| Overheidsorganisatie | Openbaar lichaam Saba |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Richtlijn van voor vernietiging in aanmerking komende stukken van de ambtelijke organisatie Saba 2010 |
| Citeertitel | Eilandsbesluit Richtlijn bewaartermijnen archiefbescheiden Saba 2010 |
| Vastgesteld door | Bestuurscollege |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling is vastgesteld en in werking getreden vóór 10-10-2010, maar op grond van artikel 7 van de Invoeringswet openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba en de Positieve lijst regelgeving Eilandsraad Saba (AB 2010, no. 6) dan wel het Eilandsbesluit vaststellen positieve lijst regelgeving Bestuurscollege Saba (AB 2010, nr. 15) tevens vastgesteld voor het openbaar lichaam Saba en derhalve met ingang van 10-10-2010 in het openbaar lichaam Saba van toepassing.
Geen
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 10-10-2010 | Bestendiging eilandsbesluit in het openbaar lichaam | 08-10-2010 A.B. 2010, no. 15 | onbekend | ||
| 19-02-2010 | 10-10-2010 | Nieuwe regeling | 18-02-2010 A.B. 2010, no. 1 | 3-2-2010 |
| Categorie | Omschrijving | termijn |
| Algemeen | ||
| Jaarlijks terugkerende activiteiten (evenementen etc. ) | Regelingen waarop activiteiten gebaseerd zijn alsmede wijzigingen en aanvullingen daarop | bewaren |
| Bescheiden betreffende de organisatie/uitvoering van de activiteiten, die jaarlijks ontstaan | 5 jaar | |
| Benoeming | Bescheiden betreffende de benoeming van commissieleden, stembureaus, werkgroepen etc. en aanwijzing van eilandvertegenwoordigers: Na verstrijken van de benoemingstermijn (mits benoeming in een te bewaren lijst is overgenomen) | 1 jaar |
| Vergaderingen | Oproepbrieven, agenda’s, presentielijsten etc. | 1 jaar |
| Verslagen van vergaderingen: na vervallen belang vernietigen | ||
| Verslagen die beleidsfactoren/ -handelingen betreffen | bewaren | |
| Representatie | Bijv. uitnodigingen, dankbetuigingen, rouwbeklag | Na afdoening |
| Voorschriften | Eigen beleidsplannen, verordeningen en regelingen | bewaren |
| Voorschriften, richtlijnen en regelingen van derden: na vervallen of geen betekenis voor plaatselijk gebruik | ||
| Bekendmakingen | Welke tot bewijs dienen | Bewaren |
| Alg. bekendmakingen/publicaties | 1 jaar | |
| Vergunningen, machtigingen, ontheffingen, verklaringen van geen bezwaar | Na vervallen van de handeling/recht/gevolg, alsmede de ingetrokken en niet-doorgegane aanvragen | 5 jaar |
| Bescheiden ter voorbereiding, dienend ter verwerking van gegevens: na afdoening | 1 jaar | |
| Weigeringen en vervallen verklaarde vergunningen | 3 jaar | |
| Kennisgevingen, verzoeken om inlichtingen, opgaven | Bescheiden niet langer van belang voor dienst/departement/eiland | 1 jaar |
| Opgaven ter berekening/betaling van bijdragen, belastingen of premies (bijv. salarissen, uitkeringen, pensioenen) | 5 jaar | |
| Voorlichting, propaganda, reclame | Bescheiden die strekken ter voorlichting/propaganda/reclame | 1 jaar |
| Statistiek | Statistische opgaven | bewaren |
| Inkomstenopgaven | T.b.v. berekeningen van uitkeringen (sociale zorg etc.): zodra de voorgeschreven controle heeft plaatsgevonden | 5 jaar |
| Toezicht en controle | Bescheiden m.b.t. toezicht/controle op de naleving van wettelijke regelingen of gestelde voorwaarden, voor zover ze geen verdere gevolgen hebben: na vervallen belang | |
