| Organisatie | Kapelle |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoopbeleid 2017 - 2021 gemeente Kapelle |
| Citeertitel | Inkoopbeleid 2017 - 2021 gemeente Kapelle |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp | financiën en economie |
Geen
Gemeentewet
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 12-05-2017 | 01-01-2021 | nieuwe regeling | 07-03-2017 | 2017/9/5 |
Naar aanleiding van de gewijzigde Europese en Nationale wet- en regelgeving op het gebied van inkopen en aanbesteden in de loop van 2016, is het Inkoopbeleid van de Gemeente Kapelle geactualiseerd. De Gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en Aanbestedingspraktijk. Dit Inkoopbeleid treedt in werking per 1 maart 2017.
In dit Inkoopbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend.
Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende uitgangspunten:
De Gemeente wil met dit Inkoopbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
a.RechtmatigendoelmatigInkopenzodatgemeenschapsgeldenop controleerbareen verantwoordewijzewordenaangewenden besteed.
De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoopbeleid na. Daarnaast koopt de Gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De Gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
b.Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Gemeente en de Contractant. De Gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
c. Inkopentegendemeestoptimale(integrale)prijskwaliteit verhouding.
Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol.
d.Eencontinuepositievebijdrageleverenaanhetgeheleprestatie- niveauvandeGemeente.
Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.
e.DeGemeentestelteenadministratievelastenverlichting voorzowel zichzelfals voorOndernemers voorop.
Zowel de Gemeente als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Gemeente verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Gemeente hiertoe digitaal inkopen en aanbesteden. De Gemeente maakt gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) voor al haar inkopen en aanbestedingen.
f.Het verankeren van maatschappelijk verantwoord inkopen, gelet op duurzaam inkopen, sociaal verantwoord inkopen en lokale inkoop.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoopbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
Dit Inkoopbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente. In het bijzonder sluit het beleid aan op het volgende gemeentelijke beleid:
De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoopbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Aanbestedingsrichtlijnen:
Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij aanbestedingen.
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen et cetera van de Europese Commissie.
Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.
Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.
De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop, in geval van toepassing, in ieder geval toe:
2.3 Algemene beginselen bij Inkoop
aAlgemenebeginselenvanhetaanbestedingsrecht
De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Proportionaliteit(evenredigheid): De keuze van de procedure, gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de keuze van de procedure, de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
bAlgemenebeginselenvanbehoorlijkbestuur
De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
2.4 Concessies voor Werken en Diensten
Met inwerkingtreding van de aanbestedingsrichtlijn 2014/23/EU is er voor het eerst een aparte richtlijn speciaal voor concessies. Er kan een onderscheid worden gemaakt in concessie voor werken en concessie voor diensten:
Een concessie voor werken is een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel waarbij één of meer aanbestedende diensten werken laten uitvoeren door één of meer ondernemers, waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend in het recht het werk dat het voorwerp van de overeenkomst vormt te exploiteren, hetzij in dit recht en een betaling.
Een concessie voor diensten is een schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel waarbij één of meer aanbestedende diensten de verrichting van diensten met uitzondering van de uitvoering van werken laten uitvoeren door één of meer ondernemers, waarvoor de tegenprestatie bestaat uit hetzij uitsluitend in het recht de diensten die het voorwerp van het contract vormen, te exploiteren, hetzij in dit recht en een betaling.
Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente op TenderNed plaatsen.
Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en budgethoudersregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Afwijking van dit inkoopbeleid, alsmede het toepassen van alternatieve inkoopprocedures (Bouwteam, Design & Construct, Turnkey, prijsvragen, veilingen en dergelijke) is alleen mogelijk door middel van overleg met portefeuillehouder en na melding in het college door middel van een tandemverslag. Het college kan nadere (procedure-)eisen stellen.
a.DeGemeentesteltbestuurlijkeenambtelijkeintegriteit voorop.
De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes:
- Gedragscode politieke ambtsdragers;
- Het afleggen van de eed of belofte door ambtenaren.
Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld (schijn van) belangenverstrengeling wordt voorkomen.
b.DeGemeentecontracteertalleenintegereOndernemers.
