Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning

Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. bijstand: het verstrekken van informatie of het verlenen van ondersteuning;

b. document: een bij het college of burgemeester berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat;

c. informatie: gegevens neergelegd in een document dan wel gegevens die tot een document herleidbaar zijn;

d. ondersteuning: het verlenen van bijstand bij het formuleren van moties,

amendementen en initiatiefvoorstellen, het voorbereiden van interpellaties,

schriftelijke vragen, inlichtingen en andere in het Reglement van orde van de raad

voorziene werkzaamheden of initiatieven van de raad of zijn leden;

e. griffier: de in artikel 100 van de Gemeentewet bedoelde functionaris;

f. secretaris: de in artikel 100 van de Gemeentewet bedoelde functionaris.

Verzoek om informatie

1. Een raadslid wendt zich met een verzoek om informatie rechtstreeks tot de griffier of een van zijn medewerkers. Behoudens het tweede lid wordt aan het verzoek zo spoedig mogelijk voldaan, doch uiterlijk binnen twee weken.

2. Indien de griffier of zijn medewerkers niet in staat zijn de informatie te verstrekken, wendt de griffier zich tot de secretaris. Deze draagt zorg dat de gevraagde informatie zo spoedig mogelijk aan het betrokken raadslid wordt verstrekt, doch uiterlijk binnen twee weken na ontvangst van het daartoe strekkende verzoek. De griffier ontvangt een afschrift van de verstrekte informatie.

Verzoek om ondersteuning

1. Een raadslid wendt zich met het verzoek om ondersteuning rechtstreeks tot de griffier. Deze draagt zorg voor een zo spoedig mogelijke verlening daarvan.

2. Indien de griffier niet of niet geheel kan voldoen aan het verzoek om ondersteuning, wendt hij zich tot de secretaris. Deze draagt zorg dat aan het betrokken raadslid de gevraagde ondersteuning wordt geleverd, waarbij wat betreft het moment van verlenen daarvan zo veel mogelijk rekening wordt gehouden met het tijdstip waarop het betrokken raadslid de ondersteuning nodig heeft.

Weigering verstrekking bijstand

1. De griffier of de secretaris kan de verstrekking van informatie aan een raadslid weigeren, indien;

a. niet aannemelijk is dat informatie nodig is voor zijn werkzaamheden als

raadslid;

b. het verzoek betrekking heeft op documenten ten aanzien waarvan het college of de burgemeester op grond van een belang vermeld in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding heeft opgelegd dan wel een in die bepaling vermeld belang zich tegen openbaarmaking verzet.

2. De griffier of secretaris kan de verlening van ondersteuning aan een raadslid weigeren, indien;

a. niet aannemelijk is dat de ondersteuning betrekking heeft op zijn

werkzaamheden als raadslid;

b. de gevraagde ondersteuning een dusdanig groot beslag op de ambtelijke

capaciteit legt dat de uitvoering van de reguliere werkzaamheden daardoor

ernstig in het gedrang komt;

c. de verzoeker al meermalen om advies of ondersteuning heeft gevraagd en het daardoor gelegde beslag op de ambtelijke capaciteit gelet op het nieuwe verzoek onevenredig groot zou worden;

d. het inwilligen van het verzoek om advies of ondersteuning het gemeentelijk belang evident kan schaden.

3.De griffier of secretaris stelt het betrokken raadslid schriftelijk op de hoogte van de weigering onder opgave van de redenen daarvoor.

Geschillenprocedure

1. Indien het raadslid zich niet kan verenigen met de weigering hem bijstand te verstrekken, legt de griffier, de secretaris, of het raadslid zelf het verzoek voor aan de burgemeester.

2. Indien het raadslid niet tevreden is over de wijze waarop hem door of namens de secretaris bijstand is verleend, stelt hij hiervan de griffier op de hoogte. Indien overleg met betrokkene niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, legt de griffier, de secretaris gehoord te hebben, de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

3. Indien de beslissing van de burgemeester luidt dat het verzoek ten onrechte is geweigerd dan wel dat het verzoek niet naar behoren is uitgevoerd, wordt aan het verzoek van het raadslid alsnog zo spoedig mogelijk voldaan.

Informatie portefeuillehouder en registratieverzoeken

1. De secretaris draagt zorg dat het lid van het college op wiens beleidsterrein een verzoek om ondersteuning betrekking heeft, daarvan onverwijld op de hoogte wordt gesteld.

2. De secretaris draagt zorg dat van de verzoeken om bijstand een register wordt bijgehouden.

Financiële bijdrage

• 1.

  De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2.

  Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1500,- per jaar tot en met 28 maart 2018 en met ingang van 29 maart 2018 uit vast deel van € 3.000,- per jaar. Voor het jaar 2018 wordt de bijdrage naar rato berekend.

Gebruik bijdragen

1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

c. giften;

d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

e. opleidingen voor raadsleden welke ingevolge de Verordening voorziening

raadsleden en fractieopvolgers voor rekening van de gemeente komen;

f. kosten welke gedurende de gehele bestuursperiode worden gemaakt inzake de verkiezingscampagne/verkiezingen.

g. de aanschaf van promotieartikelen;

h. de aanschaf van relatiegeschenken boven in totaal 100 euro per jaar;

i. het geven van fooien;

j. advertenties over iets anders dan het afleggen van verantwoording over het beleid en het functioneren van de fractie of de aankondiging van een fractiespreekuur. Bij media-uitingen wordt goed leesbaar vermeld dat deze zijn betaald vanuit de gemeentelijke fractievergoeding.

Voorschotten

1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, vóór 31 januari van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

3. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 12, derde lid.

Splitsing

1. In geval van afsplitsing blijft de in artikel 7, tweede lid genoemde bijdrage bij de oorspronkelijke fractie

Reservering bijdragen

1. De raad reserveert het in het voorafgaande jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in het opvolgende jaar.

2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in dat jaar toekwam ingevolge artikel 7.

3. Het beroep op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als bedoeld in artikel 12 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.

4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

5. Vervallen

6. Bij splitsing van een fractie blijft de opgebouwde reserve toebehoren aan de oorspronkelijke fractie.

Verantwoording en vaststelling bijdragen

1. Elke fractie legt volgens een vast format, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verantwoordingsverslag.

2. Onder verantwoordelijkheid van het Preasidium wordt door de griffier Diemen een verslag opgesteld van de ingeleverde verantwoordingen inzake betrouwbaarheid en rechtmatigheid.

3. De raad stelt na ontvangst van het verslag de bedragen vast van:

a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

b. de wijziging van de reserve;

c. de resterende reserve;

d. de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen voorschotten.

Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning”.

Intrekking

De Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2006 wordt ingetrokken per datum inwerkingtreding van deze verordening.

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2011.