Beleidsregels voor de aanvraag en bijhouding van briefadressen

De Basisregistratie Personen (kortweg BRP genoemd) is dé basisregistratie voor persoonsgegevens voor alle instanties met een publiekrechtelijke taak en is van essentieel belang voor het functioneren van de overheid.

Afnemers en gebruikers van de BRP-gegevens zijn voor hun bedrijfsvoering in belangrijke mate afhankelijk van de persoonsgebonden adresgegevens in de BRP. Het is van groot belang dat de adresgegevens in de BRP actueel en van hoge kwaliteit zijn en om die redenen zoveel mogelijk overeenkomen met het verblijf- of woonadres van betrokkene.

De Wet BRP bevat regels over het registreren van adresgegevens van personen in de BRP. Er zijn echter bepalingen in de huidige wetgeving die aanvullende regels en uitvoeringsbeleid nodig hebben om de kwaliteit van de gegevens in de BRP te verbeteren. Bij de invoering van de Wet BRP op 6 januari 2014 heeft de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties hierover twee circulaires gepubliceerd: “Correcte registratie op een briefadres in de BRP” en “Registratie briefadres om veiligheidsredenen”. Aanbevelingen daaruit zijn meegenomen in deze regeling.

De afgelopen jaren is een landelijke trend waarneembaar dat burgers steeds vaker het verzoek doen om zich in de BRP te laten inschrijven op een briefadres. Voor veel overheidstaken is het juist belangrijk om te weten op welk adres de burgers feitelijk/fysiek wonen, bijvoorbeeld bij het toekennen van toeslagen en uitkeringen, het innen van gemeentelijke belastingen of als er zich een calamiteit voordoet.

Bovendien is er sprake van misbruik van briefadressen en handel in briefadressen (personen die hun adres tegen betaling aan derden aanbieden om dit als briefadres te gebruiken). Dit leidt soms tot onterechte inschrijving op een briefadres. Dit biedt de gelegenheid voor fraude met toeslagen en uitkeringen of het omzeilen van (onder)huurregels of betalingsverplichtingen.

Indien er in deze regeling teams of clusters genoemd worden dan is het bepaalde ook van toepassing op de rechtsopvolgers van het team en/of cluster.

Artikelsgewijze toelichting (indien tekst niet voor zich spreekt)

Artikel 1: Begrippen

briefadres: Een briefadres is het adres waar de burger niet woont maar wel bereikbaar is voor de overheid. De toestemminggever voor het briefadres (briefadresgever) verplicht zich tot het afhandelen van de overheidspost van de briefadresnemer.

Artikel 2: Redenen briefadres

Een briefadres kan, in afwijking van een woonadres, worden gekozen binnen elke gemeente in Nederland. De burger is niet verplicht om een briefadres te kiezen in de gemeente waar hij/zij voor het laatst met een woonadres stond ingeschreven. De aangifte wordt altijd gedaan in de gemeente waar het briefadres zich bevindt. Het moet een bestaand adres zijn dat geregistreerd staat in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (kortweg BAG genoemd).

Wanneer de aanleiding tot aangifte van een briefadres niet voldoet aan de in dit artikel genoemde redenen, zal het verzoek afzonderlijk worden beoordeeld.

a. Dakloosheid

Personen die niet beschikken over een woonadres zijn verplicht op een ander adres een briefadres te kiezen. Zij kunnen, in het geval zij dak- en/of thuisloos zijn, terecht bij Centraal Onthaal in de gemeente Breda.

b. Korte overbrugging tussen twee woonadressen

Een voorbeeld is als een persoon een nieuwe woning heeft gekocht en de oude woning heeft verkocht. De nieuwe woning moet echter nog opgeleverd worden terwijl de oude woning al overgedragen is aan de nieuwe eigenaar. In dit geval moet er een bewijs worden overgelegd van aankoop nieuwe woning. Om het tijdelijke karakter te benadrukken wordt een briefadres in deze situatie voor maximaal drie maanden toegekend met de mogelijkheid tot éénmalige verlenging met nog drie maanden. De aangever moet hiervoor na afloop van de eerste termijn opnieuw een verzoek indienen.

c. Uitoefening van een ambulant beroep

Burgers met een ambulant beroep zoals binnenvaartschippers die (met hun gezin) aan boord van een schip wonen en kermismedewerkers die (met hun gezin) met de kermisattractie meereizen komen in aanmerking voor een briefadres, mits zij geen woonadres hebben. Het recht op een briefadres wordt getoetst na afloop van de bij aangifte opgegeven periode.

d. Kort verblijf in het buitenland

Als iemand naar het buitenland vertrekt, wordt gekeken voor welke periode dat is. Iemand moet een briefadres kiezen, wanneer hij/zij voor een kortere periode dan acht maanden in een tijdsbestek van een jaar naar het buitenland gaat en niet meer beschikt over een woonadres. Het briefadres wordt in deze situatie voor maximaal acht maanden toegekend. Na afloop van deze termijn wordt het recht op een briefadres getoetst.