De Gemeente wil alleen zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop en aanbesteding in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
De Gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces.
Bij Inkopen neemt de Gemeente milieuaspecten in acht.
Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:
• Bij de product- en marktanalyse inventariseert de Gemeente per opdracht, welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.
• In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen.
• De Gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.).
• De Gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de Gemeente en haar werkwijze.
De ambitie van de Gemeente op het gebied van (onder meer) duurzaamheid is in hetkort verwoord in de hoofddoelstelling van het actuele Leefomgevingsplan:
‘De gemeente Kapelle wil haar huidige en toekomstige inwoners een gezond, veilig en prettig woon-, werk- en leefmilieu bieden. Om dit te realiseren wordt in de eerste plaats de kwaliteit van de leefomgeving beschermd en waar mogelijk verbeterd. In de tweede plaats wil de gemeente een bijdrage leveren aan een duurzame ontwikkeling.’
De hoofddoelstelling zal enerzijds worden gerealiseerd door de adequate uitvoering van wettelijke taken en anderzijds door een versterkte inzet op een aantal speerpuntenthema’s. Voor de speerpuntenthema’s wordt aansluiting gezocht bij het actuele Leefomgevingsplan.
Eén van die thema’s betreft Duurzaam inkopen. De ambitie ten aanzien van Duurzaam inkopen binnen de Gemeente houdt het volgende in:
‘De gemeente past duurzaamheidscriteria van Agentschap NL in principe toe op haar inkopen. Per inkooptraject wordt bekeken of deze zinvol en haalbaar zijn.’
Duurzaam inkopen houdt in dat duurzaamheidscriteria van AgentschapNL worden toegepast. AgentschapNL heeft in opdracht van het ministerie van Infrastructuur en Milieu voor veel Inkooppakketten criteria ontwikkeld. Per Inkooppakket is daartoe een criteriadocument beschikbaar (www.pianoo.nl). Zo zijn er duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de grond-, weg- en waterbouw geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken. Als er duurzaamheidscriteria geformuleerd zijn en/of als er door de gemeente van toepassing zijnde convenanten ondertekend zijn worden deze als uitgangspunt genomen in het Aanbestedingsdocument van de Gemeente. In beginsel koopt men ‘duurzaam’ in als men alle minimumeisen uit de (relevante) criteriadocumenten toepast. De gunningscriteria uit het criteriadocument zijn facultatief toe te passen.
Afstemming met portefeuillehouder
In geval dat een Inkoopprocedure betrekking heeft op één van de volgende thema’s dient er afstemming met de desbetreffende portefeuillehouder plaats te vinden:
Thema Vervoer: Dit thema heeft betrekking op het realiseren van een stiller, schoner en zuiniger vervoer van personen en goederen. Dit betreft onder meer de volgende Inkooptrajecten: aanschaf/ inhuur transportmiddelen t.b.v. Gemeentelijke dienst, inhuur vervoersbedrijven t.b.v. onderwijs/WMO, uitbesteden van vervoer van goederen en afvalstromen.
Thema Duurzaam Bouwen: Duurzaam bouwen staat voor het ontwikkelen en beheren van de gebouwde omgeving met respect voor mens en milieu en is daarmee een onderdeel van de kwaliteit van deze gebouwde omgeving. Let wel: er bestaan diverse definities van duurzaam bouwen, die alleen in detail van elkaar afwijken. Duurzaam bouwen heeft een grotere reikwijdte dan bijvoorbeeld energieneutraal (overlap vorige thema) of klimaatneutraal bouwen. Energiezuinig bouwen is een belangrijk onderdeel van duurzaam bouwen, maar het gaat ook om een gezond binnenmilieu, materiaalkeuze, het voorkomen van uitputten van grondstoffen, alsook om verantwoord watergebruik. En dat niet alleen voor gebouwen, maar ook voor wijken en steden. En we kijken niet alleen meer naar milieueffecten, maar ook naar gezondheid en welbevinden van mensen in het interieur en exterieur van de gebouwde omgeving. Dit thema betreft de volgende Inkooptrajecten: de realisatie van gebouwen, realisatie en inrichting van openbare ruimte en bedrijfsterreinen.
Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.
Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return een rol. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom – waar mogelijk en doelmatig – de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komenof zijn gekomen.
De Gemeente wil door middel van social return bijdragen aan de instroom in duurzame arbeid door de doelgroep (onder andere uitkeringsgerechtigden en jongeren zonder startkwalificatie). Ook andere vormen van social return zijn mogelijk. Denk hierbij aan leer-werkplekken, stageplaatsen et cetera. De instroom van de doelgroep op de arbeidsmarkt heeft hierbij de voorkeur.
Dit betekent dat, in principe, bij iedere inkoopprocedure van Diensten en Werken boven de € 100.000,- social return opgenomen wordt. Bij aanvang van het inkoopproces wordt, samen met de Social Return-coördinator (van afdeling WIZ, GR de Bevelanden), de afweging gemaakt hoe social return wordt ingezet. Omdat social return maatwerk is, bestaat er vrijwel altijd een mogelijkheid om het in te zetten. De aard van het werk en de omvang van de arbeidscomponent zijn hierin medebepalend. Voor het toepassen van sociaal inkopen binnen de infra-werkensector participeert de Gemeente in het convenant “Arbeidspool Zeeland Werkt Infra” gesloten tussen de Zeeuwse gemeenten, Waterschap, Provincie en werkgevers in de grond-, weg- en waterbouw.
Om social return toe te kunnen passen is het handig een percentage van de opdrachtwaarde op te nemen dat besteed dient te worden aan social return. Afhankelijk van de verhouding tussen materiaal en werkzaamheden, wordt uitgegaan van 5% van de opdrachtwaarde (bij veel arbeid) en 2% van de opdrachtwaarde (bij weinig arbeid), deze percentages zijn een richtlijn. Sommige opdrachten lenen zich door het type werkzaamheden voor een volledige uitvoering door de doelgroep. Dan kan een hoog percentage ten behoeve van social return worden ingezet. Andere opdrachten lenen zich moeilijker voor social return; dan kan het nodig zijn een lager percentage in te zetten of een concrete invulling op basis van het aantal fte/ uren. Wanneer de opdracht zich uiteindelijk niet leent voor social return kan er ook besloten worden om of af te zien van de toepassing van social return.
Voor de verdere uitwerking en mogelijke invulling van SROI-afspraken, de doelgroep en het werkproces is het inkoophandboek te raadplegen.
De Gemeente moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen en aanbesteden aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’. Ook kan innovatiegericht Inkopen bestaan uit het toepassen van innovatieve contractsvormen of innovatieve inkoopprocedures zoals innovatiepartnerschap.
De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.
4.2 Onafhankelijkheidenkeuzevoordeondernemersrelatie
a.DeGemeenteachteentegroteafhankelijkheidvanOndernemers nietwenselijk.
De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
b.DeGemeentekiest voordemeestaangewezenondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
4.3 Lokale economie en midden- en kleinbedrijf (MKB)
Lokaal inkopen betekent dat lokale ondernemers mee kunnen dingen (bij meervoudig onderhandse inkoopprocedures) naar opdrachten voor leveringen diensten of werken dan wel dat zij deze direct gegund krijgen (bij enkelvoudige inkoopprocedures). Het doel hiervan is ten eerste om in mindere economische tijden bij te dragen aan het beperken van de inkrimping van werkgelegenheid of uitstroom van ondernemers uit de gemeente. Zeker in het MKB vinden bedrijfsactiviteiten veel in de lokale omgeving plaats. De definitie van ‘lokaal ondernemer’ is te vinden in hoofdstuk 6.
De gemeente streeft ernaar om, daar waar mogelijk, de lokale economie en werkgelegenheid te versterken door bij zoveel mogelijk passende inkoopprocedures lokaal of regionaal in te kopen.
De gemeente geeft het streven vorm door middel van de volgende maatregelen:
De gemeente draagt zorg voor een optimale toegankelijkheid van de gemeente voor ondernemers waar het gaat om informatieverstrekking over inkoop en aanbestedingen aan en het plegen van acquisitie door lokale en regionale ondernemingen.
