| Organisatie | Smallingerland |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Smallingerland 2017 |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Smallingerland 2017 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 14-07-2017 | Nieuwe regeling | 02-05-2017 Breeduit, 13 juli 2017 | 02-05-2017, nr. 1908853 |
De gemeente wil een zodanig inkoop- en aanbestedingsbeleid voeren dat specifiek en gericht een impuls kan worden gegeven aan duurzaamheid, innovatie, social return en de inzet van lokale leveranciers en aannemers. Er moet daarbij aandacht zijn voor de doelmatigheid en de rechtmatigheid van inkoop en aanbesteding dient daarbij te worden geborgd.
In samenhang met de invoering van de "Aanbestedingswet 2012" vormde dit de aanleiding voor een actualisering van het beleid en de herziening van de Algemene Inkoopvoorwaarden van de Gemeente.
Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is voor het eerst vastgesteld door het college bij besluit van 24 september 2013. Als gevolg van de wijziging van de Aanbestedingswet in 2016 is het Inkoop- en aanbestedingsbeleid gewijzigd vastgesteld op 2 mei 2017.
In het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het Inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de gemeente plaatsvindt. Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, is de gemeente continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de Inkoopprocessen.
De gemeente gaat bij het inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:
In dit Inkoop-en aanbestedingsbeleid wordt gebruikgemaakt van de begripsbepalingen zoals gedefinieerd in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Daarnaast wordt verstaan onder:
AanbestedenEen vorm van inkopen, waarbij de inkopende partij aan meerdere partijen mogelijkheid biedt om op geformaliseerde wijze een vergelijkbare aanbieding in te dienen.
ContractantDe in de Overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.
ConcessieEen concessieopdracht als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet
DienstenOverheidsopdracht voor diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
GemeenteDe Gemeente Smallingerland te Drachten.
InkoopHet omvat (rechts)handelingen van de Gemeente, bestaande in het procesmatig inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht dient te worden, het selecteren en contracteren van de meest geschikte Ondernemer, het daadwerkelijk bestellen van Werken, Leveringen en/of Diensten en het bewaken van hetgeen ingekocht dient te worden inclusief de nazorg.
InkoopprocesHet proces in de periode tussen de start van het proces van Aanbesteden en het aanbod van een Ondernemer, gericht op en resulterend in een overheidsopdracht of raamovereenkomst of in een op basis van een raamovereenkomst geplaatste (deel)opdracht.
LeveringenLeveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
OfferteEen aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
OndernemerEen juridische entiteit die is aan te merken als "aannemer", "leverancier" of "dienstverlener" zoals bedoeld in artikel1.1 Aanbestedingswet.
WerkenOverheidsopdracht voor werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
2. Doelstelling Inkoop en Aanbesteden
De gemeente wil met dit Inkoop-en aanbestedingsbeleid de volgende doelstelling realiseren:
Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.
De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor bedrijven tot gemeentelijke opdrachten.
Om deze doelstelling te realiseren zijn juridische, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop-en aanbestedingsbeleid.
Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
In het kader van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt onder inkopen ook het aangaan van een concessieopdracht begrepen.
Bij inkopen worden de Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en DienstenGemeente Smallingerland toegepast (vastgesteld 24 september 2013). In afwijking hiervan heeft het college ingestemd met het toepassen van Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) bij alle inkopen en aanbestedingen op het gebied van IT (besluit 9 juni 2017).
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop-en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
De Aanbestedingswet 2012 implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG ("Rechtsbeschermings-richtlijn"). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en - beperkt - onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
De uitzonderingen die in de Aanbestedingswet zijn opgenomen voor de Europese aanbesteding van overheidsopdrachten, zijn ook van toepassing op de nationale en onderhandse aanbestedingen.
Op 17 april 2014 zijn de oude richtlijnen vervangen door:
Daarnaast is een nieuwe richtlijn vastgesteld:
-Richtlijn: gunnen van concessieopdrachten (2014/23/EU).
De nieuwe aanbestedingsrichtlijnen hebben tot doel de doeltreffendheid en efficiëntie van overheidsaanbestedingen te vergroten. Daarnaast stellen de richtlijnen aanbesteders in staat om overheidsopdrachten beter te gebruiken om strategische, maatschappelijke doelen te bereiken (onder meer milieu, innovatie, werkgelegenheid, maatschappelijke integratie). De basisprincipes van de richtlijnen zijn niet gewijzigd, maar de regels zijn flexibeler ingevuld.