Op grond van artikel 2.43 Wet BRP kan iemand die voor een periode van meer dan acht maanden naar het buitenland vertrekt niet als ingezetene ingeschreven blijven in de BRP. In dat geval is de burger verplicht om aangifte te doen van zijn vertrek/emigratie naar het buitenland en kan geen briefadres gekozen worden.

e. Korter dan 2 jaar verblijf in het buitenland varend op een Nederlands schip

Als een inwoner gaat varen aan boord van een schip dat in Nederland de thuishaven heeft en er is bij vertrek de redelijke verwachting dat hij/zij niet langer dan twee jaar buiten Nederland zal verblijven, dan hoeft de burger geen aangifte van vertrek/emigratie te doen (artikel 29, Besluit BRP). Een voorwaarde is wel dat hij/zij gedurende het verblijf buiten Nederland beschikt over een adres in Nederland. In dit geval mag een briefadres worden gekozen mits hij/zij niet meer beschikt over een woonadres. Het briefadres wordt in deze situatie voor maximaal twee jaar toegekend. Na afloop van de termijn wordt het recht op een briefadres getoetst.

Het is in deze situatie wel toegestaan om aangifte van vertrek/emigratie naar het buitenland te doen, maar het is geen verplichting.

Artikel 2 lid 2, lid 3 en lid 4: Verblijf in een instelling

Verblijf in een instelling voor gezondheidszorg, instellingen op het gebied van kinderbescherming en penitentiaire instellingen

Artikel 2.40 Wet BRP luidt:

• 1.

  Instellingen worden slechts aangewezen indien de aard van de instelling meebrengt, dat door opneming van het adres daarvan in de basisadministratie de persoonlijke levenssfeer van de betrokkenen onevenredig zou kunnen worden geschaad.

• 2.

  Onze minister kan categorieën van instellingen dan wel instellingen afzonderlijk aanwijzen, voor zover het betreft: a. instellingen voor gezondheidszorg b. instellingen op het gebied van kinderbescherming c. penitentiaire instellingen.

• 3.

  Het college kan een in de gemeente gevestigde instelling aanwijzen indien het betreft een instelling op het terrein van maatschappelijke opvang, bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Wet maatschappelijke ondersteuning.

• 4.

  Het hoofd van een aangewezen instelling doet aan de betrokken personen tijdig schriftelijk mededeling van de mogelijkheid tot aangifte van een briefadres

Als de burger in een instelling verblijft kan, in plaats van inschrijving op dit adres, voor een briefadres worden gekozen. Dit om de privacy van betrokkene te beschermen of, in geval van verzorgingsinstellingen, te zorgen voor afhandeling van de post door de briefadresgever.

Het college is eveneens bevoegd instellingen op het terrein van maatschappelijke opvang aan te wijzen. Hierbij kan worden gedacht aan verblijf in een instelling voor mannen- of vrouwenopvang (blijf-van-mijn-lijfhuizen). Betreffende personen komen in aanmerking voor een briefadres bijvoorbeeld op het kantooradres van de desbetreffende instelling. Op die manier blijft het feitelijke woonadres van betrokkenen geheim voor onbevoegden.

Als het verblijf in een van bovengenoemde instellingen van korte duur is, wordt het briefadres toegekend voor maximaal de periode dat de burger verwacht er te gaan wonen. De burger kan er ook voor kiezen ingeschreven te blijven op het oude adres.

Een indicatie hiervoor kan bijvoorbeeld een risicoanalyse van de politie zijn. In deze situatie blijft het woonadres om veiligheidsredenen geheim voor onbevoegden. Het gaat hier om individuele situaties, waarbij persoonlijke afspraken worden gemaakt over waar het briefadres wordt gehouden, onder welke voorwaarden en voor welke periode dit geldt.

Artikel 3: Voorwaarden voor aangifte

De aanvrager

De aanvrager moet, als dit mogelijk is, persoonlijk aangifte doen. Ook de briefadresgever moet in persoon aan de balie komen. Dit om van beiden de identiteit deugdelijk vast te stellen (art. 2.52, lid 1, Wet BRP), om informatie te geven over de redenen voor het briefadres en oneigenlijk gebruik van het briefadres tegen te gaan.

Briefadres vanwege verblijf in een instelling is een uitzondering; dit mag, met bewijs van de instelling, per post geregeld worden of aan de balie met alleen de briefadresnemer of -gever.

