| Overheidsorganisatie | Gemeente Diemen |
|---|---|
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | algemeen |
| Eigen onderwerp | ambtelijke bijstand en financiële bijdrage |
Deze regeling vervangt de “Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2006"
Gemeentewet, artikel 33 lid 3.
Geen.
Datum inwerking- treding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerking- treding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 26-11-2010 | 13-04-2018 | Onbekend | 29-01-2009 Diemer Nieuws, 25-11-2010 | Onbekend |
Deze regeling vervangt de “Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2006”.
1.Gemeentewet, artikel 33 lid 3.
Geen.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht t/m | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
26-11-2010 | nieuwe regeling | 29-01-2009 Diemer Nieuws, 25-11-2010 | 09-05b |
Nr.: 09-05b
De raad der gemeente Diemen;
gelet op artikel 33, derde lid van de gemeentewet zoals deze luidt na vaststelling van de wet “dualisering gemeentebestuur”;
B E S L U I T :
vast te stellen
Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning
Begripsomschrijvingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
bijstand: het verstrekken van informatie of het verlenen van ondersteuning;
document: een bij het college of burgemeester berustend schriftelijk stuk of ander
materiaal dat gegevens bevat;
c.informatie: gegevens neergelegd in een document dan wel gegevens die tot een
document herleidbaar zijn;
d.ondersteuning: het verlenen van bijstand bij het formuleren van moties,
amendementen en initiatiefvoorstellen, het voorbereiden van interpellaties,
schriftelijke vragen, inlichtingen en andere in het Reglement van orde van de raad
voorziene werkzaamheden of initiatieven van de raad of zijn leden;
griffier: de in artikel 100 van de Gemeentewet bedoelde functionaris;
secretaris: de in artikel 100 van de Gemeentewet bedoelde functionaris.
Verzoek om informatie
1.Een raadslid wendt zich met een verzoek om informatie rechtstreeks tot de griffier of
een van zijn medewerkers. Behoudens het tweede lid wordt aan het verzoek zo
spoedig mogelijk voldaan, doch uiterlijk binnen twee weken.
2.Indien de griffier of zijn medewerkers niet in staat zijn de informatie te verstrekken,
wendt de griffier zich tot de secretaris. Deze draagt zorg dat de gevraagde informatie
zo spoedig mogelijk aan het betrokken raadslid wordt verstrekt, doch uiterlijk binnen
twee weken na ontvangst van het daartoe strekkende verzoek. De griffier ontvangt
een afschrift van de verstrekte informatie.
Verzoek om ondersteuning
1.Een raadslid wendt zich met het verzoek om ondersteuning rechtstreeks tot de
griffier. Deze draagt zorg voor een zo spoedig mogelijke verlening daarvan.
2.Indien de griffier niet of niet geheel kan voldoen aan het verzoek om ondersteuning,
wendt hij zich tot de secretaris. Deze draagt zorg dat aan het betrokken raadslid de
gevraagde ondersteuning wordt geleverd, waarbij wat betreft het moment van
verlenen daarvan zo veel mogelijk rekening wordt gehouden met het tijdstip waarop
het betrokken raadslid de ondersteuning nodig heeft.
Weigering verstrekking bijstand
1.De griffier of de secretaris kan de verstrekking van informatie aan een raadslid
weigeren, indien;
a.niet aannemelijk is dat informatie nodig is voor zijn werkzaamheden als
raadslid;
b.het verzoek betrekking heeft op documenten ten aanzien waarvan het college
of de burgemeester op grond van een belang vermeld in artikel 10 van de Wet
openbaarheid van bestuur geheimhouding heeft opgelegd dan wel een in die
bepaling vermeld belang zich tegen openbaarmaking verzet.