| Bescheiden betreffende toezicht, die leiden tot gedogen van situaties: na vervallen belang | ||
| Aanschrijvingen en lastgeving | Na vervallen | 1 jaar |
| Gegevens verwerkt in overzichten, verslagen en rapporten | In geval van periodieke verwerking tot overzichten (behoudens controle): na verwerking vernietigen | |
| Uitzondering: grond-, basis-, of primaire gegevens al dan niet verkregen uit eigen sociaal- economisch of ander onderzoek: in geval van verwerking | 3 jaar | |
| In geval gegevens onbewerkt zijn gebleven | 5 jaar | |
| Klachten | Voor zover ze geen deel uitmaken van een te bewaren zaak: na afdoening | 1 jaar |
| Hulpadministraties | Administratieondersteunende bescheiden, waaronder registers dan wel staten, dienstroosters, dienstinstructies, opdrachtformulieren, overzichten, tijdverantwoording etc. Afhankelijk van het gebruik na verwerking/controle: na vaststelling van de jaarrekening | 5 jaar |
| Kennisgevingen | Bescheiden die voorts niet hebben geleid tot het ontstaan van een nieuwe zaak of deel uitmaakten van een bestaande zaak | 1 jaar |
| Ingetrokken/ niet doorgegane zaken van eenvoudige aard | Incl. besluiten waaraan goedkeuring is onthouden | 1 jaar |
| Tekeningen | Dienen als bijlagen van de zaak waartoe ze behoren, de besluitvorming dienende of ter realisering + detailtekeningen. | bewaren |
| Afschriften/kopieën/ uittreksels | Voor beoordeling van vernietigbaarheid van bescheiden voorkomende in de archieven van één of meer organisatieonderdelen, dient in overleg te worden besloten welke bescheiden dienen te worden bewaard/vernietigd: Indien geen administratief belang meer aanwezig is | 1 jaar |
| Zie ook kennisgevingen | ||
| Brieven | Geleide-, ontvangstbevestigings- en rappelbrieven | Naar behoefte |
| Offertes/leveringen | Aanbiedingen waarvan geen gebruik wordt gemaakt | onmiddellijk |
| Correspondentie inzake het aangaan/afwijzen van een offerte/levering: na voltooiing/levering | ||
| Training en cursus | Bescheiden omtrent gehouden oefeningen/deelname trainingen en cursussen | Naar behoefte |
| Jaarlijkse bescheiden | Uit hoofde van lidmaatschap in samenwerkingsverbanden, stichtingen, vennootschappen e.d. | 1 jaar |
| Ingeval de jaarlijkse bescheiden voor kennisgeving worden aangenomen en geen geldelijke bijdragen betreffen | 5 jaar | |
| Ontvangen uit hoofde van toezicht of goedkeuring op het beleid of de tarieven van instellingen, die een financiële band met de archiefvormende organisatie hebben | 5 jaar | |
| Zie voorts ook Financiën |
| Financiën | ||
| Algemeen financieel beleid/beheer (stukken mbt jaarverslagen de begroting/ salarisadministratie ) | Bescheiden ter voorbereiding van de begroting/investeringsplannen, niet aan Bestuurscollege overlegd. | 1 jaar |
| Belastingzaken | aangiften, aanslagen, bezwaar- en beroepsschriften | 5 jaar |
| Invorderingsbescheiden, na invordering: | 5 jaar | |
| Taxaties, na vervallen: | 5 jaar | |
| Boekhoudkundige bescheiden | tbv de voorbereiding van begroting, na vaststelling jaarrekening: | 10 jaar |
| uitzondering: bescheiden die betreffen de vaststelling van de rekeningen, de jaarrekeningen, begrotingen en wijzigingen van de begroting alsmede bescheiden met een historisch belang | bewaren | |
| Afrekeningen/betalingsbewijzen verrichte leveringen/ diensten | 5 jaar | |
