De (deel)bugdethouders blijven verantwoordelijk voor het budget. Op deze manier wordt de verantwoordelijkheid op het gewenste niveau in de organisatie . De aanwijzigingen van deelbudgethouders en PAV-ers dienen vastgelegd te worden in een besluit.
Mandaten moeten op basis van de Awb. (artikel 10:5 lid 2) schriftelijk worden verleend. In die zin dienen ook de doormandateringen schriftelijk te worden vastgelegd. Formeel is e.e.a. dan goed geregeld.
In dit artikel is vastgelegd dat het budgetbeheer de normale hiërarchische lijnen niet doorbreekt. Daarnaast is de vervanging geregeld. Hierbij is gekozen voor een vervanging via de normale organisatie structuur.
Kern van de regeling ligt in dit artikel. Namelijk de bevoegdheid om verplichtingen aan te gaan. Het totaal van de aangegane verplichtingen mag het toegekende budget niet overschrijden en de verplichting moet verband houden met het bij het budget behorende taakstelling. Op deze manier wordt voorkomen dat wordt verschreven (boeken op posten waar nog ruimte is). Bij het aangaan van verplichtingen dienen de vastgestelde regels op het gebied van aanbesteding en inkoop in acht te worden genomen. Daarnaast dienen de in het mandaatbesluit opgenomen drempelbedragen in acht te worden genomen.
Het is niet toegestaan budgetten aan te wenden zoor zgn. nieuw beleid. De afweging daarvan dient integraal plaats te vinden bij de perspectiefnota. Dit vloeit voort uit het feit dat alleen verplichtingen aangegaan mogen worden die verband houden met de bij het budget behorende taakstelling (lid 3) Ook is het niet toegestaan verplichtingen aan te gaan die op termijn tot hogere lasten zullen leiden.
Niet alle budgetten staan ter beschikking van de budgetbeheerders.
Een dynamisch budgetbeheer wordt mogelijk gemaakt door de bevoegdheid om binnen bepaalde kaders te schuiven met budgetten. Binnen bepaalde kaders omdat de gemeenteraad autoriseert op programmaniveau. Binnen dit kader heeft het college de mogelijkheid om met budgetten te schuiven. Het schuiven met budgetten wordt via deze regeling neergelegd bij budgethouder (over de producten, maar binnen een programma) en deelbudgethouders (over de budgetten, maar binnen de producten). Verschuiven tussen de programma’s kan alleen na raadsbesluit. Dit kan via de tussenrapportages of door middel van aparte raadsvoorstellen en besluiten.
Een stuk dynamiek kan ook bewerkstelligd worden door het college via de financiële verordening de bevoegdheid te geven te beschikken over de post(en) voor onvoorzien.
Budgetbeheerders hebben belang bij een zo actueel mogelijke stand van de hun toegekende budgetten. Het is daarom van belang dat wijzigingen als gevolg van een actief / dynamisch beheer in de administratie worden vastgelegd. Dit gaat via een administratieve wijziging.
Alleen de deelbudgethouder en de budgethouder mogen aangeven of er beschikt mag worden over een budget. Door het plaatsen van een paraaf maken zij zichtbaar dat er beschikt mag worden over het budget. De PAV-er zet een paraaf als vast staat dat de prestatie conform opdracht is geleverd. De PAV-er heeft de verplichting dit na te gaan. Facturen moeten dus voorzien zijn van twee parafen. Door middel van deze parafen wordt aangegeven:
Deelbudgethouders en budgethouders hebben een actieve informatieplicht naar het naast hogere niveau en naar het team Planning & Kwaliteit. Bij gesignaleerde afwijkingen hebben zij de verplichting dit te melden. Deze gesignaleerde afwijkingen kunnen middelen betreffen maar ook afwijkingen op het beleidsmatige vlak. Om aan hun verplichtingen te kunnen voldoen hebben budgetbeheerders de beschikking over raadpleegmogelijkheden.
‘Planning en control is een instrument van afdelingen en management om te helpen de dagelijkse realiteit te plaatsen binnen de visie op de langere termijn en de afwegingen hierin te funderen’ aldus verwoordt in ‘Coevorden Werkt Samen’. Om hier handen en voeten aan te geven wordt de budgethouders opgedragen prestatiegegevens te ontwikkelen. Concreet en meetbaar (SMART) geformuleerde resultaten zullen de sturing en bewaking bevorderen.
Lid 2 is opgenomen om in het kader van de administratieve organisatie een adequate functiescheiding te waarborgen.