2.De griffier of secretaris kan de verlening van ondersteuning aan een raadslid
weigeren, indien;
a.niet aannemelijk is dat de ondersteuning betrekking heeft op zijn
werkzaamheden als raadslid;
b.de gevraagde ondersteuning een dusdanig groot beslag op de ambtelijke
capaciteit legt dat de uitvoering van de reguliere werkzaamheden daardoor
ernstig in het gedrang komt;
c.de verzoeker al meermalen om advies of ondersteuning heeft gevraagd en
het daardoor gelegde beslag op de ambtelijke capaciteit gelet op het nieuwe
verzoek onevenredig groot zou worden;
d.het inwilligen van het verzoek om advies of ondersteuning het gemeentelijk
belang evident kan schaden.
3.De griffier of secretaris stelt het betrokken raadslid schriftelijk op de hoogte van de
weigering onder opgave van de redenen daarvoor.
Geschillenprocedure
1.Indien het raadslid zich niet kan verenigen met de weigering hem bijstand te
verstrekken, legt de griffier, de secretaris, of het raadslid zelf het verzoek voor aan de
burgemeester.
2.Indien het raadslid niet tevreden is over de wijze waarop hem door of namens de
secretaris bijstand is verleend, stelt hij hiervan de griffier op de hoogte. Indien overleg
met betrokkene niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, legt de
griffier, de secretaris gehoord te hebben, de zaak voor aan de burgemeester. De
burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.
2
3.Indien de beslissing van de burgemeester luidt dat het verzoek ten onrechte is
geweigerd dan wel dat het verzoek niet naar behoren is uitgevoerd, wordt aan het
verzoek van het raadslid alsnog zo spoedig mogelijk voldaan.
Informatie portefeuillehouder en registratieverzoeken
1.De secretaris draagt zorg dat het lid van het college op wiens beleidsterrein een
verzoek om ondersteuning betrekking heeft, daarvan onverwijld op de hoogte wordt
gesteld.
2.De secretaris draagt zorg dat van de verzoeken om bijstand een register wordt
bijgehouden.
Financiële bijdrage
1.De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks
een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de
fractie.
2 Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1500,- per jaar; daarnaast ontvangt
iedere fractie jaarlijks een bedrag van € 500,- voor ieder raadslid dat zijn fractie telt.
Gebruik bijdragen
1.Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en
controlerende rol te versterken.
De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of
natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of
goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde,
reële declaratie;
giften;
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden
ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;
e.opleidingen voor raadsleden welke ingevolge de Verordening voorziening
raadsleden en fractieopvolgers voor rekening van de gemeente komen;
f.kosten welke worden gemaakt inzake de verkiezingscampagne/verkiezingen.
Voorschotten
1.De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, vóór 31 januari van een kalenderjaar, als
voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.
2.In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de
maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste
maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad
plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
3.Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor
de raad de bedragen heeft vastgesteld bedoeld in artikel 12, derde lid.
Zeteltal en splitsing
1.Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de
bijdrage:
a.bij vermindering van het zeteltal : op de eerste dag van de maand na de
maand waarin de eerste vergadering van
de nieuw gekozen raad plaatsvindt.
b.bij vermeerdering van het zeteltal : op de eerste dag van de maand waarin de
eerste vergadering van de nieuw gekozen
raad plaatsvindt.
2.Bij splitsing van een fractie wordt van de op grond van artikel 7, tweede lid,
vastgestelde bijdrage of voorschot alleen het per raadszetel (€ 500,=) uitgekeerde
bedrag voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar
evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. De hoogte van het te
verdelen bedrag wordt berekend over de nog resterende maanden van het
kalenderjaar, met ingang van de eerste van de volgende maand nadat de splitsing
bekend is geworden.
Reservering bijdragen
1.De raad reserveert het in het voorafgaande jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage
toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in het opvolgende jaar.
2.De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in dat jaar toekwam
ingevolge artikel 7.
3.Het beroep op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de afrekening als
bedoeld in artikel 12 over dat jaar. Bevoorschotting vindt desgevraagd plaats.
