Organisatie | Goeree-Overflakkee |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Besluit elektronisch berichtenverkeer Goeree-Overflakkee |
Citeertitel | Besluit elektronisch berichtenverkeer Goeree-Overflakkee |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Op 10 december 2013 gelijk besluit vastgesteld door burgemeester en burgemeester en wethouders
Algemene wet bestuursrecht, art. 2:15
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
08-11-2017 | art. 4, 7 | 26-10-2017 | Z-17-86874/10048 | ||
11-06-2014 | 08-11-2017 | nieuwe regeling | 15-05-2014 | Z-13-14094/1959 |
De raad van de gemeente Goeree-Overflakkee,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 4 december 2013 en 22 april 2014;
gelet op artikel 2:15 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);
• de raad van de gemeente Goeree-Overflakkee het berichtenverkeer langs elektronische weg onder voorwaarden wil openstellen;
• de Awb regels bevat met betrekking tot het verkeer langs elektronische weg;
• deze regels van toepassing zijn als het bestuursorgaan heeft verklaard dat deze weg is opengesteld;
• het bestuursorgaan nadere regels kan stellen met betrekking tot het gebruik van de elektronische weg;
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad
van de gemeente Goeree-Overflakkee op 15 mei 2014.
De raad van de gemeente Goeree-Overflakkee,
de griffier, de voorzitter,
drs. J. Mimpen mr. A. Grootenboer-Dubbelman
Algemene en artikelsgewijze toelichting op het Besluit nadere eisen elektronisch berichtenverkeer
Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. In de Webv is geregeld wanneer berichtenverkeer langs elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen. Dat is geregeld door een aantal bepalingen in afdeling 2.3 in de Algemene wet bestuursrecht op te nemen. Door de inwerkingtreding van de Webv is het dus in principe mogelijk om berichten langs elektronische weg aan de gemeente te zenden. Echter, dit kan uitsluitend als de gemeente uitdrukkelijk kenbaar heeft gemaakt dat deze weg is geopend. De gemeente Goeree-Overflakkee wil de ‘elektronische deur’ nu formeel open zetten. Dat gebeurt door middel van het onderhavige besluit. In aanvulling op de regels die op grond van de Webv gelden voor elektronisch berichtenverkeer, kan het bestuursorgaan nadere eisen stellen aan het gebruik van de elektronische weg. Het besluit bevat deze nadere eisen.
Onder elektronische berichten verstaan we berichten die zijn ingediend via e-mail, social media of een e-formulier op de gemeentelijke website. Overige vormen van elektronisch berichtenverkeer zijn uitgesloten. Faxverkeer valt niet onder de werking van dit besluit. Strikt genomen wordt een fax elektronisch verzonden. Op dit moment wordt de fax echter al aangemerkt als een vorm van schriftelijke verzending. De Webv beoogt niet daarin verandering te brengen, aangezien het faxverkeer minder makkelijk kan worden gemanipuleerd en minder problemen met betrekking tot de ondertekening kent, dan bijvoorbeeld het gebruik van e-mail. Het verkeer kan betrekking hebben op allerlei stukken en berichten: een aanvraag, bezwaarschrift, klacht, zienswijze, een brief met een verzoek om informatie etc.
Artikel 2 Openstellen elektronische weg
Het eerste lid van dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 van de Awb. De bestuursorganen van de gemeente Goeree-Overflakkee geven hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor burgers en andere partijen via de elektronische weg. Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, worden in dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg gesteld.
In het tweede lid wordt gesteld dat elektronisch verstuurde bestuurlijke berichten (aanvragen voor bijv. vergunningen, ontheffingen, subsidies, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) alleen in behandeling worden genomen wanneer er gebruik is gemaakt van een daarvoor bestemd formulier op de gemeentelijke website. Daarnaast is ook e-mail naar de algemene postbus toegestaan. Voordeel van een gestructureerde invoer zoals bij een e-formulier is dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden.
Voor overige elektronische berichten is in het derde lid als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus (info@goeree-overflakkee.nl of griffie@goeree-overflakkee.nl), via een e-formulier op de gemeentelijke website of via social media. E-mails naar e-mailadressen van individuele ambtenaren worden dus niet geaccepteerd. Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Goeree-Overflakkee. Op deze manier wordt de registratie en afhandeling beter gewaarborgd.
Artikel 3 Ondertekening van e-formulieren
Een eis die het besluit stelt aan het elektronisch afhandelen van elektronische berichten is dat het bericht (indien van toepassing) is ondertekend met een elektronische handtekening die voldoende betrouwbaar is, zodanig dat deze dezelfde rechtsgevolgen heeft als de handgeschreven handtekening. Momenteel voldoet alleen de digitale handtekening (DigiD) aan alle betrouwbaarheidseisen. Elektronische handtekeningen die niet aan alle betrouwbaarheidseisen voldoen, denk bijvoorbeeld aan een gescande handtekening, zijn niet per definitie als onbetrouwbaar aan te merken. Bij een conflict is het aan de rechter om te toetsen of de betrouwbaarheid voldoende is in de gegeven omstandigheden. Bij e-mail gaan we in beginsel uit van de betrouwbaarheid van een afbeelding van een gescande handtekening. Indien er gerede twijfel bestaat, verdient het de voorkeur de afzender te vragen zijn bericht tevens per post in te sturen, voorzien van een ‘echte’ handtekening.
Artikel 4 Weigering van elektronische berichten
Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan het verzenden van elektronische berichten. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij de gemeente Goeree-Overflakkee, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden.
Belangrijk is ook, dat bij weigering van een bericht zo spoedig mogelijk de weigeringsgrond moet worden medegedeeld. Deze kan voortvloeien uit dit besluit of uit de Algemene wet bestuursrecht (artikel 2:15 lid 2 en 3): “Een bestuursorgaan kan elektronisch verschafte gegevens en bescheiden weigeren voor zover de aanvaarding daarvan tot een onevenredige belasting voor het bestuursorgaan zou leiden. Een bestuursorgaan kan een elektronisch verzonden bericht weigeren voor zover de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid van dit bericht onvoldoende is gewaarborgd, gelet op de aard en de inhoud van het bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt.”
In dit artikel wordt tevens geregeld dat de elektronische weg niet open staat bij verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Helaas leent de elektronische weg zich te makkelijk voor misbruik van de Wob. Met één druk op de knop kan een verzoeker zijn bericht naar enorm veel overheidsinstanties mailen. Met het misbruik is vaak behoorlijk wat gemeenschapsgeld gemoeid.
Artikel 5 Wijze van verzending van aanvullende informatie
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 6 Ontvangstbevestiging
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.
Artikel 7 Wijze van antwoorden
Besluiten van een bestuursorgaan worden niet elektronisch verzonden, maar altijd per post. Uiteraard kan er desgevraagd naast het schriftelijke besluit eveneens een kopie van het getekende besluit per e-mail verzonden worden, echter pas nadat het schriftelijke besluit is verzonden. Indien het bestuursorgaan een reactie geeft op een bericht en die reactie is geen besluit en brengt ook niet op enige andere wijze rechtsgevolgen met zich mee, kan aangesloten worden bij de wens van de burger voor wat betreft de wijze van beantwoording (elektronisch).
Artikel 8 Onvoorziene omstandigheden
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.