CVDR45107_1Gemeentelijke ArchiefverordeningnlregelingDiemen2019-03-28DiemenOnbekendArchiefverordening Gemeente Diemen 2000Archiefwet 1995Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)gemeenteraadbestuur en recht2000-09-28De tekst in dit document is vrij van auteursrecht en
databankrecht2000-09-282000-01-012019-04-02Onbekend00-74archiefverordeningInvoegenGemeentelijke ArchiefverordeningOpmerkingen m.b.t. de regelingWettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is
gebaseerd1.Archiefwet 1995Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde
regelgeving)Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingenDatuminwerkingtreding28-09-2000Terugwerkende kracht t/m01-01-2000BetreftDatum ondertekeningBron bekendmaking28-09-2000geenKenmerk voorstelnr. Nr.: 00-74Gemeentelijke Archiefverordening Nr.: Nr.: 00-74Onderwerp:Vaststelling gemeentelijke ArchiefverordeningDe raad van de gemeente Diemen; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 22
augustus 2000;gelet op artikelen 30 eerste lid en 31 van de Archiefwet 1995;b e s l u i t:Over te gaan tot vaststelling van de navolgendeVERORDENING betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, de aanwijzing van de
archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbewaarplaats.I.ALGEMENE BEPALINGEN1.In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan
onder:
de wet : de Archiefwet 1995;
gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel
1, onder b, van
de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
de archiefbewaarplaats : de door de gemeenteraad overeenkomstig
artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
beheerder : degene die ingevolge artikel 4 is belast met het
beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn
overgebracht;
beheerseenheid : een door burgemeester en wethouders als zodanig
aan te wijzen organisatieonderdeel;
informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures,
apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden
ontvangen en geraadpleegd.II.DE AANWIJZING VAN DE
ARCHIEFBEWAARPLAATS2.De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de
bewaarplaats, die zich bevindt in de kelder van het gemeentehuis aan de
D.J. den Hartoglaan 1 te Diemen.IIIDE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR
DE ARCHIEFBESCHEIDEN3.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand
houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2, alsmede van
voldoende en doelmatige archiefruimten.4.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de
beheerder.5.Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende
deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van
de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.6.1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging
en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze,
dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de
vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of
andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan
worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor
blijvende bewaring in aanmerking komen.7.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de
gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van
de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.8.Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de
archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de
archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast (besluit
Informatiebeheer gemeente Diemen 2000).9.Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de
raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van
artikel 30 van de wet.HOOFDSTK IV.HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS.10.Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris
belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende
archiefbescheiden en documentaire verzameling.11.Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en
documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of
personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale
geschiedenis van belang kan worden geacht.12.Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de
archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de
gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde
archiefbescheiden en documentatie verzamelingen ten behoeve van
gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens
alsmede afbeeldingen, afschriften, uitreksels of bewerkingen, die zo
nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.13.Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de
archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de
gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in
de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij
verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen,
afschriften, uitreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden
gecollationeerd en geauthentiseerd.14.De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uitreksels
en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de
archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoekingen en ander werkzaamheden
op verzoek van derden door of vanwege de gemeentesecretaris verricht,
worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de
gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier
bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van de
tarief op de hoogte gesteld.14a.Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de
raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin
deze ter beschikking worden gesteld.V.TOEZICHT VAN DE GEMEENTESECRETARIS OP HET BEHEER VAN
DEARCHIEFBESCHEIDEN, WELKE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR
DEARCHIEFBEWAARPLAATS.16.De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de
archiefbescheiden van de verschillende beheerseenheden, voor zover hij
daarvan zelf geen beheerder is, bescheidt overeenkomstig de bepalingen
van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.17.De gemeentesecretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn
verantwoordelijkheid te doen vervangen door een aan hem ondergeschikte
ambtenaar die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld
in artikel 22 van de wet.18.1.De beheerder verstrekt aan de gemeentesecretaris of aan degene die
namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichten
die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijke zijn en
verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de
ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de
opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin
archiefbescheiden zijn opgenomen.2.De gemeentesecretaris en degene die hem in de uitoefening van het
toezicht vervangt of bijstaat, hebben met inachtneming van de
voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang
tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats
zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.19.De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van
het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe
aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan
welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer
moeten worden getroffen.20.De beheerder doet aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededeling
van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen
tot:
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of
overdracht van één of meer taken aan een beheerseenheid,
overheidsorgaan of rechtspersoon;
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en
ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een
informatiesysteem;
voorbereiding, invoering en wijziging van
ordeningssystemen.