4.De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam
terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger
daarvan kan worden beschouwd.
5.Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in
het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere.
6.Bij splitsing van een fractie blijft de opgebouwde reserve toebehoren aan de
oorspronkelijke fractie.
Verantwoording en vaststelling bijdragen
1.Elke fractie legt volgens een vast format, binnen drie maanden na het einde van een
kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor
fractieondersteuning onder overlegging van een verantwoordingsverslag.
2.Onder verantwoordelijkheid van het Preasidium wordt door de griffier Diemen een
verslag opgesteld van de ingeleverde verantwoordingen inzake betrouwbaarheid en
rechtmatigheid.
De raad stelt na ontvangst van het verslag de bedragen vast van:
de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd
zijn;
b.de wijziging van de reserve;
4
de resterende reserve;
de verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en het ontvangen
voorschot en, voor zover nodig, de hoogte van de terugvordering van ontvangen
voorschotten.
Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening op de ambtelijke bijstand en de
fractieondersteuning”.
Intrekking
De Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2006 wordt ingetrokken
per datum inwerkingtreding van deze verordening.
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking één dag na publicatie van het raadsbesluit.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 januari 2009.
De voorzitter,
De griffier,
Algemeen
Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.
De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.
Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.
De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is.
In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.
ARTIKELGEWIJZE TOELICHTING
Artikel 1
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in onder meer het reglement van orde voor de raad en het reglement van orde voor het college.
Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de secretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand.
De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.
In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn.
Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.
Artikelen 2 en 3
Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Artikel 4
Ook indien - naar de mening van het raadslid- op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.
Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Artikel 5
In de modelverordening zijn alternatieve bepalingen opgenomen op basis waarvan het recht op ambtelijke ondersteuning wordt gelimiteerd (aantal malen per jaar of een beperking van de ambtelijke ondersteuning in tijd.
Argumenten hiervoor zijn:
door aan ieder raadslid een vaste hoeveelheid uren of keren recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen wordt een extra garantie geboden dat dit recht ook geëffectueerd kan worden.
regulering biedt de ambtelijke organisatie bovendien de mogelijkheid enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden.
Deze begrenzing geldt niet voor eenvoudige informatieverschaffing als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel a en b.
Deze hulp kan onbeperkt verleend worden.
Vooralsnog is er geen aanleiding om nu al paal en perk te stellen aan de ambtelijke ondersteuning aan de raad.
Het register dat door de secretaris kan worden bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er al een beroep is gedaan op de ambtelijke organisatie en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte van deze voorzieningen.
Artikel 6
In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is gecreëerd, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Artikel 7
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.
Artikel 8
De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden.
Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.
Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor beschikbare individuele budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden.
Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.
Artikel 9
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad.
Indien blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.
Artikel 10
Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. De regeling heeft tot gevolg dat fracties die kleiner worden (of geheel verdwijnen) nog over de gehele maand waarin de nieuwe raad voor het eerst vergadert de bijdrage ontvangen. Voor fracties die groter worden (of nieuwe fracties) gaat de bijdrage per diezelfde maand in. Dat betekent dat de totale bijdrage voor fractieondersteuning in een verkiezingsjaar hoger uitvalt dan in andere jaren. Dit is niet te vermijden.
Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.
Artikel 11
De reserve bestaat uit het overschot van het voorgaande jaar. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum van 30 %, zijnde de maximale vergoeding van het voorgaande jaar gebonden. Per saldo bedraagt de maximale vergoeding per jaar inzake de fractieondersteuning het bedrag waarop de fractie, conform artikel 7, dat jaar recht heeft, vermeerderd met de opgebouwde reserve uit het vorige jaar tot een maximum van 30 % van de maximale vergoeding uit het vorige jaar.
Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling in het zesde lid regelt dat de reserve naar evenredigheid verdeeld wordt over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.
Artikel 12
Uit het verslag kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen.
Artikel 13 en verder
Deze artikelen behoeven geen toelichting.