| Afrekeningen/betalingsbewijzen bank/giro/rek. courant | 5 jaar | |
| Periodieke rapporten, betreffende controle van kas, boeken administratie en voorraden | 5 jaar | |
| Leningen/voorschotten en kredieten | Na aflossing/na vervallen | 5 jaar |
| Saldibiljetten, controleopgaven, na vaststelling jaarrekening | 1 jaar | |
| Subsidieverlening | Jaarlijks terugkerende zaken, na afrekening: | 5 jaar |
| Uitzondering: Principe besluiten ( beslissing op eenmalig voorkomende aanvragen en bij jaarlijks terugkerende zaken: de eerste toekenning, wijziging, beëindiging of intrekking). | bewaren | |
| Uitkeringen/ Vergoedingen en bijdragen aan of door het land/eiland of archiefvormende instantie | Bescheiden ter uitvoering van algemene regelingen door of namens het bevoegde gezag gedaan Uitzondering: bescheiden aan/door archiefvormende instantie slechts voor zover zij voor historisch onderzoek van belang zijn. | 5 jaar |
| Garanties | Verlening en uitvoering: Na vervallen | 5 jaar |
| Jaarlijkse saldibiljetten: na vaststelling jaarrekening | 1 jaar | |
| Verzekeringen | Aanwijzing en wijziging verzekerde objecten/personen /bedragen: na vervallen | 1 jaar |
| Premiebetaling | 5 jaar | |
| Polissen: na vervallen (historisch belang: bewaren) | 5 jaar | |
| Schadeclaims: na afwikkeling | 5 jaar | |
| Declaraties | Incl. opmaak en gevoerde correspondentie | 5 jaar |
| Overige | Bewaring geven van geld/geldwaardige papieren: na vervallen | 1 jaar |
| Beheer | Inrichting gebouwen en terreinen + hulpmiddelen | |
| Aanschaf | Verbruiksartikelen (incl. overeenkomsten van lease, huur etc.) | 1 jaar |
| Uitzondering: Uitzonderlijke/kostbare voorzieningen | bewaren | |
| Gebruiksartikelen, abonnementen/lidmaatschap: na beëindiging | 1 jaar | |
| Gebruik | Gebruik van middelen en regeling gebruik: na beëindiging | 1 jaar |
| Onderhoud & voorzieningen | Jaarlijkse voorzieningen | 5 jaar |
| Meerjarige voorzieningen: na beëindiging | 5 jaar | |
| Verkoop/ inruil | Alle bescheiden | 1 jaar |
| Eigendom (en werken) | Beheer en exploitatie van individuele landelijke en eilandelijke objecten van eigendom en bezit | |
| Verkrijging en verlies | Besluiten en beleidsbepalende bescheiden | bewaren |
| Bescheiden betreffende de totstandkoming | 10 jaar | |
| Infrastructuur, aanleg van wegen, gebouwen | Voorzieningen van blijvend belang: Besluiten, beleidsbepalende bescheiden en de realisering; Uitzondering: bescheiden overbodig voor de kennis der zaak/rechten en plichten, alsmede dag- en weekrapporten betreffende de uitvoering van werken | Bewaren Uitzondering: 10 jaar |
| Voorziening van tijdelijk/ondergeschikt belang: na afwikkeling of vervallen van het belang voor bestuur en administratie | 10 jaar | |
| Gebruik zakelijke, persoonlijke en andere rechten | erfpacht, opstal, erfdienstbaarheid, vruchtgebruik, huur en pacht etc. Bescheiden regelende de rechtsverhouding tussen partijen: na vervallen of beëindiging | bewaren |
| Onderhoud, schoonmaak, water- en energievoorziening | Jaarlijkse voorzieningen | 5 jaar |
| Verzekering | Zie ook Financiën | 5 jaar |
| Personeelszaken | ||
