Verordening op de gebiedscommissie gemeente Oost Gelre

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  commissie: de gebiedscommissie Oost Gelre,

• b.

  klankbordgroep: de adviesgroep aan de gebiedscommissie met vertegenwoordigers van de achterban,

• c.

  agendacommissie: commissie bestaande uit de voorzitter en de beide plaatsvervangend voorzitters,

• d.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oost Gelre,

• e.

  raad: de gemeenteraad van de gemeente Oost Gelre,

• f.

  de portefeuillehouder: de wethouder die verantwoordelijk is voor plattelandsvernieuwing

• g.

  agenda lid: lid dat op afroep beschikbaar is wanneer punten op de agenda staan die het onderwerp dat hij of zij behartigt direct of indirect raken.

Artikel 2 Instelling gebiedscommissie

• 1.

  De gemeenteraad stelt een gebiedscommissie in.

• 2.

  Deze commissie heeft de volgende taken:

  • a.

    het creëren van draagvlak voor gewenste (functie)veranderingen in het buitengebied,

  • b.

    het signaleren, initiëren (aanjaagfunctie), stimuleren en ondersteunen van plannen, ideeën en projecten voor plattelandsvernieuwing, plattelandsontwikkeling en reconstructie,

  • c.

    het vertalen van landelijke-, provinciale- en gemeentelijke kaders naar een eigen ruimtelijke visie en een meerjarenprojectenplan met bijbehorende jaarplannen en inclusief financiële vertaling,

  • d.

    initiëren, stimuleren, ondersteunen en bevorderen grondmobiliteit,

  • e.

    het aansturen van de gebiedscoördinator,

  • f.

    het uitbrengen van advies aan de raad en/of het college over een voorstel of onderwerp dat betrekking heeft op de hiervoor genoemde onderwerpen

  • g.

    het uitbrengen van advies aan de raad en/of het college uit eigener beweging.

• 3.

  Het college zorgt in opdracht van de gemeenteraad voor voldoende ondersteuning voor gebiedscommissie en klankbordgroep.

Artikel 3 Samenstelling gebiedscommissie c.a.

• 1.

  De commissie bestaat uit:

• a.

  een onafhankelijk voorzitter, en vertegenwoordigers namens:

• b.

  LTO,

• c.

  LTO, tevens namens de agrarische jongeren,

• d.

  de dorpsorganisaties,

• e.

  de dorpsorganisaties,

• f.

  natuur- en milieuorganisaties,

• g.

  particuliere en agrarische organisaties voor natuur en landschap,

• h.

  recreatie en toerisme,

• i.

  historische verenigingen.

Daarnaast kunnen als agenda lid aan de vergaderingen deelnemen:

• j.

  Eén agenda lid namens de terrein beherende organisaties,

• k.

  Eén agenda lid namens het waterschap.

   

• 2.

  De commissie benoemt een onafhankelijk voorzitter en doet daarvan mededeling aan de raad, het college en de klankbordgroep.

• 3.

  De in het eerste lid genoemde leden onder b t/m i en agendaleden onderj en k en even zoveel plaatsvervangend leden worden door het college op voordracht van de door hen te vertegenwoordigen partijen en na advisering door de agendacommissie benoemd.

• 4.

  Door hen te vertegenwoordigen partijen voor te dragen leden onderb t/m i dienen te voldoen aan het volgende profiel:

• -

  woonachtig in de gemeente Oost Gelre,

• -

  affiniteit hebben met plattelandsvernieuwing,

• -

  enige deskundigheid hebben vanuit het belang waarvoor het betreffende lid in de commissie zit,

• -

  bereid en in staat zijn actief met hun achterban te communiceren

• -

  in staat tot het geven van inhoudelijk onderbouwd en onafhankelijk advies,

• -

  goed kunnen communiceren en gevoel voor bestuurlijke en maatschappelijke verhoudingen,

• -

  onafhankelijk van het gemeentebestuur en het ambtelijk apparaat,

• -

  in beperkte mate en in goed overleg bereid en in staat zijn om overdag te vergaderen.

• 5.

