Verordening op de vertrouwenscommissie tot benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Rheden 2017

In deze verordening wordt verstaan onder:

de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

de commissaris: de Commissaris van de Koning in de provincie Gelderland;

de burgemeester: de burgemeester van de gemeente Rheden;

de commissie: de commissie, die door de raad belast is met de voorbereiding van de aanbeveling inzake de (her)benoeming van en het voeren van klankbordgesprekken met de burgemeester.

de verordening: Verordening op de vertrouwenscommissie, die aanbeveling op de benoeming en herbenoeming van de burgemeester voorbereidt en de klankbordgesprekken met de burgemeester voert.

De commissie heeft tot taak:

• -

  de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden;

• -

  een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.

• 1.

  De commissie belast met in artikel 2 genoemde taken bestaat uit maximaal één vertegenwoordiger per fractie, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

• 2.

  Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.

• 3.

  De commissie kent geen plaatsvervangende leden. Het lidmaatschap is persoonlijk.

• 4.

  De commissie bepaalt haar eigen werkwijze, voor zover in deze verordening daarin niet is voorzien.

• 1.

  De griffier is secretaris van de commissie.

• 2.

  De plaatsvervangend griffier wordt bij vervulling van de in artikel 2 genoemde taken aangewezen als plaatsvervangend secretaris van de commissie.

• 3.

  De gemeentesecretaris wordt als tweede plaatsvervangend secretaris van de commissie aangewezen bij de vervulling van de in artikel 2, lid 1, genoemde taak.

• 4.

  De (plaatsvervangend) secretaris draagt zorg voor de ambtelijke ondersteuning van de commissie.

• 5.

  De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht.

• 1.

  De gemeenteraad kan één of meer wethouder(s) als adviseur namens het college van burgemeester en wethouders aan de commissie toevoegen voor de taken als bedoeld in artikel 2, lid 1. Plaatsvervanging is niet mogelijk.

• 2.

  De keuze van de adviseur is ter beoordeling van het college.

• 3.

  De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

• 4.

  De adviseur kan advies uitbrengen tot het moment waarop de commissie haar verslag van bevindingen aanbiedt aan de raad.

• 5.

  De adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht.

• 1.

  De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

• 2.

  Alle stukken van de commissie zijn geheim. Op de stukken wordt daarvan melding gemaakt.

• 3.

  De (plaatsvervangend) voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

• 4.

  De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij klankbordgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (plaatsvervangend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

• 5.

  De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 10, vierde lid, artikel 11, tweede lid, alsmede artikel 12 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

• 6.

  De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk de verordening verplicht, niet opheffen.

• 7.

  De geheimhouding blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 8.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (eerste en tweede plaatsvervangend) secretaris en indien van toepassing op de adviseur(s) van de commissie.

• 1.

  De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden dit noodzakelijk achten.

• 2.

  De voorzitter bepaalt dag, uur, en plaats van de vergadering.

• 3.

  De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, de adviseur(s) en indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.

• 4.

  De commissie vergadert niet als niet ten minste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

• 5.

  De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

• 1.

  De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten.

• 2.

  Alle stukken die van de commissie uitgaan worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

• 3.

  Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het werkadres van de secretaris van de commissie en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

• 4.

  Alle stukken die van de commissie uitgaan worden ter inzage gelegd bij de (plaatsvervangend) secretaris en kunnen na afspraak in aanwezigheid van de (plaatsvervangend) secretaris worden ingezien en gelezen. Hiervoor wordt door de raadsleden een handtekening op een bij de stukken behorende lijst geplaatst.

• 1.

  De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de Commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

• 2.

  De commissie bepaalt mede op basis van de door de Commissaris van de Koning geselecteerde kandidaten de te voor een gesprek te ontvangen kandidaten.

• 3.

  Bij de beoordeling van de kandidaten laten de leden van de commissie zich leiden door de profielschets, zoals die door de gemeenteraad is vastgesteld.

• 4.

  De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.

• 5.

  De commissie kan gebruikmaken van externe deskundige ondersteuning bij de beoordeling van kandidaten t.a.v. persoons- en bestuursstijlkenmerken.

• 1.

  De commissie houdt minimaal eens per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 2.

  Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 3.

  In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens binnen een termijn van drie tot negen maanden een evaluatiegesprek plaats.

• 4.

  De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.

• 5.

  Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in ieder geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

• 6.

  De klankbordgesprekken worden in ieder geval gevoerd vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de Commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

• 7.

  In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

• 1.

  De commissie kan bij de aanvang van haar werkzaamheden een gesprek hebben met de burgemeester.

• 2.

  De commissie formuleert informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen worden vooraf kenbaar gemaakt aan de burgemeester, de gemeenteraad en de Commissaris van de Koning.

• 3.

  De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in ieder geval aan de volgende informatiebronnen: de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit de klankbordgesprekken van de afgelopen twee jaar.

• 4.

  Voordat de commissie haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en Commissaris van de Koning zendt, bespreekt de commissie dit verslag met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

• 5.

  De burgemeester kan, voorafgaand aan de bespreking in de raad, schriftelijk haar zienswijze over het verslag geven. Op dit stuk is de geheimhouding van toepassing.

• 6.

  Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in lid 4 bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

• 1.

  De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de Commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

  • -

    een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

  • -

    een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;

  • -

    bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd;

  • -

    of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie;

  en is voorzien van in ieder geval de volgende bijlagen:

  • -

    bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen, zo mogelijk in volgorde van voorkeur;

  • -

    bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

• 2.

  Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier.

• 3.

  Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de Commissaris van de Koning.

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:

• -

  bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;

• -

  bij een klankbordgesprek: het verslag van het klankbordgesprek is vastgesteld;

• -

  bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.

• 1.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 14 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als ‘geheim’ worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

• 2.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

• 3.

  De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

• 4.

  De griffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald als: ‘’Verordening op de vertrouwenscommissie tot benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Rheden 2017’.

• 2.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

   

  Vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 6 juli 2017, nr. 3.