| Organisatie | Dalfsen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Instructie voor de griffier van de gemeente Dalfsen 2017 |
| Citeertitel | Instructie voor de griffier van de gemeente Dalfsen 2017 |
| Vastgesteld door | Gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-07-2017 | Nieuwe regeling | 26-06-2017 | 31-05-2017 nummer 626 |
Aldus besloten door de raad van de gemeente Dalfsen in zijn openbare vergadering van 26 juni 2017.
De raad voornoemd,
de voorzitter, de griffier,
drs. H.C.P. Noten drs. J. Leegwater
TOELICHTING Op de instructie voor de griffier
In artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de raad een instructie vaststelt waarin hij nadere regels stelt over de taak en bevoegdheden van de griffier. De instructie beoogt invulling te geven aan de wettelijke bepaling dat de griffier de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van zijn taak terzijde staat.
De inhoud van dit artikel spreekt voor zich
Artikel 2 Taak en bevoegdheden
De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies terzijde. Dat betreft allereerst advisering en bijstand waar het gaat om de inhoud van het bestuurlijke werk. De griffier adviseert over het gebruik van de verschillende instrumenten die de raad en zijn leden ter beschikking staat. De belangrijkste uitgangspunten voor het werk van de griffier daarbij zijn politieke neutraliteit en de kwaliteit van de bestuurlijke besluitvorming. Advies en bijstand strekken zich ook uit tot de door de raad benoemde commissies, werkgroepen en overige organen als ook de individuele leden daarvan. De griffier is eerst aangewezene voor de ondersteuning van raadscommissies, waaronder ook onderzoekscommissies, klachten- en bezwarencommissies, voor zover de raad dit niet elders heeft belegd.
De griffier draagt zorg voor logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding van de vergaderingen en de nazorg daarvan. Dat betreft onder andere de tijdige publicatie van agenda en stukken, het opmaken van verslagen en besluitenlijsten en zorgdragen voor raadsinformatie. Hij draagt medeverantwoordelijkheid voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen voor de besluitvorming. Die medeverantwoordelijkheid ligt ook bij het presidium namens de gemeenteraad.
De raad kan ook in andere verordeningen nadere regels stellen over aanvullende taken en bevoegdheden van de griffier. In Dalfsen betreft dit onder meer taken op het gebied van controle en advies over de besteding van de middelen voor fractieondersteuning, controle, advies en fiattering van declaraties in het kader van rechtspositionele regelingen voor raads- en commissieleden en ondersteuning van de rekenkamerfunctie (zie ook artikel 8 van deze verordening).
Artikel 3 Leidinggeven en management
In afwijking van de modelinstructie voor de griffier van de VNG zijn relevante bepalingen niet hier opgenomen, maar in de Organisatieverordening. Leidinggeven aan en management van de griffie is wel een belangrijke taak voor de griffier, vandaar dat deze hier wel is opgenomen.
Artikel 4 Bestuurlijk en ambtelijk overleg
Een belangrijk onderdeel van het takenpakket van de griffier is voeren van (afstemmings)overleggen intern en extern. De gemeenteraad en zijn commissies komen in het openbaar bijeen, maar kent in tegenstelling tot het college van B&W geen dagelijkse vertegenwoordiging. De griffier is eerst aangewezene om waar nodig de contactfunctie in te vullen en de raad te vertegenwoordigen in overlegsituaties, voor zover dat kan binnen de bevoegdheden van de griffier en waar sprake is van eenduidige opvattingen (de raad bestaat immers uit individuen met eigen opvattingen en stemgedrag).
In de instructie is in ieder geval opgenomen dat periodiek afstemmingsoverleg plaatsvindt met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol van de raad, met burgemeester en gemeentesecretaris in het kader van een driehoeksoverleg (3 bestuursorganen) en met de (adjunct) gemeentesecretaris als het gaat over de raadsplanning en voorbereiding van vergaderstukken, verzoeken om ambtelijke bijstand en wat dies meer zij.
De griffier is aanwezig bij alle vergaderingen van de agendacommissie en ondersteunt en adviseert deze commissie bij de uitvoering van diens taken. De resultaten van het in artikel 4 genoemde overleg met de (adjunct) gemeentesecretaris komen naar voren bij de vergaderingen van de agendacommissie. Belangrijke taak in het kader van voorbereiding is het meekijken cq. controleren van de raadsvoorstellen. De griffier richt zijn advies over deze stukken (zowel inhoudelijk als procedureel) in eerste instantie aan het college van B&W en/of de gemeentesecretaris en ambtelijke organisatie. Belangrijke toetsstenen voor de griffier zijn de juridische kwaliteit, tijdigheid, volledigheid, toegankelijkheid/leesbaarheid en eerdere besluitvorming door de raad. Ook hier staat politieke neutraliteit weer voorop. De griffier kan de agendacommissie adviseren bepaalde voorstellen niet te agenderen voor besluitvorming indien voorstellen naar zijn oordeel niet besluitrijp zijn. De agendacommissie neemt hierover een besluit nadat het college van B&W hierover een opvatting heeft kenbaar gemaakt.