De gemeente spant zich in om bij (onderhandse) inkoopprocedures 1 of meer lokale ondernemers uit te nodigen voor inschrijving. Hierbij waakt de gemeente ervoor dat de inkoopprocedures hier wel “passend” voor zijn. De inspanning om lokale ondernemers in kaart te brengen en op geschiktheid te beoordelen moet in verhouding blijven staan tot de verwachte bijdrage aan de lokale economie/werkgelegenheid, moet binnen grenzen van doelmatigheid blijven en niet tot onwenselijke juridische en uitvoeringstechnische risico’s leiden.
De gemeente streeft ernaar om inkoopopdrachten optimaal toegankelijk te maken voor ondernemers uit het MKB. Dit streven houdt ten eerste verband met de omvang van de opdracht. Opdrachten worden door clustering (bijvoorbeeld gezamenlijke inkoop met andere gemeenten) in omvang te groot waardoor lokale ondernemers deze niet meer aankunnen.
De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
4.5 Bepalen van de inkoopprocedure
De Gemeente zal - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de Gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.
Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast het hierboven genoemde schema ook nog andere zaken een rol, te weten de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat.
Bij de keuze van de procedure dienen deze onderdelen derhalve gemotiveerd te worden en bij twijfel afgestemd te worden met de inkoopadviseur.
De overweging wordt meegegeven om ook bij opdrachten die enkelvoudig onderhands aanbesteed mogen worden, toch meervoudig onderhands aan te besteden. Dit in het kader van proportionaliteit, roulatie van Ondernemers, de economische situatie en in het kader van de Aanbestedingswet dient hierbij de keuze van de aanbestedingsprocedure en keuze Ondernemer gemotiveerd te worden.
Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. De gemeente kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en die door eenzelfde leverancier / markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden.
De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (maximaal 4 jaar, inclusief opties tot verlenging) te worden afgesloten.
Voor Inkoop onder een bedrag van € 2.500,- behoeft er geen gereguleerde inkoopprocedure doorlopen te worden. In deze gevallen wordt er volstaan met een bestelbon of factuur.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeente vraagt aan één Ondernemer een Offerte.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.
Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
4.6 Sociale en andere specifieke diensten
Voor sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure, gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening. Volgens deze vereenvoudigde procedure moet een opdracht met een waarde boven € 750.000,- verplicht worden (voor)aangekondigd. Met de CPV-zoektool van PIANOo kunt u zien of een bepaalde dienst onder het nieuwe regime voor sociale en specifieke diensten valt of niet.
Indien er geen Europese of Nationale procedure wordt gevolgd, zal in principe een meervoudig onderhandse procedure worden toegepast.
4.7Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht, met uitzondering van de niet reguliere inkoop tot € 2.500,-. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
4.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
Het inkoopproces is onder te verdelen in een aantal fasen. Een veelgebruikt model voor het inkoopproces is de volgende:
In het Inkoophandboek wordt uitgewerkt hoe invulling gegeven kan worden aan de eerste 4 fases, namelijk die van de voorbereiding tot en met het ondertekenen van het contract.
Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het College van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoopbeleid.
Het Inkoop - en aanbestedingsbeleid wordt tenminste eenmaal per 4 jaar geëvalueerd.
Het Inkoophandboek kan door gemeentelijke of landelijke ontwikkelingen of door ontwikkelingen in de marktsituatie zo nodig (per direct) aangepast worden
In dit Inkoopbeleid wordt verstaan onder:
Een aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de vigerende nationale Aanbestedingswet en de vigerende Europese aanbestedingsrichtlijnen, niet zijnde een Offerteaanvraag.
De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 die per 1 juli 2016 van kracht is.
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente.
Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
De Gemeente Kapelle, zetelend Kerkplein 1 te Kapelle.
De 1e herziening van de Gids Proportionaliteit
(Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ waarvan de hoofdvestiging zich bevindt in volgorde van prioriteit:
1) Binnen de Gemeente Kapelle;
2) Binnen een van haar buurgemeenten, zijnde Borsele, Goes, Noord-Beveland en Reimerswaal;
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties.
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.