Nederland heeft de richtlijnen geïmplementeerd in de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 die op 1 juli 2016 in werking is getreden.
Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. Hiervoor zijn de belangrijkste Richtlijnen aangehaald.
Het wettelijke kader voor overeenkomsten.
Het wettelijke kader voor gemeenten.
Mandaatregeling van de Gemeente
De regeling waarin is vastgelegd welke ambtenaren rechtsgeldig rechtsgevolgen in het leven kunnen roepen namens de Gemeente
De Gemeente hanteert uniforme documenten tenzij een concreet geval dit niet toelaat Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.
De Gemeente benut bij betreffende inkopen de volgende documenten :
3.3 Algemene beginselen bij Inkoop
a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De gemeente neemt bij inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden zoals bedoeld en opgenomen in de Gids Proportionaliteit
b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De Gemeente neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en het vertrouwensbeginsel.
3.4 Grensoverschrijdend belang
Voor opdrachten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende "Mandaatregeling" van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Afwijkingen van dit Inkoop-en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een besluit van het college van burgemeester en wethouders en voor zover een en ander op basis van de geldende regelgeving mogelijk is.
Het indienen en afhandelen van klachten dient plaats te vinden overeenkomstig de Klachtenregeling aanbestedingen gemeente Smallingerland 2015. De Klachtenregeling staat integraal op https://www.smallingerland.nl/klacht-aanbesteding-indienen.
4.1 Sociaal / maatschappelijk verantwoord inkopen
a.Bestuurlijke en ambtelijke integriteit
De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde codes en richtlijnen voor Integriteit van de gemeente. Zij handelen zakelijk en objectief waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.
b. De gemeente contracteert integere Ondernemers
Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk bijvoorbeeld door de toepassing van "uitsluitingsgronden" en/ of het hanteren van de Gedragsverklaring Aanbesteden. Hierbij wordt aansluiting gevonden bij hetgeen daaromtrent is bepaald in de Aanbestedingswet onder artikel 2.86 en volgende.
c.Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
Bij inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht ( o.m. "Cradle to cradle" - principe en CO2-reductie) indien dat bij de opdracht mogelijk en financieel en technisch verantwoord is.
4.3Sociaalmaatschappelijke verantwoordelijkheid
Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return.
Social - return is onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen en richt zich met name op de positie van mensen met een (grote) afstand tot de arbeidsmarkt.
Onder social-return wordt verstaan het opnemen van voorwaarden, eisen en wensen in inkoop- en aanbestedingstrajecten, zodat de opdrachtnemer een bijdrage levert aan het gemeentelijke beleid ten aanzien van het bieden van werkgelegenheid aan mensen met aan afstand tot de arbeidsmarkt.
Voor de invulling van het beleid met betrekking tot sociale return is de "Social return paragraaf" vastgesteld. In het kort houdt de paragraaf het volgende in.
Door zich in te schrijven op een aanbesteding verplicht de inschrijver zich om bij gunning, minimaal 2% van de totale opdrachtwaarde excl. BTW met een maximum van € 300.000,-- aan te wenden in het kader van Sociale Return. De verplichting geldt voor opdrachten bij:
Leveringen zijn niet standaard opgenomen. De aanbestedende dienst kan Social Return bij leveringen opnemen als uit marktonderzoek blijkt dat dit mogelijk is.
Eventueel kan bij opdrachten voor werken en diensten een aanvullend percentage worden opgevoerd als subgunningscriterium
De regeling staat integraal op https://www.smallingerland.nl/SROI.
De gemeente staat open voor - daar waar mogelijk - innovatiegericht inkopen (en aanbesteden). Bij innovatie-gericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand product.
4.6Gunning op basis van de economisch meest voordelige inschrijving.
Uitgangspunt is, dat de gemeente gunt op grond van de naar haar oordeel economisch meest voordelige inschrijving vastgesteld op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Dit overeenkomstig artikel 2.114 Aw.