  Leden worden voor twee jaar benoemd en kunnen ten hoogste twee keer worden herbenoemd. Dit geldt niet voor plaatsvervangend leden.

• 6.

  Het college kan een lid ontslaan op voorstel van de agendacommissie, gehoord de gebiedscommissie.

• 7.

  Een lid of plaatsvervangend lid kan te allen tijde ontslag nemen. Hij doet daarvan schriftelijk mededeling aan het college. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als een opvolger is benoemd.

• 8.

  Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat beslist het college overeenkomstig het gestelde in artikel 3 lid 3 zo spoedig mogelijk over de vervulling ervan.

• 9.

  Leden van de gebiedscommissie hebben affiniteit met hun achterban, maar dienen ook een integrale afweging te kunnen maken.

Artikel 4 Samenstelling klankbordgroep

• 1.

  De commissie stelt –in overleg met de portefeuillehouder- een klankbordgroep in.

• 2.

  In de klankbordgroep zitten afgevaardigden van verenigingen en instellingen die in de gemeente actief zijn op de gebieden als genoemd in het vorige artikel onder b t/m i.

• 3.

  Elke vereniging/instelling als bedoeld in het vorig lid kan ten hoogste twee leden in de klankbordgroep afvaardigen. De afgevaardigde spreekt namens het door hem/haar te vertegenwoordigen bestuur.

• 4.

  Op het moment van herbenoeming van leden van de gebiedscommissie wordt de betrokken verenigingen/instellingen gevraagd voor een nieuwe periode van twee jaar vertegenwoordigers aan te wijzen. Tussentijds kunnen de vertegenwoordigers wisselen. Hiervan doet de betreffende vereniging/instelling mededeling aan de secretaris die hier vervolgens bekendheid aan geeft. Vertegenwoordigers kunnen in beginsel ten hoogste zes jaar zitting nemen.

• 5.

  De klankbordgroep adviseert de gebiedscommissie. Doel van instelling van de klankbordgroep is draagvlak bij de achterban te verkrijgen en te behouden.

Artikel 5 Voorzitter

• 1.

  Profiel:

  De voorzitter:

• -

  heeft affiniteit met en kennis van plattelandsontwikkeling,plattelandsvernieuwing en reconstructie,

• -

  is een netwerker en reeds in het bezit van een regionaal netwerk,

• -

  kan zowel met bestuurders overleggen als achterban,

• -

  is aanjager en in staat om mensen en partijen bij elkaar te brengen,

• -

  heeft uitstekende communicatieve vaardigheden en draagt bij aan de cohesie binnen gebiedscommissie en klankbordgroep,

• -

  beschikt over een uitstekende vergadertechniek,

• -

  heeft relevante ervaring.

• 2.

  Taak: de voorzitter is belast met:

• a.

  het leiden van de vergaderingen van gebiedscommissie en klankbordgroep,

• b.

  het handhaven van de orde in deze vergaderingen,

• c.

  het doen naleven van deze verordening,

• d.

  het naar buiten toe optreden namens de gebiedscommissie, bijvoorbeeld richting gemeente, regionaal en in voorkomend geval richting andere overheden en instanties als provincie en waterschap en de achterban,

• e.

  hetgeen deze verordening hem verder opdraagt,

• f.

  hetgeen de commissie hem verder opdraagt.

Artikel 6 Plaatsvervangend voorzitters en agendacommissie

• 1.

  De commissie wijst een eerste en een tweede plaatsvervangend voorzitter aan.

• 2.

  De voorzitter en plaatsvervangend voorzitters vormen een agendacommissie ter voorbereiding van vergaderingen. Ook andere opdrachten worden door de agendacommissie op grond van deze verordening of ter uitvoering van besluiten van de commissie uitgevoerd.

• 3.

  De agendacommissie legt verantwoording af aan de commissie

• 4.

  De commissie kan de voorzitter en of een/de plaatsvervangend voorzitter(s) vervangen als hij dit nodig oordeelt.

• 5.

  De bijeenkomsten van de agendacommissie worden voorbereid en bijgewoond door de secretaris en al diegenen die de agendacommissie nodig oordeelt.

Artikel 7 Secretaris

• 1.

