45584_1Richtlijn van voor vernietiging in aanmerking komende stukken van de ambtelijke organisatie Saba 2010nlregelingSaba2010-10-15BestuurscollegeA.B. 2010, no. 12010-02-18Eilandsbesluit Richtlijn bewaartermijnen archiefbescheiden Saba 2010Landsverordening van de 30ste januari 2008 tot regeling van het archiefwezen in de Nederlandse Antillen (Archieflandsverordening 2007 P.B. 2008, no. 7).Landsbesluit, houdende algemene maatregelen, van de uitvoering van de artikelen 3 eerste lid, artikel 4 tweede lid, artikel 5 derde lid, artikel 8 tweede lid, artikel 13 en artikel 17 tweede lid, van de Archieflandsverordening 2007 (Archiefbesluit P.B 2008, no. 26).Bijlage 1 behorende bij het Archiefbesluit houdende de Algemene Richtlijnen van voor vernietiging in aanmerking komende stukken.bestuur en rechtDe tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2010-02-192010-10-10Nieuwe regeling3-2-2010GeenDeze regeling is vastgesteld en in werking getreden vóór 10-10-2010, maar op grond van artikel 7 van de Invoeringswet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba en de Positieve lijst regelgeving Eilandsraad Saba (AB 2010, no. 6) dan wel het Eilandsbesluit vaststellen positieve lijst regelgeving Bestuurscollege Saba (AB 2010, nr. 15) tevens vastgesteld voor het openbaar lichaam Saba en derhalve met ingang van 10-10-2010 in het openbaar lichaam Saba van toepassing.Richtlijn van voor vernietiging in aanmerking komende stukken van de ambtelijke organisatie Saba 2010Artikel1BewaartermijnenCategorieOmschrijvingtermijnAlgemeenJaarlijks terugkerende activiteiten (evenementen etc. )Regelingen waarop activiteiten gebaseerd zijn alsmede wijzigingen en aanvullingen daaropbewarenBescheiden betreffende de organisatie/uitvoering van de activiteiten, die jaarlijks ontstaan5 jaarBenoeming Bescheiden betreffende de benoeming van commissieleden, stembureaus, werkgroepen etc. en aanwijzing van eilandvertegenwoordigers: Na verstrijken van de benoemingstermijn (mits benoeming in een te bewaren lijst is overgenomen)1 jaarVergaderingenOproepbrieven, agenda’s, presentielijsten etc. 1 jaarVerslagen van vergaderingen: na vervallen belang vernietigenVerslagen die beleidsfactoren/ -handelingen betreffenbewarenRepresentatieBijv. uitnodigingen, dankbetuigingen, rouwbeklagNa afdoeningVoorschriftenEigen beleidsplannen, verordeningen en regelingenbewarenVoorschriften, richtlijnen en regelingen van derden: na vervallen of geen betekenis voor plaatselijk gebruikBekendmakingenWelke tot bewijs dienenBewarenAlg. bekendmakingen/publicaties1 jaarVergunningen, machtigingen, ontheffingen, verklaringen van geen bezwaarNa vervallen van de handeling/recht/gevolg, alsmede de ingetrokken en niet-doorgegane aanvragen5 jaarBescheiden ter voorbereiding, dienend ter verwerking van gegevens: na afdoening1 jaarWeigeringen en vervallen verklaarde vergunningen3 jaarKennisgevingen, verzoeken om inlichtingen, opgavenBescheiden niet langer van belang voor dienst/departement/eiland1 jaarOpgaven ter berekening/betaling van bijdragen, belastingen of premies (bijv. salarissen, uitkeringen, pensioenen)5 jaarVoorlichting, propaganda, reclameBescheiden die strekken ter voorlichting/propaganda/reclame1 jaarStatistiekStatistische opgavenbewarenInkomstenopgavenT.b.v. berekeningen van uitkeringen (sociale zorg etc.): zodra de voorgeschreven controle heeft plaatsgevonden5 jaarToezicht en controleBescheiden m.b.t. toezicht/controle op de naleving van wettelijke regelingen of gestelde voorwaarden, voor zover ze geen verdere gevolgen hebben: na vervallen belangBescheiden betreffende toezicht, die leiden tot gedogen van situaties: na vervallen belangAanschrijvingen en lastgevingNa vervallen1 jaarGegevens verwerkt in overzichten, verslagen