| Organisatie | Borne |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Borne houdende regels voor elektronisch verkeer Regeling elektronisch verkeer gemeente Borne 2015 |
| Citeertitel | Regeling elektronisch verkeer gemeente Borne 2015 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 19-02-2017 | nieuwe regeling | 26-01-2016 | 15INT03008 |
Algemene postbus: elektronische postbus van de gemeente Borne die gekoppeld is aan de gemeente als geheel met het adres: info@borne.nl;
Artikel 2. Doel van deze regeling
Deze regeling stelt nadere eisen aan het gebruik van het elektronisch berichtenverkeer als bedoeld in artikel 2:15, eerste lid, van de wet.
Bestuurlijke berichten en overige elektronische post die niet vallen onder de categorieën zoals bedoeld in lid 1 of lid 2 van dit artikel, kunnen alleen langs elektronische weg worden ingediend, indien gebruik wordt gemaakt van het adres info@borne.nl, tenzij het een bericht betreft, waarvoor in een afzonderlijke publicatie specifiek melding is gemaakt dat de elektronische weg, door middel van een ander e-mailadres / andere toegang, is opengesteld.
Artikel 4. Eisen en verzuimherstel
Elektronische post en bestuurlijke berichten die via het juiste elektronische kanaal zijn ingediend, maar niet aan de wettelijke vereisten voldoen, worden niet in behandeling genomen. Het buiten behandeling laten kan alleen nadat de indiener of diens gemachtigde in de gelegenheid is gesteld het verzuim te herstellen.
Artikel 5. Ontvangstbevestiging
Voor aanvragen die worden ontvangen via een webformulier op de gemeentelijke website en bestuurlijke berichten die binnenkomen op info@borne.nl wordt een technische ontvangstbevestiging verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat het bericht, technisch gezien, in goede orde ontvangen is.
Nota-toelichting Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer gemeente Borne 2015
Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer in werking getreden en opgenomen in afdeling 2.3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). De wet heeft zowel betrekking op geadresseerde verzending, bijvoorbeeld e-mail, als het op elektronische wijze openbaar maken van stukken. Het ziet zowel op de fase van de primaire bestuurlijke besluitvorming (aanvragen, vergunningen, zienswijzen e.d.), als op de bezwaarschriftenprocedure, de klachtenprocedure e.a..
De wet dwingt bestuursorganen niet om van de elektronische weg gebruik te maken, maar biedt de randvoorwaarden waaraan een bestuursorgaan moet voldoen als het voor een bepaald onderwerp voor de elektronische weg kiest. De wet biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen, wil het even betrouwbaar zijn als het reguliere schriftelijk verkeer. Het bestuursorgaan moet kenbaar maken dat het via de elektronische weg bereikbaar is. Dit algemene kader kan door het bestuursorgaan nader worden ingevuld. Voor de bestuursorganen van de gemeente Borne geeft dit besluit hieraan onder andere invulling.
Formeel heeft de gemeente zich nog niet voor de elektronische weg opengesteld. Materieel ligt dit echter anders en wordt er op praktische wijze met elektronische berichten omgegaan. Met dit besluit wordt deze praktische wijze van werken geformaliseerd.
De "Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer gemeente Borne 2015" biedt de basis voor een verdere uitbreiding van de elektronische dienstverlening en creëert alsnog op een voor de burger kenbare wijze een wettelijke basis voor de reeds bestaande producten van elektronische dienstverlening.
Elektronische post betreffen met name de producten die elektronisch aangevraagd kunnen worden via de website. Bestuurlijke berichten zijn de aanvragen e.d. waarvoor nog geen webformulier o.i.d. ontwikkeld is en die via e-mail worden ingediend.
Artikel 2. Doel van deze regeling
Het doel van de regeling is om invulling te geven aan artikel 2:15 van de wet, door aan te geven voor welke wijze van elektronisch bestuurlijk verkeer de gemeente Borne zich openstelt.
Artikel 3 Reikwijdte van de regeling
De regeling is van toepassing op het elektronisch verkeer. Uit de toelichting van het begrip elektronische post onder artikel 1 blijkt dat het daarbij gaat om berichten die via internet (de website van de gemeente Borne of via een website verbonden met e-overheid, waarvan gemeente gebruik maakt) worden uitgewisseld. Te denken valt daarbij aan websites, zoals overheid.nl, mijnoverheid.nl, antwoordvoorbedrijven.nl of het Omgevingsloket online (lid 2). Ook verzending per e-mail naar het adres info@borne.nl is mogelijk. Als het bericht dan niet aan de in de wet gestelde vereisten voldoet (bijvoorbeeld ondertekening), wordt een hersteltermijn geboden.
Hoewel de verzending van berichten per fax eveneens een vorm van elektronisch verkeer is, is de regeling hierop niet van toepassing. De ontvangst van berichten per fax wordt op dit moment op grond van vaste jurisprudentie op een zelfde manier afgehandeld als de schriftelijke post. Ingekomen fax-berichten worden doorgestuurd naar info@borne.nl. Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld sms-berichten, cd-roms en usb-sticks zijn op dit moment nog uitgesloten.