De volgende stukken moeten door de aangever worden overgelegd (art. 2.45 en 2.47 Wet BRP):

• -

  een geldig identiteitsbewijs zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht;

• -

  een schriftelijke verklaring met de reden voor de aangifte en de te verwachte periode dat het briefadres noodzakelijk is;

• -

  een schriftelijke verklaring van instemming van degene bij wie het briefadres wordt gehouden, met een (kopie van) het identiteitsbewijs van die persoon.

• -

  het volledig ingevulde en ondertekende “vragenformulier aanvraag briefadres”. De vragenlijst is als bijlage 1 bijgevoegd.

De briefadresgever

Als briefadresgever kan worden gekozen (art. 2.42 Wet BRP):

- een natuurlijk persoon die als ingezetene is ingeschreven in de BRP van Geertruidenberg mits de adresgegevens van de briefadresgever niet in onderzoek staan;

- een rechtspersoon die zijn zetel heeft in Nederland en die door het college is aangewezen om als briefadresgever in zijn gemeente op te treden (zie vorige alinea).

Is het briefadres een adres van een rechtspersoon, waar geen personen in de basisregistratie staan ingeschreven, dan zal de eigenaar/gebruiker van het bedrijfspand schriftelijk zijn toestemming moeten geven om op dit adres een briefadres te houden. Het is bijvoorbeeld niet voldoende om de post van de briefadreshouder in zijn/haar postvakje op het werk te doen. Een belangrijk kenmerk van een briefadres is namelijk dat de briefadresgever er voor instaat dat post of inlichtingen daarover aan de briefadreshouder worden doorgegeven of medegedeeld (art. 2.45, lid 3, Wet BRP). Om deze reden kan een briefadres geen postbus zijn of een adres waarbij een briefadresgever ontbreekt.

De briefadresgever kan maximaal aan 1 gezinshuishouden of twee alleenstaanden toestemming geven voor een briefadres.

De briefadresgever is verplicht om inlichtingen te verstrekken of documenten te overleggen als dit nodig is voor de juiste bijhouding van de basisregistratie (art. 2.45. lid 4, Wet BRP).

Artikel 5: Onvolledige aangifte

Ontbreekt bij de aangifte voor een briefadres één of meer van de benodigde stukken, dan wordt de aangifte behandeld als een onvolledige aangifte. De aangever wordt schriftelijk in de gelegenheid gesteld binnen veertien dagen na ontvangst van het verzoek het verzuim te herstellen en de aangifte alsnog aan te vullen met de ontbrekende stukken. Op verzoek van de aangever kan de termijn om de aangifte aan te vullen eenmalig met veertien dagen worden verlengd.

Wanneer de aangever niet binnen veertien dagen zijn/haar aangifte aanvult of uitstel aanvraagt, wordt een brief verstuurd met de melding dat de aangifte briefadres buiten behandeling wordt gesteld wegens het ontbreken van de gevraagde documenten (artikel 4.5 en 4.7 Algemene wet bestuursrecht).

Artikel 7: Weigeringsgronden

De aangifte van- of het verzoek tot verlenging van een briefadres wordt door een medewerker van het team Burgerzaken inhoudelijk beoordeeld op grond van de wettelijke bepalingen en aanvullende criteria uit deze regeling.

Komt betrokkene niet in aanmerking voor een briefadres dan ontvangt hij/zij een gemotiveerde beschikking dat de adreswijziging wordt afgewezen. Tegen dit besluit kan een bezwaar- en eventueel beroepsprocedure worden gestart (art. 2.60, Wet BRP en hoofdstuk 6, 7 en 8 AWB).

Zo is het kiezen van een briefadres om permanente bewoning van een recreatiewoning mogelijk te maken geen gegronde reden. Er is namelijk sprake van een woonadres zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet BRP.

Als de aanvrager verklaart op verschillende adressen te verblijven wordt eerst gekeken of er geen woonadres kan worden bepaald zoals gedefinieerd in artikel 1 van de Wet BRP.

Ook de aanvraag van een briefadres vanwege (problemen met) uitkering en/of subsidie of invorderingen door schuldeisers, wordt geweigerd.

In bovenstaande twee gevallen houden we de mogelijkheid om, in individuele gevallen, toch over te gaan tot het (tijdelijk) toekennen van een briefadres om de burger in staat te stellen zijn zaken op orde te krijgen. Na drie maanden wordt de situatie opnieuw beoordeeld

Artikel 10: Hardheidsclausule

In overeenstemming met artikel 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht wordt gehandeld volgens deze richtlijnen, tenzij dit voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de richtlijnen te dienen doelen.

Zo kunnen in het geval van een briefadres individuele omstandigheden er toe leiden dat er nog een extra verlenging van de termijn wordt afgesproken.