21.De gemeentesecretaris doet eenmaal per twee jaar aan burgemeester en
wethouders verslag betreffende uitvoering van het toezicht.VI.SLOTBEPALINGEN.22.De Archiefverordening der gemeente Diemen, vastgesteld bij raadsbesluit
van 26 augustus 1976, nr. 76-58 wordt ingetrokken met ingang van de
datum van inwerkingtreding van deze verordening.23.Deze verordening treedt in werking met ingang van datum vaststelling en
werkt terug tot en met 1 januari 2000.24.De verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Diemen
2000.Aldus vastgesteld door de raad voornoemdin zijn openbare vergadering vande secretaris, de voorzitter,MEMORIE VAN TOELICHTINGDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en
het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden
vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
1995.Zij bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg
die het college van burgemeester en wethouders draag voor de archieven van de
gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op
het beheer van de archiefbescheiden, die nog niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats.Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet allen van toepassing op
klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale
informatiedragers.Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet
1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn
(artikel 3), is geregeld in het Archiefbesluit 1995.Hoofdstuk IV regelt het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de
gemeentesecretaris opdraagt. Hoewel dit model beperkt is tot zaken waarvoor de
wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle
gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal
bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer op
dezelfde wijze. Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden (Hoofdstuk
V), die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, wordt in de
Archiefwet 1995 bij de secretaris gelegd, indien geen archivaris is benoemd. Met
name in organisaties met meerder beheerseenheden is het nuttig hem met dit
toezicht te belasten. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de
archiefbewaarplaats wordt hij immers als beheerder van de archiefbewaarplaats
verantwoordelijk voor de archiefbescheiden. In alle gevallen - met name ten
aanzien van digitale archiefbescheiden – is het dan nuttig, dat hij in een
eerder stadium door middel van dit toezicht kan waarborgen, dat de
archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat in de
archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen.ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING1.Begripsbepalingen zijn allen uit de wet overgenomen als daaraan in deze
verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.2.De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij
afzonderlijk besluit.3.Een miniseriële regeling stelt op grond van artikel 13, vier lid, van het
Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de
archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 13, vier
lid, zal op een nader bij Koninklijk Besluit te bepalen tijdstip in werking
treden (artikel 24, tweed lid, van het Archiefbesluit 1995).4.De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te
stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer.6.Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het
Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures
rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende
archiefbescheiden. Artikel 11, tweede lid, zal op een nader bij Koninklijk
Besluit te bepalen tijdstip in werking treden (artikel 24, tweede lid, van
het Archiefbesluit 1995). Zodra dat gebeurt, kan het eerste lid van artikel
6 vervallen, waarbij het tweede lid als enige overblijft. Artikel 11 van het
Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk
slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk
bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel
achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere
overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.8.De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte
archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening
gemeente Diemen 2000, omdat de gemeenteraad ook de gemeentesecretaris
aanstelt.9,artikel 15 en artikel 21.Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal
wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht
daarop heeft plaatsgevonden.10.De wet draagt de gemeentesecretaris het beheer van de archiefbewaarplaats
op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen.
Dit artikel draagt het beheer van uit cultureel historisch oogpunt gevormde
documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentesecretaris.13.De wet verschaft een ieder het recht van of uitarchiefbescheiden, die in ene
archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uitreksels en
bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening
regelt complementair, dat de gemeentesecretaris in dit verband de nodige
dienstverlening kan verrichten.14a.Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement
voor het gebruik van de studiezaal.18.De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben
in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term
“archiefbescheiden”. De wetgever heeft, binnen de formele betekenis van het
begrip archiefbescheiden, bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze
vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via
informatietechnologie opgevraagd kan worden.Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden”kan de materie veelal
met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige
begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder ander
gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het
beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat
toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de
noodzakelijke medewerking is ontleend aan artikelen 52 van de Algemene wet
inzake rijksbelastingen en 45 van de Wet persoonsregistraties. Artikel 17
van het Archiefbesluit 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de
algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere
overheidsorganen.20.Slecht die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier
vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden
kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de
openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger
tot gevolg zouden hebben.