Volgens artikel 2:13, tweede lid van de Awb is elektronisch verkeer niet mogelijk, wanneer in een wet of verordening is bepaald dat elektronisch verkeer niet is toegestaan, of wanneer een vormvoorschrift zich tegen elektronisch verkeer verzet. Ten aanzien van bezwaarschriften heeft de Afdeling bestuursrechtspraak bepaald dat geen wettelijk voorschrift zich verzet tegen de aanvaarding van bezwaarschriften per e-mail (ABRS 17 december 2003, JB 2004, 81). Uiteraard wordt, indien het per e-mail ingediende bezwaarschrift niet ondertekend is, verzocht om het bezwaarschrift eerst te ondertekenen alvorens het in behandeling wordt genomen.
In alle gevallen is elektronisch verkeer slechts mogelijk wanneer het bestuursorgaan dit kenbaar heeft gemaakt (het kenbaarheidsvereiste) en wordt voldaan aan de nadere eisen die zijn gesteld.
Artikel 3 heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 van afdeling 2.3 van de Awb. Het bestuursorgaan geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor zijn burgers via de elektronische weg. Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige persoonlijke postbussen in de organisatie gezonden worden, stelt dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg.
In lid 1 wordt gesteld dat elektronische post in behandeling wordt genomen wanneer er gebruik is gemaakt van het bij het betreffende product of de betreffende dienst op de website van de gemeente of op een website verbonden met e-overheid geplaatste webformulier of voor een product of dienst op één van die websites genoemd specifiek e-mailadres. In lid 2 wordt dit specifiek uitgebreid met het Omgevingsloket online.
In lid 3 zijn verzoeken om informatie op grond van de Wet openbaarheid van bestuur, de zogenaamde Wob-verzoeken, uitgezonderd om langs elektronische weg te worden ingediend.
In lid 4 wordt de huidige praktijk, met uitzondering van Wob-verzoeken, dat elektronische post ook per e-mail kan worden ingediend bestendigd. Voorwaarde is wel dat deze berichten aan de overige in de wet gestelde vereisten moeten voldoen. Een bezwaarschrift moet bijvoorbeeld zijn voorzien van een handtekening. Is dat niet het geval dan wordt een hersteltermijn geboden, waarbij het verzuim kan worden hersteld.
Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij de gemeente Borne.
Het is van belang om vast te stellen dat het elektronische communicatiekanaal de papieren versie niet vervangt. Immers niet iedereen heeft toegang tot een computer.
Op grond van artikel 4:3a van de Awb moet het bestuursorgaan de ontvangst van het elektronische bericht bevestigen. Dit vergroot de betrouwbaarheid van het elektronisch berichtenverkeer, de ontvanger weet dat zijn bericht is gearriveerd. De ontvangstbevestiging kan per elektronische post, maar ook per gewone post verzonden worden. In artikel 5 wordt nader op de ontvangstbevestiging ingegaan.
Artikel 4. Eisen en verzuimherstel
Een aanvraag via een webformulier wordt geacht te zijn tot stand gekomen als het formulier volledig is ingevuld en verzonden. Dit geldt echter niet voor aanvragen op grond van de Wet algemene bepaling omgevingsrecht. Daarvoor geldt een specifiek wettelijk regime.
Artikel 4:5 van de Awb regelt onder meer de discretionaire bevoegdheid van het bestuursorgaan om een aanvraag die niet voldoet aan de wettelijke vereisten voor een aanvraag of bij welke aanvraag onvoldoende gegevens of bescheiden zijn gevoegd voor een goede beoordeling van een aanvraag of de voorbereiding van de gevraagde beschikking niet in behandeling te nemen. Het buiten behandeling laten van een aanvraag is slechts toegestaan indien de aanvrager de gelegenheid heeft gehad binnen een door het bestuursorgaan gestelde termijn een aanvraag te herstellen. Een besluit om een aanvraag niet te behandelen, moet krachtens het vierde lid worden bekendgemaakt binnen vier weken nadat een aanvraag is aangevuld of nadat de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.
Artikel 5 Ontvangstbevestiging
Alleen de ontvangst van webformulieren en berichten die zijn binnengekomen via het adres info@borne.nl worden automatisch bevestigd. Deze ontvangstbevestiging is bedoeld om aan te geven dat het bericht technisch gezien in goede orde is ontvangen. Bestuurlijke berichten die zijn binnengekomen via andere adressen van de gemeente worden in principe niet in behandeling genomen en dus wordt de ontvangst ook niet automatisch bevestigd. In de weigering het bestuurlijke bericht te behandelen wordt aangegeven waar het bestuurlijke bericht op correcte wijze kan worden ingediend.
Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.