Algemeen | | |
Jaarlijks terugkerende activiteiten (evenementen etc. ) | Regelingen waarop activiteiten gebaseerd zijn alsmede wijzigingen en aanvullingen daarop | bewaren |
Bescheiden betreffende de organisatie/uitvoering van de activiteiten, die jaarlijks ontstaan | 5 jaar |
Benoeming | Bescheiden betreffende de benoeming van commissieleden, stembureaus, werkgroepen etc. en aanwijzing van eilandvertegenwoordigers: Na verstrijken van de benoemingstermijn (mits benoeming in een te bewaren lijst is overgenomen) | 1 jaar |
Vergaderingen | Oproepbrieven, agenda’s, presentielijsten etc. | 1 jaar |
Verslagen van vergaderingen: na vervallen belang vernietigen | |
Verslagen die beleidsfactoren/ -handelingen betreffen | bewaren |
Representatie | Bijv. uitnodigingen, dankbetuigingen, rouwbeklag | Na afdoening |
Voorschriften | Eigen beleidsplannen, verordeningen en regelingen | bewaren |
Voorschriften, richtlijnen en regelingen van derden: na vervallen of geen betekenis voor plaatselijk gebruik | |
Bekendmakingen | Welke tot bewijs dienen | Bewaren |
Alg. bekendmakingen/publicaties | 1 jaar |
Vergunningen, machtigingen, ontheffingen, verklaringen van geen bezwaar | Na vervallen van de handeling/recht/gevolg, alsmede de ingetrokken en niet-doorgegane aanvragen | 5 jaar |
Bescheiden ter voorbereiding, dienend ter verwerking van gegevens: na afdoening | 1 jaar |
Weigeringen en vervallen verklaarde vergunningen | 3 jaar |
Kennisgevingen, verzoeken om inlichtingen, opgaven | Bescheiden niet langer van belang voor dienst/departement/eiland | 1 jaar |
Opgaven ter berekening/betaling van bijdragen, belastingen of premies (bijv. salarissen, uitkeringen, pensioenen) | 5 jaar |
Voorlichting, propaganda, reclame | Bescheiden die strekken ter voorlichting/propaganda/reclame | 1 jaar |
Statistiek | Statistische opgaven | bewaren |
Inkomstenopgaven | T.b.v. berekeningen van uitkeringen (sociale zorg etc.): zodra de voorgeschreven controle heeft plaatsgevonden | 5 jaar |
Toezicht en controle | Bescheiden m.b.t. toezicht/controle op de naleving van wettelijke regelingen of gestelde voorwaarden, voor zover ze geen verdere gevolgen hebben: na vervallen belang | |
Bescheiden betreffende toezicht, die leiden tot gedogen van situaties: na vervallen belang | |
Aanschrijvingen en lastgeving | Na vervallen | 1 jaar |
Gegevens verwerkt in overzichten, verslagen en rapporten | In geval van periodieke verwerking tot overzichten (behoudens controle): na verwerking vernietigen | |
Uitzondering: grond-, basis-, of primaire gegevens al dan niet verkregen uit eigen sociaal- economisch of ander onderzoek: in geval van verwerking | 3 jaar |
In geval gegevens onbewerkt zijn gebleven | 5 jaar |
Klachten | Voor zover ze geen deel uitmaken van een te bewaren zaak: na afdoening | 1 jaar |
Hulpadministraties | Administratieondersteunende bescheiden, waaronder registers dan wel staten, dienstroosters, dienstinstructies, opdrachtformulieren, overzichten, tijdverantwoording etc. Afhankelijk van het gebruik na verwerking/controle: na vaststelling van de jaarrekening | 5 jaar |
Kennisgevingen | Bescheiden die voorts niet hebben geleid tot het ontstaan van een nieuwe zaak of deel uitmaakten van een bestaande zaak | 1 jaar |
Ingetrokken/ niet doorgegane zaken van eenvoudige aard | Incl. besluiten waaraan goedkeuring is onthouden | 1 jaar |
Tekeningen | Dienen als bijlagen van de zaak waartoe ze behoren, de besluitvorming dienende of ter realisering + detailtekeningen. | bewaren |
Afschriften/kopieën/ uittreksels | Voor beoordeling van vernietigbaarheid van bescheiden voorkomende in de archieven van één of meer organisatieonderdelen, dient in overleg te worden besloten welke bescheiden dienen te worden bewaard/vernietigd: Indien geen administratief belang meer aanwezig is | 1 jaar |
Zie ook kennisgevingen | |
Brieven | Geleide-, ontvangstbevestigings- en rappelbrieven | Naar behoefte |
Offertes/leveringen | Aanbiedingen waarvan geen gebruik wordt gemaakt | onmiddellijk |
Correspondentie inzake het aangaan/afwijzen van een offerte/levering: na voltooiing/levering | |
Training en cursus | Bescheiden omtrent gehouden oefeningen/deelname trainingen en cursussen | Naar behoefte |
Jaarlijkse bescheiden | Uit hoofde van lidmaatschap in samenwerkingsverbanden, stichtingen, vennootschappen e.d. | 1 jaar |
Ingeval de jaarlijkse bescheiden voor kennisgeving worden aangenomen en geen geldelijke bijdragen betreffen | 5 jaar |
Ontvangen uit hoofde van toezicht of goedkeuring op het beleid of de tarieven van instellingen, die een financiële band met de archiefvormende organisatie hebben | 5 jaar |
Zie voorts ook Financiën | |