Artikel 1 Doelgroep
Deze regeling is van toepassing op:
- 1.
de leden van ons college (zie artikel 3 sub b);
- 2.
de leden van het directieteam genoemd in het organisatiebesluit;
- 3.
- 4.
degenen die tijdelijk (bijvoorbeeld interim-managers) de onder 2 en 3 vermelde functies bekleden;
- 5.
degenen die door een van de onder 1 t/m 4 bedoelde bestuurders dan wel functionarissen schriftelijk zijn gemachtigd tot het doen van representatieve uitgaven;
- 6.
Artikel 2 Doel
Doel van deze regeling is:
- 1.
het realiseren van een integer financieel verloop van representatiekosten;
- 2.
het realiseren van een controleerbare verantwoording van de ten laste van de onderscheidene representatiebudgetten gemaakte kosten;
- 3.
het voorkomen van vermenging van de kosten van representatie met kosten waarvoor specifieke regels en normen gelden, te weten:
- a.
reis- en verblijfkosten in verband met dienstreizen;
- b.
reiskosten in verband met woon-werkverkeer;
- c.
reiskosten in verband met het volgen van een opleiding of studie;
- d.
vergoeding of kosten van verstrekking van maaltijden in verband met overwerk;
- e.
kosten van recepties, diners en festiviteiten in verband met dienstjubilea, afscheid en dergelijke.
Artikel 3 Definitie representatiekosten
Voor de uitvoering van deze regeling worden onder representatiekosten verstaan die kosten die uitsluitend door of namens de in artikel 1 genoemde functionarissen in het kader van de uitoefening van hun functie gemaakt mogen worden:
- a.
als gastheer van in het gemeentebelang georganiseerde evenementen, bijeenkomsten, presentaties, beurzen, vergaderingen en ontvangsten;
- b.
als officiële vertegenwoordiger van het gemeentebestuur bij officiële openingen, huldigingen, prijsuitreikingen, herdenkingsbijeenkomsten en dergelijke;
- c.
en binnen de grenzen van de redelijkheid noodzakelijk zijn voor de vervulling van de functie en gemaakt worden als werkgever in het kader van de representatieve personeelszorg.
Artikel 4 Declaratie-/factuurvereisten
Lid 1
Op een declaratie met betrekking tot representatiekosten dient duidelijk te zijn aangegeven:
- a.
de reden van de representatieve activiteit;
- b.
welk persoon of welke personen (in- en/of extern), welke instanties, doelgroepen, relaties of bedrijven door de representatie begunstigd zijn;
- c.
de datum waarop de activiteit heeft plaatsgevonden;
- d.
de naam van de declarant.
Lid 2
Een declaratie dient te worden gestaafd met deugdelijk gespecificeerde nota’s met kwitantie of kassabonnen (waarop de betaalde BTW staat aangegeven). Deze kosten worden gedeclareerd binnen 3 maanden nadat deze gemaakt zijn.
Lid 3
Waar in het maatschappelijk verkeer het gebruikelijk is om fooi te geven die voor rekening van de gemeente komt, is dit toegestaan tot een bedrag van maximaal 10% van de nota. Voor de fooi geldt een maximum van € 25,--.
Lid 4
De in artikel 1 bedoelde personen dienen de gemaakte representatiekosten persoonlijk te declareren.
Lid 5
Een declaratie met betrekking tot representatiekosten dient voorzien te zijn van de handtekening van de declarant en een 2e handtekening.
Artikel 5 Accordering declaraties
In aanvulling op het bepaalde in artikel 8 dient een declaratie van de in artikel 1 bedoelde functionarissen tevens te zijn voorzien van een tweede handtekening t.w.:
- •
de declaratie van een wethouder, accordeert de burgemeester;
- •
de declaratie van de burgemeester, accordeert een wethouder;
- •
de declaratie van een afdelingshoofd, accordeert de sectordirecteur;
- •
de declaratie van een sectordirecteur, accordeert de gemeentesecretaris;
- •
de declaratie van de gemeentesecretaris, accordeert de concerncontroller;
- •
de declaratie van de griffier, accordeert de voorzitter van de gemeenteraad.
Artikel 6 Hardheidsclausule
In voorkomende gevallen waarin deze regeling niet voorziet of er een kennelijke onredelijkheid zich in de praktijk voordoet, beslist het college.
Artikel 7 Citeertitel
Deze regeling kan worden aangehaald als de ‘Regeling verantwoording respresentatiekosten Nissewaard’.
Artikel 8 Inwerkingtreding
De regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2015.