en rapportenIn geval van periodieke verwerking tot overzichten (behoudens controle): na verwerking vernietigenUitzondering: grond-, basis-, of primaire gegevens al dan niet verkregen uit eigen sociaal- economisch of ander onderzoek: in geval van verwerking3 jaarIn geval gegevens onbewerkt zijn gebleven5 jaarKlachtenVoor zover ze geen deel uitmaken van een te bewaren zaak: na afdoening1 jaarHulpadministratiesAdministratieondersteunende bescheiden, waaronder registers dan wel staten, dienstroosters, dienstinstructies, opdrachtformulieren, overzichten, tijdverantwoording etc. Afhankelijk van het gebruik na verwerking/controle: na vaststelling van de jaarrekening5 jaarKennisgevingenBescheiden die voorts niet hebben geleid tot het ontstaan van een nieuwe zaak of deel uitmaakten van een bestaande zaak1 jaarIngetrokken/ niet doorgegane zaken van eenvoudige aardIncl. besluiten waaraan goedkeuring is onthouden1 jaarTekeningenDienen als bijlagen van de zaak waartoe ze behoren, de besluitvorming dienende of ter realisering + detailtekeningen. bewarenAfschriften/kopieën/uittreksels Voor beoordeling van vernietigbaarheid van bescheiden voorkomende in de archieven van één of meer organisatieonderdelen, dient in overleg te worden besloten welke bescheiden dienen te worden bewaard/vernietigd: Indien geen administratief belang meer aanwezig is1 jaarZie ook kennisgevingenBrievenGeleide-, ontvangstbevestigings- en rappelbrievenNaar behoefteOffertes/leveringenAanbiedingen waarvan geen gebruik wordt gemaaktonmiddellijkCorrespondentie inzake het aangaan/afwijzen van een offerte/levering: na voltooiing/leveringTraining en cursusBescheiden omtrent gehouden oefeningen/deelname trainingen en cursussenNaar behoefteJaarlijkse bescheidenUit hoofde van lidmaatschap in samenwerkingsverbanden, stichtingen, vennootschappen e.d. 1 jaarIngeval de jaarlijkse bescheiden voor kennisgeving worden aangenomen en geen geldelijke bijdragen betreffen5 jaarOntvangen uit hoofde van toezicht of goedkeuring op het beleid of de tarieven van instellingen, die een financiële band met de archiefvormende organisatie hebben5 jaarZie voorts ook FinanciënFinanciënAlgemeen financieel beleid/beheer (stukken mbt jaarverslagen de begroting/ salarisadministratie )Bescheiden ter voorbereiding van de begroting/investeringsplannen, niet aan Bestuurscollege overlegd.1 jaarBelastingzakenaangiften, aanslagen, bezwaar- en beroepsschriften5 jaarInvorderingsbescheiden, na invordering:5 jaar Taxaties, na vervallen:5 jaarBoekhoudkundige bescheidentbv de voorbereiding van begroting, na vaststelling jaarrekening:10 jaaruitzondering: bescheiden die betreffen de vaststelling van de rekeningen, de jaarrekeningen, begrotingen en wijzigingen van de begroting alsmede bescheiden met een historisch belangbewarenAfrekeningen/betalingsbewijzen verrichte leveringen/ diensten5 jaarAfrekeningen/betalingsbewijzen bank/giro/rek. courant5 jaarPeriodieke rapporten, betreffende controle van kas, boeken administratie en voorraden5 jaarLeningen/voorschotten en kredietenNa aflossing/na vervallen5 jaarSaldibiljetten, controleopgaven, na vaststelling jaarrekening1 jaarSubsidieverleningJaarlijks terugkerende zaken, na afrekening: 5 jaarUitzondering: Principe besluiten ( beslissing op eenmalig voorkomende aanvragen en bij jaarlijks terugkerende zaken: de eerste toekenning, wijziging, beëindiging of intrekking). bewarenUitkeringen/Vergoedingen en bijdragen aan of door het land/eiland of archiefvormende instantieBescheiden ter uitvoering van algemene regelingen door of namens het bevoegde gezag gedaanUitzondering: bescheiden aan/door archiefvormende instantie slechts voor zover zij voor historisch onderzoek van belang zijn. 5 jaarGarantiesVerlening en