  Het college stelt ter ondersteuning van de gebiedscommissie een medewerker ter beschikking welke fungeert als secretaris van de commissie. In principe zal de degene welke door het college als gebiedscoördinator benoemd wordt deze functie uitoefenen. De secretaris is geen lid van de commissie of de klankbordgroep.

• 2.

  De secretaris is in iedere vergadering aanwezig en voert besluiten van de commissie en de agendacommissie uit.

• 3.

  Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door daartoe door of namens het college aangewezen ambtenaar.

Artikel 8 Gebiedscoördinator

• 1.

  Het college stelt een gebiedscoördinator aan. De gebiedscoördinator wordt namens de gebiedscommissie door de agendacommissie aangestuurd.

• 2.

  Profiel: De gebiedscoördinator:

• -

  heeft affiniteit met en kennis van plattelandsontwikkeling, plattelandsvernieuwing en reconstructie,

• -

  is een netwerker en reeds in het bezit van een regionaal netwerk,

• -

  kan zowel met bestuurders overleggen als met de initiatiefnemers zaken bespreken,

• -

  heeft een praktische inslag,

• -

  is aanjager en in staat om mensen en partijen bij elkaar te brengen,

• -

  is bekend met het plangebied en de streek,

• -

  heeft relevante ervaring.

• 3.

  Taken: De gebiedscoördinator:

• -

  stelt voor het eind van het voorgaande jaar meerjarenprojectenplan met bijbehorend jaarplan op met projecten en activiteiten die in het eerste kwartaal door de gebiedscommissie worden geaccordeerd,

• -

  het projectenplan wordt voorzien van een financiële paragraaf met daarin tevens opgenomen de middelen die de commissie nodig heeft om adequaat te kunnen functioneren.

• -

  draagt zorg voor de uitvoering van het jaarplan,

• -

  draagt zorg voor evaluatie van het jaarplan,

• -

  doet telkens verslag van zijn activiteiten aan agendacommissie, commissie en klankbordgroep

• -

  is voor wat betreft de projecten en activiteiten uit het jaarplan eerste aanspreekpunt voor particulieren en overige betrokkenen,

• -

  geeft voorlichting over de uitvoering van het jaarplan naar belangengroepen,

• -

  adviseert over en coördineert subsidieaanvragen,

• -

  is in principe secretaris van commissie en klankbordgroep.

• 4.

  De gebiedscoördinator is geen lid van de commissie of de klankbordgroep.

Artikel 9 Openbaarheid

• 1.

  De commissie en klankbordgroep beraadslagen in openbare vergadering.

• 2.

  De deuren van de gebiedscommissie worden gesloten wanneer tenminste een vijfde van het aantal leden dat ter vergadering aanwezig is daarom verzoekt of wanneer de voorzitter het nodig oordeelt.

• 3.

  De commissie beslist vervolgens in beslotenheid of met gesloten deuren zal worden doorvergaderd en of en hoe besluiten na afloop van de besloten vergadering openbaar worden gemaakt.

Artikel 10 Vergaderfrequentie

• 1.

  Afhankelijk van de te behandelen onderwerpen vinden de vergaderingen van de gebiedscommissie in beginsel maandelijks plaats en die van de klankborgroep in beginsel eens in de vier maanden.

• 2.

  De gebiedscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien tenminste vier leden schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

Artikel 11 Oproep en agenda

• 1.

  Namens de voorzitter wordt ten minste zeven dagen voor een vergadering van gebiedscommissie of klankbordgroep aan de leden een schriftelijke oproep met een voorlopige agenda onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering verzonden.

• 2.

  Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden stelt de voorzitter de bijbehorende agenda van de vergadering voorlopig vast.

• 3.

  Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld wordt deze en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden.

• 4.

  Bij aanvang van de vergadering stelt de gebiedscommissie de agenda vast. Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de gebiedscommissie bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.

• 5.

  Op voorstel van een lid of de voorzitter kan de gebiedscommissie de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen.

• 6.

  Door of namens de voorzitter worden overige aanwezigen, zoals de portefeuillehouder of deskundigen, ter vergadering uitgenodigd.

Artikel 12 Presentielijst

Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de secretaris door ondertekening vastgesteld.