De griffier is aanwezig bij alle vergaderingen van het presidium en bereidt deze voor door het opstellen van de agenda, het verzorgen van vergaderstukken (waarbij hij deze in de meeste gevallen zelf opstelt) en het maken van een verslag. Hij voert daartoe overleg met de voorzitter van het presidium.
Artikel 7 Bestuurlijke besluitvorming
De bestuurlijke besluitvorming door de raad is vanzelfsprekend aan de raad en zijn leden zelf. De griffier adviseert de raad en zijn leden over de procedures, processen en wijze van vergaderen om dat bestuurlijk besluitvormingsproces goed tot stand te brengen. In de verschillende leden van dit artikel wordt dat uitgewerkt. Het gaat onder meer om de positie van de raad in relatie tot die van het college, de burgemeester, andere overheden, andere belanghebbenden en derden. Rollen en verantwoordelijkheden van die actoren verschillen en moeten ook onderscheiden worden. De griffier speelt een belangrijke rol bij de bewustwording hierover en signaleert in de praktijk waar dat nodig is.
In het kader van dat bewustwordingsproces stimuleert de griffier de ontwikkeling van vaardigheden bij raads- en commissieleden (en de raadsvoorzitter) door het organiseren van opleidingen, trainingen, congressen e.d. voor het collectief en indien nodig voor het individu. Speciale aandacht is daarbij nodig voor het thema integriteit. De burgemeester is hoeder van de integriteit, de griffier staat hem daarin bij waar het gaat om raads- en commissieleden (uiteraard doet de gemeentesecretaris dit waar het gaat om wethouders en ambtenaren).
Ook in dit artikel opgenomen is de bewakings- en signaleringsfunctie van de griffier als het gaat over de uitvoering van de (actieve en passieve) informatieplicht door college en burgemeester en de uitvoering en afdoening van de resultaten van het besluitvormingsproces.
Als politiek neutraal ambtenaar is de griffier degene die zorgdraagt voor de ondersteuning van de uitvoering van onderzoeken en onderzoekscommissies. Dit wil niet zeggen dat de griffier in alle gevallen zelf deze ondersteuning verzorgt, maar dit wel onder zijn aansturing tot stand komt. Hierover wordt overleg gevoerd met presidium en werkgeverscommissie indien nodig.
Artikel 9 Communicatie en voorlichting
De raad is als bestuursorgaan ook zelf aan zet als het gaat om communicatie vanuit de raad. De griffier staat de raad hier in bij en adviseert over de invulling ervan. Dit betreft in ieder geval wettelijke publicaties en bekendmakingen (in samenspraak met en onder medeverantwoordelijkheid van het college), voorlichtingsactiviteiten (spreekrecht, reglementen van orde, burgerinitiatieven) en informatiebijeenkomsten in het kader van beeldvorming voor de raad. Daarnaast kan ook gedacht worden aan promotionele activiteiten en social media.
Artikel 10 Verhindering en vervanging
Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een benoemde plaatsvervanger (die in principe alle taken van de griffier waarneemt tijdens diens afwezigheid). In geval van ziekte of verlof langer dan 14 dagen wordt hierover tijdig mededeling gedaan aan de werkgeverscommissie. In afwijking van de modelverordening wordt hier een afwijkende termijn gehanteerd voor het zomerreces (over het algemeen de maanden juli en augustus).
Artikel 11 Relatie met functiebeschrijving
Deze instructie gaat in op de taak en bevoegdheden van de griffier. Dit is daarmee de basis voor de uitvoering van de functie van griffier in deze gemeente en vormt een inhoudelijke ondergrens. In de praktijk is daarnaast behoefte aan een functiebeschrijving die een slag dieper gaat. Enerzijds om aansluiting te houden bij datgene wat van de griffier in de praktijk gevraagd wordt, anderzijds als basis voor functiewaardering en bijbehorende inschaling. De functiebeschrijving en uitgangspunten voor functiewaardering worden vastgesteld door (of namens) de raad, de inschaling is aan de werkgeverscommissie.