uitvoering: Na vervallen5 jaar Jaarlijkse saldibiljetten: na vaststelling jaarrekening1 jaarVerzekeringenAanwijzing en wijziging verzekerde objecten/personen /bedragen: na vervallen1 jaarPremiebetaling5 jaarPolissen: na vervallen (historisch belang: bewaren)5 jaarSchadeclaims: na afwikkeling5 jaarDeclaratiesIncl. opmaak en gevoerde correspondentie5 jaarOverigeBewaring geven van geld/geldwaardige papieren: na vervallen1 jaarBeheerInrichting gebouwen en terreinen + hulpmiddelenAanschafVerbruiksartikelen (incl. overeenkomsten van lease, huur etc.)1 jaarUitzondering: Uitzonderlijke/kostbare voorzieningenbewarenGebruiksartikelen, abonnementen/lidmaatschap: na beëindiging1 jaarGebruikGebruik van middelen en regeling gebruik: na beëindiging1 jaarOnderhoud & voorzieningenJaarlijkse voorzieningen5 jaarMeerjarige voorzieningen: na beëindiging5 jaarVerkoop/ inruilAlle bescheiden1 jaarEigendom (en werken)Beheer en exploitatie van individuele landelijke en eilandelijke objecten van eigendom en bezitVerkrijging en verliesBesluiten en beleidsbepalende bescheidenbewarenBescheiden betreffende de totstandkoming10 jaarInfrastructuur, aanleg van wegen, gebouwen Voorzieningen van blijvend belang: Besluiten, beleidsbepalende bescheiden en de realisering; Uitzondering: bescheiden overbodig voor de kennis der zaak/rechten en plichten, alsmede dag- en weekrapporten betreffende de uitvoering van werkenBewarenUitzondering: 10 jaarVoorziening van tijdelijk/ondergeschikt belang: na afwikkeling of vervallen van het belang voor bestuur en administratie10 jaarGebruik zakelijke, persoonlijke en andere rechtenerfpacht, opstal, erfdienstbaarheid, vruchtgebruik, huur en pacht etc. Bescheiden regelende de rechtsverhouding tussen partijen: na vervallen of beëindigingbewarenOnderhoud, schoonmaak, water- en energievoorzieningJaarlijkse voorzieningen5 jaarVerzekeringZie ook Financiën5 jaarPersoneelszakenPersoneelsdossiersBescheiden inzake de benoeming, bevordering, ontslag, wachtgeld, pensioen, bezoldiging (loon), toelagen, vergoedingen, beoordelingen, nevenfuncties, strafoplegging, woonplaats, ziekte, afwezigheid, vakantie, jubileaLet op: Vernietiging kan slechts plaatsvinden nadat de pensioenfondsen gehoord zijn → daarvoor dient een lijst met de geboortedatum, tijdstip van indienst- en uitdiensttreding, functies worden overlegd. Bewaren tot 70 jaar na de geboortedatumUitzondering: als bovenstaande bescheiden slechts hebben gediend ter informatie van bestuur en administratie2 jaarUitzondering: persoonsdossiers van voor het eiland gezichtsbepalende figuren (bij twijfel, raadpleeg Alg. Landarchivaris)bewarenStukken m.b.t. sollicitaties (afgewezen)Niet-benoemde sollicitanten en de n.a.v. sollicitaties opgemaakte stukken6 mndSalarisadministratie Zie ook financiën10 jaar Burgerlijke standRegisters huwelijk, overlijden, geboorte, echtscheidingRegistersbewarenBescheiden voor het opmaken, inschrijven, wijzigen en aanvullen van akten en registers: na verwerking1 jaarRegister ingekomen/vertrokken personen en binnenverhuizingen10 jaarVerslag onderzoek registers3 jaarVerklaring overlijdenZonder vermelding doodsoorzaak1 jaarMet vermelding doodsoorzaak voor zover op persoonskaart(→afdeling gezondheidszorg)directNationaliteitOnderzoek naar identiteit: na afdoeningUitzondering: in speciale gevallen (tijdrovende onderzoeken, moeilijke communicatie, veranderde buitenlandse wetgeving, onzekerheden omtrent conclusies) - bewarendirectVoorbereiding naturalisatie, in geval van totstandkoming1 jaarVoorbereiding naturalisatie, in geval van niet-totstandkoming10 jaarPaspoorten, legitimatiebewijzen en andere reisdocumentenBescheiden inzake aanvraag, uitreiking, afgifte en verlenging: na verstrijken gebruiksduur reisdocument/legitimatiebewijs1 