Artikel 13 Quorum

• 1.

  De gebiedscommissie kan pas officieel besluiten nemen wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden de presentielijst heeft getekend.

• 2.

  Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, dag en uur van de volgende vergadering, op een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de schriftelijke oproep is gelegen.

• 3.

  Op de vergadering, bedoeld in het tweede lid, is het eerste lid niet van toepassing. De gebiedscommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

Artikel 14 Besluitenlijst

• 1.

  De besluitenlijst van de voorgaande vergadering van gebiedscommissie en klankbordgroep worden, zo mogelijk, aan de leden toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. De ontwerpbesluitenlijst wordt op hetzelfde moment aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.

• 2.

  Bij het begin van de vergadering wordt, zo mogelijk, de besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.

• 3.

  De leden hebben het recht, een voorstel tot wijziging van de besluitenlijst aan de gebiedscommissie te doen, indien de deze onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de vaststelling van de besluitenlijst bij de secretaris te worden ingediend.

• 4.

  De besluitenlijst van zowel gebiedscommissie als klankbordgroep moet

inhouden:

• a.

  de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben, afzonderlijk wordt vermeld welke leden afwezig waren;

• b.

  een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

• c.

  een samenvatting van de conclusies, eventueel onder vermelding van de namen van de leden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de leden die zich niet uitgelaten hebben;

• d.

  een actielijst.

• 5.

  De besluitenlijst wordt opgesteld onder de zorg van de secretaris.

• 6.

  De vastgestelde besluitenlijst worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

Artikel 15 Communicatie - openbare kennisgeving

• 1.

  De aankondiging van de vergaderingen van zowel gebiedscommissie als klankbordgroep worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep door aankondiging in het gemeentelijk informatieblad en door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

• 2.

  De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a.

    de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering,

  • b.

    de wijze waarop en de plaats hoe een ieder van de agenda en de daarbij behorende stukken kan kennis nemen.

Artikel 16 Communicatie – onderhouden van contacten

• 1.

  De voorzitter treedt minstens één maal per jaar op in de betreffende raadscommissie om het jaarplan c.a. toe te lichten,

• 2.

  Voorzitter en secretaris hebben minstens twee maal per jaar overleg met de portefeuillehouder en zo vaak als nodig is met de betrokken ambtelijke medewerkers,

• 3.

  Naast leden van de klankbordgroep krijgen ook de aangesloten besturen de besluitenlijsten van gebiedscommissie en klankbordgroep toegezonden,

• 4.

  Desgewenst kunnen aangesloten besturen ook direct contact onderhouden met (een afvaardiging van/leden van) de gebiedscommissie,

• 5.

  Aangesloten besturen houden via de afgevaardigde in de klankbordgroep of anderszins de gebiedscommissie op de hoogte van voor de commissie relevante actuele zaken.

Artikel 17 Communicatie – media

1.Om bekendheid te verkrijgen geeft de commissie met ondersteuning van de gemeente diverse media uit als: website, pagina in de lokale kranten, persberichten, brochures etc. Ook worden zelfstandig perscontacten onderhouden.

Artikel 18 Vergoedingen

• 1.

  Leden van de gebiedscommissie krijgen aan de hand van de presentielijst een in de gemeente gebruikelijke onkostenvergoeding voor het bijwonen van vergaderingen van adviescommissies,

• 2.

  De voorzitter krijgt een nader te bepalen extra onkostenvergoeding.

Artikel 19 Budget

De gemeenteraad stelt aan de hand van het meerjarenprojectenplan, het jaarprogramma en de financiële paragraaf met daarin tevens opgenomen de middelen die de commissie nodig heeft om adequaat te kunnenfunctioneren jaarlijks een budget vast waarover de commissie onverkort kan beschikken.

Artikel 20 Jaarverslag

Na elk kalenderjaar stelt de commissie een jaarverslag op. Dit jaarverslag wordt ter kennisneming aan het college en de gemeenteraad aangeboden.

Artikel 21 Citeertitel en inwerkingtreding

Deze verordening kan worden aangehaald: ‘verordening op de gebiedscommissie Oost Gelre’.

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2010.