| Personeelsdossiers | Bescheiden inzake de benoeming, bevordering, ontslag, wachtgeld, pensioen, bezoldiging (loon), toelagen, vergoedingen, beoordelingen, nevenfuncties, strafoplegging, woonplaats, ziekte, afwezigheid, vakantie, jubilea Let op: Vernietiging kan slechts plaatsvinden nadat de pensioenfondsen gehoord zijn → daarvoor dient een lijst met de geboortedatum, tijdstip van indienst- en uitdiensttreding, functies worden overlegd. | Bewaren tot 70 jaar na de geboortedatum |
| Uitzondering: als bovenstaande bescheiden slechts hebben gediend ter informatie van bestuur en administratie | 2 jaar | |
| Uitzondering: persoonsdossiers van voor het eiland gezichtsbepalende figuren (bij twijfel, raadpleeg Alg. Landarchivaris) | bewaren | |
| Stukken m.b.t. sollicitaties (afgewezen) | Niet-benoemde sollicitanten en de n.a.v. sollicitaties opgemaakte stukken | 6 mnd |
| Salarisadministratie | Zie ook financiën | 10 jaar |
| Burgerlijke stand | ||
| Registers huwelijk, overlijden, geboorte, echtscheiding | Registers | bewaren |
| Bescheiden voor het opmaken, inschrijven, wijzigen en aanvullen van akten en registers: na verwerking | 1 jaar | |
| Register ingekomen/vertrokken personen en binnenverhuizingen | 10 jaar | |
| Verslag onderzoek registers | 3 jaar | |
| Verklaring overlijden | Zonder vermelding doodsoorzaak | 1 jaar |
| Met vermelding doodsoorzaak voor zover op persoonskaart (→afdeling gezondheidszorg) | direct | |
| Nationaliteit | Onderzoek naar identiteit: na afdoeningUitzondering: in speciale gevallen (tijdrovende onderzoeken, moeilijke communicatie, veranderde buitenlandse wetgeving, onzekerheden omtrent conclusies) - bewaren | direct |
| Voorbereiding naturalisatie, in geval van totstandkoming | 1 jaar | |
| Voorbereiding naturalisatie, in geval van niet-totstandkoming | 10 jaar | |
| Paspoorten, legitimatiebewijzen en andere reisdocumenten | Bescheiden inzake aanvraag, uitreiking, afgifte en verlenging: na verstrijken gebruiksduur reisdocument/legitimatiebewijs | 1 jaar |
| Bescheiden inzake inhouding en inname | 1 jaar | |
| Ingeleverde en ingehouden reispapieren | 6 mnd |
| verkiezingen | Tevens de benoeming van vertegenwoordigende lichamen | |
| Verkiezingen | Algemene regelingen inzake de organisatie van verkiezingen | bewaren |
| Bescheiden betreffende de voorbereiding en houden verkiezingen (bijv. stembiljetten, oproepkaarten e.d. ) | 5 jaar | |
| Stemming (vernietiging van deze bescheiden is gebaseerd op Kiesreglement Staten en Eilandsraden. De Gezaghebber zorgt voor de vernietiging en maakt daarvan proces- verbaal op) | Bescheiden inzake de verzegelde pakketten: na onherroepelijke toelating van de nieuw benoemden | |
| De processen-verbaal, de rangschikking en de toekenning van plaatsen voor de Staten en de Eilandsraden: Na afloop van de tijd waarvoor de verkiezing is geschied | ||
| Processen-verbaal ter vaststelling van uitslag verkiezing | bewaren | |
| Benoeming | Bescheiden betreffende de stemming voor de benoeming van de Staten en de Eilandsraden | 5 jaar |
| Gezondheidszorg | ||
| Algemeen | Bescheiden betreffende de organisatie/uitvoering van jaarlijks of periodiek terugkerende activiteiten | 5 jaar |
| Zorg individuele personen en objecten | Keuring van personen Uitzondering: keuringsgegevens van personen vallende onder de werking v/d Pensioenverordening Burgerlijke Landsdienaren: na bereiken leeftijd 65 jaar | 3 jaar 1 jaar |
| Advies en begeleiding volwassenen Uitzondering: voor minderjarigen geldt: na het bereiken van leeftijd van 21 | 5 jaar 5 jaar | |