jaarBescheiden inzake inhouding en inname1 jaarIngeleverde en ingehouden reispapieren6 mndverkiezingenTevens de benoeming van vertegenwoordigende lichamenVerkiezingenAlgemene regelingen inzake de organisatie van verkiezingenbewarenBescheiden betreffende de voorbereiding en houden verkiezingen (bijv. stembiljetten, oproepkaarten e.d. )5 jaarStemming (vernietiging van deze bescheiden is gebaseerd op Kiesreglement Staten en Eilandsraden. De Gezaghebber zorgt voor de vernietiging en maakt daarvan proces- verbaal op)Bescheiden inzake de verzegelde pakketten: na onherroepelijke toelating van de nieuw benoemdenDe processen-verbaal, de rangschikking en de toekenning van plaatsen voor de Staten en de Eilandsraden: Na afloop van de tijd waarvoor de verkiezing is geschiedProcessen-verbaal ter vaststelling van uitslag verkiezingbewarenBenoemingBescheiden betreffende de stemming voor de benoeming van de Staten en de Eilandsraden5 jaarGezondheidszorgAlgemeenBescheiden betreffende de organisatie/uitvoering van jaarlijks of periodiek terugkerende activiteiten5 jaarZorg individuele personen en objectenKeuring van personenUitzondering: keuringsgegevens van personen vallende onder de werking v/d Pensioenverordening Burgerlijke Landsdienaren: na bereiken leeftijd 65 jaar3 jaar1 jaarAdvies en begeleiding volwassenenUitzondering: voor minderjarigen geldt: na het bereiken van leeftijd van 215 jaar5 jaarOnderzoek, behandeling, bewaking en verpleging (incl. röntgenfoto’s) voor volwassenenUitzondering: Minderjarigen: na het bereiken van leeftijd 2110 jaar10 jaarBasisgegevens en gegevens m.b.t. erfelijke ziekten110 jaarBescheiden inzake het gebruik van individuele objecten (bijv. woningen, gebouwen, inrichtingen)5 jaarBescheiden in overige gevallen betreffende individuele personen en objecten: na verval belang voor gebruiker1 jaarBesmettelijke ziektenBescheiden inzake maatregelen ter voorkoming/ bestrijding5 jaarAmbulancevervoerBescheiden betreffende melding en rapportering10 jaarBescheiden betreffende vervoer5 jaarLijkbezorgingDoodschouw en sectierapporten3 jaarBescheiden inzake lijkbezorging op kosten van het eiland5 jaarToezicht levens- en gebruiksartikelenBescheiden inzake het toezicht op de bereiding/vervaardiging/ distributie en verkoopUitzondering: de regeling van toezicht- bewaren3 jaarRuimtelijke ordeningVolkshuisvesting en bouwtoezichtAlgemene regelingenBestemmingsplannenbewarenVoorbereidingsbesluiten m.b.t. bestemmingsplannen1 jaarOverlegbescheiden m.b.t. bestemmingsplannen: na het gevoerde overleg3 jaarDe niet van belang zijnde bescheiden tot voorbereiding van de vaststelling van bestemmingsplannen e.d. 3 jaarBouw/aanleg/gebruikPrincipe-uitspraken, die niet gerealiseerd worden 5 jaar Bescheiden ontvangen/opgemaakt ter voorbereiding/ verwezenlijking van vergunningen5 jaarVordering van woonruimte: na vervallen5 jaarOnbewoonbaarverklaring van woningen: na sloop/ na opheffing van de onbewoonbaarverklaring5 jaarVergunningenNa vervallen van de handeling/recht/gevolg, alsmede de ingetrokken en niet-doorgegane aanvragen5 jaarBescheiden ter voorbereiding, dienend ter verwerking van gegevens: na afdoening1 jaarWeigeringen en vervallen verklaarde vergunningen3 jaarOwn your own home foundationBescheiden inzake stichting/verbetering en buitengewoon onderhoud:na beëindiging van de bijdragen en/of na aflossing van de betreffende financieringsvoorschotten5 jaarJaarlijkse exploitatiebijdragen/fondsvorming/balansen etc.Uitzondering: jaarverslagen bewaren10 jaarBescheiden inzake gewoon onderhoud5 jaarBescheiden inzake huurvaststelling en -verhoging10 jaarLevering water/energie(aanvulling op ‘eigendommen en werken’)Leiding- en kabelnetten, installaties, apparatuur Bescheiden inzake