Als in afwijking van dit uitgangspunt wordt gegund op basis van laagste kosten (artikel 2.114, lid 2 onderdeel b Aw) of laagste prijs (artikel 2.114, lid 2 onderdeel c Aw) wordt dit gemotiveerd in de aanbestedingsstukken.
a.Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product-en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door - indien mogelijk - een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het "product" en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: Kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
a.De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk
De Gemeente streeft - met inachtneming van de geldende aanbestedingsrechtelijke wet- en regelgeving - naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
b.De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve leveranciers.
a.De Gemeente heeft oog voor de lokale economie zonder dat dit tot discriminatie van Ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudige Inkoop en/of een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure volgens de aanbestedingsregels is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente wil niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen.
Voor Leveringen en Diensten tot € 50.000,-- en Werken tot € 150.000,-- worden zoveel mogelijk lokale leveranciers benaderd. Voor Leveringen en Diensten van € 50.000,-- tot de Europese drempelwaarde en Werken tot een waarde van € 1.500.000 worden zoveel mogelijk regionale leveranciers benaderd. Daarbij wordt verstaan dat lokale leveranciers gevestigd zijn in Smallingerland en aangrenzende gemeenten en regionale leveranciers gevestigd zijn in de drie Noordelijke provincies.
b.De Gemeente heeft oog voor het midden-en kleinbedrijf (MKB)
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar inkopen de mogelijkheden voor het midden-en kleinbedrijf in het oog. Dit zal de Gemeente doen door waar mogelijk gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie-en gunningscriteria.
5.4Bepalen van de inkoopprocedure
Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert de Gemeente de volgende methode: De Gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit - bij onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de potentiële inschrijvers opereren.
Voor concessieopdrachten wordt aangesloten bij de bedragen, die voor werken worden gehanteerd.
Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag
De Gemeente vraagt aan één ondernemer een offerte
Meervoudig onderhandse offerteaanvraag
De Gemeente vraagt ten minste drie ondernemers en ten hoogste vijf ondernemerseen offerte.
Onder de Europese drempelbedragen zal de Gemeente "Nationaal" aanbesteden waarbij zij de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht en dit Inkoop-en aanbestedingsbeleid in acht zal nemen. De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. ( Zie onder 6)
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, behoudens uitzonderingen die gelden volgens de Aanbestedingswet.
In bepaalde situaties kan een afwijkende procedure worden toegepast.
Een afwijkende procedure kan uitsluitend worden toegepast na expliciete toestemming van het College van Burgemeester en Wethouders en indien en voor zover de geldende wet- en regelgeving het maken van een uitzondering op het beleid toelaat.
Bijzondere situaties waarbij een afwijkende procedure toepasbaar is kunnen onder meer zijn: de concurrentiegerichte dialoog, de onderhandelingsprocedure of het uitschrijven van een prijsvraag.
De Gemeente kan aan een andere aanbestedende dienst of een samenwerkingsverband van aanbestedende diensten - op basis van een uitsluitend recht - overheidsopdrachten gunnen. Hierbij wordt aansluiting gezocht bij artikel 2.24 van de Aanbestedingswet.
Inbesteden en quasi-inbesteden
Van inbesteden is sprake als de Gemeente een opdracht verstrekt aan een afdeling die deel uitmaakt van de eigen organisatie.
Van quasi-inbesteden is sprake als de Gemeente een opdracht verstrekt aan een afgescheiden rechtspersoon waarbij aan twee cumulatieve voorwaarden wordt voldaan:
Deze opdrachtverstrekkingen vallen buiten het bereik van de aanbestedingsregelgeving.
De aankondigingen en gunningen vinden plaats via het elektronische systeem voor aanbestedingen te weten http://www.tenderned.nl en via de gemeentelijke internetsite http://www.smallingerland.nl
Een publicatie van Europese aanbestedingstrajecten wordt evenals de publicatie van de gunning eveneens geplaatst op http://tenderned.nl en op de gemeentelijke internetsite http://www.smallingerland.nl
7. Organisatorische uitgangspunten
De Inkoop is in Smallingerland decentraal georganiseerd. Dat wil zeggen dat elke afdeling verantwoordelijk is voor de organisatie van de eigen Inkopen en aanbestedingen.
De Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat op basis van het "Mandaatbesluit". Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Gewijzigd vastgesteld door burgemeester en wethouders van Smallingerlandop 2 mei 2017.
Jelmer Mulder Tjeerd van Bekkum
Klachtenregeling (paragraaf 3.7) vastgesteld bij besluit van 19 oktober 2015
Social-return paragraaf (paragraaf 4.3) vastgesteld bij besluit van 5 juli 2016