| Onderzoek, behandeling, bewaking en verpleging (incl. röntgenfoto’s) voor volwassenen Uitzondering: Minderjarigen: na het bereiken van leeftijd 21 | 10 jaar 10 jaar | |
| Basisgegevens en gegevens m.b.t. erfelijke ziekten | 110 jaar | |
| Bescheiden inzake het gebruik van individuele objecten (bijv. woningen, gebouwen, inrichtingen) | 5 jaar | |
| Bescheiden in overige gevallen betreffende individuele personen en objecten: na verval belang voor gebruiker | 1 jaar | |
| Besmettelijke ziekten | Bescheiden inzake maatregelen ter voorkoming/ bestrijding | 5 jaar |
| Ambulancevervoer | Bescheiden betreffende melding en rapportering | 10 jaar |
| Bescheiden betreffende vervoer | 5 jaar | |
| Lijkbezorging | Doodschouw en sectierapporten | 3 jaar |
| Bescheiden inzake lijkbezorging op kosten van het eiland | 5 jaar | |
| Toezicht levens- en gebruiksartikelen | Bescheiden inzake het toezicht op de bereiding/vervaardiging/ distributie en verkoop Uitzondering: de regeling van toezicht- bewaren | 3 jaar |
| Ruimtelijke ordening | Volkshuisvesting en bouwtoezicht | |
| Algemene regelingen | Bestemmingsplannen | bewaren |
| Voorbereidingsbesluiten m.b.t. bestemmingsplannen | 1 jaar | |
| Overlegbescheiden m.b.t. bestemmingsplannen: na het gevoerde overleg | 3 jaar | |
| De niet van belang zijnde bescheiden tot voorbereiding van de vaststelling van bestemmingsplannen e.d. | 3 jaar | |
| Bouw/aanleg/gebruik | Principe-uitspraken, die niet gerealiseerd worden | 5 jaar |
| Bescheiden ontvangen/opgemaakt ter voorbereiding/ verwezenlijking van vergunningen | 5 jaar | |
| Vordering van woonruimte: na vervallen | 5 jaar | |
| Onbewoonbaarverklaring van woningen: na sloop/ na opheffing van de onbewoonbaarverklaring | 5 jaar | |
| Vergunningen | Na vervallen van de handeling/recht/gevolg, alsmede de ingetrokken en niet-doorgegane aanvragen | 5 jaar |
| Bescheiden ter voorbereiding, dienend ter verwerking van gegevens: na afdoening | 1 jaar | |
| Weigeringen en vervallen verklaarde vergunningen | 3 jaar | |
| Own your own home foundation | Bescheiden inzake stichting/verbetering en buitengewoon onderhoud:na beëindiging van de bijdragen en/of na aflossing van de betreffende financieringsvoorschotten | 5 jaar |
| Jaarlijkse exploitatiebijdragen/fondsvorming/balansen etc. Uitzondering: jaarverslagen bewaren | 10 jaar | |
| Bescheiden inzake gewoon onderhoud | 5 jaar | |
| Bescheiden inzake huurvaststelling en -verhoging | 10 jaar |
| Levering water/energie | (aanvulling op ‘eigendommen en werken’) | |
| Leiding- en kabelnetten, installaties, apparatuur | Bescheiden inzake aanleg, gebruik en verwijdering: na buitinwerkingstelling/ verwijdering | 5 jaar |
| Bescheiden inzake bewaking, controle, meting en onderhoud | 5 jaar | |
| Verkrijging producten | Besluiten en contracten | bewaren |
| Bescheiden overbodig voor de kennis van de zaak | 10 jaar | |
| Periodieke opgaven inzake aankoop, winning, opwekking | 5 jaar | |
| Behandeling producten | Bescheiden inzake het beleid m.b.t. de behandeling | bewaren |
| Levering producten | Algemene regeling tarieven en voorwaarden | Bewaren |
| Installateurs en fitters | Erkenningen | 5 jaar |
| Sociale zorg | ||
| Bescheiden inzake materiële en immateriële bijstand: na vervallen belang →vernietigen |
| Onderwijs | ||
| Algemeen | Algemene regelingen en principebeslissingen | bewaren |