aanleg, gebruik en verwijdering: na buitinwerkingstelling/ verwijdering5 jaarBescheiden inzake bewaking, controle, meting en onderhoud5 jaarVerkrijging productenBesluiten en contractenbewarenBescheiden overbodig voor de kennis van de zaak 10 jaarPeriodieke opgaven inzake aankoop, winning, opwekking5 jaarBehandeling productenBescheiden inzake het beleid m.b.t. de behandelingbewarenLevering productenAlgemene regeling tarieven en voorwaardenBewarenInstallateurs en fittersErkenningen5 jaarSociale zorgBescheiden inzake materiële en immateriële bijstand: na vervallen belang →vernietigenOnderwijsAlgemeenAlgemene regelingen en principebeslissingenbewarenOrganisatieDe jaarlijkse uitvoering betreffende de toelating van kleuters en leerlingen5 jaarSpeel- en werkplannen, lesroosters (incl. afwijkingen daarvan)5 jaarDe vakken van onderwijs5 jaarDe activiteiten binnen en buiten schoolverband5 jaarFinanciën: kosten, tegemoetkomingen, bijdragen, subsidies en vergoedingen ten behoeve van:Personeel/kapitaal en exploitatie10 jaarInrichting, meubilair, leer- speel en hulpmiddelen en benodigdheden10 jaarhet volgen /bevorderen of het voorzien/geven van onderwijs5 jaarJaarlijkse activiteiten binnen en buiten schoolverband5 jaarLeerlingenadministratie en correspondentie (dossiers) Jaarlijkse in- en uitschrijvingen e.d.bewarenBescheiden betreffende de lichamelijke/geestelijke gesteldheid van individuele leerlingenbewarenOverige bescheiden inzake individuele leerlingen (met uitzondering van onderwijsresultaten)bewarenOnderwijsresultaten leerlingenGegevens omtrent vorderingen en resultaten, alsmede EindexamenresultatenbewarenLeerplichtGevallen van schoolverzuim5 jaarVrijstelling van leerplicht: Na vervallen1 jaarVerslagen5 jaarSchoolgebouw/terreinZie Eigendommen en werken (planningbureau)PersoneelZie Personeel (PZ)SchoolgeldenZie Financiën (FEZ)Bescherming bevolkingBeschermingsdienstenBescheiden inzake de formatie, omvang, bezetting etc. 5 jaar(Bedrijfs)beschermings-plannenNa vervallen 5 jaarVerkeerStraatverlichtingAanleg en uitbreiding 5 jaarStroomlevering5 jaarVerkeersmaatregelenNa vervallen5 jaarVerkeersbordenPlaatsingsregelingenBewarenBescheiden inzake de plaatsing5 jaarLandsverdedigingDienstplicht en militaire vorderingenBescheiden betreffende de voorbereidingen tot de vervulling en de beëindiging van de dienstplicht1 jaarVergoedingen wegens dienstplicht voor zover gecontroleerd5 jaarMilitaire vorderingen (bijv. inkwartiering/ reservering gebouwen en goederen): na vervallen1 jaarDe vergoedingen wegens militaire vorderingen5 jaarVolkstelling (census)Definitieve uitslag bewarenBescheiden betreffende de voorbereiding/organisatie/ en verwerking/afdoening: na de volgende telling1 jaarStraatnamen en huisnummeringStraatnaamgeving en HuisnummeringBesluiten tot naamgeving en vernummeringslijstenbewarenBescheiden betreffende de uitvoering: na afdoening1 jaarArtikel2PolitieDe politie is bewust niet opgenomen in deze richtlijn. Ten aanzien van de politie is er afgesproken dat deze afdeling haar eigen (digitale) archiveringssysteem handhaaft met eigen bewaartermijnen. In overleg met een vertegenwoordiger van de politie en de gezaghebber is besloten om deze afdeling geen deel uit te laten maken van deze richtlijn. Derhalve dienen politiebescheiden overgedragen te worden aan het dienstdoende hoofd van de politie om aldus te kunnen worden verwerkt in overeenstemming met hun eigen systeem. Artikel3InwerkingtredingDit eilandsbesluit, houdende algemene maatregelen, treedt in werking met ingang van de dag na die der afkondiging.Artikel4Slotbepalingen en ondertekeningDit eilandsbesluit, houdende algemene maatregelen, wordt aangehaald als: Eilandsbesluit Richtlijn bewaartermijnen archiefbescheiden Saba 2010.