Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Borne houdende regels voor controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie Controleverordening gemeente Borne 2017

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant

  een door de raad benoemde:

  • o

    registeraccountant; of

  • o

    accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in artikel 36, tweede lid, onderdeel i, van de wet op accountantsberoep; of

  • o

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b.

  accountantscontrole

  de controle van de jaarrekening zoals bedoeld in artikel 197 van de gemeentewet, door de door de raad benoemde accountant waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• c.

  getrouwheid

  het overeenstemmen van informatie met de werkelijkheid zodat het oordeel van de informatieontvanger niet beïnvloed wordt.

• d.

  rechtmatigheid

  het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

• e.

  deelverantwoording

  een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  Benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van maximaal vier jaar.

• 2.

  De griffie bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3.

  De raad stelt elke vier jaar het controleprotocol vast. Hierin wordt ten minste opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • c.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • d.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  • e.

    de posten van de jaarrekening, deelverantwoordingen, producten en organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

• 4.

  In afwijking van het gestelde in het derde lid onder d en e kan de raad in het controleprotocol opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant het programma van eisen vaststelt waarin de aspecten genoemd in het derde lid onder d en e, vastgelegd worden.

• 5.

  Bij het controleprotocol wordt de bijlage inventarisatie wet- en regelgeving opgenomen. Deze bijlage wordt jaarlijks geactualiseerd en na afstemming met de auditcommissie ter kennisgeving aangeboden aan de raad.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota´s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad.

• 4.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris en de concerncontroller.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor, dat alle ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden die buiten de reguliere opdrachtverlening op basis van artikel 2 vallen, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten en stelt de raad in de gelegenheid haar bedenkingen te uiten.

• 2.

  Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3.

  Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale Verzekeringsbank, CBS e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang (de zgn. Managementletter) aan de algemeen directeur en de concerncontroller en zijn bevindingen van bestuurlijk belang (de zgn. Boardletter) aan de raad.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door de raad ingestelde vertegenwoordiging van) de raad.

• 5.

  Bij de constatering van de schending van integriteit waardoor en waarbij de accountant de controlewerkzaamheden die leiden tot het afgeven van een verklaring moet opschorten, rapporteert hij deze bevindingen terstond aan de burgemeester en de gemeentesecretaris. Indien de schending van integriteit de burgemeester betreft, rapporteert de accountant aan de griffier en de gemeentesecretaris. Indien de schending van integriteit de gemeentesecretaris betreft, rapporteert de accountant aan diens plaatsvervanger en de burgemeester.

Artikel 8. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking per 6 juni 2017. Met de inwerkingtreding van deze verordening wordt de huidige “Controleverordening gemeente Borne” (vastgesteld op 25-09-2003) ingetrokken.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Borne 2017”.