| Organisatie | De jaarlijkse uitvoering betreffende de toelating van kleuters en leerlingen | 5 jaar |
| Speel- en werkplannen, lesroosters (incl. afwijkingen daarvan) | 5 jaar | |
| De vakken van onderwijs | 5 jaar | |
| De activiteiten binnen en buiten schoolverband | 5 jaar | |
| Financiën: kosten, tegemoetkomingen, bijdragen, subsidies en vergoedingen ten behoeve van: | Personeel/kapitaal en exploitatie | 10 jaar |
| Inrichting, meubilair, leer- speel en hulpmiddelen en benodigdheden | 10 jaar | |
| het volgen /bevorderen of het voorzien/geven van onderwijs | 5 jaar | |
| Jaarlijkse activiteiten binnen en buiten schoolverband | 5 jaar | |
| Leerlingenadministratie en correspondentie (dossiers) | Jaarlijkse in- en uitschrijvingen e.d. | bewaren |
| Bescheiden betreffende de lichamelijke/geestelijke gesteldheid van individuele leerlingen | bewaren | |
| Overige bescheiden inzake individuele leerlingen (met uitzondering van onderwijsresultaten) | bewaren | |
| Onderwijsresultaten leerlingen | Gegevens omtrent vorderingen en resultaten, alsmede Eindexamenresultaten | bewaren |
| Leerplicht | Gevallen van schoolverzuim | 5 jaar |
| Vrijstelling van leerplicht: Na vervallen | 1 jaar | |
| Verslagen | 5 jaar | |
| Schoolgebouw/terrein | Zie Eigendommen en werken (planningbureau) | |
| Personeel | Zie Personeel (PZ) | |
| Schoolgelden | Zie Financiën (FEZ) |
| Bescherming bevolking | ||
| Beschermingsdiensten | Bescheiden inzake de formatie, omvang, bezetting etc. | 5 jaar |
| (Bedrijfs)beschermings-plannen | Na vervallen | 5 jaar |
| Verkeer | ||
| Straatverlichting | Aanleg en uitbreiding | 5 jaar |
| Stroomlevering | 5 jaar | |
| Verkeersmaatregelen | Na vervallen | 5 jaar |
| Verkeersborden | Plaatsingsregelingen | Bewaren |
| Bescheiden inzake de plaatsing | 5 jaar |
| Landsverdediging | ||
| Dienstplicht en militaire vorderingen | Bescheiden betreffende de voorbereidingen tot de vervulling en de beëindiging van de dienstplicht | 1 jaar |
| Vergoedingen wegens dienstplicht voor zover gecontroleerd | 5 jaar | |
| Militaire vorderingen (bijv. inkwartiering/ reservering gebouwen en goederen): na vervallen | 1 jaar | |
| De vergoedingen wegens militaire vorderingen | 5 jaar |
| Volkstelling (census) | ||
| Definitieve uitslag | bewaren | |
| Bescheiden betreffende de voorbereiding/organisatie/ en verwerking/afdoening: na de volgende telling | 1 jaar |
| Straatnamen en huisnummering | ||
| Straatnaamgeving en Huisnummering | Besluiten tot naamgeving en vernummeringslijsten | bewaren |
| Bescheiden betreffende de uitvoering: na afdoening | 1 jaar |
De politie is bewust niet opgenomen in deze richtlijn. Ten aanzien van de politie is er afgesproken dat deze afdeling haar eigen (digitale) archiveringssysteem handhaaft met eigen bewaartermijnen. In overleg met een vertegenwoordiger van de politie en de gezaghebber is besloten om deze afdeling geen deel uit te laten maken van deze richtlijn. Derhalve dienen politiebescheiden overgedragen te worden aan het dienstdoende hoofd van de politie om aldus te kunnen worden verwerkt in overeenstemming met hun eigen systeem.
Dit eilandsbesluit, houdende algemene maatregelen, treedt in werking met ingang van de dag na die der afkondiging.
Dit eilandsbesluit, houdende algemene maatregelen, wordt aangehaald als: Eilandsbesluit Richtlijn bewaartermijnen archiefbescheiden Saba 2010.