CVDR455084_1Besluit vervanging archiefbescheiden Gemeente De Ronde Venen 2017nlregelingDe Ronde Venen2017-06-20De Ronde Venengmb-2017-103245Besluit vervanging archiefbescheiden Gemeente De Ronde Venen 2017Archiefwet 1995, art. 7Archiefbesluit 1995, art. 6, eerste lidArchiefregeling 2009, art. 26bcollege van burgemeester en wethoudersbestuur en recht2017-06-06De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en databankrecht2017-06-202017-01-012024-12-24Nieuwe regelingOnbekendGeenBesluit vervanging archiefbescheiden Gemeente De Ronde Venen 2017Het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente De Ronde Venen;Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009;Besluit:Artikel11.De Gemeente De Ronde Venen gaat, met ingang van de in artikel 3 genoemde datum, over tot vervanging door digitale reproducties van de papieren archiefbescheiden, waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd.2.De digitale reproductie van archiefbescheiden geschiedt met ingang van de in artikel 3 genoemde datum, dan wel de datum van implementatie van het proces, binnen die processen die door de gemeente De Ronde Venen zijn aangewezen.Artikel21.De digitale reproductie van archiefbescheiden vindt plaats op de wijze zoals beschreven in het Handboek Vervanging van de Gemeente De Ronde Venen. Dit Handboek maakt onlosmakelijk onderdeel uit van voorliggend besluit.2.De vervangen archiefbescheiden zullen na een periode van acht weken daadwerkelijk worden vernietigd.Artikel3Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2017.Artikel4Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente De Ronde Venen 2017.Mijdrecht, 6 juni 2017Burgemeester en wethouders van De Ronde Venen,de secretaris,Lilian Schreursde burgemeester,Maarten DivendalToelichtingDe Gemeente De Ronde Venen neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van de informatiehuishouding. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, samenhang en volledigheid. Ook sluit volledig digitaal werken aan bij de ambities van de overheid om alle dienstverlening aan de burger in 2017 digitaal te laten plaatsvinden.Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de Gemeente De Ronde Venen. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden waarvan de originelen na scanning niet worden vernietigd) zijn beschreven in het Handboek Vervanging.Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.De uitvoering van de in artikel 2 lid 2 genoemde vernietiging vindt plaats op een nader te bepalen tijdstip na goedkeuring.Bij het scannen van papieren archiefbescheiden is het uiteraard belangrijk dat de daarin opgenomen gegevens blijven behouden. Ook moeten de digitale bestanden toegankelijk zijn en blijven. De Gemeente De Ronde Venen heeft hiertoe een reeks waarborgen georganiseerd die zijn beschreven in het Handboek Vervanging. Onderdeel van het gehele proces is een periodieke interne monitoring door het team Concern control om de werkwijzen te controleren en evalueren. Ook de gemeentearchivaris, i.c. het Regionaal Historisch Centrum Vecht en Venen, zal vanuit zijn toezichthoudende rol bewaken of de vervanging en het informatiebeheer voldoen aan de kwaliteitseisen.